dossier de l`exposant

DOSSIER DE L’EXPOSANT
3 ET 4 DÉCEMBRE 2016
HÔTEL DIEU - TOULOUSE
LES HORAIRES
MONTAGE DES STANDS
VENDREDI 2 DÉCEMBRE - DE 16H À 19H
ET SAMEDI 3 DÉCEMBRE - DE 8H À 10H
OUVERTURE AU PUBLIC
SAMEDI 3 DECEMBRE 2016 - DE10h À 19H
DIMANCHE 4 DÉCEMBRE 2016 - DE10h À 19H
DÉMONTAGE DES STANDS
DIMANCHE 4 DÉCEMBRE 2016 - DE19h À 21h
PARKING ET VOITURE :
Pour le vendredi après-midi, vous avez accès à la
zone de déchargement ainsi qu’à un monte charge
en respectant un planning préétabli qui vous a été
communiqué par mail.
Le parking de l’Hôtel Dieu n’est accessible ni le vendredi (réservé aux employés de l’Hôtel Dieu), ni le samedi et dimanche (réservé aux visiteurs de Tend’M).
LES HORAIRES DE MONTAGE ET DE DÉMONTAGE DOIVENT ÊTRE IMPÉRATIVEMENT RESPECTÉS POUR DES RAISONS D’ORGANISATION ET DE SÉCURITÉ. LES DÉPASSEMENTS
NE
SERONT
PAS
AUTORISÉS, AUCUNE
DÉROGATION
NE
POURRA
ÊTRE
ACCORDÉE.
CONTACTS
TEND’M
INTERLOCUTEURS
LIEU
2, rue du château Trompette
33000 - BORDEAUX
05.56.01.20.04
[email protected]
www.tendm.net
Fabrice et Laure GUÉRINEAU
Paul AMIET
Mélanie BAS
Claire ROUDET
Yasmine CHIOUAR
Louise HAVARD
Hôtel Dieu
2 Rue Viguerie
31300 Toulouse
ACCÈS
Métro :
Saint Cyprien République
DECORATION & AMBIANCE
Voici l’ambiance et la scénographie générale de l’événement.
Merci de respecter les codes couleurs ainsi que le thème dans votre espace.
Merci de valider en amont avec l’équipe organisatrice pour les mobiliers et décorations à apporter.
Le «code - couleur» :
INDICATIONS
TABLE HAUTE
70*70*110
finition bois gris clair ou finition bois
TABOURET HAUT
40*35*H90
hauteur assise 76cm
MOBILIER
DE CHAQUE
EXPOSANT
1 Table haute
+ 3 Tabourets
La couleur du mobilier dépendra de la pièce dans laquelle vous serez situé.
ESPACE ALLOUÉ
PAR EXPOSANT
2,5m X 2,5m
LE MOBILIER SUPPLÉMENTAIRE APPORTÉ PAR LES EXPOSANTS DEVRA
CORRESPONDRE IMPÉRATIVEMENT À LA PLANCHE DÉCORATION AFIN
D’AVOIR UNE AMBIANCE GÉNÉRALE COHÉRENTE.
Aucune cloison
entre les espaces
AFIN DE RESPECTER L’AMBIANCE VOULUE DE L’ÉVÉNEMENT, AUCUN
SUPPORT DE TYPE KAKÉMONO OU BACHE NE SERA ADMIS SUR LE LIEU
DE L’ÉVÉNEMENT.
DOMAINES
SPÉCIFIQUES
Les boutiques de robes
et de costumes
sont autorisées
à apporter 3 bustes
ou 1 portant.
Une enseigne (réalisée par nos soins) sera positionnée sur votre table indiquant votre nom
ainsi que votre domaine d’activité.
EXEMPLES D’ESPACES (EDITION TEND’M BORDEAUX)
PLAN DE L’HÔTEL DIEU
CHAPELLE
ESPACE
ATELIERS
ESPACE
INSPIRATION
ESPACE
INSPIRATION
ACCUEIL
SALLE DES PELERINS
ENTRÉE
ATTENTION : CE PLAN EST UN PLAN PROVISOIRE AFIN DE VOUS PROJETER
L’organisation se réserve le droit de «placer» les exposants en fonction
du domaine d’activité et de l’univers du prestataire.
Le plan n’étant pas à l’échelle, le nombre d’espace est donc indicatif.
ESPACE
RESTAURATION
ESPACE
INSPIRATION
SALLE DES COLONNES
Les espaces inspirations ainsi que restauration sont
en cours d’élaboration en fonction du dossier «sécurité» ainsi que
des installations électriques.
