élections du conseil des membres affilies

ÉLECTIONS DU CONSEIL DES MEMBRES AFFILIES
Lignes directrices de la procédure électorale relative à l'élection des membres du
Conseil des Membres affiliés
Le Secrétariat, en vertu de l'autorité qui lui est conférée par l'article 9, paragraphe 7, et dans le paragraphe 4 de la
première des Dispositions Finales du Règlement actuel du Comité des Membres affiliés, du 13 octobre 2001, et
conformément à celui-ci, a entrepris de contrôler l'élection des membres du Conseil des Membres affiliés et ainsi,
de promouvoir une plus grande participation et plus de transparence de ce processus.
À cette fin, il a adopté les lignes directrices suivantes :
I.
Liste électorale
1. Les élections aux 10 postes de Vice-présidence régionale et aux 10 postes de Vice-présidence du Conseil
des Membres affiliés se dérouleront par voie postale et par vote personnel ; la délégation de votes ne sera
pas permise.
2. Le Secrétariat préparera la liste électorale prévisionnelle relative à l'élection des membres du Conseil ; Il
énumérera les membres votants éligibles sur deux listes :
a. une liste générale, par ordre alphabétique ; et
b. une répartition par territoire, regroupant les Membres affiliés, par ordre alphabétique, et conformément aux
cinq régions citées dans l'article 8, alinéa 4, de l'actuel Règlement du Comité des Membres affiliés.
3. La liste électorale sera transmise à tous les Membres affiliés et publiée dans le « bureau de vote du
Conseil », également appelé « bureau de vote virtuel ».
4. Les Membres affiliés pourront demander au Secrétariat de corriger les erreurs qui pourraient apparaître dans
la liste électorale dans le délai imparti par le processus électoral, tels qu'il figure en annexe à ces lignes
directrices.
5. À l'expiration du délai susmentionné, et après analyse des demandes formulées, la liste électorale définitive,
qui ne pourra plus être modifiée, sera publiée.
II.
Candidatures
6. Les Membres affiliés présents sur la liste électorale peuvent être éligibles à la fois pour voter et pour postuler
à un poste, et en conséquence, peuvent enregistrer auprès du Secrétariat leurs candidatures au poste de
Vice-président régional et/ou au poste de Vice-président du Conseil des Membres affiliés, dans le respect du
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délai établi dans le calendrier électoral et en utilisant les formulaires électroniques requis ; leurs candidatures
seront transmises par courrier électronique, ou par le biais du bureau de vote virtuel, à tous les membres
inscrits sur la liste électorale.
7. Après la date limite de soumission des candidatures, le Secrétariat publiera les deux listes suivantes, triées
par ordre alphabétique :
a. les candidats aux postes de Vice-présidence régionale ; et
b. les candidats aux postes de Vice-présidence.
8. Cette liste de candidats sera transmise à tous les électeurs par courrier électronique et par le biais du bureau
de vote virtuel.
9. Le jour désigné pour l'élection des membres du Conseil des Membres affiliés, tout Membre affilié inscrit sur la
liste électorale pourra exercer son droit de vote en personne, pour autant qu'il n'ait pas déjà exprimé son choix
par voie postale.
III.
Voter en personne
10. Le vote en personne aura lieu par appel par ordre alphabétique, effectué par un membre du comité
électoral, auquel fait référence l’article 19 des présentes directrices.
11. Il sera donné à tous les électeurs éligibles, présents pendant le vote, deux bulletins de vote portant dans des
couleurs différentes les mentions: "Élection des Vice-présidents régionaux" et "Élection des Viceprésidents", ainsi que des enveloppes de scrutin aux couleurs assorties.
12. En utilisant le premier des bulletins susmentionnés, les électeurs de chaque région peuvent voter pour le
poste de Vice-Président régional en inscrivant un "X" pour deux candidats au plus appartenant à la région
du votant. Le deuxième bulletin sert à voter pour le poste de Vice-Président, en marquant un “X” pour dix
candidats au plus, quelle qu'en soit la région d'origine.
13. Les bulletins ne comportant pas de marques "X" seront considérés comme bulletins blancs.
IV. Voter par courrier
14. Les Membres affiliés éligibles au vote mais qui seront absents du site lors du scrutin peuvent exprimer leurs
votes par courrier envoyé par avance, dans la période définie par le calendrier électoral.
