Convention e

Fourniture, maintenance, assistance, formation et hébergement
de la suite progicielle Berger Levrault
CONVENTION ADMINISTRATION NUMÉRIQUE
ENTRE LES SOUSSIGNES :
- l’Agence Technique Départementale ayant son siège : 2, Place Hoche à Périgueux,
représentée par son Président Délégué, Monsieur Jean-Michel MAGNE
Ci-dessous désignée par « ATD ».
ET :
- La communauté de communes des Bastides Dordogne Périgord
représentée par son Président,
Ci-dessous désignée par « la collectivité »,
VU le marché public signé avec Berger Levrault
VU la convention de mutualisation entre le Conseil Départemental et l’ATD
VU la délibération du Conseil d'Administration de l'ATD en date du 29 février 2016
VU la subvention FEDER allouée à l’ATD en Octobre 2015 pour le projet e-services 24
VU l'agrément formation n° 72240013724 attribué à l'ATD par la Direction Régionale du travail, de
l'emploi et de la formation professionnelle,
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONVENTION
La présente convention a pour but de définir les conditions de migration, fourniture, maintenance,
assistance, formation et hébergement de la solution progicielle e.magnus de Berger Levrault. Cette
suite comprend les applicatifs de gestion financière, gestion des ressources humaines, gestion de la
relation citoyen et gestion des facturations. Au vu des tests effectués (rapport joint), elle dispose des
conditions techniques nécessaires pour être hébergée dans les infrastructures du Conseil
Départemental.
ARTICLE 2 : ENGAGEMENTS DE L'ATD
L’A.T.D. s’engage à assurer à la collectivité les prestations suivantes :
 Migration : les données issues du précédent logiciel Odyssée de la collectivité seront reprises
comme indiqué dans le document joint. Les opérations de migration nécessiteront une
indisponibilité des outils de 7 jours minimum en comptabilité, 3 jours en paye. Pour cette
raison, la paye du mois sera réalisée en amont de la migration.
 Paramétrages : dans le cadre du recettage des données (vérification de la qualité de la reprise
et réintégration dans les applicatifs Berger Levrault), les agents de l’ATD paramétreront les
applicatifs.
 Connexions : si la collectivité utilise le tiers de télétransmission Stela pour envoyer les flux
budgétaire sur Hélios et le parapheur électronique Sesile pour la signature des bordereaux, les
agents de l’ATD paramètreront ces applications pour que les liens avec l’application de gestion
financière soient automatisés.
 Fourniture et maintenance de la solution e.magnus de Berger Levrault
 Hébergement des applicatifs et des données : la solution est proposée en mode Saas.
L’hébergement, compris dans les missions de l’ATD, est réalisé dans les infrastructures du
Conseil départemental de la Dordogne et bénéficie de son ingénierie dans le cadre d’une
convention de mutualisation entre le Conseil Départemental et l’Agence Technique
Départementale. L’accès aux données de la collectivité n’est autorisée que pour les utilisateurs
dument déterminés par le Maire / Président ainsi que pour les administrateurs de l’annuaire
Berger Levrault, agents de l’ATD, qui ont signé une clause de confidentialité dans leur fiche de
poste et n’ont à utiliser leurs accès qu’en cas de besoins techniques justifiés. Un traçage des
manipulations réalisées existe.
 Assistance : un appui hotline est assuré par l’ATD, si besoin, en lien avec Berger Levrault. Un
outil de suivi permet de prendre en compte votre appel. Les agents de l’ATD pourront prendre
en main à distance les applicatifs, avec l’autorisation expresse de la collectivité.
 Formation initiale à la prise en main de l’outil : une formation groupée d’une journée sera
réalisée pour chaque applicatif.
 Des formations complémentaires seront proposées ou peuvent être demandées, notamment
à l’occasion du budget, de la N4DS ou lors du recrutement de nouveaux agents
ARTICLE 3 : CONFIDENTIALITÉ – ENGAGEMENTS DE LA COLLECTIVITÉ
Chaque utilisateur de logiciel sera identifié sur l’annuaire départemental par son prénom et son nom,
avec un mot de passe sécurisé. Il est important pour la sécurité des données publiques que ces
identifiants et mot de passe restent personnels. Aussi, en cas de recrutement de nouvel agent ou de
modification d’organigramme, l’autorité territoriale, nous demandera via le formulaire ci-joint,
l’ouverture ou la fermeture des comptes. Il est ici rappelé que l’accès aux données peut se faire de
n’importe quel poste, même en dehors de la collectivité. Aussi, à la fin d’un contrat d’un agent, il
appartient à la collectivité d’en informer l’ATD afin que ses accès soient supprimés.
ARTICLE 4 : CONTRIBUTION FINANCIÈRE
La participation financière de la collectivité pour la fourniture, l’hébergement, la maintenance,
l’assistance, le paramétrage et la formation à e. magnus est votée chaque année par le Conseil
d'Administration de l'ATD. Pour 2016, elle est de 5 840 €.
ARTICLE 5 : DURÉE DE LA CONVENTION
La présente convention prend effet dès sa signature. Elle est conclue pour trois ans, renouvelable
ensuite annuellement tacitement, sauf dénonciation express au plus tard 6 mois avant le terme de
l'année. Compte tenu des moyens techniques et humains mis en œuvre, chaque année engagée sera
toutefois considérée comme due en totalité.
Le non-paiement des participations définies à l’article 4 entraînera la cessation des prestations de
l’ATD.
ARTICLE 6 : RÉVERSIBILITÉ DES DONNÉES
En cas de rupture de la convention, l’ATD fournira dans un délai de 2 mois un lien vers une plateforme
de téléchargement pour la réversibilité des données numériques créées dans la solution.
Fait à PERIGUEUX, le 18 mai 2016
Pour l’Agence Technique,
Pour la communauté de communes,
Pour le Président et par délégation
La chef de service
Le Président
Estelle LACHAUD