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Envoyé en préfecture le 29/09/2015
Reçu en préfecture le 29/09/2015
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REGLEMENT D'UTILISATION DES SALLES COMMUNALES
Pour les Associations et les écoles de Cessy
(Espace du Vidolet, espace Jura et espaces Mont Blanc)
Article 1 – Principe de mise à disposition
Les salles communales de Cessy et leurs installations fixes et mobiles peuvent être
mises à la disposition des associations, sociétés ou groupements régulièrement
constitués (statuts loi 1901) et des écoles de Cessy.
Activités régulières :
Les salles communales sont mises à la disposition des écoles de Cessy, des
associations de Cessy et hors Cessy (après accord de la commune) afin de pratiquer
leurs activités régulières. Les séances se déroulent en semaine selon un planning
d'occupation décidé en accord avec la Mairie. Une convention annuelle d'utilisation
de la salle est alors établie
afin de fixer les horaires convenus. L'absence
d'occupation ou toute modification d'horaire doit être signalée à la Mairie. En aucun
cas, l'utilisateur ne pourra céder sa place à autrui.
Activités ponctuelles :
Il s'agit de manifestations culturelles et sportives (concerts, représentations
théâtrales...), manifestations associatives (lotos, soirées dansantes, salons, videgrenier, etc.). Dans tous les cas, la priorité
de réservation est donnée aux
associations de Cessy.
Article 2 – Réservation
Planning
Après demande préalable, le calendrier d'utilisation est présenté chaque année au cours
d'une réunion à laquelle participent les représentants de la commune ainsi que les
responsables ou représentants des utilisateurs des locaux (présence impérative). Toute
demande d'utilisation parvenant après l'établissement du planning sera présentée au
secrétariat de la Mairie qui en informera la municipalité. Le planning n’est toutefois pas
définitif. En effet, la commune se réserve le droit d’occuper les salles en cas de nécessité.
Modalités de réservation
Toute demande de réservation devra être établie auprès du secrétariat sur les
formulaires prévus à cet effet. Lors de la réservation, l'utilisateur devra fournir un
chèque de caution et une attestation d'assurance.
Le chèque de caution est donné le jour de la remise des clés. Il est restitué dans un
délai minimum d'un mois après la fin de la location. En cas de détérioration du
matériel, le loueur (ou son
assurance) devra
s'acquitter du
montant des
réparations. Le chèque de caution sera restitué une fois celles-ci effectuées.
Pour les Associations hors Cessy, un chèque d’acompte leur sera demandé.
Ce chèque d'acompte est encaissé lors de la réservation. Il est déduit du montant
global de la location lors du paiement définitif à la remise des clés. Si le loueur annule
la réservation dans les 2 mois précédant la date d'utilisation de la salle, l'acompte
ne sera pas remboursé.
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Annulation
En cas d'annulation de réservation dans les 2 mois précédant la date d'utilisation,
les associations de Cessy ne seront plus prioritaires pour le choix de leurs dates de
réservation de l'année suivante.
Article 3 – Tarifs
Activités régulières en semaine :
La mise à disposition
des salles
et des équipements est gratuite pour les
associations dans l'exercice normal et habituel de leurs activités.
Activités ponctuelles:
Les locations suivantes seront facturées aux tarifs applicables aux associations. Les
associations de Cessy peuvent bénéficier gratuitement d'une salle, une fois par an,
sauf dérogation.
Tarifs de location par jour de manifestation :
Une délibération fixant les tarifs en vigueur est annexée au présent règlement.
Remise en état d'une salle : Coût horaire d'un agent des services techniques : 50 €.
Le premier badge d’accès aux salles est gratuit. En cas de badge perdu, toute fourniture
de nouveau badge sera facturée 50 €.
Caution de 500€ pour prêt de la sono de la grande salle du Vidolet.
