Pourquoi PLEIADE de QUASAR Conseil constitue le bon logiciel

Transcription

Pourquoi
PLEIADE de QUASAR Conseil
constitue
le bon logiciel METIER
pour les Instituts de Recherche
© QUASAR Conseil 2012
Pourquoi PLEIADE de QUASAR Conseil constitue le bon logiciel METIER pour les Instituts de Recherche
I.
Les concepts et caractéristiques de notre offre pour les Instituts de Recherche .......... 3
Les concepts au cœur de notre offre ............................................................................................................. 3
La structure de notre offre ............................................................................................................................. 4
II.
La couverture fonctionnelle ....................................................................................... 7
1.
La gestion des contrats ................................................................................................................ 8
a.
Les éléments clés pris en compte .......................................................................................................... 8
b.
La traduction de ces éléments dans PLEIADE ........................................................................................ 8
2.
La gestion de la P.I. .................................................................................................................... 15
a.
Les éléments clés pris en compte ........................................................................................................ 15
b.
La traduction de ces éléments dans PLEIADE ...................................................................................... 16
3.
La gestion des projets ................................................................................................................ 25
a.
b.
4.
La gestion du Marketing et du CRM .......................................................................................... 31
a.
b.
III. L’interaction production/gestion .............................................................................. 45
1.
Les éléments clés pris en compte.............................................................................................. 46
2.
La gestion de l’activité de l’Institut : le module Tempo ........................................................... 47
3.
La gestion des temps de travail et des congés avec Eclipse Web ............................................. 50
4.
Les fonctions « WorkFlow » ...................................................................................................... 52
IV. L’interaction avec les parties prenantes.................................................................... 55
1.
L’interaction avec les laboratoires et les chercheurs ................................................................ 56
2.
L’interaction avec les partenaires et les prospects ................................................................... 57
3.
L’interaction avec les tutelles .................................................................................................... 58
4.
Quelques illustrations................................................................................................................ 59
a.
L’accès au tableau de bord du chercheur dans PLEIADE Web ............................................................ 59
b.
La saisie des time-sheets du chercheur dans PLEIADE Web ................................................................ 60
c.
Les dossiers d’invention....................................................................................................................... 61
d.
Les demandes d’achat pour les contrats et leur suivi ......................................................................... 62
e.
Les fiches « partenaires » accessibles aux prospects et partenaires ................................................... 63
f.
Exemples d’autres fonctionnalités de PLEIADE Web au service du chercheur et du laboratoire ....... 64
2
QUASAR Conseil -Le Roussillon - 86450 Pleumartin -  : 05 49 86 65 41 Fax 05 49 86 76 27
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I. Les concepts et caractéristiques
de notre offre
pour les Instituts de Recherche
Les concepts au cœur de notre offre
Patrick et Michelle GILLET, également enseignants-chercheurs à l’IAE de Poitiers, ont conçu et
développé, avec leur équipe, à partir de 2003, le progiciel intégré PLEIADE, pour la gestion des
établissements d’enseignement supérieur et de recherche.
Adoptant les méthodes agiles, ils font évoluer leur progiciel en permanence, pour répondre à
l’évolution des besoins, liée aux réformes et aux différents dispositifs de la recherche publique mis en
place.
Les avantages de QUASAR Conseil résident notamment :
-
dans le fait qu’il s’agit des concepteurs développeurs du progiciel, d’où une facilité pour faire
évoluer le produit,
et dans la réactivité d’une petite équipe flexible. Constituée de 5 personnes, QUASAR Conseil
a la taille idéale pour mettre en œuvre une démarche agile.
De type Progiciel de Gestion Intégré (PGI) « cœur de métier », PLEIADE offre des modules totalement
adaptés aux métiers des INSTITUTS DE RECHERCHE et à leur besoin d’interaction avec les parties
prenantes de leur environnement.
Ce dossier va présenter de manière synthétique les fonctionnalités présentes dans l’offre PLEIADE
pour les INSTITUTS DE RECHERCHE.
Il s’agit dans ce dossier de démontrer que la solution progicielle que nous proposons :
-
-
permet de gérer les INSTITUTS DE RECHERCHE dans les différents aspects de leurs métiers,
o dans le cadre des activités contractuelles, comme dans celui des activités de
valorisation ou dans le cadre de la gestion de projets,
o dans le cadre de la gestion interne, notamment des ressources humaines,
facilite la communication avec toutes les parties prenantes et avec leur environnement,
tient compte des différences de structures organisationnelles et juridiques ainsi que des
différences de taille des instituts.
3
Environnement navigateur Web
Base de données SAGE ou autre
(comptabilité, paie)
Chercheurs /
équipes
Eclipse Web
Application dans l’ENT
certification CAS ou SHIBBOLETH
Centaure 3XL
Basedededonnées
données
Base
Server
SQLSQL
Server
ou
ou autre
autre
La structure de notre offre
Pléiade Web
EIS
Everywhere
Partenaires
Neptune
Modules métiers
Modules d’interaction
Client léger navigateur Web
INSTITUT
Base de données
Pléiade
Consultation des données du
partenaire
Cotutelles
Base de données
cotutelles
Base de données Oracle
Consultation des données de
la cotutelles
Environnement Windows
Serveur d’application de type
Citrix
EIS
InSitu
Web Services
Tempo
Outils de requêtes & états,
de gestion groupware
et de gestion des temps des chargés d’affaires
Figure 1 : Package PLEIADE proposé pour la gestion des INSTITUTS DE RECHERCHE
Notre offre est de type PGI (Progiciel de Gestion Intégré). Il est cependant nécessaire de qualifier ce
PGI, car cet acronyme recouvre actuellement des réalités très différentes.
PLEIADE est un PGI :
-
-
« Cœur de métier » :
C’est-à-dire conçu pour gérer les métiers (« production » et gestion interne) des INSTITUTS
DE RECHERCHE, tout en profitant de l’expérience de PLEIADE dans les EPSCP,
« Urbanisé » :
Ce concept a ici plusieurs significations :
o 1ère signification : le package PLEIADE proposé, ne couvre pas toutes les
fonctionnalités nécessaires au système d’information, pour deux raisons :
 dans les domaines de la comptabilité et de la paie, les INSTITUTS DE
RECHERCHE peuvent disposer d’un autre progiciel déjà implanté, comme
SAGE ou autre,
 dans les domaines de la PI, il y a des fonctionnalités métiers très spécifiques
et très complexes (recherche d’antériorité ou cartographie des brevets), qui
sont gérées par des logiciels spécialisés existants sur le marché.
En conséquence, ce que PLEIADE propose par rapport à ces logiciels existants
consiste à être interopérable :

