cahier des clauses particulieres valant acte d`engagement

MARCHES PUBLICS DE FOURNITURES COURANTES ET SERVICES
Mairie de Villeneuve Lez Avignon
Direction des Services Techniques
Service des Marchés
Rue de la République
30400 VILLENEUVE LEZ AVIGNON
REGIE PUBLICITAIRE ET EDITION
DE LA REVUE MUNICIPALE « VILLENEUVE MAG »,
DU PLAN DE VILLE ET DU GUIDE PRATIQUE
Cahier des Clauses Techniques Particulières
1
Article 1 - CONDITIONS ET ETENDUE DE LA CONSULTATION
La consultation porte sur la vente et la réalisation d'annonces publicitaires pour
intégration dans différents supports d'information municipale de la ville de Villeneuve
lez Avignon. Ainsi que sur la conception et la réalisation de ces derniers.
Le marché comprend :
1) Régie publicitaire
- démarchage auprès d'annonceurs
- réalisation d'annonces publicitaires (maquette, exécution, photogravure des
annonces lorsque l'annonceur ne fournit pas les fichiers)
- présentation du bon à tirer (BAT) pour validation auprès de l'annonceur
- transmission des pages de publicité montées auprès du Service Communication
pour validation et insertion dans la publication concernée.
- prise en charge de l'impression, du façonnage et de la livraison des supports édités.
2) Conception et réalisation des supports
- conception graphique selon la charte de la ville
- exécution des documents
- itérations des documents incluses (sans limitation du nombre d'aller-retours de
corrections)
- transmission d'un bon à tirer (BAT), sans supplément de prix, auprès du Service
Communication de la ville
Il est demandé une note méthodologique détaillant notamment le démarchage de
prospection, celle-ci sera accompagnée d'échantillons tels que produits mis en page
(magazines, maquettes, qualité des illustrations et photographies...) et de références,
notamment en matière de communication territoriale.
La ville de Villeneuve lez Avignon est engagée dans une démarche de
développement durable. Dans cette optique, le prestataire devra respecter les
spécifications techniques respectivement décrites dans les cahiers des clauses
particulières, notamment en matière de matériaux et techniques utilisés (encres,
papiers...) pour l'impression des supports édités.
Article 2 - PRESENTATION DE LA COMMUNE
1) Présentation de Villeneuve lez Avignon
Ville royale, ville frontière, résidence des papes et des cardinaux, centre spirituel, ville
de foires, port sur le Rhône... bien que liée à sa voisine Avignon, Villeneuve a
développé au cours de sa riche histoire une identité propre qui s’est matérialisée par un
patrimoine exceptionnel : Fort et Abbaye Saint André, Tour Philippe le Bel, Collégiale
Notre-Dame, La Chartreuse, chapelles et oratoires, livrées cardinalices et hôtels
particuliers, collection d’art municipale de tout premier plan.
Villeneuve lez Avignon n’aurait pu être qu’une ville-musée, drapée dans les vestiges de
sa gloire. Mais la volonté de la Ville est de valoriser chacun de ses atouts et d’élever la
qualité de vie :
- valoriser le centre ancien, les quartiers résidentiels, les espaces naturels, tous ces
lieux préservés de l’urbanisation désorganisée et inesthétique qui a massacré tant de
villes et leurs périphéries
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- soutenir l’accès à la culture et à des animations de qualité : création de la
médiathèque Saint-Pons, festival du Polar et le festival de théâtre itinérant Villeneuve
en Scène.
- développer une politique performante en faveur de l’enfance et de l’adolescence, que
la création du Lycée Jean Vilar a concrétisé.
- s’engager pour l’avenir en faisant le choix des nouvelles technologies (web 2.0,
réseaux sociaux, e-administration) et du développement durable dans tous les actes de
la gestion quotidienne.
2) Villeneuve lez Avignon en bref...
Mairie de Villeneuve lez Avignon :
Hôtel de Ville - 2, rue de la République
BP 45 30404 VILLENEUVE LEZ AVIGNON CEDEX
Tél. 04 90 27 49 49 - Fax : 04 90 25 88 03
Email : [email protected]
Site Internet : www.villeneuvelezavignon.fr
Nombre d’habitants : 12 322
Superficie de la commune : 1827 hectares
Chef-lieu du canton :
Villeneuve lez Avignon, Les Angles, Pujaut, Rochefort-du-Gard, Saze.
