Un accès retardé est un accès refusé

Un accès retardé est
un accès refusé
Information destinée aux responsables de l’accès l’information et
de la protection des renseignements personnels sur les demandes
d’accès réputées refusées en vertu de la Loi sur la protection des
renseignements personnels
Aperçu
Année après année, un nombre important de plaintes reçues par le Commissariat à la protection de la vie
privée du Canada (le Commissariat) proviennent d’individus alléguant qu’une institution fédérale aurait, de
manière injustifiée, refusé de leur communiquer leurs renseignements personnels dans les délais prévus.
La Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) confère aux individus le droit général d’accéder,
sur présentation d’une demande écrite, à leurs renseignements personnels détenus par les institutions
fédérales. Bien qu’il existe des exceptions, les institutions fédérales sont, de manière générale, obligées de
s’acquitter de ces demandes.
La Loi sur la protection des renseignements personnels oblige également les institutions à traiter les demandes
d’accès dans un délai de trente jours suivant leur réception. Ce délai peut toutefois être prorogé dans
certaines circonstances.
Le fait de répondre avec diligence aux demandes de communication témoigne du sérieux avec lequel les
institutions fédérales traitent ces demandes. Cela concrétise également ce que la Cour suprême a reconnu
comme un droit quasi constitutionnel. De fait, du point de vue de l’individu, le fait d’avoir à subir une attente
abusive pour l’obtention des renseignements peut s’avérer aussi frustrant que de ne pas les obtenir.
Toutefois, il arrive trop fréquemment que les institutions ne respectent pas les délais prévus par la Loi, ce qui
pousse les personnes à porter plainte auprès du Commissariat.
Comme notre priorité est de servir les Canadiennes et les Canadiens, nous travaillons avec les coordonateurs
de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) pour trouver des
manières d’accélérer le traitement des demandes de communication de renseignements personnels.
Par ailleurs, nous avons également adopté une approche plus sévère concernant les « demandes d’accès
réputées refusées ». Si elles ne répondent pas aux demandes de communication de renseignements
personnels dans les délais prévus, les institutions fédérales doivent s’attendre à ce que le Commissariat
conclue, à la fin de la période, que l’accès a été refusé.
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Lorsqu’un retard est réputé être un refus de communication, le plaignant — ou le commissaire — peut
déposer une demande à la Cour fédérale.
Les détails
L’article 12 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) accorde à tout citoyen canadien
ou résident permanent du Canada, ainsi qu’à toute personne présente au Canada, un droit d’accès général à
ses renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Sauf exceptions précises, un individu a le
droit de se faire communiquer :
a. les renseignements personnels le concernant et versés dans un fichier de renseignements personnels;
b. les autres renseignements personnels le concernant et relevant d’une institution fédérale, dans la
mesure où il peut fournir sur leur localisation des indications suffisamment précises pour que
l’institution fédérale puisse les retrouver sans problèmes sérieux.
Les individus ont également le droit de demander que leurs renseignements personnels soient corrigés s’ils
pensent que ces derniers sont inexacts ou incomplets. Dans le cas où une correction n’a pas été effectuée, les
individus ont le droit d’exiger qu’une note faisant état de la demande de correction soit jointe à leurs
renseignements personnels.
Des exceptions au droit général d’accès conféré par la Loi sur la protection des renseignements personnels sont
établies aux articles 18 à 28 de cette même loi. Par exemple, le responsable d’une institution peut refuser
d’accorder l’accès à des renseignements personnels obtenus à titre confidentiel d’un gouvernement étranger
ou qui sont liés à une enquête policière.
Obligation de diligence
L’article 14 de la Loi oblige les institutions fédérales à répondre aux demandes d’accès dans le respect des
échéances. Dans les trente jours suivant la réception d’une demande d’accès écrite, une institution doit
répondre par écrit afin d’indiquer s’il sera donné ou non communication des renseignements et, le cas
échéant, elle doit procéder à la communication.
Dans certaines circonstances, l’institution peut avoir droit à une prolongation du délai. L’article 15 prévoit
qu’une institution fédérale peut proroger le délai de réponse d’une période maximale de trente jours dans le
cas où l’observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution ou dans le cas où
les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendraient pratiquement impossible
l’observation du délai.
