GUIDE DE L`EXPOSANT COMMERCIAL

GUIDE DE L’EXPOSANT COMMERCIAL
AUTORAMA JOHN SCOTTI & EAST COAST CARZ
2 AU 4 OCTOBRE 2015
STADE OLYMPIQUE
4545, avenue Pierre de Coubertin, Montréal (Québec) H1V 1N7
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COMMERCIAL EXHIBITOR MANUAL
AUTORAMA JOHN SCOTTI & EAST COAST CARZ
OCTOBER 2 TO 4, 2015
OLYMPIC STADIUM
4545, Pierre de Coubertin Ave, Montreal (Québec) H1V 1N7
RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX
GENERAL INFORMATIONS
PROMOTEURS DE L’EXPOSITION
John Scotti & Michel Malorni
SHOW PROMOTORS
John Scotti & Michel Malorni
Contact avant salon :
Michel Malorni 514.965.4200
http://autoramamontreal.com/
Contact before the show :
Michel Malorni 514.965.4200
http://autoramamontreal.com/
Information pendant le salon :
Kiosque d’accueil des exposants situé à l’entrée du Stade
Information during the show :
Welcoming booth located at the entrance of the Stadium
ADRESSE DU SALON
AUTORAMA John Scotti et East Coast Carz
Stade olympique
4545, avenue Pierre de Coubertin
Montréal (Québec) H1V 1N7
ADDRESS SHOW
AUTORAMA John Scotti & East Coast Carz
Olympic Stadium
4545, Pierre de Coubertin Ave
Montreal (Quebec) H1V 1N7
FOURNISSEUR OFFICIEL DE L’EXPOSITION
(DEE) Décor Experts Expo
Contact : Dominic Guay
Tel. :450-646-2251 ou 514-444-2348
LOGISTIQUE
Montage
Un horaire sera attribué à chaque exposant, svp veuillez le
respecter et si vous avez besoin de changements :
Contact : Michel Malorni (514-965-4200) ou Michel Letendre
(514-867-1772)
OFFICIAL SUPPLIER OF THE SHOW
(DEE) Décor Experts Expo
Contact : Dominic Guay
Tel. : 450-646-2251 or 514-444-2348
LOGISTICS
Move in
A schedule will be sent to each exhibitor, please respect
your time. If you have any special request or change:
Contact : Michel Malorni (514-965-4200) or Michel
Letendre (514-867-1772)
Heures d’ouverture du Salon :
Vendredi, 2 octobre 2015
Samedi, 3 octobre 2015
Dimanche, 4 octobre 2015
Show hours
Friday , October 2 , 2014
Saturday , October 3 , 2014
Sunday , October 4 , 2014
10h00 à 22h00
10h00 à 22h00
10h00 à 17h00
10 am to 10 pm
10 am to 10 pm
10 am to 05 pm
Démontage
Dimanche 4 octobre à partir de 18h00 seulement
Tear down
Sunday, October 4 start after 6 pm only
NORMES D’AMÉNAGEMENT - UTILISATION DE L’ESPACE
Chaque exposant n’est autorisé à exposer que les produits
décrits dans son contrat et doit limiter les produits et services
exposés à l’espace loué.
STANDARDS FOR YOUR BOOTH - USE OF SPACE
Each exhibitor is allowed to exhibit the products described
in the contract and must limit the products and services
exposed to the leased space.
L’exposant n’est pas autorisé à distribuer des coupons,
échantillons ou autres marchandises appartenant à des tiers ni
à promouvoir les produits et services de tiers.
The exhibitor is not allowed to distribute coupons, samples
or other goods belonging to third parties or to promote
products and services of others.
L’utilisation de l’espace est strictement réservée à l’exposant
et celui-ci ne peut céder, en partie ou en totalité, les activités
ou expositions ayant lieu dans l’espace loué, à un tiers, ni
permettre autrement la participation d’un tiers dans celles-ci,
sans obtenir l’autorisation préalable écrite et expresse du
promoteur.
The use of space is strictly reserved for the exhibitor and it
can’t be assigned in whole or in part, any activities or
exposures occurring in the space leased to a third party, or
otherwise allow the participation of a third therein, without
the prior express written consent of the promoter.
