« Laboratoires Anios : du papier à la tablette pour gagner 10 % de

BEST PRACTICES
Date : 01 FEV 16
Journaliste : Philippe Rosé
Périodicité : Bimensuel
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BFST PRACTICES RETOUR D'EXPERIENCE
« Laboratoires Anios : du papier à
la tablette pour gagner 10 % de temps
Par Philippe Rose
Les laboratoires Amos ont numérise un processus, auparavant gere de façon manuelle avec des
formulaires papier Pour gagner au moins 10 % de temps
C
haque jour la \mgtame de conseillers hygiene cles
laboratoires Amos spécialiste des produits de desinfection
parcourent la France pour rencontrer les clients et assurer le
sun i de la relation de ces derniers avec leur fournisseur Ce
suivi repose sur un audit approfondi permettant d i d e n t i f i e r
les besoins de chaque client et d actionner les commandes
nécessaires Réalises sur papier les audits faisaient lobjet dune
saisie manuelle une manœuvre nécessaire maîs chronophage
pour les conseillers hygiene
< Nous avons eu unbon accueil dt cette applu ation par nos equipes
Elles st sont en effet rapidement appropriées I application grace a
sa simplintt d utilisation et son gain de product^ ite > assure Jean
Pierre Favreau pour qui « nous poumons gagner encore plus
de temps avec un acces aux documentations techniques » Deux
sessions de formation ont déjà ete organisées par groupes de dix
utilisateurs « Nous avons également fait intervenir trois utilisateurs
ries dont I un avait une bonne connaissance technique »
Numériser plus pour travailler moins
Une approche plutôt artisanale car < nous avions auparavant de*,
processus papier mec un processus dc ressaisit qui e tait évidemment
long » explique Jean Pierre Favreau DSI des laboratoires
Amos Avec en bout de chaine deux personnes pour gerer les
formulaires papiers Ainsi les vingt conseillers hygiene charges
des mesures et des constats sur le terrain consacraient environ
une demi journee par semaine a saisir les informations
Face a un tel constat le numerique s est impose comme la
solution pour faciliter la saisie accéder en temps reel aux
donnees clients traiter rapidement les cas particuliers et accélérer
la prise en charge de nouvelles commandes « Nous avons analyse
le processus papier pour le transformer en processus numerique »
précise Jean Pierre Pureau
Le projet a ete mine par la direction metiers confrontée a
la problématique d un marche en croissance et de volumes
d information a traiter en augmentation
Depuis la mise en place de I application les conseillers hygiene
des hboratoires Amos ont ainsi pu gagner 10 % cle leur
temps de travail qu ils consacrent désormais à la prospection
commerciale Forts de ces resultats les laboratoires Amos
ont décide de prolonger I experience au delà des audits
trygiene en complétant le dispositif avec une solution pour
les commerciaux Une application nommée Help Amos a ete
développée permettant aux commerciaux itinérants d avoir
acces a toute h gimme produits sur un terminal interactif
Le DSI des laboratoires Amos met en exergue plusieurs points
cles pour la réussite d un tel projet (voir encadre) dont deux
sont particulièrement importants selon Jean-Paul Favreau
Dune part évidemment I ecoute des utilisateurs avec une
< description précise des besoins qu il faut canaliser de façon positive
I es bonnes pi atiques des laboratoires Amos
Pour accompagner la mise en œuvre de ce projet les I ibontoires
Amos ont fait appel a Ineat Conseil Après une analyse des enjeux
stratégiques de la marque les equipes du prestataire ont propose
une application dédiée baptisée Tact Amos (pour Traçabilite
Amelioration Continue conseils en Temps reel)
« Le developpement spécifique était justifie par le fait que nous
souhaitions un systeme de notation et un acces direct au catalogue
de produits » explique Jean-Pierre Favreau < Les equipes d Ineat
sont venues avec un graphiste pour nous montrer a quoi pourrait
ressembler I interface ce que les autres fournisseurs consultes n ont
pas (ait » ajoute le DSI L application est adaptable a tous les
supports utilises par les laboratoires Amos lOS et Android pour
les tablettes Web pour les ordinateurs classiques L application
permet également la synchronisation des donnees et le travail en
mullic mil elle est également utilisable en mode déconnecte
Tous droits réservés à l'éditeur
Savoir canaliser les besoins des utilisateurs
Elaborer des nuquettes de li future application pour
favoriser I appropriation
Realiser des developpements spécifiques pour mieux
s adapter aux besoins non couverts par des progiciels
Définir en amont le périmètre
Définir des indicateurs de réussite du projet
Limiter la duree de mise en oeuvre du projet (six a
neut mois maximum)
Anticiper les variations de v olutnes
S équiper d un outil dè MDM pour la gestion du parc
de terminaux
Secunser I acces aux donnees sur les terminaux
Tester et retester '
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et construit!ve » D'autre part, la phase de test ne doit pas être
négligée • « ll faut tester et retester, car la phase de montée en
charge constitue une étape à risque. Par exemple, nous n'avions pas
suffisamment anticipé le fait que la mémoire vive d'une tablette ne
peut conserver tous les comptes rendus réalisés », souligne JeanPaul Favreau Côté sécunté, les tablettes (des iPad, jugés plus
sécunsés que les terminaux sous Android), accessibles par un
double code confidentiel, sont équipées d'un outil de MDM
(Mobile Device Management) qui permet d'effacer les données
en cas de vol ou de perte. « Le retour sur investissement s'apprécie
non pas en termes financiers, maîs plutôt sur le plan qualitatif et en
terme d'image de marque, avec les nouvelles fonctionnalités proposées
aux clients », assure Jean-Pierre Favreau. •
Jean-Pierre Favreau, DSI
des laboratoires Amos .
