Mise en place d`outils de réseau dans un cabinet de recrutement€

Ecole Nationale Supérieure
des Sciences de l'Information
et des Bibliothèques
Université
Claude Bernard
Lyon I
DESS Informatique Documentaire
Rapport de stage
Mise en place d’outils de réseau dans un cabinet de recrutement
Pascal Humbert
Sous la direction de Denis Richard
Nemrod
Année 1999
RESUME
Mise en place d’outils de réseau dans un cabinet de recrutement
La mise en place progressive des nouveaux outils d’information et de communication permet
une meilleure prise de conscience des enjeux par les décideurs, et garantit leur adéquation par
rapport aux besoins et aux ressources de l’entreprise.
C’est de cette manière, professionnelle et résolue, qu’une entreprise de services peut
s’engager dans la démarche de la numérisation totale de son activité.
Descripteurs : messagerie réseau – emploi et Internet – base de données de CV numérisés
scanner manuel – économie numérique
************
Network tools in an employment agency
Progressive information technology implementation enable better decision-making, and
adaptation to the needs and ressources of the firm.
This is the professional and resolute way ,a service company can take to prepare the complete
digitalisation of its business.
Key-words : network messaging – employment ant the Internet – digital CV database
hand-scanner – digital economy
SO M M A I R E
0
OBJECTIFS DU STAGE – PRESENTATION NEMROD
0–1
0–2
0–3
0–4
I
POURQUOI L’EMPLOI ?
POURQUOI NEMROD ?
POURQUOI CHOISIR UN THÈME DE STAGE AUSSI LARGE ET AUSSI GÉNÉRAL ?
PRÉSENTATION DE NEMROD
ETAPE 1 : MISE EN PLACE D’OUTILS DE RECHERCHE DE CANDIDATURES
I–1
I–2
I–3
I–4
I–5
I–6
I–7
II
LA DEMANDE
INSTALLATION D’OUTILS LOGICIELS :
RÉFÉRENCEMENT ET CLASSIFICATION DES SITES INTERNET SUR L’EMPLOI :
UTILISATION DANS LE CADRE DES MISSIONS EN COURS :
L’IMAGE PROJETÉE PAR LES MÉDIAS – LA CONFRONTATION AVEC UNE ORGANISATION
AUTRES OUTILS DE RECHERCHE
CONCLUSION
ETAPE 2 : MAILING ELECTRONIQUE D’OFFRES D’EMPLOI
II - 1
II – 2
II – 3
II – 4
II – 5
II – 6
II – 7
III -
ETAPE 3 : MESSAGERIE ET ACCES INTERNET EN RESEAU
III – 1
III – 2
III – 3
III – 4
III – 5
III – 6
III – 7
IV
CAHIER DES CHARGES LIMITÉ :
EXAMEN DES FONCTIONNALITÉS DU SERVEUR :
CONSULTATION
DÉCISION :
TRAVAUX PRÉPARATOIRES AU DÉMARRAGE :
DÉMARRAGE :
BILAN DE LA TROISIÈME ÉTAPE
ETAPE 4 : BASE DE DONNEES DE CV
IV – 1
IV - 2
IV – 3
IV – 4
V
POINT DE DÉPART :
TEST :
PROPOSITION :
RÉALISATION
RÉSULTATS :
MISE EN SERVICE – EXTENSION AUX ÉCOLES DE COMMERCE
REMARQUES ET CONCLUSIONS
POINT DE DÉPART :
RÉALISATION
INDEXATION ET RECHERCHE EN TEXTE INTÉGRAL DE CV DEJA NUMERISES
NUMÉRISATION DES CV
ETAPE 5 : STYLO-SCANNER
V–1
V–2
V–3
V–4
VI
ETAPE FINALE
VI – 1
VI – 2
VII
4
5
5
6
12
12
12
12
13
13
14
14
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19
19
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22
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24
24
25
26
31
31
31
32
32
33
PARTICIPATION AU SÉMINAIRE
FORMATION À LA MESSAGERIE ET À L’ACCÈS INTERNET:
33
33
PARTICIPATION AUX REUNIONS DES CONSULTANTS
34
LES OUTILS DE LA SOCIÉTÉ DE L’INFORMATION :
L’EFFICACITÉ DE LA COMMUNICATION ÉLECTRONIQUE
LA NUMÉRISATION DES CV PAPIER :
SÉMINAIRE NEMROD :
34
34
34
35
VII – 1
VII – 2
VII – 3
VII – 4
VIII
RECHERCHE :
EVALUATION :
APPLICATIONS POSSIBLES CHEZ NEMROD
CONCLUSIONS DE LA CINQUIÈME ÉTAPE :
4
CONCLUSIONS DU STAGE
36
0
OBJECTIFS DU STAGE – PRESENTATION NEMROD
L’intitulé choisi pour ce stage est le suivant :
« mise en place d’outils de réseau dans un cabinet de recrutement »
Le lecteur de ce rapport est en droit d’être surpris par cet intitulé quelque peu énigmatique.
Trois questions viennent à l’idée :
- pourquoi choisir le secteur de l’emploi ?
- pourquoi choisir le cabinet Nemrod ?
- pourquoi choisir un thème de stage aussi large et aussi général que les « outils de
réseau » ?
0–1
Pourquoi l’emploi ?
J’ai suivi au long de cette année de formation, l’impact de l’Internet sur quelques marchés
dont le marché de l’emploi , à travers les articles de presse.
L’emploi en France est un marché vaste , et atomisé (20 millions de salariés, 2 millions
d’entreprises), et qui va en s’atomisant de plus en plus puisque l’emploi n’est plus l’apanage
des grosses structures :
Les nouvelles technologies, qui permettent de rapprocher offre et demande de façon
efficace, sont donc susceptibles d’apporter un réel service à un tel marché.
Ce qui justifie encore davantage leur utilité pour le secteur est le fait que, sur ce marché, les
délais et les coûts de transaction sont élevés ;
- en effet l’offre y coûte cher en temps et en argent :
pour le demandeur d’emploi la recherche est longue et chère : recherche manuelle des offres,
achat des journaux, réalisation de mailing papier aux chasseurs de têtes, réponses manuscrites
aux offres, temps et frais de déplacements ;
- de la même manière la demande revient cher à l’employeur :
coût des annonces, nombreux entretiens de sélection si l’on procède soi-même au
recrutement, honoraires du cabinet si le recrutement est sous-traité.
Le demandeur ne peut que s’intéresser à des outils qui réduisent ses dépenses, et
permettent de gagner du temps.
L’employeur aura davantage de réticences à quitter ses intermédiaires habituels, mais on sait
déjà que l’emploi dans les secteurs high-tech est sur le net.
Pour quelqu’un comme moi qui a l’intention d’aider les entreprises à mettre en place des
systèmes d’information basés sur les nouvelles technologies, le démarrage de ce processus est
doublement intéressant à suivre :
-
c’est un des premiers grands marchés à connaître cette évolution. Toutes les entreprises ,
grandes et petites , sont concernées par le recrutement.
ce stage me donne l’opportunité de participer au mouvement à son démarrage, et de
l’intérieur du secteur si je puis m’exprimer ainsi.
0–2
Pourquoi Nemrod ?
Nemrod est un cabinet lyonnais récent, que je connais assez bien , et qui connaît actuellement
un fort développement.
La présentation détaillée du cabinet est faite plus loin dans le rapport au chapitre suivant.