Le promoteur se réserve le droit de relocaliser l’espace loué
comme il le juge approprié, à son entière discrétion, pour le
bénéfice de l’exposition.
The promoter reserves the right to relocate the leased
space as it deems appropriate in its sole discretion, for the
benefit of the exhibition.
ÉLECTRICITÉ NON-INCLUSE voir formulaire de commande
L’exposant est responsable de commander la fourniture de
courant électrique nécessaire au fonctionnement de son
kiosque.
ELECTRICITY NOT INCLUDED see order form
Each exhibitor must order the power needed to operate
his/her booth.
REVÊTEMENT DU SOL
La mise en place d’un tapis ou autre revêtement de sol est
optionnel pour votre emplacement.
FLOOR COVERING
A carpet or other floor covering is optional to cover the
entire area of your booth.
KIOSQUE D’EXPOSITION
Chaque kiosque doit être composé de murs rigides.
Tout kiosque portatif de style « POP UP » doit être avoir une
structure rigide à l’arrière.
La hauteur des kiosques est illimitée et doit posséder ses
propres murs de côtés avec droit de vue obligatoire sur les
premiers 5 pieds
MOBILIER ET DÉCORATION
L’exposant à la responsabilité de commander le mobilier et/ou
les articles de décoration dans le but d’agrémenter son
kiosque.
SIGNALISATION
Toute bannière ou enseigne rigide doit être installée à
l’intérieur de l’emplacement. La pose d’enseignes suspendues
ou d’éléments de décor gonflables exige l’autorisation
préalable du promoteur.
ENTREPOSAGE
Aucun entreposage ne sera toléré à l’arrière ou entre les
kiosques. L’entreposage de boîtes, de caisses et autres
matériaux combustibles se fera aux endroits spécifiés par les
promoteurs.
LIMITATION DE RESPONSABILITÉS ET ASSURANCES
L’exposant s’engage à tenir les promoteurs non-responsable
de tous dommages, frais ou de toutes responsabilités envers
une personne, quelle qu’elle soit, ou relativement à celle-ci,
découlant de l’occupation de l’espace loué par l’exposant ou
de tout produit exposé, équipements et accessoires reliés à
cette occupation ou aux activités de l’exposant, ses préposés,
représentants ou employés dans le cadre de cette occupation,
que ces activités aient lieu dans l’espace loué, le bâtiment ou
ailleurs
Tous les exposants doivent présenter une preuve d’assurance
responsabilité de $2,000.000.00. Le certificat doit avoir les
noms « Autorama John Scotti & Michel Malorni » inscrit sur le
certificat.
NORMES DE SÉCURITÉ PENDANT LE MONTAGE ET
DÉMONTAGE
Interdiction de fumer sur les lieux de l’exposition sous peine
d’amende.
Interdiction de circuler devant les véhicules et/ou chariots
élévateurs en mouvement.
Interdiction de consommer de l’alcool durant le montage et le
démontage.
La présence des enfants mineurs est interdite sur le site durant
le montage et le démontage.
SÉCURITÉ
Les exposants doivent s’assurer de maintenir du personnel
dans leur kiosque durant toute la durée de l’exposition. Afin de
minimiser les risques de vol, nous suggérons que du personnel
demeure à votre kiosque jusqu’ à ce que tous les visiteurs
aient quitté le salon.
Un agent de sécurité sera présent sur les lieux au cours de la
période allant de 22h00 et 7h00 les jeudi-vendredi et samedi.
BOOTH EXHIBITION
Each booth shall be composed of rigid walls.
Portable POP UP style must have a rigid structure behind.
The booth height is unlimited and both must have side
walls with first 5’right of view is mandatory.
FURNITURE AND DECORATION
The exhibitor is responsible for ordering the furniture and /
or decorative items to decorate the booth
SIGNS
All banners or rigid posters must be installed inside the
booth. Suspended posters or inflatable decorations must
first be approved by the show promotors.
STORAGE
No storage will be tolerated behind the booth or between
booths. Storage of boxes, crates or other combustible
materials will be permitted in an area designated by the
promotors.