afin d’éviter les ressaisies, sources d’erreurs, de délais et de coûts parasites,
4



tout en permettant aux INSTITUTS DE RECHERCHE d’avoir les meilleurs outils
pour chacune des fonctions de son système d’information,
en capitalisant dans PLEIADE toutes les informations issues des différents progiciels,
qui concernent la production et la gestion de l’institut
l’interopérabilité utilise des connecteurs que nous développons et intégrons à notre
application.
En ce qui concerne SAGE, le connecteur existe déjà. Il permet d’intégrer les données
de SAGE dans PLEIADE, mais également d’envoyer à SAGE des écritures comptables.
Nous disposons également de connecteurs avec SIFAC, JEFYCO, ADIX et SIREPA.
En ce qui concerne les progiciels de veille en matière de PI, nous avons eu l’occasion
de valider la faisabilité des échanges de données avec des entreprises spécialisées,
notamment avec Thomson Reuters. Il est apparu que construire une interface était
tout à fait possible de nos deux points de vue, à partir d’échanges de fichiers CSV.
o
o
-
2ème signification : L’efficacité et l’efficience de la gestion au sein d’un institut de
recherche par un système d’information permettant de faire circuler l’information
de manière fluide, entre l’institut et :
 Les « producteurs » que sont les chercheurs dans les laboratoires,
 Les cotutelles éventuelles,
 Les partenaires (et prospects).
Il s’agit d’apporter des services à ces différents interlocuteurs, dont la satisfaction est
fondamentale pour le succès de la gestion de l’Institut, sans coût supplémentaire de
gestion des données.
C’est au travers des modules Web que ce but est atteint.
Cependant, si communiquer avec les tiers est fondamental, cela doit être réalisé sous
condition que les données soient sécurisées. La structure de nos données le permet,
sans intervention manuelle, grâce au filtrage par les codes structurels affectés à
chacun (éventuellement synchronisés avec SAGE ou autre).
3ème signification : Pour faciliter la communication avec les systèmes d’information
des tiers, PLEIADE met à disposition des Web Services PLEIADE, qui permettent
d’harmoniser le référentiel et de communiquer entre systèmes d’information. Les
informations accessibles, en lecture ou écriture, sont définies par l’Institut, qui
décide des données qu’elle expose à l’extérieur. Ces décisions sont traduites en
paramétrages des Web services dans PLEIADE, qui sont régénérés automatiquement
et déployés sur le site Web. Le périmètre des données auquel accède un tiers
correspond strictement à celui qui le concerne, le filtrage étant automatique à partir
des codes structures et de l’authentification de la personne connectée.
« Evolutif » :
Dans un environnement mouvant et incertain, tel que nous le connaissons actuellement,
nous n’imaginons pas possible qu’un progiciel, tel que PLEIADE, ne soit pas soumis à des
évolutions fréquentes, pour prendre en compte l’évolution des besoins. L’évolution de la
5
-
-
recherche dans notre pays est très importante actuellement. Dans une telle situation, il
serait illusoire de considérer que tous les problèmes et toutes les solutions, qui leur
correspondent, sont définitivement figés.
Nos méthodes de travail permettent une adaptation rapide.
Nous avons également acquis avec les EPSCP la faculté de mutualiser les réponses aux
besoins, sans pour autant rallonger les délais de réponse aux demandes ou impliquer une
modification obligatoire des pratiques pour tous les sites utilisateurs. C’est pourquoi, après
une période de garantie, nous proposons un contrat de maintenance correctif et évolutif,
afin de faire profiter tous les sites des évolutions fonctionnelles du progiciel.
« Accompagné » :
La mise en œuvre de PLEIADE est accompagnée sur divers aspects :
o Possibilité d’études et de réalisation de reprise de données existantes dans
différents environnements,
o Formation sur site, individuelle ou mutualisée, et/ou formation à distance, en classes
virtuelles de type Web conférence,
o Relations avec un prestataire d’infogérance, installation, mise-à-jour du progiciel,
administration de la base de données, etc.,
o Assistance à Maîtrise d’Ouvrage dans la conduite du projet et la modélisation des
processus et outils d’aide à la décision.
« Mutualisé » :
Cela s’entend de l’évolution fonctionnelle du progiciel, et également, de la possibilité à
travers PLEIADE et QUASAR Conseil de mutualiser, avec d’autres instituts ou établissements
avec lesquels vous travaillez habituellement :
o Les référentiels de codifications et paramètres,
o Les requêtes et rapports,
o Les formules de calcul de simulation ou de royalties des licences,
o Les documents types fusionnés avec Word ou Excel,
o Les questions et les réponses : possibilité d’un forum sur notre site Web et d’un club
des utilisateurs.
Nous présentons ci-après des éléments de base de la couverture fonctionnelle par rapport à la
problématique du système d’information des Instituts de Recherche.
6
II. La couverture fonctionnelle
Figure 2 : Raison n°1 : Couverture fonctionnelle
7
1.
La gestion des contrats
a. Les éléments clés pris en compte
La gestion des contrats est un des aspects prioritaire de la gestion des Instituts, qu’il s’agisse de
contrats de type partenarial ou de contrats de type appels à projet, que ce soit des contrats avec ou
sans incidence financière.
b. La traduction de ces éléments dans PLEIADE
La gestion des contrats possède de nombreuses fonctionnalités.
Seules quelques-unes sont reprises ci-dessous à travers, notamment, le tableau de bord des contrats.
Les simulations budgétaires, la conduite de projet, les time-sheets sont similaires pour les contrats et
pour les autres objets.
8

Le tableau de bord des contrats
Par défaut, dossiers
gérés par le chargé
d’affaires connecté
Accès aux informations
détaillées de la fiche de
l’objet sélectionné
3 niveaux :
-
-
le contrat
les échéances
financières
et
scientifiques
les tâches du Gantt
Accès aux documents
de la GED
Figure 3 : Tableau de bord des contrats
9

La fenêtre de suivi des contrats
Un onglet de synthèse
qui
fournit
les
informations essentielles
du dossier
Figure 4 : Onglet synthèse
Un onglet Détail qui
permet d’accéder à la
totalité des données du
dossier tout au long de
son cycle de vie
Figure 5 : Onglet Détail
10

Les justificatifs de dépenses
Figure 6 : Justificatif de dépenses
Calculé à partir des données budgétaires et comptables ou extra-comptables, le justificatif est
ensuite généré dans le format des tableaux Excel requis par les partenaires financeurs. Les modèles
standards demandés par les différents financeurs sont paramétrés, livrés et mis à jour par nos soins.
11
Figure 7 : Fichier Excel généré à destination du financeur
12