Il m’a paru intéressant de travailler avec cette équipe afin de pouvoir examiner , à l’ échelle
d’une PME de services , si et comment les nouvelles technologies allègent vraiment le travail
et facilitent la croissance des entreprises.
Ma proposition a reçu un très bon accueil de la part de l’équipe Nemrod, qui , bien qu’ayant
une grosse charge de travail, y a vu l’opportunité de s’obliger à « sortir la tête du guidon ».
0–3
Pourquoi choisir un thème de stage aussi large et aussi général ?
Deux raisons à cela :
- une problématique elle-même générale et neuve :
tous les décideurs savent que les changements liés aux nouvelles technologies seront majeurs ;
On verra en effet combien la gestion du changement est aussi importante que la mise en place
des outils. Il est donc d’autant plus important d’avoir une approche assez ouverte et large au
départ.
une politique Internet chez Nemrod à définir :
motivés par le sujet, et ouverts intellectuellement aux évolutions qu’ils ressentent comme
inéluctables, les consultants de Nemrod ne se contentent pas des annonces grand public, ni
des articles de presse dithyrambiques sur le commerce électronique ; mais leur temps
disponible est faible, comme pour tous les décideurs.
Ils sont donc en position d’observation et d’attente, tant que quelque chose de concret et
adapté à leurs problèmes ne leur est pas proposé.
Ne pas avoir défini précisément le contenu du stage à l’avance offre davantage d’opportunité
que de risques;
Cela permettrait de procéder en premier lieu à une analyse préalable, et ensuite de proposer ,
et de mettre en place ,étape par étape, des outils adaptés.
Le risque de cette démarche n’est pas si grand qu’on peut l’imaginer, pour deux raisons :
-
selon toute probabilité, messagerie et recherche d’information sur l’Internet,
représenteraient le cœur du stage. Nemrod possédait déjà une adresse électronique.
-
les mises en place d’outils de gestion et de communication basés sur les nouvelles
technologies sont plus faciles qu’avec les outils classiques.
En effet ,les NTIC modifient la manière dont les projets sont menés ;
D’une part, elles permettent de conserver les concepts fondamentaux de méthodologie
classique de gestion de projets (intégration des projets dans une stratégie, cahier des charges,
documentation, …), ce qui leur donne toute la rigueur pour devenir des systèmes de
production et de gestion pérennes ;
Et en même temps elles permettent de s’affranchir des lourdeurs de nombreuses méthodes
grâce à une expérimentation facile , des logiciels riches en fonctionnalités et facilement
paramétrables par l’utilisateur, et surtout des coûts et des délais de mise en place qui n’ont
plus rien à voir avec les projets classiques.
0–4
•
Présentation de Nemrod
Identité : Nemrod Ressources Humaines est une société créée par Denis Richard, en
1992, sous forme d’une SA au capital de 750 000 F.
La société est implantée à Paris et à Lyon, où se trouve le siège social.
L’activité de Nemrod concerne le domaine des Ressources humaines en général, et plus
spécialement la recherche, l’identification, l’accompagnement et le recrutement de cadres
dirigeants et spécialisés.
•
-
développement : l’entreprise connaît rapidement un développement commercial
important. Ce développement est particulièrement bien maîtrisé puisque :
la croissance est rentable
le portefeuille des clients est bien réparti sur tous les secteurs d’activité, industriel comme
de services, avec une dominante forte sur les entreprises à implantation régionale.
Aucun client ne représente plus de 5 % du CA de Nemrod.
•
domaines d’activité :
-
Le recrutement par annonces est le métier historique des cabinets de recrutement : il
représente une part majoritaire du CA ; cependant , du fait du coût des annonces, qui s’ajoute
au coût des honoraires du cabinet de recrutement, on constate que les clients ne recourent plus
systématiquement à ce type de services.
Par ailleurs , en période de forte activité du marché de l’emploi comme en 1998, le
« rendement « des annonces est aléatoire.
Le recrutement par approche directe (chasse), connaît un développement croissant, et les
consultants Nemrod pensent qu’ il va représenter la majorité du CA dans deux ans.
Ce type de recrutement permet d’économiser les frais d’annonce, et de cibler de façon très
précise les contacts à prendre en fonction de la nature du poste. Cette activité nécessite par
contre une organisation interne du cabinet beaucoup plus poussée que l’activité précédente.
Diverses autres activités comme l’évaluation de personne, l’assistance au recrutement,
l’assistance à la gestion des candidatures spontanées, représentent une part marginale du CA ;
néanmoins, elles représentent autant de services complémentaires que les consultants sont à
même de proposer à leurs clients afin d’offrir un service « global ».
•
organisation
L’équipe Nemrod se compose :
- d’une part , d’une équipe de 5 consultants, dont 3 seniors, avec deux assistantes
- et d’autre part d’une cellule « recherche » de trois personnes
Chaque consultant est en charge d’un certain nombre de clients , dont il gère toutes les
missions ;
-
pour les recrutement par annonces, le niveau d’autonomie du consultant est fort ; il
travaille essentiellement avec son assistante, le client et les candidats ; négociation du
contrat, mise au point de l’annonce avec le client, passation de l’annonce, réception et tri
des réponses, rencontres avec les candidats présélectionnés, synthèse pour le client…
Les mises en commun avec les autres consultants se limitent aux actions commerciales, un
suivi hebdomadaire d’avancement, et les rencontres et échanges informels.
-
pour les approches directes, au contraire, le consultant est amené à travailler bien
davantage en équipe : il recourt aux services de la cellule recherche, à laquelle il donne le
maximum d’éléments permettant de prendre les contacts appropriés.
Une fois les personnes contactées, les rendez-vous sont menés par le consultant, comme
pour une annonce ;
On voit bien que la logique de l’approche directe implique une organisation de type
production, où un long et difficile travail préparatoire de recherche, de collecte, et de
vérification d’informations est le seul de nature à permettre de trouver des candidats
susceptibles d’être intéressés par une évolution professionnelle.
A l’inverse, l’activité annonce est plutôt de nature commerciale (acheter et revendre dans
un court délai), puisqu’il s’agit de transmettre un message sur le marché, de collecter et de
trier les réponses, pour présenter la réponse la plus adaptée au demandeur.
Deux métiers , deux cultures dans une petite structure d’une dizaine de personnes…
* Les outils :
Nemrod dispose de quatre outils internes de production et de communication :
* Un outil de production et de courrier : 4 D
A partir d’une base de données associée à un traitement de texte, le logiciel permet de gérer
des candidatures, des adresses d’ écoles pour transmettre des offres, et l’émission de courriers
types à des personnes ou des groupes de destinataires.
candidatures : le logiciel offre la possibilité de traiter et de gérer toutes les candidatures que
Nemrod reçoit :
- candidatures spontanées
- candidatures annonces
- candidatures chasse
Les réponses aux lettres de candidatures spontanées ou suite aux annonces, sont émises par
une assistante à partir de cet outil.
Il n’y a pas grand-chose à en dire si ce n’est la difficulté de plus en plus grande qu’ a connu le
cabinet au fil des ans pour répondre à tous les courriers reçus.
En période de surcharge, on ne répond qu’aux candidats présélectionnés.
La question ici est bien le coût (le temps) de transmission d’un message.
