02. Kappa-E.Leclerc mini mondial de football 2016

Transcription

02. Kappa-E.Leclerc mini mondial de football 2016 – convention
annuelle d’organisation Ville – Orvault SF et attribution de la
subvention
Exposé
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d’Orvault soutient les activités d’intérêt général
que sont le développement du sport amateur, qu’il soit de loisirs ou de compétition, et la
mise en œuvre d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment
les manifestations sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les
associations sportives orvaltaises.
La Ville entend soutenir les manifestations sportives mobilisant un grand nombre de
bénévoles, drainant un large public, véhiculant une image positive d’Orvault et concourant à
la promotion de son territoire.
La Ville d’Orvault encourage donc les actions, projets et objectifs poursuivis par les clubs qui
correspondent à sa politique sportive.
Le soutien de la Ville se matérialise par le versement de subventions spécifiques et par des
aides indirectes :
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
mise à disposition gracieuse de ses équipements, mobiliers, matériels ;
mobilisation de moyens humains ;
dotations diverses (trophées coupes).
Dans ce contexte, le Mini Mondial organisé par Orvault SF revêt une importance particulière
du fait de son ampleur et de son impact.
C’est pourquoi, la Ville ayant pris acte de la montée en puissance de cette manifestation au
fil des éditions, de ses effets positifs et grandissants sur la population, le conventionnement
avec les organisateurs du Mini Mondial est un enjeu majeur.
Une convention a donc été rédigée et négociée avec l’association organisatrice afin de
délimiter les champs d’intervention de chacun des acteurs en présence, et ce, pour l’édition
2016.
La convention s’articule autour de quatre grandes parties :

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
Objet de la convention - partenariat
Engagement des Parties
Démarche éco-responsable
Encadrement du partenariat
Cette manifestation aura lieu du 25 au 27 mars 2016. Afin de permettre au club organisateur
d’engager les dépenses nécessaires à la tenue de cet événement, il est proposé de verser
intégralement le montant de la subvention conventionnée avec Orvault SF.
Cette subvention sera mandatée vers la mi-février sur le compte : 40 – 6574.
Proposition
La Commission Sport et équipements propose au Conseil municipal :


D’AUTORISER le Maire à signer la convention annuelle avec Orvault SF pour
l’organisation du « Kappa E.Leclerc Mini Mondial foot » en 2016, telle qu’elle suit.
D’ATTRIBUER la subvention 2015 de 8 000 € destinée au financement du minimondial organisé par Orvault SF.
Commission municipale / Sport et équipements / 30 novembre 2015
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CONVENTION D’ORGANISATION DE MANIFESTATION SPORTIVE
ENTRE
LA VILLE D’ORVAULT
ET
L’ASSOCIATION SPORTIVE : ORVAULT SPORTS FOOTBALL
Entre les soussignés :
La Ville d’Orvault représentée par son Maire, M. Joseph PARPAILLON, agissant au nom et pour le
compte de ladite ville en vertu d'une délibération du Conseil Municipal en date du 14 décembre
2015.
Ci-après dénommée "la Ville"
d'une part,
et,
l'Association sportive Orvault Sports Football régie par la loi du 1er juillet 1901,
représentée par M. Florent THOMAS, son Président, agissant au nom et pour le compte
de ladite association dont le siège est situé : stade de Gagné, route de Gagné, 44700 ORVAULT
Ci-après dénommée « l’Association Sportive » ou « le club » ou « l’organisateur »
d'autre part,
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
PRÉAMBULE :
Dans le cadre de sa politique sportive, la Ville d’Orvault soutient les activités d’intérêt général que
sont le développement du sport amateur, qu’il soit de loisirs ou de compétition, et la mise en œuvre
d'actions concourant à la pratique sportive du plus grand nombre, notamment les manifestations
sportives.
A ce titre, la Ville souhaite valoriser les manifestations sportives organisées par les associations
sportives orvaltaises.
La Ville entend soutenir les manifestations sportives mobilisant un grand nombre de bénévoles,
drainant un large public, véhiculant une image positive d’Orvault et concourant à la promotion de
son territoire.
La Ville d’Orvault encourage les actions, projets et objectifs poursuivis par les clubs qui
correspondent à sa politique sportive.
L’encouragement du bénévolat et l’incitation à l’investissement associatif constituent des objectifs
prioritaires. Ainsi, les manifestations sportives dont la Ville est partenaire sont d’autant plus
soutenues qu’elles reposent sur les bénévoles.