La facturation des clients
Figure 8 : Aperçu d’une pré-facture client
Les modèles de factures sont paramétrables.
Les factures sont générées automatiquement à partir des échéances validées.
Les pré-factures sont modifiables. Après validation, elles obtiennent leur numéro définitif et ne
peuvent plus être modifiées ou supprimées. En cas de modification nécessaire, un avoir est
automatiquement généré par le logiciel et une nouvelle facture sera établie, afin de préserver la
numérotation sans interruption de la séquence. Les modalités de numérotation des factures sont
paramétrables par une formule. Après validation des factures définitives, on peut les rééditer en
duplicata et les visualiser à partir de la GED, où elles sont stockées au format pdf, dans la fenêtre des
échéances du contrat.
Les factures définitives validées sont interfacées avec la comptabilité SAGE (ou autre), un ensemble
de paramètres dans les prestations et les clients permettant de déterminer le schéma d’écriture
comptable à appliquer.
13

Le suivi des commandes d’achat et des ordres de mission
Figure 9 : Menu de suivi des demandes d’achats et d’ordres de mission
Les demandes d’achat et d’ordres de mission sont effectuées par le chercheur avec PLEIADE Web. A
la livraison, le chercheur validera le service fait de la même manière. Le suivi des dépenses, de la
passation de commande au fournisseur au contrôle des factures et à la comptabilisation dans SAGE
(ou autre), sera effectué grâce aux options de ce menu.
14
2.
La gestion de la P.I.
Le point de départ de la gestion de la P.I. est constitué par le dossier d’invention sur lequel la
démarche de protection va pouvoir s’appuyer et générer un ou plusieurs dossiers de P.I., eux-mêmes
associés à plusieurs zones de dépôt et plusieurs voies de protection (notion de famille).
Suite à la mise en œuvre d’une recherche d’antériorité, des critères peuvent être déterminés et
associés à l’invention.
La démarche de protection va s’appuyer sur des analyses relatives à la notion de technologie-clé et
de domaine d’application.
Les brevets peuvent être structurés en grappes, afin d’être exploités simultanément dans une
démarche de licensing.
Suite à la mise en œuvre d’une cartographie des brevets, on peut déterminer des clusters et leur
associer les brevets.
Les autres modes de protection que les brevets doivent être gérés et peuvent constituer un
ensemble de modalités de protection appartenant à une même famille (issues d’une même
invention).
La protection de la propriété intellectuelle pourra déboucher :
1) sur des contrats liés : licence, confidentialité, collaboration de recherche, etc.,
2) sur des opérations de prospection de type marketing techno-push, qui peuvent également
entraîner des contrats, notamment de confidentialité, préalables aux contacts et à la
négociation avec les prospects,
3) sur des projets notamment de maturation et d’investissement, qui regrouperont différents
types d’objets liés (contrats, inventions, prospections techno-push, P.I.,…).
Les différents types d’objets ont donc besoin d’être liés pour exprimer la globalité et les interactions
de la démarche.
Le cycle de vie de la protection doit être géré sur au moins deux angles de vue :
-
la gestion des jalons de la vie du projet (sous forme de graphe Gantt éventuel)
-
la gestion automatique de l’immobilisation des coûts de procédures et l’évaluation du stock
d’immobilisations incorporelles, suivant les normes IFRS.
15
i.
La gestion du dossier d’invention
Etape 1
Etape 2
Etape 3
• Le chargé d'affaires crée un dossier
relié à l'inventeur correspondant
• L'inventeur correspondant remplit le dossier
avec Pléiade Web
• Le chargé d'affaires suit l'instruction du dossier au niveau
des différents types de validation
Figure 10 : Etapes de gestion du dossier d’invention
16

Le dossier d’invention côté chargé d’affaires
Lien avec :
- dossiers P.I. (famille de P.I.
découlant de l’invention et des
procédures de dépôt),
- prospections techno push,
- contrats dérivés : confidentialité,
collaboration, licensing…
Suivi des étapes du processus
Figure 11 : Dossier d’invention – Chargés d’affaires
17

Le dossier d’invention côté inventeur correspondant dans PLEIADE Web
Figure 12 : Dossier d’invention – inventeur correspondant
Le chargé d’affaires crée le dossier
d’invention, et l’inventeur correspondant
met à jour les données dont il dispose
dans PLEIADE Web.
18

Le tableau de bord des inventions
Figure 13 : Tableau de bord des dossiers d’invention
Le tableau de bord des inventions
permet au chargé d’affaires d’accéder
à une information synthétique
comportant les inventeurs et les
copropriétaires potentiels ou réels
ainsi qu’à l’objet ou aux documents
de la GED ou famille.
19
ii.
La gestion du dossier P.I.
1
Résultats contrats amont
6
Contrats aval :
confidentialité, licensing &
collaboration de recherche
2
Dossier d’invention
5
3
Prospection techno push
Projet d’investissement
4
Dossier PI
Figure 14 : L’interaction entre les métiers verticaux dans l’optique de la valorisation
Etape 1
Etape 2
Etape 3
Etape 4
Etape 5
•Création du dossier P.I. générique
•Choix du ou des types de protection
•Création des procédures et zones de protection
•Avec alertes automatiques sur les dates clés
•Gestion des coûts des procédures
•Protection et maintien
•Intégration dans le patrimoine immobilisé
•Gestion du patrimoine immobilisé
•Gestion du cycle de vie : jalons de décision
•Incidence de la cartographie (clusters, grappes)
•Incidence de la recherche des contrefaçons éventuelles
Figure 15 : Etapes de gestion du dossier P.I.
20