Bien que les fonctionnalités de recherche soient performantes et rapides, l’outil de gestion des
candidatures a beaucoup vieilli :
-
-
compatibilité AN 2OOO non-garantie
les lourdeurs de la codification : la codification des informations , qui permet au système
d’être rapide, devient un inconvénient majeur de par le temps consacré à codifier, saisir
l’information (même si la plus grande partie de la codification est réalisée par le candidat)
Par ailleurs, la codification elle-même représente une rigidité, assez pénalisante dans un
métier où le client sollicite le cabinet pour trouver l’oiseau rare, avec double compétence,
ou avec une expérience pointue dans telle ou telle spécialité ; on finit ainsi par considérer
l’outil comme capable de trouver les candidats pro-forma, ou de préparer le terrain pour
une approche directe
l’accès à l’information est long : le CV lui-même est toujours archivé sous sa forme
papier, dans deux armoires pleines (6 000 CV)
Le coût du « désherbage » est élevé : chaque année, 75 % des candidatures sont retirées
du fichier en été, compte tenu de l’ancienneté, de la nature de l’expérience, ou de la
« qualité « du candidat.
Travail considérable de sélection, de suppression, reposant en outre sur des critères
subjectifs.
Les consultants de Nemrod reconnaissent sous-utiliser cet outil dont ils savent par ailleurs
qu’il contient des candidatures excellentes.
Quant au fichier écoles, il est utilisé de façon régulière pour transmettre aux associations
d’anciens élèves tel ou tel offre de poste ; la sélection des écoles est paramétrable, et le
mailing est assez facilement réalisé.
On constate en général que ce canal ne donne pas de résultats rapides, compte tenu du délai de
traitement de l’information par les associations.
Là encore, les tâches manuelles sont lourdes, puisque les mailing écoles imposent une mise
sous enveloppe qui mobilise plusieurs personnes à chaque opération.
Malgré que ce canal coûte finalement moins cher que les annonces, il apparaît lui aussi sousutilisé.
•
Réseau local :
Le réseau local est en place depuis mars 1999, avec un serveur NT 4.0 et 10 postes Compaq,
et deux imprimantes. Il n’est pas connecté à Internet pour des raisons de « sécurité ».
Le logiciel Winphone, dédié à la télécopie en réseau, et installé sur le serveur n’est pas
opérationnel.
Seuls sont accessibles sur le réseau, le planning des consultants, ainsi que la documentation
qualité de Nemrod, et quelques tableaux de bord internes.
•
Poste PC connecté à Internet :
Ce poste permet de recevoir et d’émettre des courriers électroniques ; l’adresse électronique
du cabinet est unique et est hébergée chez un prestataire ([email protected]).
Le volume de courriers reçus est inférieur à 10 par jour, et le nombre de courriers émis est de
1 en moyenne par jour.
Le nom de domaine est déposé mais n’est pas exploité.
Les connections à Internet sont épisodiques, et ne donnent pas satisfaction.
Une initiation a été réalisée, mais sans que les personnes participantes aient pu identifier des
services utilisables.
•
Archives missions :
Bien qu’entièrement manuel, et ne contenant en principe que de l’information sur des
missions terminées, cet outil me paraît au cœur du fonctionnement de Nemrod ;
-
l’information est très accessible : complet, sans information superflue, bien rangé, ce petit
dossier est le pivot de l’organisation qualité de Nemrod. De la qualité de ces dossiers
dépend en partie, le maintien de la certification ISO 9001 lors de la visite annuelle.
L’information est de nature commerciale, ou production, ou facturation ; toujours est-il
que ces archives sont consultées régulièrement.
-
l’information est pertinente : les procédures qualité aident les entreprises à conserver
l’information à valeur ajoutée, celle qui permet de justifier vis à vis du client le travail
effectué, et de prouver au certificateur que les procédures sont bien suivies pour chaque
dossier.
Le consultant qui a déjà traité ce type de mission, ou qui a déjà recruté pour le service Z
de l’entreprise A, a tout intérêt à prendre connaissance de l’expérience antérieure de
l’entreprise.
•
Rythme de l’entreprise :
Il m’apparaît clairement dès le premier jour que l’entreprise « tourne « à un rythme élevé.
De 8 h le matin, à 20h le soir, on peut trouver l’un ou l’autre des consultants, qui profitent des
heures matinales ou tardives pour joindre ou recevoir les candidats.
Les bureaux sont actifs le samedi matin également.
C’est manifestement une des clefs du succès de Nemrod d’être réactif.
•
certification ISO 9001 :
Nemrod est un des rares cabinets de recrutement à avoir été certifié ISO 9001, procédure qui,
je le rappelle, concerne à la fois la conception et la prestation du service.
On en déduit une grande rigueur dans l’organisation, et un souci de qualité de prestation qui
va jusqu’à demander au candidat reçu en entretien de remplir une fiche d’évaluation.
•
Synthèse :
Cette analyse faite au cours des deux premières semaines de prise de contact avec Nemrod,
met en évidence :
-
combien ce métier est consommateur et producteur d’informations et de communications,
sous toutes ses formes
-
combien le coût (le temps) d’accès , de stockage, de recherche, de communication de
l’information déterminent l’utilisation de tel ou tel moyen de recrutement. (Comment
expliquer à priori que les archives missions sont si exploitées ?)
-
combien l’information est un matériau qu’il faut savoir extraire, trier, stocker, échanger
pour lui donner de la valeur
-
combien les nouvelles technologies d’information et de communication, sont susceptibles
d’apporter un avantage concurrentiel indéniable à Nemrod, à deux conditions :
* professionnaliser les nouveaux outils : les moteurs de recherche ne permettront
jamais de trouver directement des candidats ; la sensibilisation qui a été faite (une
journée par des consultants connaissant l’Internet mais pas l’emploi) était beaucoup
trop générale et ne pouvait que confirmer certains a priori du type « Internet n’est pas
pour nous »
* mettre en place des outils adaptés au contexte et à la stratégie de Nemrod :
Un exemple : les consultants à mon arrivée m’annoncent avoir refusé de sacrifier à la mode ,
et de créer un site web destiné à recueillir des candidatures ; en effet pour un cabinet de
recrutement généraliste , un site web ne fournirait que des candidatures de « du toutvenant. » ;
A l’inverse les candidatures spontanées reçues par courrier actuellement sont de bonne
qualité, triées naturellement par les réseaux de relations ; ces derniers connaissent Nemrod et
son positionnement, et n’aiguillent pas tous leurs candidats vers tous les cabinets.
Le site web de Nemrod sera conçu pour aller dans le sens de la stratégie de Nemrod.
* Conséquences pour le déroulement de mon stage :
Aussi, les étapes du stage se sont-elles enchaînées assez naturellement de la façon suivante :
-
la première étape a consisté à prendre en main le seul PC connecté à l’Internet et à en
extraire des informations pertinentes correspondant aux missions en cours
-
la deuxième étape à développer les usages et le trafic de messagerie
-
une fois des premiers résultats obtenus, la troisième étape a consisté à passer en
messagerie et accès Internet en réseau
-
la quatrième étape à examiner la faisabilité d’une base de données de CV numérisés
-
la cinquième à tester un stylo scanner.
I
ETAPE 1 : mise en place d’outils de recherche de candidatures
I–1
La demande
« trouvez-moi des bons candidats sur Internet »
« je cherche un ingénieur électromécanicien prêt à aller à Belfort »
« je veux un acheteur transport internationaux pour une très grosse société d’ingénierie »
« y-a-t-il sur Internet un chef de projet senior avec une bonne expérience Unix ?»
I–2
Installation d’outils logiciels :
Le poste PC connecté ne disposait comme outil Internet que du portail wanadoo, utilisé à la
fois pour gérer la messagerie, et pour l’accès à Internet, et comme moteur de recherche.