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Le soutien de la Ville se matérialise par le versement de subventions spécifiques et par des aides
indirectes :
- mise à disposition gracieuse de ses équipements, mobiliers, matériels ;
- mobilisation de moyens humains ;
- dotations diverses (trophées coupes).
TITRE I – OBJET DE LA CONVENTION – PARTENARIAT
Article 1 – NATURE DE LA MANIFESTATION
La présente convention a pour objet de définir les conditions et modalités dans lesquelles la Ville
d’Orvault apporte son soutien à la manifestation ci-dessous nommée :
KAPPA E.LECLERC MINI MONDIAL FOOT.
Ce tournoi comprend le Tirage au sort qui a lieu au mois de janvier précédant la manifestation et le
Tournoi qui se déroule tout au long du week-end de Pâques, selon les conditions définies dans les
articles suivants.
Article 2 – DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue pour l’année 2016.
Article 3 – DROITS D’ORGANISATION
La manifestation reposant sur une association à but non lucratif et présentant un intérêt local
certain, aucun droit n’est versé à la Ville d’Orvault par l’Organisateur.
TITRE II ENGAGEMENTS DES PARTIES
Article 4 – ENGAGEMENTS DE LA VILLE
4.1 – Subvention
La Ville d’Orvault s’engage à verser une subvention d’un montant de 8 000 € au titre du Mini
Mondial 2016.
Le versement de la subvention interviendra au cours du mois de Février de l’année de référence,
après vote de celle-ci par le Conseil Municipal.
4.2 – Aides indirectes
4.2.1 – Equipements
La Ville d’Orvault s'engage d’une part à :
 Mettre à disposition à titre gracieux les installations suivantes selon les conditions définies ciaprès et selon les modalités précisées en annexe :
- Espace de rencontres et de cultures « L’Odyssée » pour le tirage au sort, à une date où la salle ne
peut être mise à la location pour une autre manifestation.
Le service location de l’Odyssée indique une ou plusieurs dates possibles à partir du mois d’octobre
de l’année civile précédant la manifestation.
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La mise à disposition de l’équipement se fera le 27 janvier 2016 de 11h à 1h00, sans dépassement
horaire possible. L’utilisation de la salle de spectacle ainsi que de la salle réception en configuration
réunie est retenue, avec néanmoins un accès fermé au balcon.
Après confirmation écrite de la mise à disposition par la Ville, la réservation ne pourra en aucun cas
être remise en cause sans l’accord de l’association.
- Complexe sportif du Stade de la Bugallière : pour le déroulement du tournoi le samedi.
- Complexe sportif de Gagné : pour le déroulement du tournoi, les services de la Ville interviennent
selon les modalités décrites en annexe,
- Salle de l’Orangerie : cette salle est mise à la disposition de l’association uniquement le vendredi
après-midi du week-end du tournoi afin de proposer, en particulier aux équipes qui ont eu des
conditions de voyage fatigantes, de pouvoir se reposer.
4.2.2 – Moyens logistiques
La Ville d’Orvault s’engage d’autre part à apporter son soutien à l’organisation de la manifestation
par la mise à disposition des moyens logistiques précisés en annexe.
Ainsi, la Ville d’Orvault assure le montage du matériel mis à disposition au cours de la semaine
précédant le tournoi et son démontage la semaine consécutive à ce dernier.
En cas d’alerte de niveau rouge signalée par Météo France pendant la durée de la manifestation,
celle-ci sera suspendue le temps de l’alerte.
Si l’alerte rouge se produit lors de la semaine précédant le Mini Mondial, le montage des structures
listées ci-dessus pourra être différé, voire remis en cause.
En cas d’alerte orange, les décisions nécessaires à la mise en sécurité des publics seront prises en
concertation entre la Ville et l’Organisateur.
4.2.3 – Moyens humains
La Ville d’Orvault procède aux interventions suivantes, par la mobilisation de ses équipes et services,
détaillées en annexe.
 Pour le tirage au sort :
 des agents municipaux assureront la préparation de la salle
 un régisseur son et lumière pour la répétition technique d’avant soirée et pendant le
tirage.
 Pour la préparation et le rangement du tournoi :
 du personnel des espaces verts
 du personnel du service logistique
 du personnel de la régie maintenance bâtiment
 un technicien de la régie événement
 Pour le tournoi :
 des agents de Police Municipale
 un technicien électrique d’astreinte
 un référent Ville (cadre d’astreinte)
 la coordination par un personnel du service des sports
 la présence d’un gardien chaque jour du tournoi
Les numéros de téléphone ad hoc sont communiqués à l’association dans la semaine précédant la
manifestation.
