Mise en place d`un service « Logistique et services

Mise en place d’un service « Logistique et services techniques » Description du projet er
Il s’agit d’anticiper la mise en place effective de la zone de secours au 1 janvier 2015, par la création d’un service centralisé destiné à la logistique ainsi qu’à la maintenance (inventaire, entretien, contrôle périodique, gestion technique…) des véhicules, machines, appareils divers et installations techniques des bâtiments de la zone de secours. Dans le cadre de ce projet, un responsable de service sera désigné afin d’occuper la fonction à er
partir du 1 janvier 2015 au plus tard. Parmi les missions attribuées à ce service : Service «Logistique» •
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Rédaction de cahiers de charge et dossiers techniques dans le cadre des acquisitions Rédaction des bons de commandes Suivi des livraisons, réception et mise en service (notice d’utilisation) Modification des inventaires Validation des factures Gestion du matériel et de son remplacement •
Matériel opérationnel •
Véhicule •
Communication •
Informatique •
Mobilier •
Outillage et pièces Réalisation d’un plan pluriannuel d’acquisition Suivi et gestion des consommables •
Mazout de chauffage •
Eau, gaz, électricité •
Absorbant •
Dispersant •
Emulseur • Gestion des magasins Services techniques «Maintenance» •
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Politique de maintenance du matériel (entretien, réparation, contrôle,…) Atelier mécanique (véhicules...) EPI et EPC Détection Atelier de réparation et entretien du matériel Buanderie Contrôle périodique du matériel d’intervention (EPI, détection,...) Suivi des péremptions du matériel (tubes drager, EPI...) Gestion des bâtiments Gestion des contrats techniques (chauffage, portes de garage, ventilation ...) Entretien des locaux et des abords Remplacement et/ou réparation du mobilier Gestion et sécurité des chantiers de travaux Réparation urgentes des installations techniques et sanitaires Contrôles périodiques des installations techniques et de sécurité Inventaires des locaux Objectifs du projet Proposer au Conseil de prézone (de septembre 2014) la structure administrative et technique nécessaire à la gestion centralisée du matériel et des bâtiments de la zone de secours. Planning du projet (A proposer par le responsable de projet) •
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Réalisation de l’inventaire du matériel des 6 postes de la zone ; Centralisation, validation et/ou rédaction des notices d’utilisation du matériel existant; Rédaction d’un plan pluriannuel d’acquisition ; Proposition d’un mode de fonctionnement et organigramme relatifs aux cellules suivantes : o Laboratoire(s) de contrôle des appareils respiratoires, tenues VPS, EPI, EPC et détection o Atelier(s) mécanique(s) o Cellule marchés publics Création d’une base de données centralisée reprenant les coordonnées des fournisseurs potentiels ; Réalisation de l’inventaire des contrats de service existants dans les différents postes (portes sectionnelles, chauffage, gaz de travail, tapis, distributeurs essuie-­‐main, photocopieurs, informatique, compresseur, radios Astrid, détecteurs, fosse septique, extincteurs, évacuation gaz d’échappement, véhicules, contrôles périodiques Réalisation de la liste des marchés à prévoir dans le cadre des prestations d’entretien, d’étalonnage, de gestion technique et /ou de contrôle périodique des véhicules, machines, appareils divers et installations techniques des bâtiments de la zone de secours ; Mise en place d’une procédure et/ou d’un système informatisé permettant d’assister les préposés dans la rédaction des dossiers techniques, bons de commandes et suivi ; Proposition d’une périodicité de contrôle d’inventaire, relevé de niveau et/ou compteurs dans le cadre du suivi et de la gestion des consommables dans les différents postes. •
Création de formulaires destinés à transmettre les besoins des postes en terme de fournitures et services vers le service logistique et maintenance. Création d’un tableau de bord opérationnel permettant une visualisation en temps réel de la disponibilité et de l’état du matériel et des véhicules d’intervention dans les différents postes de la zone. Mise en place d’un magasin centralisé pour les fournitures techniques et équipements (tuyaux, bottes, casques, poudre guèpes, petit outillage, papier toilette, café, tooner imprimante, produits d’entretien, ampoules, tubes néon, réserve de matériel ambulances…) Réalisation du descriptif technique et structurel des infrastructures bâtimentaires ; •
Désignation d’un ou plusieurs officier (s) en charge de la gestion du service logistique et maintenance. •
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Rapportage : Rapport d’avancement à transmettre chaque mois lors d’une réunion de la commission technique par un des officiers en charge. Facteurs de succès •
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Présenter une proposition de budget commun à tous les postes de la zone de secours pour le 30 septembre 2014; er
Présenter un plan pluriannuel d’acquisition pour le 1 novembre 2014; er
Pouvoir démarrer le service centralisé de logistique et maintenance au 1 novembre 2014. Résultats finaux et produits finis : Organigramme fonctionnel reprenant les interactions entre le service logistique, le service maintenance, les postes de la zones, le dispatching, les autres services (finances, opérations, formation, SIPPT, SEPPT…) Organigramme de service (évaluation de la charge de travail) Formulaires, base de données, procédures, inventaires, tableau de bord opérationnel tels qu’évoqués ci-­‐
dessus.