Adhésion à des structures intercommunales :
• GRAND AVIGNON : Communauté d’Agglomération du Grand Avignon.
• SIDSCAVAR : Syndicat Intercommunal pour le Développement Social des Cantons
d’Aramon, Roquemaure et de Villeneuve lez Avignon.
• SIVU des Massifs de Villeneuve : Syndicat Intercommunal à Vocation Unique.
• SIVURS : Syndicat Intercommunal à Vocation Unique de Restauration Scolaire.
• SMICTOM : Syndicat Mixte Intercommunal de la Collecte et du Traitement des Ordures
ménagères.
• SIVOM du Canton de Villeneuve : Syndicat Intercommunal à Vocation Mixte
• Syndicat Mixte pour l’aménagement des bassins versants du Gard Rhodanien.
• Syndicat du Lycée Jean Vilar.
• Syndicat Mixte à cadre départemental d’électrification du Gard
Article 3 - ENGAGEMENTS DES PARTIS
En cas de non-conformité entre la réalisation (caractéristiques techniques ou délais
consentis) et les attentes de la collectivité, le ou les titulaires s’exposent au
remplacement à ses (leurs) frais et risques de la même prestation dans les plus brefs
délais (à définir entre les deux parties).
Le(s) candidat(s) devra systématiquement présenter une maquette papier avant
l'impression d'un document, qui fera l'objet d'un accord de la collectivité.
1) Obligations du titulaire
> Revue municipale «Villeneuve Mag »
- Régie publicitaire de 3 revues municipales par an pour le compte de la commune
de Villeneuve lez Avignon : mars, juillet et novembre (soumis à modification)
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- La mise en page des pages rédactionnelles - textes et photographies/illustrations
fournis par la collectivité - de la revue municipale (hors pages de publicité), devra
être réalisée par un prestataire agréé par la ville, s'il est indépendant de l'agence et
sous-traitant.
La mise en page et le montage des publicités se feront d'un commun accord avec le
service communication de la Mairie. Un bon à tirer complet, à titre gracieux, sera
présenté à la mairie pour validation de la totalité du support.
- Le titulaire du marché aura également la prise en charge de l'impression, du
façonnage et de la livraison de cette revue municipale.
- Le prestataire aura en charge de transmettre, à titre gracieux, un pdf haute
définition du fichier ainsi qu'une maquette en version web pour mise en ligne sur le
site Internet de la commune.
> Le plan de ville
- Régie publicitaire d'un plan de ville par an pour le compte de la commune de
Villeneuve lez Avignon (date de sortie à définir).
- La mise en page de ce plan (plan, légende) et des publicités attenantes sera
réalisée par la régie publicitaire. Le prestataire devra définir un axe graphique, en
collaboration avec le Service Communication de la ville et en adéquation avec la
charte graphique existante. La ville se réserve le droit d'intégrer des éléments
graphiques (croquis, plans, photos...).
- Compte-tenu de la proximité territoriale avec la commune voisine de Les Angles, et
de la signature de la convention touristique avec cette commune, le plan de ville sera
distingué comme suit :
 le recto sera constitué d'un plan général de Villeneuve lez Avignon et d'un
plan détaillé du centre-ville. Des éléments graphiques y seront ajoutés,
notamment légendes, noms des rues et éventuels croquis.
 le verso du document comportera le plan guide et les légendes attenantes
de la ville de Les Angles. Précision étant faite que cette dernière devra en
valider, pour sa partie uniquement, la conception et le BAT final.
Le premier numéro sera lancé en 2017, un démarchage sera possible dès le premier
trimestre 2017.
- Le titulaire du marché aura également la prise en charge de l'impression, du
façonnage et de la livraison de ce plan de ville.
La ville possède la totalité des droits d’auteur de cette réalisation du plan de ville, qui
pourra être utilisé sur d'autres supports de communication n'intégrant pas de
publicité (ex : dépliant, programme...)