4.2.4 – Autres aides indirectes
La Ville d’Orvault fournit les services suivants :
 Prise des arrêtés de circulation et de stationnement nécessaires au bon déroulement de la
manifestation.
 Distribution des courriers et des « pass » aux riverains.
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4.2.5 – Communication
La Ville d’Orvault accompagne l’organisation sur la communication, en particulier pour la réalisation
des supports de communication, cet accompagnement est également précisé en annexe.
 Ville :
- Parution Orv’ & Co
- Information site internet, facebook
 Presse :
- Rédaction du communiqué et relation presse
- Info presse marché fermier
 Affichage :
- 8 m2
- 2 m2
Article 5 – ENGAGEMENTS DE L’ASSOCIATION
5.1 – Déclarations
5.1.1 Déclaration à la préfecture
L’organisateur s’engage à déclarer la manifestation auprès de la préfecture 3 mois avant le début de
la manifestation et à fournir à la Ville la preuve de cette déclaration.
5.1.2 Dossier de demande d’organisation d’une manifestation sportive
La manifestation étant organisée en partenariat avec la Ville, l’organisateur doit réaliser un dossier
préalable dans lequel devront figurer :
 Le descriptif de l’action
 Le budget prévisionnel de la manifestation
 Les contenus et objectifs de l’action
 Le public cible
 Le nombre de bénéficiaires
 Les lieux de réalisation
 La date
 La durée
 Les contacts à joindre
 Les modalités de communication
 L’attestation d’assurance
 L’autorisation d’ouverture d’un débit de boisson temporaire de 2ème catégorie
 La méthode d’évaluation de l’action
5.2 – Organisation
5.2.1 Salle de l’Odyssée
L’association Orvault SF s’engage à respecter les équipements et matériels mis à disposition par la
Ville. L’utilisateur garantit le respect de l’ordre public sur place et aux abords de la salle.
La Ville décline toute responsabilité en cas de vol ou de dégradations durant la période d’utilisation,
ainsi que dans le cas où l’organisateur aurait sollicité l’accord d’entreposer des matériels, denrées ou
autres, en amont ou en aval de l’évènement.
L’association organisatrice a à sa charge au cours de cette soirée :
 Les boissons du vin d’honneur
 Le démontage, le rangement et le nettoyage de la salle de l’Odyssée.
Dans un souci organisationnel, la création d’une ou de plusieurs équipes chargées du rangement et
du nettoyage de l’Odyssée, avec un référent en contact permanent avec le gardien de l’Odyssée est
attendue.
5/11
Pour rappel : le tri sélectif est obligatoire à l’Odyssée. Un container « verre » est à installer sur l’aire
de service, et des bacs de tri seront à disposition.
5.2.2 Sites de Gagné
Toutes les demandes de l’organisateur pendant la durée du tournoi sont effectuées auprès du
référent du service des sports qui coordonne les interventions municipales.
e plus Orvault SF a à sa charge :
 L’organisation générale de l’événement ;
 Le nettoyage du matériel prêté après utilisation ;
 L’apport des plans d’implantation (présentation de l’organisation spatiale du site) au
plus tard 1 mois avant le début du tournoi ;
 L’organisation de la sécurité du site et notamment de la sécurité des biens mis à
disposition par la Ville au cours des nuits du tournoi ;
 L’organisation de la gestion des parkings dans la limite des zones autorisées par la Ville ;
 Le retrait des filets blancs et leur remplacement par des filets verts dès la fin du tournoi.
L’association organisatrice s’engage à s’adapter aux possibilités des équipements techniques mis à
disposition.
Tous les frais relatifs à la manifestation autres que ceux expressément pris en charge par la Ville
d’Orvault sont à la charge de l’organisateur.
5.3 – Besoins en électricité
La Ville s’engage à mettre à disposition le matériel électrique adapté aux besoins de l’Organisateur
dans la limite des possibilités techniques et après concertation avec la régie maintenance bâtiment
de la Ville.
En contrepartie, l’Organisateur s’engage à fournir une liste exhaustive du matériel nécessitant un
branchement électrique, en précisant les puissances demandées, ainsi que la répartition de ces
différents appareils sur le site de la manifestation, cela un mois avant la manifestation.
De plus, l’association s’engage à respecter cette liste une fois transmise dans le délai indiqué.
5.4 – Dégradations
L’association s’engage à remplacer à l’identique ou à reverser la valeur de tout matériel dégradé qui
aura été mis à sa disposition par la Ville.
5.5 – Communication
L’association s’engage à valoriser le soutien de la Ville sur tous les supports de
communication utilisés.
D’autre part, l’ouverture de la manifestation sera réalisée en présence du Maire.