Aussi ai-je commencé par le téléchargement de deux logiciels sur le poste connecté à
Internet :
•
•
Navigateur : Je choisis Internet Explorer 5, dont j’ai estimé que la fonction favoris allait
revêtir une grande importance pour référencer et accéder aux sites web tournés vers
l’emploi (450 sites) .IE 5 est le plus performant en la matière, par sa commodité d’emploi,
et son ouverture vers le rapatriement automatique de tout ou partie de sites favoris
(synchronisation)
Messagerie : Je choisis Outlook Express sans autre motif qu’Outlook était déjà pré
installé sur le serveur, et que certains consultants se servaient des agendas Outlook en
réseau.
I –3
Référencement et classification des sites Internet sur l’emploi :
Près de trois jours entiers seront consacrés à ces travaux d’identification, de consultation,
d’évaluation du contenu, et de sélection des sites les plus intéressants pour Nemrod sur
l’emploi.
Assez vite se dégagent plusieurs thèmes :
-
banques de curriculum vitæ
sites de dépôt d’annonces (parfois les mêmes que précédemment)
sites généraux sur l’emploi (conseil pour réaliser un CV, adresses utiles, démarches…)
universités, écoles
Exhaustivité :
Compte tenu de la non-spécialisation du cabinet, il eût fallu raisonner avec le mode « tout
sauf », et donc concrètement passer en revue tous les sites, et ne passer sous silence que les
sites généraux sur l’emploi.
Première difficulté : identifier le « tout » !
Deuxième difficulté : à supposer la première difficulté réglée, on butera sur une deuxième :
cette démarche est non pertinente : en effet, en vertu du principe « trop d’informations tue
l’information « , la surabondance de sites consacrés à l’emploi rebute le professionnel pressé
et impose une sélection sévère pour ne retenir que les sites les plus importants en quantité
d’informations , les plus visités, et dont les candidatures sont actualisées.
J’ai donc renoncé à l’exhaustivité, et l’ai remplacé par une démarche basée sur les
référencements par les moteurs de recherche ;
Référencement par les moteurs de recherche :
Il m’est apparu que les sites les plus fréquentés et les plus pertinents à moyen terme seraient,
tôt ou tard , les sites les mieux référencés par les moteurs de recherche , les portails généraux
ou spécialisés sur l’emploi.
On sait en effet que 50 % de la fréquentation des sites est générée par les moteurs de
recherche et les portails.
Nulle organisation sérieuse, cherchant à promouvoir son service, ne fera l’impasse sur le
référencement.
Il fallait donc croiser les listes de sites communiqués par les moteurs, annuaires, et portails ;
Là encore, le pragmatisme s’est imposé : en commençant par les listes les plus longues, en
évaluant les uns après les autres les sites rencontrés, et en intégrant les plus intéressants dans
une arborescence de favoris (ex : « banque de CV » contient « petits sites » et « grands
sites »), j’ai constaté une grande convergence vers une quarantaine de sites offrant des
ressources professionnelles ou quasi professionnelles.
Ce taux obtenu de 10 % de sites intéressants m’a paru assez pertinent pour valider la
démarche à posteriori .
I–4
Utilisation dans le cadre des missions en cours :
Les résultats ont été décevants, au regard des attentes placées par les consultants et les
assistantes de recherche (« on va enfin tout trouver sur Internet , et gratuitement »)
D’une part parce que les demandes étaient encore peu représentatives en nombre et en type de
postes recherchés.
D’autre part, parce que nos mentalités sont conditionnées par la médiatisation actuelle autour
d’Internet , laquelle vante les résultats obtenus avec une apparente simplicité, ou stimule les
usages primaires à faible contenu.
I – 5 L’image projetée par les médias – la confrontation avec une
organisation
La découverte qu’Internet et les NTIC dans le milieu professionnel ne fonctionnent pas tout à
fait aussi facilement que dans les spots TV, est déjà une surprise vite surmontée ; puis vient la
découverte qu’on n’est plus en univers certain, fiabilisé, simplifié à l’extrême comme le
Minitel, mais que c’est un outil qu’il faut découvrir, puis s’approprier , puis professionnaliser.
Compte tenu des urgences opérationnelles, il était normal que l’opération soit un demisuccès.
Cette mise en place si anodine en apparence de « favoris », sur un poste , interpellait en fait
toute l’organisation Nemrod dans la répartition des tâches entre les chargés de recherche (
l’intitulé du poste exprime bien le contenu des tâches), et les consultants (dont la valeur
ajoutée ne consiste pas à chercher, mais à recevoir les candidats, choisir les meilleurs, et gérer
le contact client)
Le consultant n’a pas de recherche à faire . Il y a une cellule pour cela.
Nous verrons combien tout cela a vite évolué.
I –6
Autres outils de recherche
Deux autres outils sont également installés au cours de cette phase de démarrage :
- méta moteur de recherche Copernic (version gratuite) : le résultat (positif) d’une requête
précise sur le firmware (hard + soft) renforcera les réactions présentées ci-dessus :
les initiés se félicitent de cet outil qui répond d’autant mieux que la question est pointue
(la réponse a permis au consultant de mieux comprendre le « firman », et de trouver un
candidat potentiel)
les autres sont perdus dans l’avalanche des concepts nouveaux (favoris, moteurs, métamoteurs)
- archives de presse : sont intégrés dans les favoris plusieurs sites de presse, où les requêtes
sont gratuites tant que l’on visualise seulement les titres concernés .
Je signale cet outil aux consultants également comme permettant une veille clients ou
prospects.
I–7
Conclusion
Internet commence à se concrétiser dans les esprits.
Je suis dorénavant invité à la réunion hebdomadaire des consultants.
Denis Richard me demande de présenter, brièvement, chaque lundi , un aspect de l’Internet.
II
ETAPE 2 : MAILING ELECTRONIQUE D’OFFRES D’EMPLOI
II - 1
Point de départ :
Menant de pair l’analyse de l’organisation et des outils Nemrod , et l’étape précédente de
réferencement des sites web de l’emploi, je constate que :
-
-
la procédure de mailing papier des offres d’emploi à destination des écoles (associations
d’anciens élèves, service emploi…) est lourde
une très grande majorité des établissements d’enseignements supérieur ont un site web,
que ces sites web sont actifs, à jour, proposent dans certains ces des informations et des
services intéressants.
En particulier, on y trouve des banques de CV, des banques d’offres d’emploi, et même
des liste de diffusion spécialisées (CPE Lyon électronique ou chimie ) permettant un
contact direct entreprise – candidat.
le référencement (avec les liens hypertexte) et le classement par type d’école et de
concours , des sites web des écoles d’ingénieurs a déjà été fait par un étudiant.
D’où l’idée de remplacer le mailing papier par un mailing électronique.
Le cabinet gagnera en délai et en coût de diffusion des offres sur le marché.
Les écoles, services emplois, associations, clubs, seront en mesure eux aussi de jouer leur
rôle d’intermédiaire, et pourront traiter l’information numérique plus facilement que
l’information sous forme papier.
II – 2
Test :
En utilisant la fonctionnalité de groupe d’adresses dans Outlook Express, je réalise un
prototype de mailing électronique avec cinq adresses électroniques.
Le test est concluant ;
Le mailing électronique pour la diffusion des offres est facile à mettre en œuvre à condition
que le mailing soit tout électronique, c’est-à-dire , que l’on ne cherche pas à utiliser le logiciel
pour éditer des courriers papiers.
Le nombre d’informations à remplir pour une école peut se réduire à 3 : sigle, nom complet,
adresse électronique .