Pour ce faire, le prestataire aura en charge de transmettre un pdf haute définition du
fichier ainsi qu'une maquette en version web pour mise en ligne sur le site Internet de
la commune.
> Guide pratique
- Le titulaire du marché s'engage à effectuer la réalisation technique et la mise en
page du guide pratique, dont la périodicité sera d'un numéro tous les quatre ans.
Le guide pratique se composera d'une partie rédactionnelle et illustrations, fournies
par le service communication de la mairie de Villeneuve lez Avignon, qui garde
l'entière responsabilité de leur insertion.
- La mise en page de ce guide et des publicités attenantes sera réalisée par la régie
publicitaire.
La mise en page du guide sera réalisée en fonction de la charte graphique de la ville
et se fera en étroite collaboration avec le Service Communication de la mairie.
- Un bon à tirer complet, à titre gracieux, sera présenté à la mairie pour validation de
la totalité du support.
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- Le titulaire du marché aura également la prise en charge de l'impression, du
façonnage et de la livraison de ce guide pratique.
2) Obligations de la ville
La ville de Villeneuve lez Avignon s'engage :
- à fournir au titulaire du marché, les éléments rédactionnels et illustrations avant
parution de chaque support
- à fournir au titulaire du marché, une lettre accréditive pour authentifier et faciliter le
travail de prospection publicitaire
- à fournir un rétroplanning de l'ensemble des supports avant chaque parution. Une
réunion de travail sera organisée dès l'attribution du marché avec le prestataire
sélectionné, afin d'établir un planning prévisionnel sur l'année en cours.
- à fournir une liste exhaustive des fournisseurs de la commune
Article 4 - PRESENTATION DES SUPPORTS
Revue municipale Villeneuve Mag
Nom du support : Villeneuve Mag
Périodicité: 3 numéros par an (mars, juillet, novembre). Cette information est donnée à titre indicatif mais est
susceptible d'être modifiée.
Objectif de parution du 1er numéro : Mars 2017
Pagination : 32 pages, couverture comprise. De manière exceptionnelle, certains numéros pourront faire l'objet
d'une pagination élargie à 36 pages si la Lettre du Maire n'est pas réalisée dans l'année du marché.
Papier : Oxygen silk ou Cocoon silk 135g
Format : fermé 21x29,7 cm
Façonnage : 2 points métal
Impression : Quadri recto-verso
Tirage : 7000 exemplaires
Publicité : 9 pages dédiées à la publicité dont la 2ème, la 3ème et la 4ème de couverture et pages intérieures. Les
formats acceptés sont : pleine page, ½ page, ¼ page, 1/8 page. Les publicités sont en quadrichromie, fournies par la
régie publicitaire après validation par le Service Communication de la ville.
Livraison : 5500 exemplaires à la société en charge de la distribution à Avignon (1 point 84) ou en mairie de
Villeneuve lez Avignon (1 point 30) et 1500 exemplaires en mairie de Villeneuve lez Avignon (1 point 30)
Distribution : toutes les boites aux lettres de Villeneuve lez Avignon (5500 exemplaires), aux commerçants et en libre
accès dans les différents services municipaux et pendant les événements de la ville / distribution prise en charge par
la commune
Plan de ville
Nom du support : Plan de ville
Périodicité: 1 numéro par an (date à définir).
Objectif de parution du 1er numéro : 2017
Pagination : recto : plan et publicités de Villeneuve lez Avignon / verso : plan et publicités de Les Angles
Papier : Oxygen 115g
Format : fermé 21x15 cm, ouvert : 80x50 cm
Façonnage : 5 plis accordéon + 3 plis croisés
Impression : Quadri recto-verso
Tirage : 7000 exemplaires
Publicité : Oui
Livraison : 7000 exemplaires à l'Office de Tourisme de Villeneuve lez Avignon (1 point 30)
Distribution : commerçants et en libre accès dans les différents services municipaux et pendant les événements de
la ville.
/ distribution prise en charge par la commune
Guide pratique
Nom du support : Guide pratique
Périodicité: 1 numéro tous les 4 ans (date à définir).
