SUITE LOGICIELLE D`OPTIMISATION DES COÛTS D `IMPRESSION

SUITE LOGICIELLE
D'OPTIMISATION DES COÛTS D'IMPRESSION
Découvrez la face cachée de votre système d'impression
1. INTRODUCTION............................................................................................2
2. PRÉSENTATION...........................................................................................2
2.1. La société..............................................................................................................
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société..............................................................................................................3
3. LE PROJET................................................................................................3
3.1. Naissance..............................................................................................................
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Naissance..............................................................................................................3
3.2. Première phase.....................................................................................................
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phase.....................................................................................................4
3.3. Deuxième phase....................................................................................................
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5
phase
3.4. Troisième phase....................................................................................................
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phase....................................................................................................6
3.5. Conclusion.............................................................................................................
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Conclusion.............................................................................................................6
4. AUTRES GAINS ATTENDUS..............................................................................7
5. AUTRES FONCTIONNALITÉS.............................................................................8
6. ATTRACTIVITÉ POUR LES PARTENAIRES..............................................................8
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1. INTRODUCTION
Le coût d'un parc d'impression est difficile à estimer : Les dépenses sont réparties sur
plusieurs services, les budgets sont alloués séparément et les responsabilités attribuées à
plusieurs autorités compétentes. Cette dispersion d'informations conduit à une sousestimation chronique du budget d'impression. Le traditionnel « coût à la page » couvre les
toners et la maintenance mais occulte l'acquisition ou la location du matériel, le coût du
papier et les consommations électriques.
L'analyse des coûts réels est donc impossible sans un outil approprié. Et pourtant, en
fonction de la taille de votre parc, plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines, de milliers
d'euros d'économies sont à portée de main et nous allons vous montrer comment dans la
suite de ce document.
Parce que la plus grande économie est celle réalisée par la disparition d'impressions
inutiles, un outil d'audit est indispensable car « on améliore pas ce qu'on ne mesure pas ».
Les constructeurs peuvent vous apporter des solutions d'audit de parc mais cela
uniquement si tous vos périphériques (copieurs et imprimantes) sont de leurs marques.
Cela revient à limiter fortement l'adéquation du périphérique au besoin.
Le remplacement d'un matériel par un autre n'est pas une fin en soi. Si l'objectif est de
faire baisser le budget, cela ne commence par forcément en occasionnant des dépenses.
Ne serait-il pas plus judicieux de faire mieux avec l'existant avant de faire plus ? Il sera
alors temps de se préoccuper de diminuer le coûts des impressions légitimes.
L'audit régulier et automatisé vous permettra de réaliser des économies dès la première
année et d'apprécier également les améliorations sur le moyen/long terme.
2. PRÉSENTATION
Interview d'Alexis Rochereuil, fondateur et directeur technique de la société ANTESIS :
« Pour avoir été, dans une autre vie, directeur informatique d'une grosse PME de 700
personnes pendant une dizaine d'années, j'ai longtemps cherché un moyen de collecter
les données de mes périphériques d'impression. J'avais l'intuition que cela me coûtait très
cher mais sans outil pour réaliser un audit, c'était irréalisable en un temps raisonnable. Et
je peux avouer aujourd'hui que mes budgets prévisionnels à 5 ans tenaient plus du
spiritisme que de la projection. »
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2.1. LA SOCIÉTÉ
ANTESIS est une jeune entreprise française. Nos logiciels sont développés en Bourgogne
à proximité de Mâcon. Bien que la société soit récente, notre équipe de développement
est composée de gens très expérimentés. Nous totalisons une expérience de
développement cumulée de près de 40 années et comptons à notre actif le
développement de plus de cinquante logiciels différents. Le chef de projet est un ancien
MIAGiste avec une spécialité business intelligence (informatique décisionnelle)
Bien que nous soyons polyvalents, nous avons cultivé une compétence très rare en
France : L'interrogation des périphériques d'impression. Dans ce cadre, nous avons conçu
un logiciel destiné aux distributeurs de photocopieurs : hyper-print.
