charte éditoriale - Direction de la Communication - Aix

DIRCOM AMU / juin 2016
CHARTE ÉDITORIALE
des réseaux sociaux d’Aix-Marseille Université
Afin de coordonner nos usages des réseaux sociaux et favoriser le partage d’informations, cette
charte a été rédigée pour mieux vous guider et vous informer sur vos pratiques. L’objectif est
de pouvoir garantir la cohérence de notre communication institutionnelle pour promouvoir AixMarseille Université et ses composantes. Les médias sociaux recèlent de nombreuses et belles
opportunités, mais peuvent aussi cacher quelques risques qui peuvent rapidement être néfastes
pour l’image de l’université.
1/ ENTITÉS COMMUNICANTES
Sont autorisées à ouvrir et gérer des pages officielles Aix-Marseille Université sur les réseaux sociaux :
- AMU (DIRCOM)
- AMU COMPOSANTES (Chargé(e)s de Communication des composantes)
- BIBLIOTHEQUES UNIVERSITAIRES
- IMéRA
2/ LA STRATÉGIE DE COMMUNICATION NUMÉRIQUE D’AMU IMPLIQUE LES
GESTIONNAIRES POUR :
- Procéder à l’ouverture de comptes
- Respecter la charte éditoriale
- Répondre à l’activité de Community management : valoriser l’e-réputation d’AMU, collecter les
données statistiques
- Veiller à l’analyse des données statistiques : publics cibles, fréquentations sur les réseaux
sociaux et trafic généré sur les sites univ-amu.fr (DIRCOM)
3/ ÉVALUER LE CONTEXTE
- 5 grands campus
- 19 composantes
- 58 sites géographiques
- 75000 étudiants
- 8000 personnels
- 3400 doctorants
- 130 structures de recherche
- 60000 alumni identifiés
Les réalités géographique et démographique d’AMU entraînent un besoin de communication
via des canaux de diffusion de l’information multiples et hautement réactifs. Les réseaux sociaux
répondent à ce besoin.
4/ ÉVALUER L’AUDIENCE : NOS PUBLICS
- Futurs étudiants
- Etudiants
- Enseignants-chercheurs et chercheurs
- Personnels administratifs et techniques
- Entreprises
- Anciens (alumni et personnels)
- Presse
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5/ CHOISIR LES RÉSEAUX EN FONCTION DE MES CIBLES (RÉSEAUX VALIDÉS)
LINKEDIN
VIADEO
ÉTUDIANTS
x
x
ENSEIGNANTS ET
ENSEIGNANTSCHERCHEURS
x
x
PERSONNEL
ADMINISTRATIF
ET TECHNIQUE
x
ENTREPRISES
VIMÉO
TWITTER
FACEBOOK
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
ANCIENS
(ALUMNI ET
PERSONNELS)
x
x
x
x
PRESSE
x
x
x
x
RESEARCHGATE
x
ACADEMIA
x
x
6/ LE PÉRIMETRE D’INTERVENTION
Liste non exhaustive de situations qui peuvent justifier de mettre en avant votre appartenance à
AMU dans votre communication :
Actualités courantes :
- Projets internationaux
- Recherche de partenaires
- Organisation d’événements
- Promotion d’initiatives d’enseignants-chercheurs et chercheurs, de personnels techniques et
administratifs
- Promotion d’initiatives d’étudiants
Liste non exhaustive de situations qui ne justifient pas l’utilisation des réseaux/médias sociaux ou
qui méritent une attention particulière :
- Diffusion de cours : les enseignants sont titulaires des droits d’auteur, leur autorisation préalable
avant de partager des contenus de cours sur internet est nécessaire ;
- Diffusion d’informations sur AMU réservées à un usage interne ;
- Informations relatives à votre vie privée dans un cadre universitaire ;
- Informations relatives à votre vie professionnelle dans un cadre personnel ;
- Divulgation de données personnelles sans justification ni accord des personnes concernées ;
- Informations n’ayant aucun lien direct ou indirect avec l’établissement tout en y faisant apparaitre le nom d’AMU ou de ses composantes ;
- Porter atteinte à l’image d’AMU.
7/ LIGNE ÉDITORIALE
Il est indispensable de définir les conventions de rédaction/ production des contenus :
Mise en oeuvre
Écriture interactive, lien de redirection vers les sites univ-amu.fr et intention de générer du trafic
Nature de l’information
Elle doit concerner la vie de l’institution (mission d’enseignement et recherche; insertion
professionnelle; vie étudiante; dans le respect du contrat d’établissement et des valeurs
universitaires)
Tonalité
Institutionnelle et informative, communiquer avec l’intention d’être factuel et positif.
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Règles de publication générales (rédaction)
- Accroche de type journalistique
- Description brève (400 signes maximum espaces compris)
- Renvoi sur le site de référence AMU (université, composantes, BU...) qui doit faire état de
l’information de manière complète (article, photos, vidéos).
- Lettres capitales pour les appels à l’action/événement
- Guillemets pour les citations + sources
Règles de publication visuelles
Pour les images, respecter le format des publications des réseaux sociaux (cf. 8/ FORMATS DES
PUBLICATIONS)
- Photos (accords des personnes avant diffusion)
8/ FORMATS DE PUBLICATIONS
Les entités communicantes autorisées à tenir des comptes s’engagent à utliser les logos et visuels
de la charte AMU, les logos des composantes, de la BU et de l’IMéRA pour les photos de profil sur
tous les réseaux sociaux dans un souci d’unité visuelle et dans le respect de la charte graphique
d’AMU.