L’organisateur s’engage à faire parvenir à la Ville d’Orvault, avant impression et distribution,
un exemplaire du programme, de l’affiche et autres documents édités pour la manifestation.
5.6 – Sécurité et responsabilité
L’organisateur s’engage à mettre en place tous les équipements de sécurité nécessaires au
bon déroulement de la manifestation et à se conformer à la règlementation en vigueur. L’association
Orvault SF reste responsable de tout incident, accident ou dommage survenant du fait de la
manifestation.
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5.7 – Assurances
L’organisateur s’engage à contacter son assureur pour le prévenir de l’organisation de la
manifestation et faire en sorte que les risques encourus soient couverts ainsi que tout le matériel
loué pour l’évènement. Une copie de l’attestation d’assurance est à joindre au dossier.
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TITRE III - DEMARCHE ECO-RESPONSABLE
Article 6 – ENGAGEMENTS RECIPROQUES
La Ville d’Orvault et l’association Orvault SF s’engagent à mettre en place et à développer une
démarche éco-responsable.
La démarche est déjà initiée depuis quelques éditions et s’appuie sur la base indiquée en annexe.
L’organisateur s’engage aussi à garder et à rendre le lieu propre dans le périmètre de la
manifestation et son environnement immédiat. Pour ce faire, un ramassage des détritus est organisé
par l’association chaque fin de journée de tournoi.
De plus, 5 axes de travail sont privilégiés avec pour chacun d’entre eux les enjeux visés et les objectifs
vers lesquels il faut tendre. Tous les ans, un avenant mettra en évidence le ou les objectifs à
atteindre, décidés communément entre la Ville et l’Organisateur, lors de l’édition concernée.
6.1 – Alimentation
6.1.1 – Enjeux
Développer une alimentation durable lors de la manifestation est l’enjeu principal que les
partenaires doivent approcher. Cela permettra ainsi de limiter certains impacts et déséquilibres
sociaux, environnementaux et économiques, notamment les émissions de gaz à effet de serre, la
pollution des eaux et des sols, la surconsommation énergétique,…
6.1.2 – Objectifs
Les partenaires privilégient ainsi les actions suivantes :
 consommer des produits locaux ;
 préférer des aliments de saison ;
 privilégier les produits labellisés « bio » et/ou « commerce équitable » ;
 utiliser une vaisselle durable (réutilisable, compostable)
 limiter l’emballage et le suremballage
 limiter le gaspillage (reprise des denrées non périssable par les fournisseurs, bonne
évaluation des besoins) ;
 anticiper et assurer le tri des déchets (mise en place de plusieurs points de tri, informer
et former les équipes bénévoles à cette mission) ;
 développer le compostage ;
 permettre le recyclage des déchets.
6.2 – Communication
6.2.1 – Enjeux
Lors d’un événement, la communication représente un impact considérable sur l’environnement.
Pour y remédier, quelques mesures simples :
 Réfléchir à de nouvelles stratégies de communication plus responsables, orientées vers des
supports dématérialisés ;
 S’interroger sur l’utilité réelle de chaque support et sur l’étendue de leur diffusion.
6.2.2 – Objectifs
Les objectifs recherchés sont les suivants :
 limiter le tirage papier et contrôler la diffusion des documents ;
 choisir un support d’impression adapté (papier recyclé, mise en page adaptée,…) ;
 développer une impression responsable (nature de l’encre utilisée,…) ;
 adopter la bonne signalétique respectueuse de l’environnement ;
8/11


choisir des objets promotionnels écologiques;
collecter et trier les déchets.
6.3 – lieux, techniques, décors
6.3.1 – Enjeux
Afin de rendre le lieu et la configuration de l’événement en adéquation avec cette démarche d’écoparticipation, il convient de prendre en considération 4 critères : les installations utilisées, l’énergie
consommée, les ressources mises à disposition ainsi que le traitement des déchets.
6.3.2 – Objectifs
 favoriser les démarches d’éco-conception de l’événement (sanitaires,…);
 adopter une démarche d’éco-conception pour les prestations techniques et les décors ;

adopter une démarche d’éco-conception pour les animations / événements extérieurs ;
 contrôler et évaluer la démarche.
6.4 – Transports
6.4.1 – Enjeux
Il s’agit de l’impact le plus important sur l’environnement dans un évènement. Aussi, il est impératif
de se poser les bonnes questions pour limiter le transport des participants ou faciliter l’accès au site
des transports collectifs (cars, minibus, co-voiturage).