II – 3
Proposition :
Je propose donc à Anne Jantet, la mise en place de cet outil, en se basant sur la liste des
écoles d’ingénieurs préparée par l’étudiant.
Après examen de la liste, elle valide la démarche , et nous vérifions ensemble que la liste des
écoles de commerce proposée par Yahoo est suffisamment complète pour être pertinente.
II – 4
Réalisation
Commence alors le véritable travail, qui est la recherche de l’adresse électronique la plus
pertinente pour chaque école.
Il faut :
- accéder aux sites référencés un à un
- naviguer à l’intérieur de chaque site pour
trouver, qui l’association, qui le club, qui le département, qui un autre site dédié à
l’emploi
-
chercher l’adresse électronique intéressante (pas toujours évident)
copier/coller cette adresse dans une fiche contact d’Outlook Express
compléter la fiche contact avec nom et sigle
regrouper les fiches dans un groupe de contact
envoyer un mailing expliquant notre souhait de transmettre ces mailing électronique, et
demandant à nos interlocuteurs de valider ce principe et l’adresse électronique.
exploiter les réponses positives (du taux de réponses positives dépend le lancement
définitif de l’opération, et la suppression des mailing papier) ou négatives (changement
d’adresse électronique)
Il me fallut une semaine entière pour traiter complètement les 200 écoles d’ingénieurs
référencées, par lot de 40 à 50 .
Dans 10 % des cas, je dus me résigner à choisir l’adresse du webmaster comme destinataire.
II – 5
Résultats :
Ils furent excellents à chaque fois, tant en taux de réponses positives (40%), qu’en rapidité des
réponses (le chiffre fut atteint à chaque fois en 3/4 jours).
II – 6
Mise en service – Extension aux écoles de commerce
Afin de faciliter le ciblage des mailing, Anne Jantet demande à pouvoir utiliser plusieurs
groupes d’adresses (écoles de chimie, électronique, mécanique…).
Je lui montre comment créer plusieurs groupes d’adresses, ou modifier les groupes existants.
La formation des chargés de recherche est faite en deux heures.
Suite à cette mise en place, faite en deux semaines, Anne Jantet demande à un jeune stagiaire
de réaliser le même travail pour les écoles de commerce, sous mon contrôle.
En deux semaines, le travail était terminé.
Deux mailing sont réalisés courant juillet par les chargées de recherche.
II – 7
Remarques et conclusions
1 – J’ai pu mesurer la puissance de ces nouveaux outils en ce qui concerne la capture de
l’information:
L’intégration des outils carnet d’adresse + favoris du navigateur + lien hypertexte + menu
contextuel de la souris permet une capture de l’information pertinente sans erreur, et son
transfert dans la zone voulue de l’application cible avec un minimum de manipulations.
De telles opérations répétitives sont courantes dans les entreprises, et consomment une
énergie et un temps considérables.
2
- J’ai pu mesurer la puissance de ces nouveaux outils en ce qui concerne leur utilisation
dans un contexte professionnel
La facilité d’utilisation , la souplesse, et l’efficacité de cet outil de mailing électronique sont
remarquables.
Les chargés de recherche ont accepté d’emblée l’outil.
Dans mes notes, j’ai écris ce jour-là : « enthousiastes et déconcertés par la simplicité de
l’outil »
La question d'abandonner ou non l'ancien système , ne s'est même pas posée.
3 – Maintenance de l’outil :
L’automatisation des procédures et la facilité accrue d’utilisation des outils conduit parfois
l’utilisateur à oublier la fonction de maintenance et de responsabilité de l’outil .
Qui va gérer les courriers des écoles annonçant un changement d’adresses ?
Qui va exploiter les réponses de serveurs signalant un destinataire inconnu ?
Qui va penser tous les ans à retourner sur les sites des écoles, chercher de nouvelles adresses,
identifier les nouveaux services mis au point par les services emplois ?
La question est bien présente à l’esprit d’Anne Jantet.
4
– Fin de la deuxième étape : situation au bout d’un mois de stage
D'un côté, le poste PC connecté à Internet s’est trouvé complètement saturé :
-
-
fonctions de production :* messagerie électronique candidats(toujours la seule adresse de
Nemrod)
*recherche de candidatures sur Internet(de temps en temps)
*dépôt systématique des offres d’emploi sur le site cadremploi
(à la fois minitel et Internet) ; ce site devenu gratuit en juillet a
des temps de réponse élevés; la saisie des offres est lente
*mailing électroniques avec les écoles
fonctions commerciales: *recherche d'informations sur les prospects- clients
*messagerie électronique avec clients (quelques essais de
transmissions de CV ou d'évaluations de candidats)
- fonction "étude "
: mise au point des nouveaux outils
Lors des réunions hebdomadaires des consultants, je présente quelques concepts :
* les outils de la société de l’information (voir ANNEXE 1 )
Je présente également les réalisations récentes.
Fin juin, je mets en évidence la saturation du poste PC connecté et propose le passage en
réseau.
Pour convaincre les consultants, je présente une sorte de scoring d’efficacité des moyens de
communication (voir annexe 2 )
La décision est prise d'installer une messagerie sur le serveur. Je suis chargé du projet.
III III – 1
ETAPE 3 : MESSAGERIE ET ACCES INTERNET EN RESEAU
Cahier des charges limité :
L’objectif de départ (1/7) est donc de mettre en place une messagerie électronique en réseau, à
usage externe et interne ; sachant que, les esprits sont vis à vis de cette initiative plus
bienveillants que convaincus, le budget et les délais de mise en œuvre sont limités.
Bien que le cahier des charges ne fasse référence qu’à des fonctionnalités basiques de
messagerie électronique, je fais valider l’importance de l’évolutivité de la solution, car je sais
que , le cap psychologique franchi par les consultants, les besoins vont se sophistiquer
rapidement.
III – 2
Examen des fonctionnalités du serveur :
Il m’est apparu rapidement que le réseau récent installé trois mois plus tôt ,de dix postes
Compaq avec deux imprimantes et un serveur Compaq sous Windows NT, ne pouvait pas ne
pas pouvoir gérer une messagerie.
Il m’est aussi rapidement apparu qu’en matière de logiciel, Winphone Serveur , seul logiciel
installé sur le réseau et tous les postes , se limitait à la gestion complète des télécopies en
réseau.
Mes recherches documentaires (articles sur les messageries dans Internet Professionnel 12/98
et 04/99, Décision Micro et Réseaux 19/4/99), et quelques contacts me font aboutir aux
conclusions suivantes :
• Winphone ne serait jamais une messagerie électronique, car les télécopies ne sont jamais
que des images.
• les fonctionnalités évoluées proposées par BVRP d’accès Minitel en réseau, et de partage
d’agendas, pouvaient éventuellement intéresser Nemrod
• les messageries électroniques classiques ne gèrent pas les autres fonctionnalités de type
télécopie, Minitel, tout simplement parce qu’associées au navigateur, elles les remplacent.
Il fallait investir dans un logiciel de messagerie.
III – 3
Consultation
Trois offres sont analysées :
- MS Exchange Server avec 10 licences pour 21 KF installation et paramétrage
compris.(offre NC2 distributeur de BVRP).La connexion avec le réseau Internet
se fait par routeur.
Malgré toute ma bonne volonté vis à vis de Microsoft, il ne m’a pas été possible de
trouver dans ce produit la richesse fonctionnelle fréquente chez cet éditeur. En
particulier, aucune fonction de messagerie à valeur ajoutée n’est proposée en
version avancée.