« ll faut tester et
retester, car la phase
de montée en charge
constitue une étape à
risque. »
I.'avis de Best Practices
Si la mobilité n'avait pas existé, les DSI auraient gagné
quèlques moments de tranquillité Ce sujet cumule, en effet,
trois effets difficiles à gérer Le premier concerne la demande
des utilisateurs Celle-ci est non seulement très élevée, maîs
elle reste soutenue dans le temps : ce n'est pas parce que, à
un moment donné, leurs besoins sont satisfaits, que le DSI
peut s'estimer tranquille, d'autres exigences s'expnmeront On
ne peut plus gérer le décalage entre le monde tout connecté
hors de l'entrepnse et un monde professionnel qui ne le serait
pas suffisamment, voire pas du tout D'après le Samsung
Mobile Index, 49 % des salariés pensent que les terminaux
mobiles deviendront leur pnncipal outil de travail dans les
cinq prochaines années
Le deuxième effet concerne les technologies . la mobilité, peutêtre davantage que dans d'autres domaines, s'accompagne
d'un rapide changement technologique, d'une diversité des
standards et d'un foisonnement d'applicatifs, qui rendent le
paysage difficile à cartographier Autrement dit, cela rend
non seulement le choix des DSI plus délicat, maîs nécessite
Les principaux obstacles au déploiement
d'applications mobiles
Manque de financement
34%
Intégration aux applications existantes
32%
Sécurité des données et des fichiers
32%
Manque de compétences
30%
Performance/disponibilité de l'application
27%
Problématiques réglementaires
24%
Manque de contrôle sur les données
21 %
Manque de contrôle sur le périmètre
20%
Manque de sponsorship des métiers
20%
également un maintien des architectures et des applications à
l'état de l'art avec les investissements associés Le troisième effet
est lié au précédent • avec la mobilité, les DSI ne seront jamais
tranquilles. Ils sont en effet confrontés à quatre tendances • le
besoin d'accéder à l'information partout et à tout moment, avec
de bonnes performances , le besoin de simplifier l'expénence
utilisateur , la nécessite de pratiquer une veille technologique
et des usages de la mobilité , et celle de sécuriser au maximum
les terminaux et les applications selon l'étude Trust Gap
2015-Mobile Iron, 61 % des collaborateurs mobiles font
confiance à leur employeur pour préserver la confidentialité de
leurs informations personnelles sur leurs terminaux mobiles •.
Les dix chantiers d'une stratégie mobile
• Mesurer le degré de maturité de l'organisation.
« Identifier et hiérarchiser les obstacles et
les contraintes
« Établir les pnontés en privilégiant la simplicité pour
une adoption plus rapide
• Consacrer suffisamment de temps à choisir
les technologies et les compétences associées
« Reconfigurer les processus pour y introduire
de l'agilité.
• Développer la culture de la mobilité et de
l'innovation
• Developper de nouveaux outils en continu en
associant les utilisateurs
» Capitaliser sur les données mobiles pour accroître
la valeur métier
• Sécunser de point à point
• Ajouter de l'agilité au déploiement continu
Source • Best Practices Spothght, n° 27, 19 octobre 2015.
Source : IDG Research Services.
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