École de gestion Règles de procédure pour les réunions du Comité

École de gestion
Règles de procédure pour les réunions du Comité exécutif
Les présentes règles de procédure sont conformes au Règlement numéro 2, Composition
et mandat du Comité exécutif de l’École de gestion (1993 – révisé en 2001), ainsi qu’aux
articles 160 et 161 du Gouvernement universitaire.
Réunions du Comité exécutif
I.
Calendrier des réunions ordinaires
1. Le Comité exécutif tient au moins quatre réunions de septembre à mai
inclusivement.
2. Les dates et heures précises de ces réunions sont déterminées par le doyen et
annoncées au début de chaque session.
II.
Réunions extraordinaires
1. Le doyen de l'École peut, en tout temps, convoquer une réunion
extraordinaire.
2. À la demande écrite du tiers des membres ayant droit de vote, le doyen
convoque une réunion extraordinaire du Comité exécutif.
3. En l’absence du doyen, le vice-doyen ou le secrétaire sont autorisés à
convoquer une réunion extraordinaire.
III. Président
Le Comité exécutif est présidé par le doyen et, en l’absence de celui-ci, par le vicedoyen.
IV. Quorum
1. Le quorum est constitué de la majorité simple (50 p. 100 plus un) des
membres du Comité exécutif ayant droit de vote.
2. Le membre qui est absent pendant deux réunions consécutives sans en avoir
averti au préalable (par téléphone ou par écrit) le secrétaire de l’École, n’est
pas compté au moment d’établir le quorum, et ce, jusqu’à ce qu’il assiste à
une réunion ultérieure.
V.
Exercice du droit de vote
1. Tous les membres du Comité exécutif, qu’ils soient élus ou membres d’office,
à l’exception du président du Comité (normalement le doyen), lequel vote
seulement en cas de partage des voix, et à l’exception du secrétaire de l’École,
peuvent exercer leur droit de vote aux réunions du Comité exécutif, mais
n’ont droit qu’à une seule voix s’ils portent plusieurs titres ou assument des
responsabilités multiples.
2. Sauf si la majorité (50 p. 100 plus un) des membres votants en décident
autrement, les votes au sujet des motions se font à main levée.
VI. Remplacements
Le coordonnateur d’une section ou le représentant d’un comité de programme qui
ne peut assister à une réunion peut demander à son remplaçant désigné d’y
assister à sa place. Chaque section ou programme nomme un remplaçant au début
de chaque année universitaire. Le membre du Comité exécutif qui ne peut assister
à une réunion doit en informer son remplaçant et lui fournir les renseignements
pertinents.
VII. Avis de convocation
Le secrétaire de l’École doit avertir tous les membres du Comité exécutif de la
tenue d’une réunion cinq jours ouvrables avant que celle-ci ait lieu. Cet avis doit
comprendre l’ordre du jour de la réunion.
VIII. Ordre du jour
1.
2.
3.
4.
IX.
Les demandes concernant des points à soumettre à l’attention du Comité
exécutif doivent être présentées par écrit au secrétaire de l’École dix jours
ouvrables avant la tenue d’une réunion ordinaire.
Le secrétaire de l’École, en collaboration avec le doyen et le doyen associé
(programmes), établit l’ordre du jour, dont une copie est transmise à chacun
des membres du Comité exécutif cinq jours ouvrables avant la tenue de
chaque réunion. Les points à caractère urgent peuvent être ajoutés à l’ordre
du jour par le doyen, après consentement de la majorité (50 p. 100 plus un)
des membres votants présents à la réunion.
À chaque réunion ordinaire, les affaires à l’ordre du jour seront présentées
de la façon suivante :
- approbation de l’ordre du jour
- adoption du procès-verbal de la réunion précédente
- questions découlant du procès-verbal
- commentaires du doyen
- rapports des comités
- motions
- questions diverses
Un résumé du budget de l’École est présenté au début et à la fin de chaque
année universitaire.
Rappels au Règlement
Au cours de tout débat, un membre du Comité exécutif peut invoquer le
Règlement, auquel cas le président du Comité prend sur-le-champ une
décision fondée sur les présentes règles de procédure. Un membre peut faire
appel de la décision du président. Cet appel est immédiatement soumis au
vote, et la décision du président est exécutoire à moins d’être rejetée par la
majorité des membres ayant droit de vote présents à la réunion. Un membre
qui invoque le Règlement ne peut pas se prononcer sur la question faisant
l’objet d’un débat. Lorsque les règles régissant les procédures de l’École ne
couvrent pas le point de procédure soulevé, ce sont les Roberts Rules of
Order, 10e édition, 2000, qui s’appliquent.
X. Motions
1. Les motions font l’objet d’un avis de motion préalable qui est donné par écrit
à une réunion précédente du Comité exécutif ou doit figurer à l’ordre du jour
écrit distribué aux membres par le secrétaire. Dans le cas contraire, les
motions ne sont pas débattues, sauf si les deux tiers des membres votants
présents à la réunion y consentent.
2. Aucune motion ne peut être débattue ou faire l’objet d’un vote si elle n’a pas
été appuyée. Les motions doivent recevoir l’appui d’une majorité simple des
membres (50 p. 100 plus un) pour être adoptées.
3. D’ordinaire, aucun membre ne s’exprime plus d’une fois au sujet d’une même
question, à l’exception du motionnaire qui a le droit de prendre la parole après
que tous les membres désireux d’émettre leurs points de vue ont fini de parler.
Un membre peut en tout temps, avec l’autorisation du président, fournir des
explications sur un aspect important de la motion qui peut avoir été mal
compris.
4. Aucune règle régissant la procédure du Comité exécutif n’est suspendue à
moins que les deux tiers des membres votants présents n’y consentent. De la
même manière, aucune règle n’est révoquée ou modifiée sans avis de motion
préalable présenté à la réunion précédente.
VI. Procès-verbal
Les procès-verbaux des réunions du Comité exécutif sont distribués aux membres
dans les dix jours suivant la tenue desdites réunions.
Les présentes règles de procédure sont soumises à l’approbation du Conseil de l’École de
gestion.