Le délai peut également être prorogé d’une durée « raisonnable » si les renseignements personnels doivent
être traduits ou convertis dans un format non conventionnel.
Droit de porter plainte
En vertu de l’article 29 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Commissariat a l’obligation
de faire enquête sur les plaintes en vertu de la Loi, incluant les plaintes concernant le refus de communiquer
des renseignements personnels et les prorogations abusives des délais.
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Lorsque nous recevons de telles plaintes, nous ouvrons un dossier et un enquêteur communique avec le
coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de
l’institution concernée.
Rendre service
Comme notre mission est de veiller au respect des droits des Canadiennes et des Canadiens en matière de
protection de la vie privée, nos enquêteurs travaillent fort pour trouver des façons de régler les plaintes
rapidement et de manière satisfaisante. Dans certains cas, par exemple, cela peut consister tout simplement à
s’assurer que la demande d’accès aux renseignements personnels est la plus précise possible.
Nous reconnaissons que certaines demandes d’accès sont compliquées parce qu’elles concernent plusieurs
ministères ou tierces parties et qu’elles visent de grandes quantités de renseignements personnels. Dans ces
cas-là, nos enquêteurs travaillent souvent avec le responsable approprié de l’AIPRP pour concevoir un plan de
travail et pour convenir d’un délai concernant la communication des renseignements personnels.
Nouvelle approche adoptée par le Commissariat
Cependant, les personnes dont les demandes de communication de renseignements personnels ne sont ni
satisfaites, ni officiellement rejetées se trouvent dans une impasse : elles ne peuvent pas demander à la Cour
fédérale de faire valoir leurs droits avant d’avoir obtenu une réponse claire.
Par conséquent, en août 2011, le Commissariat a adopté une nouvelle approche en vertu de laquelle nous
n’entreprenons plus de négociations prolongées avec les responsables de l’AIPRP relativement aux délais.
Lorsque nous recevons une plainte fondée sur le fait qu’un individu n’a pu avoir accès à ses renseignements
personnels à l’intérieur des délais prévus par la Loi (ou qu’il n’a pas reçu d’avis écrit donnant les motifs du
refus de la communication) ou sur une prorogation du délai considérée comme abusive, nous demandons au
coordonnateur approprié de l’AIPRP d’indiquer une date ou de fournir un plan de travail pour la
communication des renseignements personnels demandés, ou pour les motifs justifiant le refus.
Notre principal objectif consiste à résoudre le problème en temps opportun et de façon efficace au bénéfice
de toutes les parties concernées en tentant de régler la plainte de façon informelle par l’entremise de notre
processus de règlement rapide, qui mise sur la négociation et la persuasion et qui repose sur une connaissance
approfondie des conclusions d’enquêtes antérieures. Là où le processus de règlement rapide n’est pas viable,
une enquête en bonne et due forme sera réalisée.
Dans le cadre de son enquête, le Commissariat peut rendre une conclusion de « demande d’accès réputée
refusée » si l’institution :
1. ne communique pas les renseignements personnels demandés ou n’indique pas les motifs justifiant
son refus à l’intérieur d’un délai de quatre mois;
2. n’indique pas une date ou ne fournit pas un plan de travail dans les quatre mois suivant le début d’une
enquête;
3. ne respecte pas une date qu’elle a indiquée ou ne respecte pas les modalités du plan de travail qu’elle
a présenté au Commissariat.
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Demande d’accès réputée refusée
Le paragraphe 16(3) de la Loi sur la protection des renseignements personnels prévoit que le défaut de
communication de renseignements personnels dans les délais prévus par la Loi vaut décision de refus de
communication.
Lorsque nous établissons une conclusion de « demande d’accès réputée refusée » en vertu de la Loi, nous
confirmons l’intention du législateur selon laquelle une prorogation continuelle de la communication des
renseignements personnels équivaut à un refus d’accorder l’accès.
Une telle conclusion permet également à la personne touchée, ou au commissaire à la protection de la vie
privée, de renvoyer l’affaire devant la Cour fédérale pour examen.
Nous sommes convaincus que notre nouvelle approche encouragera les institutions fédérales à faire preuve
de plus de diligence relativement à la communication de renseignements personnels aux Canadiennes et aux
Canadiens.
Révisé en novembre 2013
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