Le dossier P.I.
Lien avec le dossier
d’invention, support de la
famille
Nature de P.I. du dossier
Stockage type GED des documents
Jalons prévus et suivi des décisions
Figure 16 : Dossier P.I.
Suivi des étapes du processus
Un dossier PI, s’il est
immobilisé, deviendra un
ensemble
patrimonial
automatiquement.
21

Les procédures de dépôt
Génération
d’alertes
automatiques
Figure 17 : Procédure de dépôt
22

Les coûts des procédures de dépôt
Pour une année ou sur la
durée de vie (zone à
blanc)
Prévus,
réels
ou
forecast (prévus +réels)
Typologie des
paramétrable
coûts
Figure 18 : Coûts d’une procédure de dépôt
Base de la création d’une
immobilisation par année et
par procédure (composant
appartenant à l’ensemble
patrimonial adossé au dossier
PI).
23

Le tableau de bord de la P.I.
Par défaut, affichage
des dossiers gérés par
le chargé d’affaires
connecté
Accès aux
documents de la
GED
3 niveaux :
-
le dossier P.I.
La procédure
de dépôt
les coûts de
la procédure
Accès aux
informations
détaillées de la
fiche de l’objet
sélectionné
Figure 19 : Tableau de bord des dossiers P.I.
24
3.
La gestion des projets
La gestion de projets permet d’englober des activités de recherche multiples : contrats, dossiers
d’invention, dossier PI, dossiers de prospections, etc. sur une même thématique que l’Institut veut
approfondir.
La gestion des projets menés par l’Institut implique de disposer de fonctionnalités :
-
-
-
De planification et de suivi de planning des projets : ordonnancement prévisionnel des
tâches, graphe Gantt, gestion des ressources de l’Institut pour mener les projets et
valorisation du coût des ressources. La conduite des projets doit être réalisée sur le plan de la
prévision et de la réalisation,
De hiérarchisation des projets dans le cadre d’une arborescence qui permette de relier à un
projet les différents types d’objets qui lui appartiennent : contrats, inventions, brevets et
autres dispositifs de protection, prospections de type techno-push,
De suivi économique des projets sur plusieurs plans :
o Compte d’exploitation des contrats à incidence financière,
o Coûts des procédures de protection,
o Mais également, coût de gestion du projet pour l’Institut
25

L’arborescence des projets
Les projets peuvent être
structurés à plusieurs niveaux
(26 maximum) et les objets
peuvent être attachés à tous les
niveaux
On trouve sous le
contrat de licence
les dossiers PI
exploités
Les différents types d’objets
sont attachés au projet et sont
accessibles à partir du projet
(double clic sur le pictogramme
sélectionné)
Figure 20 : Arborescence des projets
26

Le tableau de bord des projets
Figure 21 : Tableau de bord des projets
Le tableau de bord du projet permet de visualiser dans un tableau hiérarchisé :
-
les informations relatives au projet lui-même : simulations budgétaires, tâches,
tous les objets intégrés au projet avec leurs descendants de types simulations budgétaires,
échéances, etc.
27