Le portail web client associé à la suite logicielle distributeur a été adopté par de
nombreuses collectivités (mairie de Mâcon) et sociétés nationales (LAMBERET) et
multinationales (transports ALAINE, METSO MINERALS).
3. LE PROJET
3.1. NAISSANCE
Nous avons été contactés par divers organismes afin de connaître les solutions que nous
pouvions proposées aux gestionnaires de grands parcs d'impression.
Après maintes recherches tant en France qu'à l'étranger, force est de constater que l'offre
est très restreinte et qu'aucune n'a la couverture fonctionnelle attendue.
Forts d'une première expérience réussie dans un logiciel dédié aux distributeurs, nous
nourrissons l'ambition de proposer aujourd'hui une solution couvrant la totalité des
attentes des gestionnaires de grands parcs d'impression.
Un nouveau défi technique que nous sommes prêts à relever. Car sous une apparente
simplicité, les algorithmes à mettre en œuvre pour la découverte des périphériques,
l'interprétation des résultats et l'exclusion des valeurs absurdes sont très complexes.
La somme de compétences nécessaires à la réussite d'un tel projet est très difficile à
obtenir. Sans doute l'explication de l'absence de solution. Cette alchimie, nous l'avons
trouvée et cultivée à travers plusieurs dizaine d'années d'expériences réussies dans des
domaines et des projets très variés.
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3.2. PREMIÈRE PHASE
Grâce à l'expérience acquise lors du développement d'hyper-print, nous pourrons
rapidement concevoir la partie audit des périphériques d'impression (copieurs,
imprimantes et traceurs) et ce quelque soit leur marque (CANON, SHARP, RICOH,
BROTHER, EPSON, OCE, TOSHIBA,...) et l'environnement réseau (Mac, Windows,
Linux). Elle permettra de :
•
•
effectuer un reporting technique de vos équipements (modèle, localisation, version
du micrologiciel, date d'achat, ..)
compter le nombre de pages imprimées ou photocopiées et les formats utilisés.
Vous ne connaissez pas le coût de votre parc d'impression ? Rassurez-vous, vous n'êtes
pas seuls ! En effet 70 % des organisations ne connaissent pas leur budget
impression. Quelques chiffres pour l'estimer :
•
il représente de 1 à 3 % de votre CA
•
mais également 25 % du budget informatique
•
il est situé entre 600 et 1 000€/an/utilisateur
Plusieurs études montrent que la seule présence d'un outil d'audit génère une baisse de
consommation entre 10 % et 20 %. A ce phénomène curieux, plusieurs explications :
- Afficher un top 10 des plus gros consommateurs : Quel utilisateur/service prend plaisir à
figurer sur cette liste ?
- Même si la solution ne collecte pas de données nominatives, chaque utilisateur se sent
encadré.
- L'affichage d'un récapitulatif des coûts financiers et environnementaux sur le point
d'impression permet aux utilisateurs d'être sensibilisés.
Sur la base d'un CA de 20 M€, votre budget impression est compris entre 200 K€ et
600 K€ euros. Faire baisser ce budget entre 10 et 20 %, représente une économie
comprise entre 20 et 120 K€.
La meilleure économie, est celle réalisée sur les impressions que l'on ne fait pas !
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3.3. DEUXIÈME PHASE
Le monde de l'impression est contaminé par le « coût à la page ». Quid donc des
investissements, du coût du papier, des consommables et des consommations électriques.
Encore quelques chiffres :
•
Un photocopieur coûte en moyenne 20 fois plus cher qu'une imprimante jet d'encre
•
Un photocopieur consomme 17 fois plus d'électricité par an qu'une imprimante jet
d'encre
•
70 % des coûts environnementaux issus des impressions sont imputables au papier
•
Pour 1 euro d'investissement, c'est entre 4 et 6 euros de fonctionnement
Notre volonté est de proposer le « vrai » coût à la page tant sur le plan économique
que sur le plan environnemental.
Nous voulons comptabiliser les impressions recto-verso, compter le nombre de pages
imprimées, analyser les consommations d'encre et de toner et relever les consommations
électriques afin d'aboutir au coût d'impression exact d'une page.