Article 4 – Capacité des locaux
Espace du Vidolet
L’ensemble des salles du Vidolet est classé en 2éme catégorie type L en tant
qu’Etablissement Recevant du Public (ERP).
La petite salle du Vidolet peut contenir 70 personnes assises.
La grande salle du Vidolet peut contenir 500 personnes assises avec piste de danse
ou 800 personnes debout. Le nombre de personnes autorisé sera défini par les
services techniques en fonction de la manifestation.
Espace Jura
L’ensemble des salles de l’Espace Jura est classé en 3éme catégorie type L en tant
Salle Branvaux : 76 m² - 10 tables pliables 160 x 70 – 25 chaises posables sur tables
(hauteur adulte)
Salle Colomby : 63 m² - 10 tables pliables 160 x 70 – 25 chaises posables sur tables
(hauteur adulte)
Ensemble Branvaux / Colomby : 139 m² - 20 tables pliables – 50 chaises posables sur
tables
Salle Montrond : 47 m² - 10 tables rabattables 140 x 60 – 20 chaises posables sur tables
(ajustables en hauteur)
Salle Turet : 70 m² - 10 tables rabattables 140 x 60 – 20 chaises posables sur tables
(ajustables en hauteur)
Ensemble Montrond / Turet : 117 m² - 20 tables rabattables 140 x 60 – 40 chaises
posables sur tables
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Salle Branvaux
Salle Colomby
Salle Montrond
Salle Turet
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Espaces Mont Blanc
Les espaces Mont-Blanc 1 et 2 sont classés chacun en 5éme catégorie type L en tant
Espace Mont Blanc 1
Salle du Goûter : 152 m² dont salle principale : 116 m² - cuisine : 12 m² - entrée
(placard, penderie) : 24 m²
12 tables pliables 160 x 80 – 50 chaises posables sur tables avec assise souple
Salle de la Brenva : 45 m² dont vestiaire 7 m²
7 tables pliables 120 x 60 – 15 chaises posables sur tables
Salle d’Estelette : 78 m²
Bar avec desserte possible pour Brenva et Estelette : 12 m²
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Espace Mont Blanc 2
Il s’agit d’un espace principalement à vocation sportive disposant de vestiaires, d’un local
de rangement et de sanitaires.
Salle du Môle (salle sportive): 155 m². Cette salle dispose d’un sol sportif. Les tables et
chaises sont interdites dans cette salle. L’accès n’est possible qu’avec des chaussons non
marquants. Il est strictement interdit de pénétrer dans la salle avec des
chaussures extérieures.
Salle des Bossons (annexe) : 33 m²
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Article 5 – Horaires, mise en place et nettoyage
5.1 Horaires et état des lieux
Espace du Vidolet
Les utilisateurs sont tenus de respecter scrupuleusement l'horaire tel qu'ils l'ont précisé
sur les formulaires de réservation.
Pour les manifestations se déroulant le week-end, la clé de la salle sera retirée en
Mairie le vendredi entre 8h30 et 16h00, et restituée le lundi matin suivant à 9 heures.
L'état des lieux sera effectué sur place le vendredi avant la manifestation et le lundi
après celle-ci avec le responsable de la salle qui fournira les explications et les
consignes quant à l'utilisation du matériel. En cas de non restitution de clé, celle-ci sera
refaite par la Mairie et facturée au loueur de la salle.
Espaces Jura et Mont Blanc
Les utilisateurs sont tenus de respecter scrupuleusement l'horaire tel qu'ils l'ont
précisé sur les formulaires de réservation.
Pour les manifestations se déroulant le week-end, le badge d’accès aux salles sera
retiré en Mairie le vendredi entre 8h30 et 16h00, et restitué le lundi m a t i n
s u i v a n t à 9 heures. L'état des lieux sera effectué sur place le vendredi avant la
manifestation et le lundi après celle-ci avec la personne responsable de la salle
qui fournira les explications et les consignes quant à l'utilisation du matériel après
prise de rendez-vous.