Objectif de parution du 1er numéro : 2018 ou 2019
Pagination : 52 ou 60 pages (à définir)
Papier : Oxygen intérieur + couverture
Format : fermé 10x21 cm, ouvert : 20x21cm
Façonnage : 2 points métal
Impression : Quadri recto-verso
Tirage : 15 000 exemplaires
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Publicité : 8 à 10 pages
Livraison : 15 000 exemplaires en mairie de Villeneuve lez Avignon (1 point 30)
Distribution : toutes les boites aux lettres de Villeneuve lez Avignon (5500 exemplaires), aux commerçants et en libre
accès dans les différents services municipaux et pendant les événements de la ville. / distribution prise en charge par
la commune
Article 5 - CLAUSES TECHNIQUES PARTICULIERES
1) Modalités de la régie publicitaire :
 La prospection publicitaire incombe au titulaire du marché qui devra obtenir
l'agrément de la ville de Villeneuve lez Avignon pour la ou les personnes chargées
du démarchage publicitaire. La prospection s'effectuera en accord avec le Service
Communication et en conformité avec la déontologie de la profession.
 La ville de Villeneuve lez Avignon fournira au prestataire une lettre accréditive
signée du Maire.
 La ville se réserve le droit de refuser toute publicité contraire à ses intérêts. Le
service communication aura un droit de regard sur les publicités et leur
emplacement.
 La réalisation de l'ensemble des documents cités nécessitent réactivité,
disponibilité et adaptabilité. Par conséquent, le titulaire du marché s'engage à
effectuer ces prestations sans qu'aucune contribution financière venant en sus ne
soit demandée à la ville de Villeneuve lez Avignon.
 Les maquettes finalisées des publicités doivent être présentées pour agrément
préalable au Service Communication de la ville. Celui-ci se réserve le droit de
s'opposer à la parution d'une annonce jugée contraire à sa déontologie ou
inopportune. En cas de non signature du BAT par la ville de Villeneuve lez Avignon,
le titulaire devra remplacer la ou les annonces jugées inopportunes dans les délais
ne remettant pas en cause la date de parution du numéro (et ne nuisant pas à
l'objectif qualitatif du magazine).
 Une fois les annonces publicitaires validées, la régie publicitaire intégrera
l'ensemble des encarts à la maquette de chaque support.
 La société prend également en charge l'impression, le façonnage et la livraison
des documents.
 Si des emplacements publicitaires sont encore invendus à J-3 du BAT final de la
revue municipale et du guide pratique, le titulaire du marché s'engage dès cette date
à alerter le Service Communication de la ville de ce manque, afin que celui-ci puisse
combler les espaces manquants. Ceux-ci seront sous forme de promotion des
manifestations municipales ou pages textes et non facturés à la ville.
2) Nature des publicités :
 Par publicités, s'entendent toutes insertions, notamment annonces, dessins,
photos à caractère directement ou indirectement publicitaire, exclusion faite des
publi-reportages.
 Les publicités devront, en priorité, émaner d'annonceurs locaux.
 Toute publicité doit se conformer aux principes d'ordre public et aux lois qui lui
sont applicables : ne pas être de nature à dégrader la confiance que le public doit
pouvoir porter à la publicité et être conçue avec un sens de la responsabilité sociale.
 Les produits faisant l'objet d'une interdiction législative, comme le tabac ou les
boissons alcoolisées ne peuvent faire l'objet d'une publicité.
 Sont interdits, les messages à caractère violent, de nature à porter atteinte au
respect de la personne, à la liberté, à l'égalité, à la protection des enfants.
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 La publicité doit être loyale, honnête, véridique et décente.
 Les messages devront être présentés de façon telle que leur caractère publicitaire
apparaisse nettement.
 Aucune publicité à caractère politique, philosophique, religieux ou contraire aux
bonne mœurs ne sera intégrée au magazine et aux autres supports édités par la
ville.
 Aucune publicité dépassant le cadre légal d’une profession ne pourra être publiée
(professions libérales, médicales ou assimilées…).
3) Tarifs des annonces :
 Il est demandé au prestataire de proposer à la commune une grille tarifaire HT des
annonces publicitaires. Voir le bordereau de prix pour la régie publicitaire en annexe.
