Distribution électronique de bulletins de paie Sage

Témoignage
Distribution électronique de bulletins de
paie Sage
D’une organisation traditionnelle
de la paie…
Témoignage de
Marie-Christine
Robert, Responsable
des Ressources
Humaines, Symtrax SA
Chaque mois, les bulletins de paie
étaient générés, puis imprimés un par
un afin d’éviter qu’ils ne s’empilent
dans l’imprimante accessible à tous.
Ils étaient ensuite mis sous enveloppe
puis distribués de la main à la main aux
employés pour garantir la confidentialité.
Cependant, une partie des effectifs, est
souvent en déplacement. Ils récupèrent
leurs bulletins à leur retour de mission,
parfois plusieurs semaines après la fin
du mois.
... A la distribution électronique
des bulletins.
Le service RH souhaitait la distribution
électronique du bulletin de paie pour
laisser le soin à chaque employé de le
stocker selon sa convenance.
Marie-Christine Robert, Responsable RH
«Du fait de notre activité, nous sommes
déjà habitués à la dématérialisation de
divers processus comme les factures
et congés payés. Etendre cela aux
bulletins de paye était une suite logique.
Notre solution Compleo Suite étant
indépendante des applicatifs paye, il
nous a été facile de la mettre en œuvre.
Il était important pour nous que :
• les salariés aient un accès direct aux
bulletins de paye
• la confidentialité du contenu du
bulletin soit respectée et restreinte
au salarié lui-même
• la consultation du bulletin ne
nécessite pas une connexion
particulière et qu’il puisse être lisible
même depuis un téléphone portable
• l’intégrité du bulletin soit assurée
afin de garantir son authenticité et
sa provenance.»
Symtrax SA - 04 66 04 54 00 - [email protected] - www.symtrax.fr
Témoignage
«La distribution
manuelle des
bulletins de salaire
n’est plus une
corvée pour la RH.
C’est un plaisir
de communiquer
électroniquement
le bulletin dès qu’il
est généré par Sage.
De plus l’étude, les
tests et la mise en
œuvre de la solution
ont duré moins d’une
semaine»
Marie-Christine
Robert, Responsable
RH
La solution: Un lien communiqué
individuellement par email, qui
permet de consulter le PDF signé et
horodaté, avec ouverture sécurisée
par mot de passe, et qui est stocké
sur un serveur de l’entreprise ou
dans le cloud.
La distribution des bulletins de paie
par email a été mise en place sans
modification des habitudes de travail
existantes. Les bulletins de paie des
employés sont créés via le logiciel
standard Sage i7 version 7.20. Et au lieu
d’être imprimés, Compleo Suite notifie
les employés de la mise à disposition
du bulletin sur leur adresse email
personnelle.
Ils reçoivent ainsi un lien unique
sécurisé sur lequel ils n’ont qu’à cliquer.
L’intérêt de ce processus : pas de pièce
jointe dans l’email, donc pas de risque
de piratage, et des emails de faible
poids qui ne seront pas bloqués par le
fournisseur internet.
«L’ouverture du PDF nécessite la saisie
d’un mot de passe composé par des
informations personnelles qui sont
dans le bulletin et que seul le salarié
peut connaître. Ce mot de passe n’est
jamais communiqué, il est déduit par
l’employé. Dans notre cas, nous avons
choisi les 3 derniers chiffres du n° de
sécurité sociale plus les 3 derniers
chiffres du matricule du salarié. Le mot
de passe n’est pas calculé ou stocké,
donc le service RH n’est pas sollicité pour
réinitialiser un mot de passe perdu.»
Le PDF est horodaté et comporte une
signature électronique afin d’assurer
son authenticité. Les propriétés du
bulletin de paie émises par Sage sont
insérées dans le PDF afin de garantir sa
traçabilité.
«Côté RH, un accès sécurisé via le web
permet de bénéficier de formulaires de
recherche qui font gagner du temps par
rapport à la recherche traditionnelle
des documents papier. Si un employé
ou ex employé nous demande de lui
fournir une copie d’un bulletin, nous lui
réacheminons le lien correspondant en
un clic.»
Ce processus est conforme à la loi n° 2009-526 du
12 mai 2009 de simplification et de clarification
du droit et d’allègement des procédures.
Bénéfices
Pour les salariés
• Accessible à distance
• Facile à dupliquer/transmettre
• Document protégé
Pour l’employeur
• Réduction des coûts
• Gain de temps
• Traçabilité
• Archivage simplifié
• Indépendance du système de paie
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Symtrax SA - 04 66 04 54 00 - [email protected] - www.symtrax.fr