En dehors du week-end, la mise à disposition du badge et les états des lieux
seront réalisés sur rendez-vous.
En cas de non restitution de badge, celui-ci sera facturé au loueur de la salle. En cas
de prêt de clé et de non restitution, celle-ci sera refaite par la Mairie et facturée au loueur
de la salle.
5.2 Mise en place, rangement et nettoyage.
Espace du Vidolet
Il appartient aux utilisateurs de prévoir et d'assurer l'aménagement de la salle.
Les tables et chaises seront à la disposition de ceux-ci. Les utilisateurs disposent de
ce matériel comme ils le désirent tout en se conformant aux règles de sécurité
imposées lors de toutes manifestations.
Les utilisateurs devront prendre les installations et éventuellement le matériel dans
l'état actuel sans pouvoir faire aucune réclamation pour quelque cause que ce soit.
La décoration de la salle sera autorisée dans la mesure où les matériaux utilisés
n'entravent pas la sécurité notamment incendie et n'utilisent que les points de
fixation prévus à cet effet. Il est strictement interdit de planter dans les murs,
clous, vis, pitons, etc. sauf demande spéciale validée par la Mairie.
L’utilisation de bougies ou de matériel incandescent est strictement interdite
(sol plastique)
Au cours de la mise en place de la salle, le matériel ne doit en aucun cas être
traîné afin d'éviter toute détérioration du sol. Il est demandé de n'allumer les
lampes de la grande salle du Vidolet qu'en cas de nécessité absolue.
A l'issue de la manifestation, les utilisateurs s'assureront de ranger le matériel aux
endroits prévus à cet effet et seront tenus de procéder à un nettoyage complet de
la salle (limité au balayage complet de la grande salle uniquement) et de tout matériel
utilisé : balayer et laver les sols, nettoyer et ranger la vaisselle et les ustensiles de
cuisine à leurs places réservées, nettoyer les appareils utilisés (four, plaques de
cuisson, frigos, cafetières....), nettoyer les toilettes et les vestiaires.
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Les utilisateurs seront tenus d'organiser le tri sélectif de leurs déchets pendant la durée
de la manifestation, puis de placer ceux-ci dans les conteneurs spécialement prévus à cet
effet à l'extérieur de la salle (deux poubelles 750 litres enterrées). Une clé permettant
l’accès aux trémies de ces poubelles est remise avec les clés d’accès aux salles. Attention,
les cartons ne peuvent pas être jetés dans les conteneurs ordures ménagères ou tri
sélectif. Ils devront être acheminés directement à la déchetterie.
Le montage de la scène et du rideau est soumis
particulière et uniquement pour les associations.
à
une
autorisation
Le montage et le démontage de la scène sont effectués par le demandeur. Pour une
représentation nécessitant la mise en place du rideau, le matériel sera installé et déposé
par les services techniques communaux.
La sono est prêtée uniquement aux associations qui devront fournir une caution de
500€. Ce matériel doit être utilisé par une personne habilitée par la commune.
Avant de quitter la salle, les utilisateurs devront :
-
vérifier la fermeture des portes et des fenêtres
contrôler la fermeture de la vanne de gaz et de la hotte aspirante dans la
cuisine
éteindre toutes les lumières
laisser les poubelles vides et propres
laisser les abords de la salle propres y compris la buvette extérieure
Si le moindre problème est constaté, la mairie devra en être informée.
L'utilisateur devra
impérativement signaler la vaisselle cassée et le matériel
endommagé à la Mairie.
Toute opération de ménage rendue nécessaire par le non-respect des lieux et
du présent règlement sera facturée.
Espace Jura
Afin de permettre un fonctionnement optimal et raisonné de la centrale de traitement
d’air et du chauffage, les fenêtres ne doivent être ouvertes qu’exceptionnellement et en
cas de signal sonore du détecteur de CO² situé dans chaque salle. Ces ouvrants seront
fermés dès retour à la normale.
