TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES DE LA DIRECTION DES

À jour : 16/05/2013 ; relu : 16/06/2014
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TABLEAU DE GESTION DES ARCHIVES
DE LA DIRECTION DES SERVICES INFORMATIQUES, DU PILOTAGE ET DE LA LOGISTIQUE (DSIPL)
Service qualité
Le présent tableau de gestion résulte de la mise à jour en octobre 2013, pour le service qualité uniquement, du tableau de
gestion de la direction des systèmes d’information du pilotage et de la logistique rédigé en avril 2013.
Il est rappelé, que le service doit soumettre toute destruction d’archives à l’autorisation préalable de la directrice des Archives
départementales du Doubs. L’existence de tableau de gestion ne le dispense en aucun cas de cette obligation réglementaire (Code
du patrimoine, art. R. 212-14).
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DOCUMENTS COMMUNS À TOUS LES SERVICES DE LA DSIPL
Durée d'utilisation administrative
par le service (DUA)
Sort final au
terme de la DUA
2 ans
D
validité
D
BP, DM, OB et autres documents d’élaboration
budgétaire
2 ans
D
Versement par la DFAJ.
Rapports conseil général et commissions
permanentes, fiches bureau
5 ans
D
Conservation au secrétariat général
Catégorie des documents produits et reçus
Chrono
Notes internes émises par d’autres directions
Voir tableau spécifique (marchés
publics)
Marchés (MAPA), y compris offres non retenues
Factures, bons de commande, …
C : verser aux Archives départementales
5 ans
D : détruire T : trier
Observations
D
Copie, original à la DFAJ
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SERVICE QUALITE
Durée d'utilisation administrative
par le service (DUA)
Sort final au
terme de la DUA
Procédures qualité [modes opératoires], dont
cartes d’identité des processus, cartographie des
processus
Durée de validité + 2 ans
C
Enregistrements qualité « vierge »
Durée de validité + 2 ans
D
Manuel qualité [exigences par rapport à la
démarche qualité]
Durée de validité + 2 ans
C
Fusionné à compter de 2013 avec la
charte qualité.
Référentiel Qualité CG [engagements de la
collectivité]
Durée de validité + 2 ans
C
N’existe plus après 2013.
Charte qualité
Durée de validité + 2 ans
C
Garder un exemplaire de chaque
version. Fusionnée à compter de
2013 avec le manuel qualité.
Planification du Système de management de la
qualité [outil de planification des actions]
Durée de validité + 2 ans
D
3 ans
C
Catégorie des documents produits et reçus
Observations
Documents qualité
Flash qualité [bulletin d’information envoyé aux
agents par messagerie]
C : verser aux Archives départementales
D : détruire T : trier
Verser aux Archives départementales
une version papier.
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Durée d'utilisation administrative
par le service (DUA)
Sort final au
terme de la DUA
Chartes des pilotes de processus
Durée de validité + 2 ans
D
Conserver un spécimen.
Charte des auditeurs
Durée de validité + 2 ans
D
Conserver un spécimen.
3 ans
C
Éliminer au bout d’1 an les feuilles
de présence si elles sont conservées à
part.
Durée de validité + 2 ans
D
3 ans
T
Garder les rapports d’audit
Indicateurs « accueil » par direction
3 ans
D
Données reprises, sous une forme
synthétique, dans le tableau de bord.
Questionnaires de satisfaction « vierges »
1 an
D
Garder un spécimen.
Questionnaires de satisfaction complétés
Durée de validité de l’enquête
T
Garder un échantillon (1/10).
3 ans
T
Conserver les rapports de
présentation, plus complets et dont la
forme rend la conservation plus
facile.
3 ans
C
Éliminer au bout d’1 an les feuilles
de présence si elles sont conservées à
part.
Catégorie des documents produits et reçus
Observations
Audits et autres projets
Comptes rendus des réunions « auditeurs »
Calendrier des audits internes
Dossiers d’audit (plan, support, rapport d’audit)
Enquêtes
Rapports de présentation (papier) et synthèse des
résultats (pdf destiné à la diffusion en ligne) des
enquêtes
Réunions
Comptes rendus des Comités de Pilotage de la
Qualité
C : verser aux Archives départementales
D : détruire T : trier
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Catégorie des documents produits et reçus
Durée d'utilisation administrative
par le service (DUA)
Sort final au
terme de la DUA
Observations
Comptes rendus des revues de direction
3 ans
C
Éliminer au bout d’1 an les feuilles
de présence si elles sont conservées à
part.
Comptes rendus des réunions de pilotage
3 ans
C
Éliminer au bout d’1 an les feuilles
de présence si elles sont conservées à
part.
Comptes rendus du réseau Qualité Publique
Franc-comtois
3 ans
D
C : verser aux Archives départementales
D : détruire T : trier