Enfin, Nemrod doit faire son affaire du routeur, et de la connexion Internet.
Autrement dit, une solution chère, peu évolutive, et compartimentée.
Je déconseille cette solution.
-
Offre France Telecom – Oleane , présentée par la société Nomea.
Le logiciel proposé est Mdaemon de Deefield Communication, logiciel sous Linux
installable sur le serveur NT de Nemrod. La connexion se fait par routeur.
Là encore, la déception est forte :
Bien que la proposition fasse 17 pages, trois lignes en tout et pour tout sont
consacrées à Mdaemon. Le reste n’est que de l’argumentation commerciale et
technique sur les routeurs Cisco, et la présentation d’Oléane.
Le logiciel et 25 licences sont effectivement à un prix très attractif ( 1 990 FF).
Le routeur vaut 4500 FF. Il y a 11 000 FF de service .
Deux réunions ne me permettent pas d’identifier plus clairement les fonctionnalités
présentes et à venir de la solution, ni de comprendre comment cette petite structure
(Nomea) peut s’engager pour le compte de France Telecom et Oeane, à faire
fonctionner de bout en bout le système.
Je déconseille également cette solution.
-
Offre Le Serveur Internet :
Accès à l’Internet du type réseau à la demande via Numeris et un antéserveur.
Bien que l’intitulé de la proposition paraisse incompréhensible, cette proposition
va vite apparaître adaptée à la demande de Nemrod :
* l’offres est complète (LSI est fournisseur d’accès à l’Internet)
* la pièce maîtresse du dispositif est l’antéserveur (descriptif ci-dessous), qui est
installé sur le réseau local Nemrod, qui remplit un nombre considérable de
fonctions utiles, et qui est en même temps une boîte noire pour Nemrod puisqu’il
est piloté à distance par le prestataire.
le prestataire propose un prix correct (17 500 FF + 12 000 FF d’assistance
téléphonique et de maintenance annuelle) et une installation sous dix jours.
*l’antéserveur permet de franchir une étape supplémentaire sans risque : l’accès à
Internet est personnalisable (par poste, par heure…) et ne requiert aucun
investissement supplémentaire dans la mesure où la ligne est Numeris.
* l’antéserveur peut facilement intégrer des fonctionnalités à valeur ajoutée (réponses
automatiques, circulation interne…)
La société est installée à 5 minutes des bureaux Nemrod, ce qui est rassurant pour un
décideur de PME sans compétences ni disponibilité. La liste de références est
impressionnante, la solution paraît fonctionner depuis plusieurs années sans aucune
difficulté.
* La solution réseau à la demande :
seul le premier utilisateur établit la connexion. Une fois la connexion établie, le lien
est maintenu tant que des transferts de données sont perceptibles, quel que soit
l’utilisateur émetteur. Les coûts de communication sont donc réduits à une seule
communication téléphonique quel que soit le nombre d’utilisateurs simultanés.
La déconnexion est provoquée à l’issue d’un délai tampon après les dernières données
reçues. Ce délai est paramétrable. La connexion est établie en 1 à 2 secondes.
* Description de l’antéserveur :
*Micro-ordinateur sous Unix
*Fonctions assurées :
• connexion à l’Internet et routage
• utilisation de proxies avec archivage dans un serveur cache
hiérarchique (permettant de diminuer les durées de consultation)
• translation d’adresses permettant de place le réseau privé dans une
classe d’adresses mortes inaccessibles du monde Internet, et
d’effectuer le lien entre les requêtes internes et Internet.
• Pare-feu permettant le filtrage des appels entrants ou sortants,
paramétrable
• Site Intranet gérant le courrier électronique, et donnant accès à un
site web interne.
* Commentaires :
Il est agréable de rencontrer des vrais professionnels connaissant bien leur métier,
capables de présenter de manière simple leur offre et les résultats que l’on peut en
attendre.
En face d’une offre aussi professionnelle, on fait confiance !
III – 4
Décision :
L’offre LSI du 9/7/99 a été signée le 13/7/99 pour une installation le 23/7/99.
III – 5
Travaux préparatoires au démarrage :
* transfert du nom de domaine : Nemrod demande à la société qui a déclaré son nom de
domaine (Francenet), de le transférer à LSI.
* annuaire électronique : se posent maintenant des questions simples en apparence comme :
« à qui donne-t-on une adresse électronique personnelle ?»,
« faut-il prévoir pour les annonces presse des adresse génériques ou va-t-on diffuser les
adresses des consultants ? »,
« que faire de l’adresse antérieure [email protected] ? »,
« comment libeller les adresses pour que les candidats ne se perdent pas au milieu des points,
tirets, prénoms ? »
Je fais une proposition basée sur les principes suivants :
- adresse nominatives pour les consultants et les assistantes, générique pour le
service approche directe (discrétion)
- structure de l’adresse électronique du type : (initiale prénom)(nom)@nemrod.fr
- pas de ponctuation
La proposition adoptée est plus conforme aux standards actuels et est du type :
(Prénom).(nom)@nemrod.fr
* accès Internet : seuls les consultants et le secrétariat sont autorisés à avoir accès à Internet.
* choix des logiciels client de messagerie et de navigation : je propose Outlook Express 5 et
Internet Explorer 5, pour les mêmes raisons que précédemment. Proposition acceptée.
III – 6
Démarrage :
LSI prend en charge l’installation de l’antéserveur, les connexions avec le réseau
interne et l’Internet via la ligne existante Numeris, le paramétrage des adresses
électroniques et des accès Internet sur l’antéserveur, l’installation et le paramétrage
des logiciels clients sur un poste, les tests sur un poste.
Je suis sollicité pour installer les 9 autres postes du réseau conformément à la
procédure mise au point pour un poste.
Je suis chargé également de la formation utilisateurs.
Résultats du démarrage :
1 – l’installation complète est faite en deux demi-journées.
2 – la messagerie interne fonctionne sans problème
3 – l’accès internet est excellent en temps de réponse
4 – la messagerie externe ne peut être mise en service car le nom de domaine n’a pas
été transféré à temps (« la demande a été faite par fax, et non par courrier recommandé
avec AR » dixit)
Décisions finales :
En fait l’émission de messages est techniquement possible ; c’est la réception qui est
impossible . Nous décidons néanmoins de ne pas mettre en service une
communication à sens unique, ce qui n’a pas de sens pour l’utilisateur.
Nous prenons alors une autre décision sur-le-champ : laisser l’accès à l’Internet libre à
tous.
En effet, une messagerie pour 10 personnes dans un même bâtiment sans
communication (électronique) avec l’extérieur, tourne vite en rond !
Il fallait que le réseau Nemrod, installé depuis 5 mois maintenant, serve vraiment à
quelque chose, et que de l’information y circule.
Démarrage de la messagerie externe :
Il fallut attendre le retour des congés ( 30/8) pour mettre en service la messagerie
externe.
III – 7
Bilan de la troisième étape
Un mois pour trouver et mettre en place l’outil de messagerie adapté aux besoins de
Nemrod, c’est bien.
Donner l’accès à l’Internet à tous, c’est bien aussi.
Que va-t-on en faire à la rentrée ?
Denis Richard m’invite à participer au séminaire des consultants Nemrod , qui se tient
début septembre chaque année. Il me demande de « faire un point ».
IV
ETAPE 4 : BASE DE DONNEES DE CV
IV – 1
Point de départ :
La question m’avait été posée en réunion des consultants, de savoir ce que je pensais du
fichier 4D, autrement dit de la base de données de CV.