La gestion de projet
Tout comme pour les contrats ou les dossiers P.I., les projets peuvent faire l’objet de simulations
budgétaires, de time-sheets et de graphes Gantt.
Rubriques
de
calcul
de
simulation paramétrables avec
formules (lignes de détail, de
synthèse, recettes et dépenses).
Figure 22 : Simulation budgétaire
28
Tâches élémentaires En
vert : prévu En jaune
réalisé
Tâches récapitulatives
Tâches périodiques
Jalon ou point de
décision
Figure 23 : Graphe Gantt
Le graphe Gantt et le tableau de ressources peuvent être :
-
soit saisis, comme dans un logiciel d’ordonnancement classique,
soit déduit de la simulation budgétaire et des time-sheets du personnel ou des chargés
d’affaires.
29
Trois niveaux : tâche
récapitulative (works
package), tâche élémentaire
(delivery) et ressource
affectée à la tâche
Figure 24 : Tableau des ressources
30
4. La gestion du Marketing et du CRM
N.B Ce chapitre des fonctionnalités est présenté en premier lieu à cause de sa transversalité.
La démarche marketing est souvent subdivisée en trois niveaux d’actions :
-
-
Le marketing techno-push, qui vise à exploiter des résultats existants et protégés en matière
de propriété intellectuelle, par des programmes de licensing, en poussant les technologies,
dont les actionnaires disposent en portefeuille, vers la recherche de partenaires,
Le market driven, qui consiste à cartographier les compétences des équipes de recherche
des actionnaires pour les proposer à des partenaires potentiels,
Le market pull, qui consiste à cartographier les besoins de partenaires potentiels, afin de
proposer aux équipes de recherche, ayant des compétences corrélées à l’expression de ces
besoins, de leur offrir leurs services.
La mise en relation de la demande et de l’offre dans le cadre de ces trois démarches nécessite de
disposer d’axes d’analyse par :
-
Les Technologies Clés, en s’inspirant des données de technologies 2015,
Les Domaines d’Application,
L’analyse des fonctions attendues et disponibles des technologies (analyse fonctionnelle),
Un thésaurus de compétences,
Analyse SWOT des inventions à valoriser.
Les éléments de l’offre :
-
Equipes de recherche, regroupées en laboratoires,
Chercheurs,
Inventions,
Dossiers P.I.,
et également ceux de la demande :
-
Bassins d’entreprises,
Partenaires et prospects,
doivent être ciblés par rapport à ces axes d’analyse.
31
L’information disponible devra pouvoir faire l’objet d’une indexation et d’une possibilité de
recherche, du type moteur de recherche présents sur le Web.
Les critères d’évaluation de l’intensité de l’offre et de la demande d’une technologie, usuels dans les
bases de données publiques ou professionnelles, doivent être utilisés.
Il s’agit notamment des évaluations en termes :
-
De TRL (Technology Readiness Level),
De DRL (Demand Readiness Level),
Et autres indicateurs permettant de juger :
o De l’adéquation entre l’offre et la demande
o Des tendances d’évolution.
PLEIADE disposait déjà des fonctionnalités présentées ci-dessous.
i.

Codifications utilisées dans les démarches marketing
Les technologies-clés 2015 sont intégrées à l’application
L’interface ci-dessous permet d’enrichir la base, mais les données présentes sur le site du
gouvernement sont intégrées dans la base de données à l’installation de l’application. Elles peuvent
faire l’objet de mises à jour en cas d’évolution sur ce site.
Toutes les données présentes sur
le site gouvernemental sont
reprises dans la base PLEIADE.
Elles peuvent être consultées
grâce à cette interface. Elles sont
utilisables dans tous les objets
gérés
par
l’Institut.
Elles
interviennent dans le cadre des
trois démarches marketing, citées
précédemment.
Figure 25 : Technologies-clés 2015
32
Figure 26 : Fiche d’une technologie-clé 2015
L’ensemble des critères et caractéristiques de la base de données publiques sont reprises dans le
paramétrage de PLEIADE.

Les domaines d’application sont intégrés à l’application
Des domaines d’application peuvent être définis sous la forme d’une arborescence à 26 niveaux, avec
autant d’entrées que l’on souhaite par niveau. Ils pourront être croisés et analysés avec les
technologies-clés.
Figure 27 : Domaines d’application

Le thésaurus des compétences
33
Figure 28 : Paramétrage d’un thésaurus de compétences
Le thésaurus de compétences (arborescence à 26 niveaux possible) s’appliquera à tous les objets qui
représentent la demande et l’offre. Une recherche croisée offre et demande à partir du thésaurus est
disponible. Le contenu du thésaurus peut être déterminé par chaque INSTITUTS DE RECHERCHE en
fonction des thématiques des équipes de recherche et des bassins d’entreprises qui les concernent.
34
ii.
Mise en œuvre dans les actions de marketing techno push : on cherche à valoriser
les résultats existants
La présentation ci-dessous n’est pas exhaustive. Elle a pour but de montrer la mise en œuvre et
l’ergonomie de quelques fonctionnalités.

