Procédure d`Organisation des événements à l`Hôtel
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Procédure d`Organisation des événements à l`Hôtel
Procédure d’Organisation des événements à l’Hôtel-Dieu de France Demande Toute demande d’événement prenant place à l’Hôtel-Dieu doit être adressée au Président de l’HôtelDieu de France un mois à l’avance de la date de l’événement avec les informations suivantes : 1. Nom de l’événement 2. Date de l’événement 3. Programme de l’événement 4. Intervenants 5. Invités à l’événement 6. Budget et Sponsor de l’événement 7. Logistique : Cocktail, décorations, imprimés (cartons, affiches, flyers..), invitation de presse Toutes les informations doivent être remplies dans le Formulaire de Déclaration d’Evénement. Décision La décision du Président sera transmise au responsable de l’événement dans un délai d’une semaine de la réception de la demande. Le Président informera le responsable de l’événement s’il a besoin d’un complément d’information. Suivi Le bureau du Président suivra avec les responsables de l’événement les étapes de préparation de l’événement : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Salle Photos Traduction Presse Invitations Maître de Cérémonie Cocktail Imprimés Décoration Déclaration d’événement 1-Demande par : ------------------------------------------------------2- Événement : 3- Date et lieu de l’événement : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------4- Nom de l’événement : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------5- Description de l’événement (objet, participants, intervenants) : Colloque Conférence Congrès Table ronde Repas Signature Remise de diplômes Séminaire Autre : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------6- Cocher la case convenable : Imprimés Cartons d’invitation Logistique Réservations d’hôtel Site Internet Annonce sur le site Programme Photographe Envoi d’une lettre spéciale Affiches Vin d’honneur Flyers Décoration florale Presse Insertion d’une annonce payante Couverture média Envoi d’invitations aux journalistes Préparation d’un Communiqué de Presse Banderole Autres 7- Budget Total : --------------------------------------------------------------------------------------------------------------8- Sponsor : -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------9- Décision : Complément d’information requis : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Refus pour le motif suivant : -------------------------------------------------------------------------------------------Accord (Président) Budget Prévisionnel de l'événement Financement Prise en charge externe (Sponsor) 123- montant Total financement Dépenses 1-Ressources Humaines : formateurs et intervenants étudiants stagiaires services rendus extérieurs autres unités tarif/unité Total 1 2-Frais de voyages et de séjours billet d'avion per diem/hôtel déplacement Total 2 3-Achats ou location : location de salles interprétation et traduction aménagement et transport de biens matériel et matériel informatique fournitures de bureau et photocopies autres Total 3 4- Imprimés, photographie et Publicité imprimés photographe annonce publicitaire frais de diffusion Total 4 3-Frais de réception : frais de réception (petit-déjeuner, déjeuner, vin d'honneur, cocktail ou autres ) fleurs ou décoration autres Total des dépenses montant