 Une dégressivité de tarifs pourra être appliquée en fonction du nombre de
parutions achetées par les annonceurs par an.
4) Conception graphique des annonces :
 Le prestataire sera en mesure d'assurer une prestation de conception graphique
afin d'accompagner le client dans sa démarche promotionnelle et dans le but de
préserver la qualité graphique globale des supports édités par la ville.
5) Impression et livraison :
 Le prestataire sera en charge de l'impression des supports édités, incluant ou non
de la publicité. Dans le cadre des engagements de la ville de Villeneuve lez Avignon
en matière de développement durable, les impressions se feront uniquement sur
papier recyclé Oxygen silk ou Cocoon silk, aux grammages indiqués dans le
cahier des charges.
 L'imprimeur devra utiliser des encres végétales. Il devra être labellisé
“Imprim'vert” et procéder à une élimination adaptée des déchets, produits
dangereux, chiffons souillés...
 La livraison des documents se fera en adéquation avec le cahier des charges de
chacun des supports. Celle-ci pourra se faire sur deux points : 1 point 84 et 1 point
30.
 Les documents seront livrés en cartons, étiquetés et qui porteront le nom du
document et le nombre d'exemplaires.
 La livraison se fera uniquement le matin (du lundi au vendredi uniquement, hors
jours fériés) avec un camion d’une taille inférieure à 20 m3, doté éventuellement
d’un hayon automatisé.
Les palettes seront déballées et les cartons déchargés à l’intérieur de la mairie,
cette manipulation étant uniquement à la charge du livreur. Trois marches seront à
monter lors de la dépose de ces palettes.
Le livreur/transporteur devra être averti au préalable de ces contraintes et les
respecter.
6) Calendrier des supports :
 Un rétroplanning sera systématiquement remis aux différents prestataires de la
chaîne en amont, calant l'ensemble des dates butoirs (de la validation du sommaire
à la distribution en boîtes aux lettres). Ce planning sera contractuel et devra être
impérativement respecté. Il sera validé pour chaque parution, en amont, entre la
collectivité et le prestataire.
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 La ville de Villeneuve lez Avignon se donne le droit de modifier unilatéralement les
dates de parution en fonction des nécessités économiques ou événementielles. Ces
modifications ne donneront lieu à aucune indemnité, ni pénalité à la charge de la ville
de Villeneuve lez Avignon.
7) Rémunération du prestataire :
 La facturation aux annonceurs et l'encaissement des recettes seront à la charge
du prestataire.
 Le prestataire percevra une rémunération sur les recettes publicitaires réalisées.
 Il ne touchera aucune indemnité de la part de la ville de Villeneuve lez Avignon en
cas de déficit.
 Tous les frais (fournitures, transport...) liés à la réalisation de la prestation, seront à
la charge du prestataire.
8) Obligation du prestataire :
 Afin de garantir une totale transparence, le titulaire s'engage à remettre à la ville
de Villeneuve lez Avignon, dans un délai de 10 jours, après parution des supports,
un tableau récapitulatif indiquant
1) les recettes de la régie publicitaire, indiquant pour chacun des annonceurs :
- le nom du client
- la surface réservée
- le tarif pratiqué
- le taux de remise éventuel en cas de parution multiple ou groupée
2) le coût de :
- la conception et la réalisation du document
- l'impression et la livraison sur les points indiqués.
9) Modalités générales :
 Le prestataire aura pour seul et unique interlocuteur le service communication de
la ville de Villeneuve lez Avignon.
 Une réunion sera organisée à l'issue du choix du prestataire entre ce dernier et le
service communication, pour convenir des modalités de travail entre les 2 parties.
 Le service communication fournira un planning prévisionnel de parution des
différents supports. Ce planning sera susceptible d'évoluer. Charge au prestataire de
s'adapter à ces changements.
Article 6 - SOUS-TRAITANCE
Si le titulaire désigne un sous-traitant ce dernier devra, pour chaque support, être en
contact direct avec le service communication de la ville, pour la transmission des
textes et visuels, ainsi que pour les différents allers-retours de corrections (illimités
en nombre et non soumis à facturation à la ville). La retouche et la mise au format
des visuels, ainsi que la création d'éventuels graphiques seront à la charge du soustraitant, sous contrôle du service communication de la ville et non soumis à
facturation supplémentaire.