Les technologies-clés associées à l’invention
Figure 29 : Technologies-clés liées à une invention
Les technologies-clés associées à
l’invention sont sélectionnées dans la
liste des codifications en vigueur.
L’invention est positionnée en termes
de DRL (Demand Readiness Level) et
de TRL (Technology Readiness Level)
par rapport à ces technologies-clés.
35
Figure 30 : Technologies-clés liées à une invention : Interprétation graphique
36

Les domaines d’application associés à l’invention
Figure 31 : Domaines d’application d’une invention
Les domaines d’application associés à
l’invention sont sélectionnés dans la
liste des codifications en vigueur.
L’invention est positionnée en termes
de DRL (Demand Readiness Level) par
rapport à ces domaines.
37

L’analyse SWOT de l’invention
Figure 32 : Analyse SWOT d’une invention
L’analyse SWOT est appliquée ici à
l’invention. Les critères sont stockés
dans la base pour être réutilisables.
Un commentaire est disponible
38
Figure 33 : Graphique de positionnement des critères de l’analyse SWOT d’une invention
39

L’analyse fonctionnelle de l’invention
Figure 34 : Analyse fonctionnelle d’une invention
L’analyse fonctionnelle de l’invention
permet de définir les fonctions que
l’on peut en attendre avec leurs
domaines d’application et un
indicateur d’attractivité.
40

Utilisation dans les dossiers P.I.
Les mêmes types de données seront associés au dossier P.I.
Figure 35 : Utilisation dans les dossiers de P.I.
41
iii.

Mise en œuvre dans les actions de marketing market driven : on cherche à
proposer les compétences de nos équipes de chercheurs
Utilisation dans la cartographie des équipes de recherche
Figure 36 : Utilisation de la cartographie des équipes de recherche
42
iv.
Mise en œuvre dans les actions de marketing market pull : on cherche à satisfaire
les besoins identifiés chez les prospects en les mettant en relation avec les équipes
de recherche

Utilisation de la cartographie dans la fiche « partenaire/prospect »
La date de passage de prospect à
partenaire est stockée dans la base
Figure 37 : Utilisation dans les fiches « partenaire »
Sont présents dans la fiche « partenaire » les éléments de codification qui permettront de
rapprocher les compétences des laboratoires par rapport aux besoins des prospects / partenaires.
43