Il n'est pas rare de constater des écarts de coûts des consommables très importants. En
consultant le comparatif établit par www.lesnumeriques.com vous constaterez que le coût
des consommables pour une impression couleur varie entre 4,3 cents et 23,5 cents. En
retenant une économie médiane de 10 cents par page, pour 100 imprimantes, effectuant
chaque jour 100 impressions, l'économie s'élève à :
100 imprimantes x 100 pages x 220 jours x 0,1 € = 220 K€ d'économies
Il ne faut pas oublier également que moins de cartouches consommées, c'est moins
d'encre, moins de recyclage et moins de transport.
Les tableaux comparatifs comme ceux de lesnumeriques.com présentent une grande
valeur. Néanmoins, ils ne répertorient pas tous les coûts, ne couvrent pas tous les
modèles et ne seront pas forcément disponibles lorsque vous devrez changer votre
matériel.
Si vous aviez la chance de disposer d'un tableau comparatif du coût des périphériques
d'impression, pensez-vous que vous choisiriez les périphériques les plus coûteux
d'utilisation ? Sans doute pas ?
Pour partie, ces informations devront donc être partagées entre tous les acteurs. Utilisées
à des fins décisionnelles, ces informations seront d'une importance capitale dans la
sélection des modèles les plus économes, les moins énergivores et les plus respectueux
de l'environnement.
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3.4. TROISIÈME PHASE
A plus long terme, nous serons sans doute capable de capter quel type de documents
sont imprimés et comment ils sont imprimés. La connaissance des flux d'impression est
déterminante dans la conception d'une politique d'impression efficace.
Quelques exemples :
•
•
Les emails remplacent les courriers/fax mais s'ils sont massivement imprimés, quel
intérêt ?
Le nombre moyen de pages imprimées par impression peut être déterminant dans
le choix des configurations par défaut. En effet, si votre nombre moyen de pages
par impression est de 3,2, en choisissant une configuration adaptée vous pouvez
économiser 75 % de papier. Une impression classique aurait consommée 4 page
alors qu'une impression 2 en 1 en recto-verso, n'en consommera qu'une.
3.5. CONCLUSION
A l'heure actuelle, consolider les coûts des impressions est une gageure. Le coûts sont
diffus : - bien souvent partagés entre la direction financière (les photocopieurs) et
l'informatique (les imprimantes et les traceurs) - les consommations électriques sont
diluées dans les consommations globales - le papier encres/toners sont bien souvent
noyés dans le matériel de bureau. Personne ne peut synthétiser manuellement toutes ces
informations !
Mais ce n'est pas une fatalité et vous pouvez aujourd'hui réaliser de très importantes
économies sur votre budget impression avec un outil tel que celui que nous vous
proposons. Koriane recensera pour vous tous les coûts directs et indirects : acquisition,
papier, cartouches et consommation électrique. En résumé :
• Vous serez en mesure de superviser vos commandes de consommables. C'est moins
de stock et donc moins de risques de devoir jeter des cartouches parce qu'elles sont
périmées ou parce que vous n'avez plus le matériel.
• Un simple affichage régulier et programmé du résultat de l'audit sur le point
d'impression sensibilisera vos utilisateurs aux coûts économiques et environnementaux.
Maintenant informés des enjeux, ils modifieront d'eux-mêmes leurs comportements.
Les données anonymes collectées auprès d'autres utilisateurs nous permettra de vous
proposer un comparatif permanent du matériel. Il vous suffira de le consulter pour détecter
les meilleures opportunités : en toute occasion le meilleur matériel au meilleur coût.
•
En plus d'un effet très positif sur votre budget de votre parc d'impression, notre logiciel
réduira considérablement le temps nécessaire à sa gestion. La collecte et l'analyse des
données n'auront jamais été aussi simples et rapides.
•
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4. AUTRES GAINS ATTENDUS
Détecter les machines sur/sous exploitées et d'identifier les coûts de fonctionnement
insoupçonnés jusqu'alors. Sans dépenser le moindre cent, il est donc facile d'envisager un
redéploiement des moyens et adapter le matériel aux usages.