Article 7 - DUREE DU MARCHE
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Le marché est conclu pour une 1ère période à compter de la notification du marché
jusqu’au 31/12/2017.
Le marché peut être reconduit par période successive de 1 an pour une durée
maximale de reconduction de 2 ans, sans que ce délai ne puisse excéder le
31 décembre 2019.
La reconduction est considérée comme acceptée si aucune décision écrite contraire
n’est prise par le pouvoir adjudicateur au moins 2 mois avant la fin de la durée de
validité du marché.
Article 8 - DEFAILLANCE DU TITULAIRE
Le titulaire devra s’engager conformément aux stipulations énoncées dans le marché.
Si des anomalies sont relevées sur quelque sujet que ce soit, il fera l’objet d’une mise
en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.
Il disposera de 10 jours à compter de la réception de la mise en demeure pour pourvoir
aux anomalies constatées. Si au-delà de ces 10 jours il ne s’est toujours pas exécuté, la
collectivité se réserve le droit de mettre fin à l’exécution des prestations faisant l’objet
du marché, avant l’achèvement de celui-ci, par une décision de résiliation qui en fixera
la date d’effet.
Dans ce cas, la collectivité pourra également pourvoir aux insuffisances du titulaire
défaillant en faisant livres à ses frais les fournitures faisant l’objet du marché par un
fournisseur de son choix.
Article 9 - MONTANT SOUS–TRAITE DESIGNE AU MARCHE
Sans objet.
Article 10 – CESSION DES DROITS
La ville de Villeneuve lez Avignon demande la cession totale des droits d’exploitation
pour l’ensemble des supports réalisés (sans limitation de durée ni de lieu).
Le candidat s'engage à fournir les maquettes haute définition et fichiers sources (tous
formats) de l'ensemble des supports édités.
DROIT DE LA PROPRIETE INDUSTRIELLE ET INTELLECTUELLE : L’option retenue
concernant l’utilisation des résultats et précisant les droits respectifs du pouvoir
adjudicateur et du titulaire est l’option B telle que définie au chapitre V du C.C.A.G.-P.I.
Si les prestations ou les résultats du marché constituent des oeuvres originales, son
titulaire concède au maître de l’ouvrage les droits d’utilisation, de reproduction, de
représentation et d’adaptation desdites oeuvres pour la durée des prestations, de la
construction et de l’utilisation de l’ouvrage ou des ouvrages objet du présent marché et
ce, à compter de la notification du marché. Cette concession vaut sur le territoire du
maître de l’ouvrage pour assurer les objectifs du marché, notamment de son
programme fonctionnel.
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Les créations graphiques ou toutes les déclinaisons et applications réalisées sont
régies, quant aux droits de propriété intellectuelle, en référence au cahier des clauses
administratives générales applicables aux marchés publics de prestations
intellectuelles, option B. Le titulaire du marché cède à la ville de Villeneuve lez Avignon,
à titre gratuit, les droits de représentation et de reproduction par tous moyens ou
supports, de l’ensemble des créations qu’il aura réalisé dans le cadre de ce contrat. De
plus, le titulaire s’engage à ne pas utiliser, au bénéfice d’un tiers, les créations qu’il aura
réalisées pour la ville de Villeneuve lez Avignon, sauf autorisation expresse de cette
dernière.
Article 11 – ASSURANCES
Le titulaire est tenu de souscrire, avant tout commencement d’exécution, une police de
responsabilité civile professionnelle, couvrant les conséquences pécuniaires de
dommages de toutes natures, corporels, matériels ou immatériels causés aux tiers soit
par le personnel salarié en activité de travail (ou par le matériel d’entreprise ou
d’exploitation) soit du fait des fournitures ou prestations.
A ………………………. LE ………………………
SIGNATURE PRECEDEE DE LA MENTION MANUSCRITE « LU ET APPROUVE »
(Cachet de l’entreprise)
Le candidat
(signature de la personne habilitée à représenter l’entreprise)
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