15. Dans la période définie par le calendrier électoral, et afin d’exercer le droit de vote par courrier, le
Secrétariat transmettra à tous les membres mentionnés sur la liste électorale, les documents requis
suivants :
a. les bulletins avec les noms des candidats aux postes de Vice-présidence régionale et aux postes de Viceprésidence ;
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b. deux enveloppes à utiliser pour renvoyer les bulletins, et une autre pour envoyer la documentation
électorale ;
c. des instructions pour faciliter le processus ; et
d. la certification du vote.
16. Les Membres affiliés qui auront voté par courrier seront considérés comme étant présents au titre de la
formation de la réunion plénière du Comité des Membres affiliés.
17. Pour qu'un bulletin envoyé par courrier soit considéré comme valable, il devra avoir été reçu dans les délais
prescrits par le calendrier électoral. Dans le cas contraire, il sera considéré comme non exprimé. Les votes
envoyés par courrier dont l'enveloppe ne contiendrait pas la certification du vote ou qui contiendrait plus de
deux enveloppes électorales seront considérés comme nuls et non avenus.
18. À l'issue des suffrages exprimés en personne, le comité électoral mentionné à l'article 18 de ces lignes
directrices procédera au dépôt dans l'urne appropriée, des enveloppes reçues par courrier dans les délais
prescrits. Après cette dernière étape, le président du comité électoral demandera aux électeurs présents si
tous ont exercé leur droit de vote, et dans ce cas, il déclarera le vote terminé. Il sera ensuite procédé au
comptage, qui sera public.
V.
Décompte de bulletins et résultat de l'élection
19. Les bulletins seront décomptés par le comité électoral, qui sera composé de l'actuel Président des Membres
affiliés et de deux autres Membres affiliés non-candidats et élus par la réunion plénière. Si l'entité
représentée par le Président est candidate à l'un des postes du Conseil des Membres affiliés, il sera
remplacé dans cette fonction par le Membre affilié le plus ancien qui n’est pas candidat. Le Directeur du
Programme des Membres affiliés sera le secrétaire du comité électoral.
20. Le comité électoral comptera tout d'abord les bulletins exprimés pour les postes de Vice-présidence
régionale, puis les bulletins exprimés pour les postes de Vice-présidence restants.
21. S'il advenait qu'il ne soit pas possible d'élire un ou plusieurs Vice-présidents régionaux, les postes
concernés resteraient vacants, et le nombre des Vice-Présidents serait augmenté jusqu'à ce que les
membres du Conseil des Membres affiliés atteignent le nombre de 23.
22. Les bulletins seront considérés comme nuls et non avenus s'ils comportent plus de marques "X" que le
nombre maximal de postes à pourvoir, s'ils contiennent des choix barrés ou des noms surchargés de sorte
que l'interprétation de l'intention du votant soit rendue difficile, ou s'ils ne sont pas conformes au modèle
officiel établi.
23. À l'issue du comptage, le comité électoral procédera au décompte final des suffrages exprimés pour
déterminer quels candidats auront été élus. Le comité électoral invitera jusqu’à trois Membres affiliés et/ou
États Membres présents dans l’acte de décompte, pour qu’ils effectuent un décompte de vérification des
votes émis.
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24. Le secrétaire du comité électoral, conjointement avec les participants qui auront effectué la vérification des
votes, établiront les résultats de l'élection et signeront ce document, qui sera transmis à tous les Membres
affiliés et publié dans le bureau de vote virtuel dans les délais prescrits par le calendrier électoral.
25. Le comité électoral est autorisé à faire la lumière sur tout doute qui pourrait apparaître ou à mettre fin à tout
incident qui pourrait survenir dans l'exercice de ses fonctions et ses décisions ne pourront pas donner lieu à
contestation.
Dispositions définitives
Le Secrétariat assurera les fonctions et fournira toute assistance technique dans les domaines dont il est
responsable pendant toute la durée du processus électoral par l'intermédiaire du Programme des Membres
affiliés ; il sera également autorisé à modifier le calendrier électoral dans les limites strictement nécessaires pour
assurer que le processus électoral se déroule sans heurt, informant de telles modifications par le biais du bureau
de vote virtuel.
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Voir le calendrier électoral
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