Par ailleurs, voici les formats des publications souhaités lors de leur diffusion :
- Facebook
Photo de profil Facebook : 160x160px (privilégiez un fichier PNG ou JPG RGB)
Photo de couverture Facebook : 851×315 pixels (privilégiez un fichier ou PNG ou JPG RGB)
Image partagée sur Facebook : 1200×630 pixels (PNG)
Image à la une sur Facebook : 1200×717 pixels(PNG)
Image d’un lien sur Facebook : 1200×628 pixels(PNG)
- Twitter
Photo de profil Twitter : 400x400px (PNG)
Photo de couverture Twitter : 1500×500 pixels (PNG)
Photo affichée dans le flux Twitter : privilégiez une photo d’au moins 1024 pixels de large
- LinkedIn
Photo de profil : 400×400 pixels (maximum : 20000×20000 pixels, 10Mb, JPG, GIF ou PNG)
Photo de couverture LinkedIn : entre 1000×425 pixels et 4000×4000 pixels
Logo des pages LinkedIn (Company) : 100×60 pixels (PNG, JPG ou GIF)
Photo de couverture des pages LinkedIn (Company) : 974×300 pixels
9/ ICONES DES RÉSEAUX SOCIAUX SUR LES SITES INTERNET AMU
Les icônes des réseaux sociaux validés peuvent être ajoutés au site internet AMU sous condition de
rediriger vers :
- Les comptes Aix-Marseille Université si l’entité n’est pas habillitée à ouvrir des comptes
- Les comptes de l’entité communicante habilitée à tenir des comptes de réseaux sociaux
10/ RESPECTER LE PROCESSUS DE PRODUCTION AVEC LA DIRCOM
Il reste nécessaire de se mettre en relation avec la DIRCOM avant toute action de communication
d’envergure (tout amu) du type :
- Campagnes communication/ marketing/ institutionnelle
- Concours photos, étudiants
- Présentation du projet aux réunions des gestionnaires des réseaux sociaux AMU organisée par
la DIRCOM (cf. 15 Réunion des gestionnaires des réseaux sociaux AMU)
Compte-tenu du nombre de communicants au sein d’AMU, il est important de se répartir les
informations entre services et composantes :
- DIRCOM : informations générales et transversales AMU (Vie institutionnelle, Recherche, Vie
étudiante, Formation, Insertion professionnelle)
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- COMPOSANTES : informations spécifiques à la vie de la composante et la vie sur les campus
pour les gestionnaires
- BU : informations spécifiques aux BU
11/ ENTITÉS COMMUNICANTES NON HABILITÉES À TENIR DES COMPTES
Les entités communicantes non habilitées à tenir des comptes officiels AMU, procèderont par
l’intermédiaire de la DIRCOM pour la diffusion de contenus sur les réseaux sociaux AMU. Sur le
même système que celui de la newsletter, la DIRCOM s’engage à la réactivité des diffusions.
L’avantage pour ces entités sera de bénéficier de l’ensemble des communautés AMU
fédérées sur les réseaux sociaux Facebook, Twitter, Viméo, LinkedIn, Viadeo et Researchgate.
12/ LES RÉSEAUX SOCIAUX «GRAND PUBLIC»
FACEBOOK
Les entités communicantes sont autorisées à créer un compte pour avoir accès aux services de
Facebook, puis pour être visibles publiquement, elles doivent créer une page propre à l’entité:
- La DIRCOM prend en charge la création des pages et nommera le compte référent comme
administrateur;
- Pour les pages existantes, la DIRCOM sera désignée comme administrateur des pages de toutes
les entités communicantes. Toutes les pages seront alors rassemblées sous le compte DIRCOM,
qui aura un regard statistique sur l’activité des pages. Les gestionnaires seront autonomes sur la
publication de contenus.
TWITTER
La création de comptes twitter est autorisée pour les entités communicantes d’AMU (DIRCOM,
COMPOSANTES, BU et IMéRA). Les adresses doivent comporter «amu» de type @nom_amu.
Les photos de profil doivent reprendre les logos officiels d’Aix-Marseille Université/ composantes/
BU/ IMéRA.
13/ LES RÉSEAUX PROFESSIONNELS
Pour la création de pages Linkedin, AMU a choisi de rassembler sous une seule et même page
les étudiants et anciens dans la catégorie École. De même, une page Entreprise a été créée. La
création de groupes LinkedIn et Viadeo est préconisée.
14/ LES COMPTES OUVERTS DOIVENT ETRE ACTIFS
Assurer le rythme de publication sur chaque réseau social (d’1 publication/ semaine à minima),
dans le cas contraire la DIRCOM assurera la gestion du compte.
15/ RÉUNION DES GESTIONNAIRES DES RÉSEAUX SOCIAUX AMU
Le pôle de communication numérique au sein de la DIRCOM est en charge d’animer les réunions
des gestionnaires des réseaux sociaux AMU. Sur demande, toutes personnes, habilitées ou non à
gérer des comptes officiels AMU peuvent y participer pour connaitre les bonnes pratiques mises
en oeuvre dans la stratégie de Communication numérique, ainsi que les moyens de diffusion qui
sont mis à disposition.
16/ ACCEPTATION DE LA CHARTE EDITORIALE PAR TOUS LES
GESTIONNAIRES DE COMPTES RÉSEAUX SOCIAUX
- J’ai bien lu et je m’engage à respecter les termes en vigueur de la charte :
NOM :
PRÉNOM :
FONCTION :
COMPOSANTE :
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