Permettre la négociation des tarifs d'achat des consommables des machines non
couvertes par la maintenance. Vous pourrez vous basez sur votre consommation
historique pour estimer les volumes consommés.
Plus de consommables « à la poubelle » sans avoir jamais été utilisés : La plupart des
cartouches jet d'encre et toner laser ont une date de péremption. Sans une gestion
précise des stocks, vous risquez de jeter vos cartouches avant même qu'elles ne soient
utilisées. Cela vous permet également une diminution substantielle de la trésorerie
immobilisée pour l'achat de vos consommables.
Une meilleure qualité de service rendu aux utilisateurs : Les statistiques feront apparaître
des machines sous-dimensionnées. Les utilisateurs seront heureux de se voir confiés du
matériel plus performant adapté à leur besoins.
Gain de temps pour les administrateurs et les gestionnaires du parc : Vous connaissez les
compteurs de vos machines et vous remontez facilement le temps avec l'historique. Des
tâches qui prenaient quelques heures ne prennent désormais que quelques secondes.
D'autres tâches, irréalisables, deviennent quant à elle possibles.
Préparation des appels d'offre dans la plus parfaite indépendance vis à vis des
distributeurs et constructeurs.
Vérification des facturations de votre/vos prestataire(s)
Vous vérifiez que votre politique volontariste vis à vis des coûts d'impression est comprise
et adoptée par tous. Cette évaluation peut être menée via des indicateurs comme la
baisse des pages imprimées, baisse du taux de couverture, baisse du ratio couleur/noir
ou celui pages simples/recto verso.
Certains utilisateurs, par peur de manquer, on l'habitude de changer les cartouches avant
qu'elles ne soient complètement vides alors que ces cartouches pourraient faire encore
des centaines voire des milliers de pages. C'est financièrement pénalisant et
écologiquement mauvais
Organisation de la collecte des cartouches et toner usagés.
Tous les matériels peuvent être géolocalisés. Vous affichez la localisation de votre matériel
à différentes échelles avec une fonction de zoom : plan de France, de bâtiment, d'étage,
de bureau.
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5. AUTRES FONCTIONNALITÉS
Centralisation des relevés de compteurs et consommation de toner.
Alertes personnalisables
•
5 000 copies couleurs sur un périphérique
•
150 000 copies sur l'ensemble de votre parc
Gestion multi-distributeurs
Consolidation des données même sur des réseaux non interconnectés : L'architecture
cloud que nous avons choisie, permet de rassembler en un point central la totalité des
données de vos réseaux même si ceux-ci ne sont pas interconnectés entre eux.
Compatibilité avec les imprimantes, les photocopieurs et les traceurs.
Pérennité de la solution. Alors qu'il peut-être difficile, voire impossible, de comparer les
données avant/après lors d'un changement de constructeur et donc de logiciel de gestion,
notre solution continuera à fonctionner en utilisant les mêmes critères.
Vous obtenez en quelques secondes les prévisions de facturation de vos prestataires.
Une aide précieuse pour établir le montant comptable des « factures à parvenir » ou le
montant des provisions.
Aide à la l'optimisation des commandes de cartouches.
6. ATTRACTIVITÉ POUR LES PARTENAIRES
Pour vous remercier de la confiance que vous nous accordez durant cette phase pilote,
nous vous offrons l'édition « Advanced » au tarif de l'édition « Discovery » soit près de
50 % de remise. Nous mettrons également en place un support téléphonique afin dé
répondre rapidement à vos questions. Et vous aurez également accès à toutes les
nouveautés en avant-première.
En contre-partie, nous attendons de votre part la simplification de l'accès aux machines
non encore répertoriées ainsi qu'accepter d'être notre référence auprès d'organismes
similaires aux vôtres et nous apporter votre contribution pour améliorer notre logiciel.
Devenir partenaire du concept aujourd'hui c'est vous associez à un projet Français sans
équivalent sur le marché. Vous disposerez à terme d'un outil sans aucune concurrence en
terme de fonctionnalités, de simplicité d'utilisation et de pérennité. Un outil qui vous fera
gagner énormément de temps et également beaucoup d'argent.
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