L’accès aux coursives techniques est strictement interdit.
Les salles Montrond et Turet, disposent d’Espaces d’Attente Sécurisée destinés à
l’évacuation des personnes de mobilité réduite en cas d’incendie, ces espaces se situent
au droit des fenêtres sans poignées manœuvrables par les services de secours.
Il appartient aux utilisateurs d'aménager la ou les salles réservées.
Les tables et chaises seront à la disposition de ceux-ci et à remettre impérativement
en place dans la configuration initiale (chaises avec appui sur tables). Les utilisateurs
disposent de ce matériel en se conformant aux règles de sécurité imposées lors de
toutes manifestations en laissant libres les évacuations de secours (dégagement
minimum d’1m80 en largeur et en profondeur autour des évacuations).
l'état actuel sans pouvoir faire aucune réclamation pour quelque cause que ce soit.
La décoration de la salle sera autorisée dans la mesure où les matériaux utilisés
n'entravent pas la sécurité sans aucun collage ni ‘scotchage’ sur le mobilier, vitres
ou murs. Il est strictement interdit de planter dans les murs, clous, vis, pitons.
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Au cours de la mise en place de la salle, le matériel ne doit en aucun
cas être traîné afin d'éviter toute détérioration du sol.
(sol plastique).
le matériel
la salle et de tout matériel utilisé : balayer, nettoyer et ranger
éventuellement mis à disposition.
Les utilisateurs seront
tenus d’évacuer la totalité des déchets qu’ils auront
produits lors de la manifestation au-delà d’une poubelle mise à disposition.
Les cloisons mobiles seront mises en place par les services communaux, elles ne devront
pas être déplacées par les utilisateurs.
Avant de quitter la(les) salle(s), les utilisateurs devront :
-
éteindre le sur-éclairage du hall. Les autres salles disposent
équipement anti panique ne permettant pas d’extinction volontaire.
laisser les abords de la salle propres
d’un
Si le moindre problème est constaté, la commune devra en être informée.
L'utilisateur devra impérativement signaler le matériel endommagé.
Toute opération de ménage rendue nécessaire par le non-respect des lieux et
Espaces Mont Blanc
Il appartient aux utilisateurs de prévoir et d'assurer l'aménagement de la salle.
Les tables et chaises seront à la disposition de ceux-ci et à remettre impérativement en
place dans la configuration initiale (chaises avec appui sur tables). Les utilisateurs
disposent de ce matériel en se conformant aux règles de sécurité imposées lors de toutes
manifestations en laissant libres les évacuations de secours (dégagement minimum
d’1m80 en largeur et en profondeur autour des évacuations).
l'état dans lequel ils le trouvent sans pouvoir faire aucune réclamation pour
quelque cause que ce soit. La décoration de la salle sera autorisée dans la mesure
où les matériaux utilisés n'entravent pas la sécurité notamment incendie et
n'utilisent que les points de fixation prévus à cet effet. Il est strictement interdit
de planter dans les murs, clous, vis, pitons, etc. sauf demande spéciale validée par
la Mairie.
Au cours de la mise en place de la salle, le matériel ne doit en aucun
cas être traîné afin d'éviter toute détérioration du sol.
dans la salle du Môle (sol sportif).
la salle et de tout matériel utilisé : balayer et laver les sols, nettoyer et ranger la
vaisselle et les ustensiles de cuisine à leurs places réservées, nettoyer les appareils
utilisés (four, plaques de cuisson, frigos, cafetières....), nettoyer les toilettes et les
vestiaires.
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Avant de quitter la(les) salle(s), les utilisateurs devront :
-
éteindre toutes les lumières
laisser les abords de la salle propres
Si le moindre problème est constaté, la commune devra en être
L'utilisateur devra impérativement signaler le matériel endommagé.