Utilisation de la fiche de prospection « partenaire »
Figure 38 : Utilisation de la prospection « partenaire »
Les prospections « partenaire » permettent :
-
de gérer le suivi d’opérations, avec des fonctionnalités CRM : salons, portes ouvertes,…,
de mettre à disposition tous les documents et informations échangés entre l’Institut et le
prospect,
de relier les prospections « partenaire » à des prospections « laboratoire » pour suivre la
démarche de l’équipe de recherche dans la satisfaction du besoin du prospect qui lui a été
soumis par l’Institut
44
III. L’interaction production/gestion
Figure 39 : Raison n°2 : L’interaction production / gestion
45
1.
Les éléments clés pris en compte
Une des originalités du système d’information des INSTITUTS DE RECHERCHE consiste en la fréquente
dualité entre :
-
-
D’une part, les outils qui lui permettent de gérer les informations de « production », c’est-àdire les opérations en matière de gestion des contrats de recherche des laboratoires, de
valorisation des résultats, de gestion de projets.
D’autre part, la gestion de l’Institut de rechercher lui-même, qui implique une interaction
avec les opérations de production apportant à l’Institut une part de ses revenus, mais
également de ses charges.
Un progiciel externe, tel que SAGE, peut être utilisé en ce qui concerne la comptabilité et la paie.
Ce progiciel ne pas aux besoins métiers, décrits au chapitre précédent, ni aux besoins d’interactions
avec les parties prenantes, qui seront décrites au chapitre suivant.
Dans une optique d’optimisation du traitement des informations, nous disposons :
-
D’une interface de lecture des données de SAGE (ou autre) pour alimenter PLEIADE,
D’une interface de comptabilisation de PLEIADE vers SAGE (ou autre), en ce qui concerne
notamment les factures émises par PLEIADE.
46
2. La gestion de l’activité de
l’Institut : le module Tempo
Figure 40 : Menu de Tempo
Ce module, toujours présent dans la barre des tâches, permet au chargé d’affaires de noter toutes
ses activités par rapport aux objets sur lesquels il travaille.
47
Le planning graphique individuel ou partagé
comporte des tâches planifiées (orange) ou
réalisées (vert).
Des bulles d'
Figure 41 : Planning de Tempo
48
La saisie des time-sheets sur les objets est
réalisée dans Tempo avec un mode de saisie à
la semaine ou à la journée, ou dans Centaure
3XL objet par objet
Figure 42 : Time-sheets de Tempo
49
3. La gestion des temps de travail et
des congés avec Eclipse Web
Dans un Institut la gestion du personnel recruté par l’établissement ou mis à disposition par des
structures tutelles doit permettre :
-
La gestion des horaires de travail prévisionnels et réels,
La gestion des congés en fonction de différents statuts
La gestion des absences de toutes natures
Il faut assurer la circulation de l’information entre le salarié, son responsable hiérarchique et le
service RH.
Pour cela nous proposons le module Eclipse Web, qui utilisant la même base de données que tous les
autres modules du PGI Pléiade va permettre une interaction aisée entre tous les acteurs du système
et faciliter le travail du service RH.
Figure 43 : L’accueil Eclipse pour les congés d’un salarié
Le salarié a en permanence dans ce tableau un résumé de ses droits à congés et du statut de ses
demandes de congés.
50
Figure 44 : La consultation du planning du service pour le responsable
Figure 45 : La définition d’une semaine modèle pour un salarié
51
4.
Les fonctions « WorkFlow »
PLEIADE encapsule un certain nombre de fonctionnalités permettant une amélioration des flux
d’informations (« workflow ») entre collaborateurs et services.
