stagiaire voyages et administration (h/f

STAGIAIRE VOYAGES ET ADMINISTRATION (H/F)
IMPACT Initiatives est une association enregistrée en Suisse qui soutient l’application d’outils techniques et
analytiques facilitant la coordination et la prise de décision dans le secteur humanitaire et le développement.
REACH est une des initiatives d’IMPACT. En partenariat avec ACTED et UNOSAT, REACH Initiative a été
créée en 2010 afin de développer des outils et des produits d’information qui contribuent à renforcer la
capacité des acteurs de l’aide à prendre des décisions dans des contextes d’urgence, de relèvement et de
développement. Pour plus d’informations : www.impact-initiatives.org.
IMPACT Initiatives est actuellement à la recherche d’un(e) stagiaire Voyages et Administration pour
aider notre équipe Administration.
Titre: Stagiaire Voyages et Administration
Date de début: Juin 2016 (Dès que possible)
Durée: 6 mois
Lieu: Genève – Maison Internationale de l’Environnement
Rémunération: 1050 CHF / mois
SUPERVISION
Le stagiaire Voyages et Administration reportera à la Chargée de Ressources Humaines et au Responsable
Finance et Administration.
MISSIONS
Le stagiaire Voyages et Administration sera en charge des missions suivantes :
1) GESTION DES VOYAGES
-
Réservation des billets d’avion pour les déplacements des personnels internationaux travaillant au
siège ou dans les pays d’intervention d’ACTED, en lien avec l’agence de voyage partenaire d’IMPACT
Initiatives
-
Procédures de visa pour le voyage et l’établissement des personnels internationaux dans leur pays
d’intervention en lien avec les ambassades représentées à Genève
-
Réservation des billets de train et des hôtels d’appoint nécessaire à l’organisation des déplacements
des internationaux et de leur formation au départ.
-
Planification et organisation de la formation au départ avec l’ensemble des parties prenantes :
participants (personnel international), départements siège, ressources humaines.
-
Mise à jour de la carte de suivi des missions (trombinoscope).
-
Mise à jour et distribution des supports de formation (« welcome pack », guidelines IMPACT
Initiatives, etc.)
International Environment House 2, Chemin de Balexert 7,
1219 Châtelaine, Geneva, Switzerland
a Switzerland
2) ADMINISTRATION
-
Classement de l’ensemble des documents de voyage papier et électronique (billets d’avion, « travel
sheets », visas, documents de transport, etc.)
-
Mise à jour des annuaires téléphoniques
-
Gestion du courrier entant / sortant pour le siège.
-
Gestion du standard téléphonique et de la réception des coursiers, visiteurs, candidats pour entretien,
partenaires, internationaux en déplacement, etc
-
Suivi des stocks de fournitures courantes (produits d’entretien, papeterie, cartes de visite, etc.),
gestion des achats en collaboration avec l’équipe finance.
-
Préparation des salles de réunion pour le siège et assistance à la Direction si besoin.
3) AUTRES
En fonction de son intégration et de son évolution au sein du siège, le Stagiaire Gestion des voyages et des
services généraux pourra être mobilisé par la Direction sur d’autres sujets répondant à la fois à un objectif de
découverte du stage et aux besoins ponctuels d’IMPACT Initiatives
FORMATION
-
Formation Bac +2 à Bac +5 de type Tourisme, Logistique ou Services Généraux (ex : BTS, BIOFORCE,
etc.) en recherche d’un stage de 6 mois minimum.
Français et anglais courants
Maitrise du Pack Office (Word, PowerPoint et Excel
EXPÉRIENCE, COMPÉTENCES ET QUALITÉS
-
Attentif aux détails, méticuleux et rigoureux
Organisé et ayant le sens des priorités
Bon communicant
Capacité à travailler dans un environnement dynamique et multiculturel
Première expérience en RH/Administration souhaitée
Intérêt pour le secteur des ONG et de l’humanitaire
POUR POSTULER
Documents à envoyer : CV, lettre de motivation et 3 références
Envoyer votre candidature à : [email protected]
REF: 16/GEN/TRAVELINTERN (merci d’indiquer la référence dans l’objet de votre email).
Date limite de candidature : 18 mai 2016
International Environment House 2, Chemin de Balexert 7,
1219 Châtelaine, Geneva, Switzerland
a Switzerland