Circulaire 15.08.91: Traitement électronique des données (TED

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Circulaire du 15 août 1991
de l'Office fédéral de l'état civil aux Autorités
cantonales de surveillance de l'état civil
91-08-01
Traitement électronique des données (TED) dans le
domaine de l'état civil (art. 177e - 177m OEC) 1
Le 15 novembre 1990, nous vous avons remis, à titre de directives, une première
circulaire-TED (circ. 1) 2 accompagnée d'une "check-list" pour l'application de la réglementation TED de l'Ordonnance sur l'état civil (OEC). Nous vous remercions de
l'engagement que vous prenez afin que les prescriptions et les directives soient dûment observées.
Par cette deuxième circulaire-TED, nous aimerions vous communiquer des précisions et compléments importants, ainsi que vous informer sur notre position par rapport à des entreprises privées qui proposent des solutions-TED.
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Compléments et précisions
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Autorisations provisoires TED (circ. 1, p.2)
Afin que vous puissiez prendre votre décision, si possible avant l'installation du
système TED auprès de l'office de l'état civil, les demandes d'autorisations
provisoires devraient être déposées à temps. Dans ces cas, la "check-list"
s'applique également. Si vous le souhaitez, nous pouvons mettre à votre disposition un modèle d'une décision d'autorisation.
Dans tous les cas où la période d'essai d'une installation TED aurait déjà
commencé, nous vous prions de bien vouloir solliciter le dépôt d'une demande
accompagnée des annexes nécessaires, d'exécuter une procédure d'autorisation et de nous transmettre une copie de votre décision ainsi que de toutes les
annexes (ch. 235 de la check-list). Eventuellement, vous devriez mentionner
expressément dans la décision d'autorisation que celle-ci a été accordée sous
réserve de résultats satisfaisants de l'expertise-TED (ci-dessous ch. 2, al. 3) à
vous remettre dès que possible.
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Devoirs annuels d'informations à l'égard de l'OFEC
(ch. 11 de la check-list)
En particulier durant la période d'introduction du TED auprès des offices de
l'état civil, nous sommes très intéressés de recevoir des rapports circonstanciés
(art. 177f, al. 2 OEC, qui concrétise la haute surveillance de la Confédération
dans le domaine du TED). En outre, nous vous recommandons de faire dresser
et tenir à jour un inventaire sur l'utilisation du TED dans le domaine de l'état civil
de votre canton et de veiller à ce que les offices de l'état civil vous informent à
temps de leur projet-TED. Chaque autorisation-TED (également celle accordée
à titre provisoire) devrait comprendre, entre autres (ch. 231 de la check-list), la
1Cette
circulaire complète et précise la circulaire 90-11-01 (note du 1er juillet 1995).
circulaire 90-11-01 (note du 1er juillet 1995).
2Actuellement:
91-08-01
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de l'Office fédéral de l'état civil aux Autorités
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charge de vous annoncer tout événement extraordinaire survenu lors de
l'application du systeme-TED.
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Obligation de présenter une demande (autorisations définitives: ch. 211
de la check-list)
Voir ci-dessus ch. 11, 1ère phrase: Lorsqu'il s'agit de requêtes portant sur une
autorisation-TED définitive, il est clair que le devoir de présenter à temps la
demande doit également être observé. Si des installations définitives existent
déjà avant qu'une autorisation ait été accordée, vous devriez solliciter une requête munie des annexes nécessaires, exécuter une procédure d'autorisation
et nous transmettre une copie de votre décision ainsi que de toutes les annexes
(ch. 235 de la check-list). Dans ces cas également, vous devriez éventuellement apporter une réserve quant aux résultats satisfaisants de l'expertiseTED (ci-dessus ch. 11, al. 2, dernière phrase).
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Expertises TED circonstanciées et neutres (ch. 213/221 de la check-list)
Etant donné la complexité de vos tâches dans le cadre de la procédure d'autorisation-TED, il serait judicieux, à partir de 1992, de veiller à ce qu'une expertise-TED circonstanciée et neutre soit présentée, si possible, déjà lors du dépôt
de la demande. Comme une telle expertise constitue un argument de vente de
première importance, le fabricant ou le vendeur aura un intérêt particulier à y
faire procéder et à en remettre les résultats à l'acheteur.
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Position de l'OFEC par rapport à des entreprises privées proposant
des solutions-TED
En tant qu'autorité, nous devons strictement respecter le principe de la neutralité concurrentielle dans l'accomplissement de nos tâches. Les services que
nous pouvons offrir, dans le cadre de nos compétences officielles, sont à disposition de tous les fabricants ou vendeurs de solutions-TED, aux mêmes
conditions.
Comme vous le savez, l'entreprise Instant-Soft SA a été mandatée par l'Association suisse des officiers de l'état civil pour développer une solution-TED à
l'intention des offices de l'état civil. L'Association a convoqué une commissionTED constituée sur la base du principe de la parité. Cette commission soutient
les travaux de développement. Nous accompagnons les travaux de la commission à titre d'observateurs et donnons surtout des renseignements juridiques
concernant la réglementation-TED de la Confédération.
En ce qui concerne les efforts de l'Association et d'Instant-Soft SA, accomplis
dans le but de pouvoir disposer d'une expertise-TED circonstanciée et neutre,
nous offrons nos bons offices en vue d'une certaine coordination. Suite à une
recommandation de l'Office fédéral de l'informatique, nous avons proposé de
séparer l'expertise en trois parties: "Technique d'état civil", "Technique-TED" et
"Sécurité". Selon nos informations, Instant-Soft SA a déjà commandé des expertises pour le domaine de la technique-TED (auprès du Technicum de Win-
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de l'Office fédéral de l'état civil aux Autorités
cantonales de surveillance de l'état civil
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disch) et celui de la sécurité (auprès de l'Office fédéral de l'informatique). Les
résultats devraient être disponibles dès la fin de cette année. Quant à la technique d'état civil, le "feu vert" pour la vente des différentes parties de programme, donné par la commission-TED de l'Association suite à un examen
pratique approfondi, peut à notre avis être accepté comme preuve d'une qualité
suffisante.
Plusieurs fois, on nous a demandé si la conception de sécurité élaborée par
Instant-Soft SA était vraiment indispensable, à savoir si une variante moins
coûteuse ne suffisait pas. Par principe, nous ne sommes pas compétents pour
répondre à cette question. De plus, faute de connaissances techniques appropriées, nous ne pouvons pas donner de conseils. Il est toutefois clair que les
prescriptions de la Confédération fixent sciemment des conditions sévères à
l'égard de la conception de sécurité. Vous êtes libres, en tant qu'autorité cantonale de surveillance, d'autoriser une solution moins coûteuse, pour autant que
celle-ci soit qualifiée (au sens de la réglementation-TED de la Confédération)
de suffisante par des experts reconnus en matière TED.
Office fédéral de l'état civil