Clairement, le cabinet savait que l’outil était dépassé, sous-utilisé et consommait pourtant
beaucoup de ressources.
Le problème était posé ;il n’y avait pas pour autant unanimité sur l’approche pour le régler.
Certains étaient pour une approche complètement rénovée de la question.
D’autres étaient attachés à certains supports, certaines procédures.
Je proposai d’analyser la question pendant les 10 jours qui séparèrent la signature du contrat
avec LSI ,de l’installation de l’antéserveur. Proposition acceptée.
IV - 2
Réalisation
Après un jour d’analyse de l’outil existant et de discussions avec les consultants, il était
clair que:
-
De gros progrès pouvaient être faits en terme d’outils : l’indexation et la recherche en
texte intégral de CV numérisés apporteraient un triple avantage par rapport aux fiches
codifiées et au stockage de CV papier : économie en terme d’acquisition de l’information,
accès plus performant à l’information pertinente, accès plus rapide au CV
Une grosse productivité était donc accessible à partir du moment où l'information était
numérisée.
J'avais une version d'évaluation (gratuite pendant 30 jours mais complète)du logiciel
Documind obtenue lors du salon IDT. Je proposai de créer une base test avec les CV
numérisés reçus depuis quelques semaines . Proposition acceptée;
-
Deux points devaient cependant être approfondis pour prendre en compte le contexte
particulier d'un cabinet de recrutement qui reçoit des candidatures de tous horizons,
intérêt, et formats :
•
quid des CV non numérisés, autrement dit papier : fallait-il les scanner, ou écrire
aux candidats pour leur demander une version numérisée des CV pour une
« meilleure gestion de leur candidature », quel pourcentage cela représentait –il ?
•
contenu de la base : jusqu’à présent, seuls les CV de valeur, justifiaient le coût de
traitement et de stockage de l'information: dossier envoyé au candidat, auquel on
demandait de bien vouloir codifier l’information ; au retour le dossier était saisi
(10mn), et le CV classé parmi 6 000 autres.
La disparition de la contrainte de coût d’acquisition de l’information , et la
possibilité de gérer facilement et précisément de grandes quantités d’informations ,
renouvellent complètement l’approche.
A t-on encore besoin de trier les CV ?
A t-on besoin d'une base ? Ne vaut-il mieux pas créer une base de CV sur Internet
que les candidats rempliraient ?
IV – 3 Indexation et recherche en texte intégral de CV DEJA
NUMERISES
L'installation du logiciel Documind en monoposte se fit en une heure environ.
Je récupérai assez facilement sur disquette les pièces jointes des courriers électroniques de
candidatures reçues depuis une quinzaine de jours environ .
En effet, tout le courrier électronique convergeait encore sur le seul poste connecté à
l'Internet, et les courriers lus étaient transférés dans une archive.
Le menu contextuel m'a grandement aidé dans cette opération.
J'avais donc 50 CV numérisés de toute nature et en deux formats (Word et Excel) à indexer.
L'indexation ne posa aucun problème.
Résultats de la recherche en texte intégral:
Les résultats furent vraiment encourageants à tous égards:
- qualité de la recherche: le moteur Verity est de très bonne qualité et permet de nombreuses
combinaisons avec opérateurs, troncations…
- présentation des réponses: le logiciel présente un tableau de réponses synthétique et classé
par taux de pertinence
- accès à l'information: un double accès est proposé: soit le texte indexé dans lequel apparaît
en rouge l'expression demandée, soit le document d'origine.
- navigation: le passage d'une réponse à l'autre est facile
D'une manière générale, les consultants ont réagi de façon très positive à ce test, et affirmé
que le découpage de l'information par nature n'était pas nécessaire.
Autrement dit Belfort est déjà pertinent car, si un candidat est né, ou a étudié, ou a travaillé à
Belfort, il y est quelque part "attaché", et peut être intéressé par une proposition d'un travail à
Belfort.
Cette remarque est importante car elle implique une indexation en texte intégral sans mot clé.
Donc une automatisation possible de l'acquisition de l'information.
Le contact pris avec le distributeur a confirmé que le logiciel monoposte est bon marché (5
KF) qu'il peut fonctionner en réseau, et pour de grandes quantités d'informations.
Conclusion: solution industrialisable ,économique, et rentable en monoposte.
IV – 4
Numérisation des CV
IV – 4 – 1 Analyse de la situation
Au 15/7/99, le nombre de CV numérisés reçus par Nemrod, soit au titre des candidatures
spontanées, soit au titre des annonces, ou approches directes, est faible par rapport au nombre
de CV papier : le rapport est de 1 à 5 (10 CV par e-mail par jour)
Il ne faut pas oublier non plus que le nouveau système devra être réinitialisé avec les 1500 CV
du système actuel, évidemment en format papier.
La question est donc d'importance et concerne de gros volumes d'informations à numériser au
départ, et ensuite en régime de croisière.
Nous décidons de faire un test en quelques jours.
Le banc d’essai de Decision Micro et réseaux du 7/6/99, sur les logiciels OCR, et une visite
chez quelques distributeurs m’aident à proposer une décision :
Scanner HP ScanJet 4200c +Fine Reader4.0. dans une offre globale pour 1290 FF
Fine reader est le produit recommandé par le test pour une gestion documentaire.
Je procède à l’installation en deux heures.
IV – 4 –2
Résultats :
Quatre tests sont réalisés et aboutissent à une conclusion plutôt négative
TEST 1 : Rachida M. – assistante marketing
CV simple d’une page
Résultat avec une résolution 150 dpi :
7 caractères mal reconnus – acceptable
la mise en page est assez bonne , mais la clarté du document initial n’est pas reproduite
TEST 2 : Claude J. - comptable avec expérience
CV d’une page
Résultat avec une résolution de 150 dpi :
Désastreux une première fois , puis excellent – 1 erreur de caractère
La mise en page d’origine est presque reproduite, à l’exception de quelques espaces, et sauts
de lignes
Résultats avec une résolution de 300 puis 400 dpi :
Moins bon, erreurs grossières
TEST 3 : Arnaud B. - chef de projet robotique
CV d’une page avec photo
Résultat avec une résolution de 150 dpi :
Excellent y compris la photo
Toujours une mise en page mal reproduite
TEST 4 : Stephen Michael S.– Directeur financier et système d’informations
CV de trois pages denses en anglais, mise en page complexe
Résultat avec des résolutions de 150 puis 400 dpi :
Peu d’erreurs (sur les adresses électroniques notamment),le texte est parfaitement
compréhensible, mais la mise en page est moyennement restituée.
IV – 4 – 3
Analyse des résultats d’ensemble :
Sur la forme :
Un CV est un document dont la forme est aussi importante que le fond ; d’une part pour que
le lecteur accède tout de suite à l’essentiel (1 minute par CV dans un cabinet), d’autre part
parce que cela révèle beaucoup de choses sur la personnalité des candidats.
La remise en cause de la forme du document au moment de la numérisation est ici beaucoup
plus lourde de conséquences que dans les situations classiques où , en fin de compte, ce qui
importe est de respecter le contenu le mieux possible.
Devant une telle situation, où chaque professionnel aurait un avis différent et respectable, le
cabinet pourrait être amené à ne faire qu'une partie du chemin, et à ne pas se séparer des CV
papiers, afin de mener dans certains cas une recherche complémentaire sur le papier pour
valider une recherche sur la base.
Solution inconfortable.