A tout moment dans l’application, le chargé
d’affaires qui détecte une anomalie peut, avec
la combinaison de touches ALT+Q, générer un
événement d’amélioration de la qualité à
destination de la personne responsable de la
donnée en question
Figure 46 : Evénement d’amélioration de la qualité
52
Les objets de chaque type (ici un
contrat, mais aussi inventions, dossiers
P.I., projets, …) comprennent une
fonctionnalité de post-it numérique,
appelée bloc-notes, qui génère une
alerte (voir ci-dessous), alerte pouvant
être relayée par mail à intervalle
paramétrable.
Figure 47 : Bloc-notes contrat
53
Un tableau des alertes est affiché à
l’ouverture de l’application. Des mails
sont envoyés en parallèle. Les alertes
sont également disponibles pour le
chercheur et le laboratoire dans
PLEIADE Web.
Figure 48 : Alertes
54
IV. L’interaction avec les parties
prenantes
Figure 49 : Raison n°3 : L’interaction avec les parties prenantes
55
1. L’interaction avec les
laboratoires et les chercheurs
Les chercheurs, équipes et laboratoires sont dans une interaction quotidienne avec l’Institut dans le
cadre de leurs activités de recherche.
L’interaction se fera par le module PLEIADE Web.
Ce module permettra aux chercheurs et laboratoires :
-
De gérer les informations relatives aux contrats, aux dossiers d’invention, etc.
De gérer la cartographie des compétences des équipes,
Le cas échéant, de gérer les demandes d’achat ou d’ordre de mission pour les contrats.
Ce module permet d’obtenir un tableau de bord du chercheur ou de l’équipe, il permet également
aux équipes de gérer d’autres données pour leur propre compte :
-
Personnels affectés dans leurs équipes,
Publications,
…
En effet, il nous semble important pour inciter les chercheurs et équipes à interagir avec l’Institut de
leur offrir des outils conviviaux dont ils ne disposent pas par ailleurs.
56
2. L’interaction avec les partenaires
et les prospects
Les partenaires et les prospects peuvent également enrichir les données :
-
de leur fiche signalétique,
de celles de leurs interlocuteurs,
et de l’expression de leurs besoins par le biais de l’interface Web.
57
3.
L’interaction avec les tutelles
Les demandes d’indicateurs émanant de tutelles sont diverses et aboutissent en général à la
confection et à la transmission de tableaux Excel (comme c’est le cas pour les justificatifs de
dépenses). En conséquence, l’application PLEIADE génère les tableaux Excel dans la forme souhaitée
par la tutelle.
Le paramétrage des cellules de fusion et de leurs modalités de calcul permet une grande souplesse
dans la prise en compte des règles de gestion propre à chaque actionnaire.
58
4.
Quelques illustrations
a. L’accès au tableau de bord du chercheur dans PLEIADE Web
Figure 50 : Tableau de bord PLEIADE Web
59
b. La saisie des time-sheets du chercheur dans PLEIADE Web
Figure 51 : Time-sheets
60
c. Les dossiers d’invention
Figure 52 : Dossier d’invention
61
d. Les demandes d’achat pour les contrats et leur suivi
Figure 53 : Demande d’achat
62
e. Les fiches « partenaires » accessibles aux prospects et partenaires
Figure 54 : Fiche signalétique du partenaire
63
f. Exemples d’autres fonctionnalités de PLEIADE Web au service du
chercheur et du laboratoire
i.
Les données du contrat de recherche pour le laboratoire
Figure 55 : Données du contrat pluriannuel de recherche
64
ii.
Les données relatives aux publications en relation avec les web services Hal (CNRS)
Figure 56 : Publications
65

Pourquoi PLEIADE de QUASAR Conseil constitue le bon logiciel

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