PLAN DE COMMUNICATION
Voici le détail du plan de communication mis en place :
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Affichage : 120 panneaux 8m2 réservés sur Toulouse et ses alentours,
Partenariat radio avec Chérie FM,
2000 invitations papier diffusées directement aux futurs mariés,
Campagne de 2 mois d’Adwords : récupération des coordonnées des futurs mariés afin de leur envoyer par courrier et sms des
invitations,
• Campagne de 3 mois de sponsoring facebook (événement & page),
• Communiqué de presse auprès des journalistes et blogueuses de la région.
Voici les outils à votre disposition pour communiquer :
Les éléments «papiers» partiront par courrier d’ici quelques jours et les éléments «numériques» sont à télécharger sur notre site internet (lien dans le corps du mail).
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Invitations pour les futurs mariés (papier et numérique)
Affiches A4 (horizontale et verticale) (papier et numérique)
Bannière Facebook
Bannière web
Logo
Fond fleuris
Communiqué de presse
Planche tendances
CONSEILS POUR MON FESTIVAL
Il est important de bien préparer un festival en amont afin que tout se déroule de façon
optimale. Ainsi il ne faut pas hésiter à entamer ses démarches à l’avance.
Quoi faire avant le festival ?
• Organiser en amont la constitution de l’équipe présente sur le festival et sa formation ;
• Prévoir vos supports de communication en nombre suffisant : cartes de visite, flyers, plaquettes, brochures, books, formulaires de
contact etc.
• Prévoir l’aménagement et la décoration pour vous mettre le plus en valeur et vous adapter à l’ambiance générale ;
• Communiquer les dates du festival à vos contacts dès que possible et transmettre des invitations privilégiées à vos clients et
prospects ;
• Prévoir la communication autour de votre présence sur le festival (Internet, réseaux sociaux) et favoriser le marketing viral ;
• Réfléchir aux offres commerciales réservées à la période du festival pour qu’elles répondent au mieux aux attentes des visiteurs.
Quoi faire pendant le festival ?
• Venir avec votre plus beau sourire ! Les visiteurs apprécient toujours la bonne humeur.
• Il est important pour faire des affaires de se mettre en avant. Le festival Tend’M est une bonne occasion pour mettre vos
atouts en avant. Une fois l’installation terminée et les impératifs techniques gérés, c’est à vous de jouer. La détermination et
l’ambiance de l’espace jouent dans l’établissement d’une relation commerciale.
• Au delà de la présentation des produits/services il faut gérer le festival pour atteindre l’objectif commercial que vous vous
êtes fixé. N’hésitez pas à multiplier les contacts et les propositions commerciales;
• Au delà des visiteurs eux-mêmes vous pouvez nouer de bonnes relations avec les autres exposants qui peuvent être d’excellents apporteurs d’affaires ou devenir eux-mêmes des clients.
Quoi faire après le festival ?
• Evaluer les résultats et faire un bilan concret.
• Noter les choses à améliorer pour l’année suivante tant que les souvenirs sont bons.
• Gérer immédiatement les contacts pris en gardant le lien avec eux.
RÉGLEMENT INTÉRIEUR
Il est interdit de :
• Exposer une activité différente de celle pour laquelle le contrat a été signé (par exemple, je contracte pour une activité de
fleuriste et je vends des robes de mariée sur mon stand);
• Distribuer des flyers et publicités en dehors de son espace;
• Faire de la publicité pour une autre entreprise que la sienne sur son espace, y compris des partenaires n’étant pas sur le salon;
• Mettre des publicités sur les véhicules garés sur le parking;
• Participer au salon si la facture n’est pas soldée avant l’installation;
• Démonter le stand avant la fermeture officielle du salon (dimanche 19h);
• Cloisonner l’espace et nuire à la visibilité des stands limitrophes;
• Utiliser de matériel audiovisuel, dont la puissance dépasse 30 décibels;
• Laisser de documentation sur les autres espaces ou sur des espaces de décoration.
Règles juridiques :
• Le personnel présent sur vos stands durant toute la durée du salon et pendant l’installation du stand, doit être déclaré, sous
contrat de travail et être conforme à la législation en vigueur;
• Les règles concernant le travail le dimanche doivent être respectées selon votre convention collective;
• La participation gracieuse de membres de la famille ou des amis n’est pas tolérée par le législateur;
• Les prix doivent être affichés et disponibles sur demande;
• Les produits et services vendus sur le salon doivent donner lieu à facturation;
• L’assurance en responsabilité civile est obligatoire.