Solutions d`affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR

DÉCLARATION D'UN FICHIER
DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
IDENTIFICATION DU FICHIER
Réf. : DGA-5
1. DÉSIGNATION : Solutions d'affaires en gestion intégrée des ressources (SAGIR) – SGR1 –
Système de comptabilité (dépenses) et acquisitions.
No. : 8
2. DATE DE CRÉATION : 2006
3. FINALITÉ(S) DU FICHIER : Suivi budgétaire et comptable – volet rémunération
4. USAGE(S) : Un système de comptabilité pour les dépenses qui inclut un grand livre et les principaux auxiliaires comptables servant
principalement à émettre des paiements, suivre le budget et produire des rapports comptables et financiers. À cela s'ajoute, un système
d’acquisition de biens et de services permettant d’effectuer des transactions en libre-service.
5. DESCRIPTION : Les ressources financières regroupent les activités inhérentes à la comptabilité et à l’analyse financière, alors que les
ressources matérielles touchent les biens utilisés par une organisation pour accomplir ses activités.
GESTION DU FICHIER
6. SUPPORTS PHYSIQUES UTILISÉS : Informatique (disque, bande, etc.).
7. LOCALISATION : Le fichier n’est pas conservé dans un
local unique.
8. DURÉE GÉNÉRALE DE CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS :
En référence à la règle RF-05 du calendrier de conservation du ministère des
Finances - 30488, les renseignements sont conservés sept ans* pour le dossier
de dépenses.
* La durée de conservation de sept ans ne s‘applique pas aux données dans
SAGIR. Les listes produites par la solution SAGIR sont conservées tant
qu’elles sont nécessaires à la vérification, au suivi et à la production d’un
rapport ou d’un document.
9. UNE PERSONNE OU UN ORGANISME EXTÉRIEUR A ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT : Oui
COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
10. PROVENANCE(S) ET MODALITÉ(S) DE COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS : Information provenant d’un autre système (SAGIP).
TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME
11. LES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER SONT TRANSFÉRÉS À UNE AUTRE PERSONNE OU À UN AUTRE ORGANISME : Oui
IDENTIFICATION DES RENSEIGNEMENTS VERSÉS AU FICHIER
12. PERSONNES PRINCIPALEMENT CONCERNÉES PAR LES RENSEIGNEMENTS : Le personnel du Ministère.
13. TYPE DE RENSEIGNEMENTS : Emploi.
14. LISTE DES RENSEIGNEMENTS D'IDENTITÉ : Nom de famille actuel et prénom, numéro matricule, nom de l’employeur,
profession/titre/métier/classification et revenu annuel.
ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME
15. LE PERSONNEL AYANT ACCÈS AU FICHIER : Le personnel des ressources financières concerné par la Solutions d'affaires en gestion
intégrée des ressources (SAGIR) – SGR1 – Système de comptabilité (dépenses) et acquisitions.