Toute opération de ménage rendue nécessaire
informée.
par le non-respect des lieux et
Article 6 – Responsabilités
Les utilisateurs sont responsables des dommages de toute nature causés aux
installations et au matériel pendant la durée
d'occupation
des locaux. Les
réparations ou le remplacement seront effectués par la commune de Cessy aux
frais des utilisateurs qui devront rembourser à la première demande.
Chaque utilisateur devra justifier d'une police d'assurance couvrant sa responsabilité
civile pour divers risques d'accidents pouvant survenir à lui-même et à ses adhérents
y compris ceux qui peuvent être éventuellement causés à des tiers, les risques
locatifs liés à la mise à disposition de la salle et de ses équipements.
Tout matériel propre à l'association (lots des lotos, matériels d'exposition...) ne
pourra être déposé et livré dans la salle que le premier jour de la location sauf
dérogation.
La commune de Cessy ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable :
-
-
des vols de toutes natures commis à l'encontre des utilisateurs ou des
personnes présentes dans la salle ou ses annexes, dès la remise des clés ou du
badge au responsable de l'association, même en l'absence de surveillance des
organisateurs.
des accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir
lors de l'utilisation de la salle.
des sinistres ou dégradations survenus lors de la location de la salle ou de ses
annexes.
L'assureur devra renoncer à tout appel en garantie contre la commune de Cessy.
Article 7 – Sécurité, hygiène, maintien de l’ordre
Chaque utilisateur devra désigner un responsable chargé de
veiller à la stricte
observation du présent règlement. Il devra être présent pendant toute la durée
d'utilisation des salles et devra prendre toutes mesures nécessaires pour garantir le
bon ordre et la sécurité des participants.
Les utilisateurs doivent veiller à prévenir toute situation afin de respecter l'ordre
public et la tranquillité des riverains: stationnement des véhicules, incidents sur la
voie publique. Ils prendront toutes les précautions nécessaires afin d'éviter que le
voisinage ne soit gêné par des bruits émanant de leur comportement, de leurs
activités, des appareils sonores utilisés...etc., notamment au-delà de 22h00. Ils
veilleront en outre à observer la plus grande discrétion lorsqu'ils quitteront les lieux
(éclats de voix, moteurs des véhicules...)
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L'utilisateur doit se conformer aux règles d'ordre public relatives à la sécurité, la
salubrité et l'hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs
pendant toute la durée d’occupation. En cas de non-respect de ces règles
entraînant des difficultés ou accidents pendant
la durée d’occupation, la
responsabilité de la commune est dégagée.
Il est
-
strictement interdit :
de fumer dans les locaux
de déposer des vélos, cyclomoteurs à l'intérieur des locaux
de faire rentrer des animaux, même tenus en laisse
d’introduire des pétards, fumigènes...etc...
de procéder à des modifications sur les installations existantes
d'utiliser les locaux à d'autres fins que celles prévues à l'origine
de sous-·louer ou mettre à disposition les locaux ou matériel à un tiers
Article 8 – Buvette (Vidolet)
La tenue d'une buvette doit faire l'objet d'une demande préalable à remplir à la
Mairie au moins 15 jours avant la manifestation.
Article 9 – Respect du présent règlement
Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et
règlements en vigueur. La Mairie se réserve le droit d'annuler une manifestation et
de ne pas relouer la salle à tout contrevenant aux règles établies. La Mairie se
réserve le droit de modifier ou compléter le présent règlement à chaque fois que cela
sera nécessaire.
A Cessy, le :
Fait à Cessy, le :
Signature des utilisateurs :
BOUVIER
Le Maire, Christophe
Coupon à retourner à la mairie de Cessy
Je soussigné(e) (Nom ·Prénom / Association)
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Reconnais avoir été informé(e) des dispositions du règlement
municipales et m'engage à les respecter.
Date :
intérieur des salles
Signature :
10

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