Lettre élections 2015 - baseball pierrefonds

Le 10 novembre 2015
OBJET : Élections du comité 2016 à l'assemblée générale annuelle du 3 novembre 2015
Aux membres réguliers, en règle du Club de Baseball Pierrefonds,
Lors de la dernière assemblée générale annuelle du Club de Baseball Pierrefonds, tenue le 3
novembre 2015 à la salle Wilson au centre socioculturel de l'Île-Bizard, le club a procédé aux
élections des nouveaux membres du comité exécutif. Selon la constitution et les statuts et règlements
du club de baseball, chaque poste, ayant un mandat d'un an, était disponible. En tant que membre sans
droit de vote et à titre d'observateur, l'arrondissement de Pierrefonds-Roxboro était présent et agissait
en tant que président des élections. Les nominations devaient être soumise à l'arrondissement avant la
tenue de l'assemblée. Les nominations reçues sont énumérées à l'annexe 1.
Après la tenue de l'assemblée, une ambiguïté possible m'a été soulignée dans la
communication de la présidente du club destinée aux membres de l'association. Ce communiqué se
retrouve à l'annexe 2. Il est mentionné, dans cet écrit, que seul le poste de responsable de l'inventaire et
de la distribution des uniformes était disponible pour élection.
Cette communication envoyée aurait peut être causée une confusion chez certains membres
sur la disponibilité des postes en élection lors de cette assemblée, malgré le fait qu'il est clairement
indiqué dans les statuts et règlements que les mandats des administrateurs sont d'un an.
À cet effet, nous avons procédé rapidement afin de connaître et évaluer les faits menant à ce
communiqué. Les conclusions tirées de cette recherche sont les suivantes:
1. Le communiqué envoyé aux membres a été rédigé de manière à confondre les membres et
mettre en question la légitimité des élections tenue le 3 novembre, malgré que la
responsabilité de connaître les statuts et règlements appartient à chaque membre.
2. Il n'y a aucune preuve de mauvaise intention de la part d'aucun membre du comité. L'annonce
spécifique du poste de responsable de l'inventaire et distribution des uniformes était en
réponse à un besoin criant de manque de support pour ce poste, et non dans l'objectif de
cacher intentionnellement la disponibilité des autres postes. Au même titre, les membres
présents à l'assemblée ont été ouvertement invités par les administrateurs à offrir leur aide au
club.
Centre culturel de Pierrefonds
Division Sports, loisirs et installations
13 850, boul. Gouin Ouest
Pierrefonds (Québec)
H8Z 1X7
Téléphone : (514) 624-1429 – Télécopieur : (514) 624-1127
3. La constitution, statuts et règlements du club sont âgés. Il serait dans l'intérêt du club de faire
une révision complète de ce document afin de mieux refléter la réalité actuelle du club. Les
procédés et communications aux membres des postes vacants, des dates et lieux des
assemblées et des délais doivent aussi être revus et précisés.
Ainsi, voici les recommandations de l'arrondissement:
1. Annuler les élections du 3 novembre et procéder dans les plus brefs délais à une
assemblée générale extraordinaire. Les postes vacants, la date et le lieu de l'assemblée
devront être communiqués 10 jours avant la tenue de l'assemblée. Ceci sera communiqué
par courriel aux membres et sur le site web du club, puisque la procédure précisée dans
les statuts et règlements du club qui demande un affichage dans les journaux avant le 15
septembre ne pourra pas être respectée.
2. L'assemblée aura comme agenda:
• Lecture de l'agenda
• Adoption de l'agenda
• Élections du comité 2016
• Varia
3. Procéder à une révision des statuts et règlements, en priorisant une actualisation des
procédures de nominations et de tenues des assemblées afin de mieux refléter la situation
actuelle du club.
4. Afficher la constitution et les statuts et règlements sur le site web du club afin de rendre
plus accessible ces documents aux membres.
Salutations,
Jay-Sun Richard
Agent de Développement
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Division Sports, loisirs et installations
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Pierrefonds (Québec)
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Téléphone : (514) 624-1429 – Télécopieur : (514) 624-1127
Direction de la culture, des sports, des loisirs
et du développement social
13850, boul. Gouin Ouest
Pierrefonds (Québec) H8Z 1X7
Télécopieur : 514 624-1127
Le 3 novembre 2015
OBJET :
Mises en candidature – Club de Baseball Pierrefonds
À qui de droit,
Au nom de la division de la culture, des sports, des loisirs et du développement social de
l’arrondissement Pierrefonds-Roxboro de la Ville de Montréal, nous, soussignés, déclarons avoir reçu en bonne
et du forme les nominations suivantes :
•
Vincenzo Assalone - VP Recreation
•
Marina Bothe - President and Umpire scheduler
•
Zarouhi Kechayan - VP Administrative and Scorekeeper scheduler
•
Carole Van Molle - Webmaster, Communications administrator, Registrar
•
Chantal Lamothe - Trésorière
•
Les Yersh - Umpire in chief
En date du lundi, 2 novembre à 13h.