DISCLAIMER AND INSURANCE
The exhibitor agrees to hold the promoter harmless from
any damages, costs or any liability to any person
whatsoever, or in respect thereof, arising from the
occupation of the leased space exhibitor or product
presentation, equipment and accessories related to this
occupation and the activities of the exhibitor, his servants,
agents or employees under this occupation, whether these
activities take place in the leased space, the building or
elsewhere.
All exhibitors must provide proof of a liability insurance of
$2,000,000.00 and make sure that the “Autorama John
Scotti & Michel Malorni” are noted on the certificate.
SECURITY STANDARD DURINT MOVE IN AND MOVE OUT
Smoking is prohibited inside the premises of the exhibition
and any person caught smoking may be subject to a fine.
Do not walk in front of fork-lifts in movement.
Alcohol is prohibited during move-in and move-out.
Children are not permitted on site during the move-in and
move-out periods.
SECURITY
Exhibitors are required to maintain staff within their booth
during all show hours. To minimize the risk of theft, we
suggest you keep your booth staffed each night until the
aisles have been cleared of all attendees.
A security guard will be on the show floor from 10pm to
7am every day of the event, starting Thursday evening.
ACCÈS ET PRÉSENCE SUR LE SITE
ACCESS AND ATTENDANCE
CARTE D’ACCRÉDITATION - EXIGÉE POUR TOUS
Les cartes d’accréditation seront remises lors du montage.
Veuillez- vous présenter au kiosque d’accueil. Le port de la
carte d’accréditation est obligatoire en tout temps sur le site
de l’exposition.
BADGES – REQUIRED FOR ALL
The badges will be available during move-in at the
welcoming desk. The badges must be worn at all times
while on site.
Dans le but d’inviter vos clients, vos fournisseurs, vos parents
et amis à venir visiter l’exposition, vous pouvez commander
des billets de prévente en complétant et retournant le
formulaire de bon de commande.
To invite your clients, suppliers, family and friends at the
show, we can order pre-sale ticket by filling the form.
PRÉSENCE DANS VOTRE EMPLACEMENT
Les exposants auront accès au site 2 heures avant l’ouverture
du lieu d’exposition et il sera possible d’entrer du matériel
manuellement aux portes désignées.
PRESENCE AT YOUR BOOTH
All exhibitors will have access to the site 2 hours prior to
the show opening, and it will be possible to bring material
manually through the designated doors.
Il est obligatoire qu’il y ait du personnel compétent en quantité
suffisante en tout temps à votre emplacement, et ce, de
l’ouverture à la fermeture de l’exposition.
Qualified staff members, in sufficient number, must be
present at all times at the booth, from opening to closing.
Il est strictement interdit de distribuer de la nourriture aux
visiteurs sans l’autorisation des promoteurs et du traiteur
officiel du Stade olympique. (Voir « Service de traiteur » dans
le répertoire des services).
Conformément à la Loi, il est interdit de fumer à l’intérieur du
stade. Quiconque contrevient commet une infraction et est
passible d’une amende.
ENTRETIEN DE VOTRE EMPLACEMENT
Les déchets, boîtes vides et autres rebuts doivent être placés à
l’extérieur de votre emplacement à la fin de chaque journée
d’exposition afin qu’ils soient récupérés par le service
d’entretien.
It is strictly forbidden to distribute food to visitors without
the approval of the show promotors and the caterer of the
Olympic Stadium.
(See « Catering services » in the Directory of Services.)
The law prohibits smoking in the exhibition halls and the
booths. Anyone caught smoking will be subject to a fine.
MAINTENANCE OF YOUR BOOTH
All garbage, empty boxes and other waste must be placed
outside of your booth at the end of each day; the
maintenance team will remove them.
Occupation temporaire d’un bâtiment
Exposition
Exigences de Sécurité SIM
Ces exigences de sécurité s'applique à toute modification temporaire d'un bâtiment ou d'une
partie de bâtiment à des fins d'exposition, et à tout autre local conçu à cet usage.