6.4.2 – Objectifs
 favoriser l’utilisation des transports collectifs et optimiser la desserte de l’évènement;
 favoriser le covoiturage ;
 bien informer et communiquer sur les déplacements ;
 évaluer les besoins en termes de transport et de parkings.
6.5 – Sensibilisation
6.5.1 – Enjeux
La manifestation est conçue en privilégiant une démarche visant à réduire son impact sur
l’environnement. Cette démarche est indissociable d’une mission de sensibilisation du public attendu
et de l’ensemble des participants, pour que ces efforts soient compris et emportent l’adhésion.
6.5.2 – Objectifs
 intégrer les différents acteurs dans la démarche éco-participative de l’événement ;
 créer un dispositif de sensibilisation et mettre en place des outils valorisant la démarche
d’éco-responsabilité ;
 désigner un référent sur ce dispositif qui le coordonnera et assurera son évaluation.
TITRE IV - ENCADREMENT DU PARTENARIAT
Article 7 - LITIGE
En cas de non-exécution, de retard significatif ou de modification substantielle sans l'accord écrit de
la collectivité des conditions d'exécution de la convention par l'association, et sans préjudice des
dispositions prévues dans le cadre de l’évaluation, la collectivité peut suspendre ou diminuer le
montant des versements, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement
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de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention.
En tout état de cause, la Ville entend limiter ses engagements contractuels à ceux qui découlent ipso
facto des différentes clauses du présent texte. En aucun cas elle ne pourra être tenue pour
responsable ou solidaire des charges nouvelles qui traduiraient l’application de décisions qu’elle
n’aurait pas formellement approuvées.
Article 8 - ÉVALUATION
L'évaluation des conditions de réalisation des projets ou des actions auxquels la Ville d’Orvault a
apporté son concours, sur un plan quantitatif comme qualitatif, est réalisée dans les conditions
définies d'un commun accord entre la collectivité et l'association.
Une réunion de bilan sur l’édition passée et de perspectives du Mini Mondial sera organisée, à
l’initiative de la Ville, en octobre-novembre, en début de 4ème trimestre.
Cette rencontre permettra d’ :
 examiner la gestion comptable et financière de la manifestation par la présentation du bilan
comptable
 apporter des éléments quantitatifs d’évaluation portant sur le nombre de sportifs et de
spectateurs accueillis au cours de la manifestation (estimation la plus précise possible).
 apporter des éléments qualitatifs portant sur l’organisation générale de la manifestation (ce
qui a été satisfaisant et ce qui ne l’a pas été,…).
 un point particulier sera consacré à la démarche éco-participative avec la mise en évidence
des points positifs mais aussi des modifications à apporter afin de remplir l’objectif d’écomanifestation.
Article 9 - CONTRÔLE DE LA COLLECTIVITE
L'association s'engage à faciliter à tout moment, le contrôle par la collectivité ou ses représentants
dûment habilités, de la réalisation de l'objectif, notamment par l'accès à toute pièce justificative des
dépenses et tout autre document dont la production serait jugée utile.
Au terme de la convention, l'association remet dans un délai de six mois, un bilan comptable
couvrant l'ensemble de la période d'exécution de la convention. Un contrôle, éventuellement sur
place, peut être réalisé par la collectivité, en vue d'en vérifier l'exactitude.
Article 10 - CONDITIONS DE RENOUVELLEMENT DE LA CONVENTION
La conclusion éventuelle d'une nouvelle convention est subordonnée à la réalisation du contrôle
prévu à l'article 9, et au dépôt des conclusions, éventuellement provisoires, de l'évaluation prévue à
l'article 8.
Article 11 - RÉSILIATION
Chaque partie se réserve le droit de mettre fin unilatéralement et à tout moment à la présente
convention en cas de non-respect par l’une ou l'autre partie des parties des engagements respectifs
inscrits dans la présente convention. Celle-ci pourra être résiliée de plein droit par l’une ou l’autre
des parties à l’expiration d’un délai de 2 mois suivant l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé
de réception valant mise en demeure.
La présente convention pourra être résiliée à tout moment avant son terme si les deux parties sont
d'accord. La dissolution du contrat par acte volontaire des parties sera alors signée par les deux
parties.
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Dans les deux cas ci-dessus exposés, le club remboursera à la Ville la subvention versée si ses
engagements n’étaient pas remplis.
Article 12 - DIFFERENDS
En cas de litige dans l'application de la présente convention et à défaut de règlement amiable
d'abord recherché, le tribunal compétent est le Tribunal Administratif de Nantes.
Fait à Orvault, le ______________
Le Président du Club,
Le Maire,
Florent THOMAS
Joseph PARPAILLON
11/11

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