Marc Blondin
Chef de division – Sports, Loisirs et Installations
Jay-Sun Richard
Agent de développement
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Arrondissement Pierrefonds-Roxboro – Ville de Montréal
Assemblée Générale Annuelle
Le Club de Baseball Pierrefonds félicite toutes ses équipes pour une belle saison. Nos équipes ont joué une
saison remplie d’apprentissage, de pratiques et du plaisir. Nous voudrions remercier tous nos entraîneurs pour
un excellent travail. Votre temps et de dévouement offert à nos jeunes joueurs est très apprécier. Sans vous,
cet été, n’aurait pas été possible.
Pour les parents et les « fans », sachez que vous aussi avez joué un rôle important dans cette saison. Les
friandises, les encouragements, les acclamations et le support offert à vos entraîneurs font toute la différence.
Nous vous en remercions.
Le 3 novembre nous vous invitons à notre Assemblée Générale, 19h30 au Centre Culturel de Ile Bizard au
490 Montée de l’Église, Ile Bizard.
Venez rencontrez l’équipe du Club de Baseball Pierrefonds, les entraineurs et les volontaire qui se dévouent
pour vos enfants.
Venez partager vos opinions et suggestions. Nous sommes ouverts à la discussion et le partage d’idées
toujours dans la poursuite de l’amélioration de notre équipe pour la prochaine saison. Votre avis est important.
Si vous souhaitez vous impliquer et faire du bénévolat, il existe des positions qui doivent être comblées pour la
saison 2016 et nous avons besoin de votre aide. Le club de baseball de Pierrefonds fonctionne uniquement
avec l’aide des bénévoles et ne peut être un succès que si nous prêtons tous un coup de main. Nous voulons
que tous les enfants aient un endroit pour jouer au baseball et puissent profiter de leur été. Le temps que vous
pouvez offrir serait apprécié. Si vous souhaitez en savoir plus sur l’une des positions ouvertes suivantes
n’hésitez pas à nous contacter. Les personnes intéressées par un de ces postes sont invités à assister à l’AGA.
Gérant(e) des uniformes : Responsable de l’inventaire et distribution des uniformes
Si intéresser svp envoyez votre nom à Jay-Sun au : [email protected]
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Annual General Meeting
Le Club de Baseball Pierrefonds Congratulates all its teams on a GREAT season. 2015 ours teams have
played a solid season filled with games, learning and fun. The players from our community are all responsible
for the success of their team, each and every one in their own special way and for that we are proud of you.
We would like to thank ALL our coaches and assistant coaches on a great job. We appreciate your time and
devotion to these young players. Without you this summer would not have been possible.
And to the parents and fans, know that you as well played an important part in this season being such a
success. The treats, the encouragement towards the players, the cheers and the support offered to your
coaches make all the difference. We thank you.
November 3rd we invite you to join us at our
AGM at 7:30 the Cultural Center 490 Montée de
l’Eglise, Ile Bizard.
Come meet the Pierrefonds Baseball team, the coaches and conveners, the
volunteers that make baseball possible for your child.
In part this assembly is for you to come and share your opinions and constructive suggestions. We are open for
discussion and sharing of ideas always in the pursuit of bettering our team to improve for the next season. Your
feedback is important.
If you wish to get involved and volunteer, there are some position that need to be filled for the 2016 season and
we need your help. Le club de Pierrefonds baseball is solely runed by volunteers and can only be a success if
we all lend a hand. We all want the kids to have a place to play ball and enjoy their summer. Any free time you
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13 850, boul. Gouin Ouest
Pierrefonds (Québec)
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Téléphone : (514) 624-1429 – Télécopieur : (514) 624-1127
can offer would be appreciated. If you wish to know more about any of the following open positions or would like
to offer your services please contact us.
Positions open are:
Uniform manager: Someone to inventory, order replacement uniforms and help distribute uniforms to the
teams at the beginning of the season
If interested please send in your name in to Jay-Sun: [email protected]
CLUB DE BASEBALL PIERREFONDS
13850 Gouin O
Pierrefonds, Quebec
H8Z 1X7
www.pierrefondsbaseball.com
[email protected]
(514) 620-BALL
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