Aménagement
Construction
1. Les kiosques et objets exposés doivent être agencés de façon à ne pas restreindre :
o les accès de toutes les issues et leur visibilité;
o Ia largeur de toutes les issues;
o Ia visibilité de tous les panneaux indiquant les issues;
o l'accès au matériel de combat d'incendie.
2. Les portes d'issues doivent s'ouvrir vers l'extérieur et être munies de barre-poussoir d'un
modèle approuvé. Elles ne doivent jamais être cadenassées, obstruées ou barrées.
3. Exposition ouverte au grand public. La largeur minimum des allées desservant des
kiosques et des étalages d'exposition est de 3m.Exposition destinée aux marchands
seulement. La largeur minimum des allées desservant des kiosques et des étalages d'exposition
est de 2.4 m.
4. Pour un aménagement de type conférence, lorsque le nombre de personnes dépasse 200 dans
le local; les sièges non fixes d'une rangée doivent être attaches en groupe d'au moins huit sièges.
Les sièges d'une rangée de mains de huit sièges doivent être fixes les uns aux autres.
5. Toute pièce ayant une seule sortie peut contenir au plus 60 personnes.
1. Les kiosques doivent être construits :
o de matériaux incombustibles ou ignifuges;
o de bois d'une épaisseur nominale de plus de 0,6 en ou de bois d'une épaisseur de 0,6 m et mains, à Ia
condition que celui-ci soit enduit de peinture ignifuge répondant à Ia norme CAN/ULC-5102-03;
o de tissus ignifuges pour répondre à Ia norme CAN/ULC-5109-03 ou NFPA 705-2009.
2. Tout autre type de matériau devra ¸être soumis au Service de sécurité incendie au moins un mois avant le début de
l'exposition pour approbation.
3. Le dernier niveau d'un kiosque à étage multiple qui excède 28m2 doit avoir au moins deux issues.
4. Les installations suivantes doivent être protégées par un système de gicleurs :
o les tentes et kiosques avec un plafond de plus de 28m2;
o tous les étages d'un kiosque de plus d'un étage, incluant le dernier étage le plus haut si celui­ci est recouvert
d'un plafond.
o Exception no 1 : Les plafonds ajourés et les faux plafonds translucides qui sont conformes à Ia norme NFPA
13 ne doivent pas être considérés comme des plafonds.
o Exception no 2 : Les véhicules, les bateaux et autres produits similaires en exposition ayant plus de 9,3 m2 de
plafond doivent être équipés d'avertisseurs de fumée.
o L'installation et !'alimentation en eau des systèmes de gicleurs doivent être validées par le Service de sécurité
incendie de Montréal.
o Un kiosque ou un groupe de kiosques avec plafonds ne nécessitant pas de gicleurs doivent être séparés d'u
moins 3m si Ia surface cumulée des plafonds est supérieure à 28m2.
5. Tout kiosque doit s'arrêter à un minimum de 45 m des têtes du système gicleurs.
6. Tout kiosque ferme doit être pourvu d'éclairage de sécurité.
Décoration
1.
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7.
Les rideaux, les draperies, les tapis et les autres éléments de décoration doivent être incombustibles ou ignifuges à Ia
norme CAN/ULC-S109-03 ou NFPA 705-2009. Des certificats à cet effet doivent être produits sur demande. Tout
matériau combustible qui ne peut être ignifugé est prohibé.
II n'est pas nécessaire d'ignifuger les tissus, le papier et autre marchandise destinée à Ia vente dans un kiosque, mais une
seule pièce d'une longueur utile pourra être exposée.
Les décorations constituées d'arbres naturels (résineux ou feuillus) sont autorisées a Ia condition que ces derniers
soient dans un pot avec leurs racines et arroses régulièrement. N.B. : Toute végétation sèche ou arbre sec sera
prohibe.
Les panneaux décoratifs constitues de matière plastique ondulée ou de mousse plastique utilises pour des fins
d'affichage sont permis aux conditions suivantes :
Ia superficie cumulée des panneaux doit être d'au plus 10 % de Ia surface des murs du kiosque;
les panneaux ou les groupes de panneaux ayant une superficie d'au plus 10 m2 doivent être éloignés horizontalement
les uns des autres d'au moins 3m.
L'usage de flamme nue est strictement interdit.
Entreposage
1. L'entreposage des boites, caisses et autres matériaux combustibles doit se limiter aux pièces offrant un minimum
d'une heure de résistance au feu si elles sont situées dans un bâtiment incombustible. Si elles sont situées dans un
bâtiment combustible, les pièces doivent être protégées par un système de gicleurs.
2. L'entreposage à l'intérieur du kiosque de tout produit devant être utilise doit être limite à Ia quantité nécessaire pour
une journée d'opération.
3. Les rebuts de Ia journée doivent être entreposés de façon sécuritaire.
4. L'entreposage de matériaux combustibles à l'arrière ou entre les kiosques est interdit.
5. L'entreposage, Ia manutention et l’utilisation de gaz comprimés inflammables, de liquides combustibles et de
matières dangereuses; sont prohibés sans l'autorisation écrite du Service de sécurité incendie de Montréal.
Installation de securité incendie
1. Sous aucune considération, un cabinet d'incendie ou un extincteur portatif ne peut être enlevé, déplacé ou rendu
inaccessible.
2. Les exposants doivent tenir compte de l'emplacement des cabinets d'incendie, des extincteurs portatifs, des issues
et des avertisseurs manuels au moment de Ia conception de leur kiosque.
3. La tuyauterie des systèmes de gicleurs ne doit pas servir de support aux échelles pour suspendre des marchandises ou
tout autre objet.
Vehicules et autres moteurs à combustion en exposition
1. Tous les bouchons de réservoir de carburant des véhicules et autres moteurs à combustion exposes doivent être barrés
ou scellés avec du ruban adhésif, de façon à empêcher les vapeurs de s'échapper (a I' exception des réservoirs n'ayant
jamais contenu de carburant).
2. Les réservoirs de carburant des véhicules exposes ne doivent pas être remplis plus qu'à moitié et contenir plus de 38
litres.
3. Les accumulateurs (batteries) doivent être débranchés. Dans le cas de moteur qui ne requiert pas d'accumulateur pour le
démarrage, les bougies d'allumage doivent être retirées.
4. Les véhicules ne peuvent être déplacés durant les heures d'ouverture. Aucun moteur à combustion ne peut
être démarré durant l'exposition.
5. Le ravitaillement ou Ia vidange de carburant des véhicules et autres moteurs à combustion est interdit à l'intérieur
du bâtiment.
Appareils de cuisson (électriques seulement)
1. Pour chacun des appareils de cuisson, un extincteur portatif ayant une classification d'au moins
"20BC" doit être installe à l'intérieur du kiosque, à moins qu'un système d'extinction automatique approuve soit installé.
2. La surface de cuisson maximale des équipements est limitée à 0,19 m2.
3. Les appareils de cuisson doivent reposer sur une surface incombustible.
4. Les appareils doivent être distants d'au moins 1,2 m des visiteurs.
6. Les appareils de cuisson doivent être à une distance minimale de 0,6 m de tout matériau combustible et à 0,6 m l'un de
]'autre.
Risques particuliers
1. L'utilisation d'appareil de chauffage à combustion est interdite.
2. Un cylindre d'hélium est permis à l'intérieur d'un kiosque si celui-ci est fixe solidement a un chariot ou chaine au mur.
3. Le foin, Ia paille, les copeaux ou autres matières combustibles similaires, à l'exception de cellesqui sont utilisées pour
l'alimentation et l'entretien journaliers des animaux, sont interdits. Toutefois Ia sciure de bois et les copeaux peuvent
être autorisés s'ils sont maintenus à l'état humide.
4. Lorsqu'utilisé pour l'entretien des animaux, l'entreposage doit se faire à l'extérieur du bâtiment ou dans une pièce
approuvée (voir entreposage); un extincteur de classe "2A" doit être garde proximité.
L’ENTRE POUR L’EVENEMENT
L’entrée pour les exposants, Porte Marathon
4400 Rue Sherbrooke Est, Montréal, QC H1X 2B2
ENTRANCE TO THE SHOW
Marathon Door main entrance for all Exhibitors
4400 Rue Sherbrooke Est, Montréal, QC H1X 2B2