Sur le contenu :
Tous les caractères d'un texte n’ont pas la même importance. Il se trouve que les ponctuations
incluses dans les adresses électroniques ne sont pas très bien reconnues dans les tests. C’est
assez gênant. Là encore, on risque de devoir garder l'information d'origine.
Par contre, les textes, noms propres et chiffres sont très bien reconnus, ce qui valide la
possibilité d'indexation et reconnaissance plein texte.
Sur le principe :
Est-il sain de mélanger dans une même base de données des informations hétérogènes quant à
leur fidélité par rapport à un document d'origine:
-d'un côté des informations numériques dont le niveau de fidélité par rapport à l’information
d’origine est de 100 %, sur le fond et sur la forme,
-de l'autre des informations dont le lecteur voit immédiatement qu’il s’agit d’informations qui
ont changé de support, donc non fidèles à 100 %.
Le lecteur va t’il douter de l’information numérisée moins bien présentée et contenant de
légères(?) erreurs ? une assistante de recherche pressée , ou un consultant débutant , ne
risquent t-ils pas de rejeter tel ou tel CV un peu "abîmé" par la reconnaissance de caractères,
alors que justement c'est un candidat dont le CV était très fouillé au départ?
Selon le principe que la mauvaise monnaie chasse la bonne, le cabinet Nemrod, généraliste
mais actif sur le créneau des cadres dirigeants, ne risque t'il pas de voir son fond de commerce
de qualité perdre de sa pertinence ?
Sur le coût de numérisation :
La vérification et la correction des erreurs sont à exclure d'emblée, à moins de perdre toute la
productivité générée par l'indexation automatique et la recherche plein texte.
En outre, rien ne garantirait que les erreurs soient bien détectées et corrigées.
Sur la validité du test:
Un test sur 4 CV est bien évidemment insuffisant pour pouvoir prendre une décision
définitive.
Le logiciel lui-même n'est peut-être pas non plus complètement maîtrisé.
Le scanner est un scanner de bureau, sans chargement automatique.
Il est donc clair qu'une étape d'industrialisation du processus est indispensable;
Ce test a néanmoins permis d'identifier les contraintes fortes de la gestion documentaire de
Cv. En outre, je doute qu'on puisse régler complètement l'ensemble des questions soulevées
ci-dessus, avec d'autres moyens matériels et logiciels, sans buter rapidement sur les
contraintes budgétaires.
Conclusion
Aussi , après avoir examiné ces résultats partiels avec quelques consultants, ai-je considéré le
test comme non concluant.
Nous verrons que ce test rapide permit de faire évoluer là encore les appréciations des uns et
des autres, et de détecter une nouvelle opportunité.
IV – 4 – 4
Contenu de la base:
Les positions des uns et des autres et les arguments échangés me convainquirent que tant que
la messagerie et l'accès direct à Internet n'avait pas "fait son travail" , nous ne pourrions pas
avancer sur ce point.
Des échanges animés, je retins cependant que la fraîcheur de l’information devenait un
paramètre de plus en plus important pour la qualité de la base de CV.
En effet, la mobilité des candidats devient de plus en plus grande et beaucoup de CV perdent
de leur intérêt au bout de 6 mois.
Il faudrait donc pouvoir actualiser la base facilement, contacter les candidats pour une
actualisation au bout d’une certaine période, et purger automatiquement les anciens dossiers.
Cela a également une autre conséquence pour la reprise du stock de la base actuelle : la
reprise intégrale de toutes les informations des CV devient moins capitale, puisque leur
pertinence va assez vite baisser.
IV – 4 – 5
Remarques générales sur la numérisation
Le premier test montre combien le tout numérique avance à grand pas, et permet seul de
garantir l'intégrité de l'information, de réduire les travaux sans valeur ajoutée, d'atteindre cette
productivité et ce zéro papier, que peu de responsables prennent au sérieux;
Les résultats ambigus du deuxième test nous en donnent une preuve éclatante: nous sommes
bien loin de ce tout numérique .Et le changement de support (papier vers numérique) est
délicat, coûteux, et pas forcément convaincant.
Cela signifie que tant que l'on n'est pas organisé pour le tout numérique, ou pour le mettre en
place comme objectif ultime, on ne dégage pas la productivité, on garde du papier inutile, …
La question pour moi n'est donc plus: comment numériser les CV papier ?, mais comment
aider Nemrod à passer en tout numérique? C'est-à-dire comment inciter les candidats , qui
disposent bien de l'information numérique (100% des CV sont issus d'un traitement de texte),
à transmettre leur CV à Nemrod non plus en format papier, mais en format numérique.
Il faut reconstituer la chaîne de traitement numérique de l'information, éviter cette rupture de
charge que constitue le courrier postal.
Ne soyons pas naïf. Le traitement de l'information papier existera toujours. Le consultant
éditera bien du papier pour réfléchir au calme sur tel ou tel candidat.
Mais il faut considérer le papier non plus comme le cas général et la solution normale, mais
comme le cas particulier et la solution exceptionnelle.
Sur les cent réponses électroniques reçues à l'annonce, le consultant répondra de façon
électronique à tous grâce à des messages types, éditera les 5 CV intéressants, convoquera par
email les candidats, transmettra les dossiers de présentation et les CV à son client par courrier
électronique.
Pour peu que l'annonce ait été lue sur un portail ou dans une liste de diffusion d'école, et que
le client lui-même n'édite qu'un ou deux dossiers, où est passé le papier ?
IV – 4 – 6
Comment concrètement augmenter le taux de numérisation des CV ?
Je compte là encore sur la messagerie et la mise en place des adresses personnalisées des
consultants: plusieurs sont prêts à inclure leur adresse électronique personnelle dans le corps
de l'annonce dès la rentrée.
Le résultat est éclatant sur une annonce:
alors que les annonces comportaient jusqu’alors l’adresse générique nemrod@ wanadoo.fr,
les réponses étaient réparties à raison de 90 % papier , 10 % électronique.
La première annonce de la rentrée porte l’adresse électronique du consultant en charge de la
mission : [email protected]
Le taux de réponses par e-mail est de 50 % !
Ont pu jouer dans cette évolution les facteurs suivants:
- le nom en clair, garantissant un acheminement direct
- le fait que le nom de domaine est bien nemrod et non plus wanadoo
- les candidats ont de plus en plus l’habitude de se servir de messagerie.
Un examen approfondi des CV papiers nous encourage encore davantage à aller dans la voie
de la numérisation : la moitié comporte une adresse électronique personnelle.
Ainsi près de 75 % des candidats ayant répondu à cette annonce peuvent communiquer avec
Nemrod par courrier électronique .
IV – 4 – 6
Conclusion de la quatrième étape:
Les décisions en matière de NTIC doivent être prises en anticipant sur l’avenir ; l’avenir est à
la numérisation intégrale de la chaîne de traitement de l’information.
En l’occurrence, Nemrod doit être vigilant pour encourager en permanence ses interlocuteurs
à transmettre les informations sous format numérique.
Il est donc préférable que Nemrod investisse en communication de ses adresses électroniques,
en lisibilité et facilité pour les candidats (une adresse personnelle donne confiance davantage
qu’une adresse générique), plutôt que dans des outils de numérisation avec reconnaissance de
caractères.
Il restera néanmoins à traiter les cas particuliers ; ne serait-ce que par exemple, saisir l’adresse
électronique du candidat sur un CV papier, pour effectuer le changement de mode de
communication, et passer du courrier postal au courrier électronique .
Une recherche sera effectuée courant août concernant une sorte de douchette scanner qui
permettrait de lire et reconnaître certaines parties de textes.
V
ETAPE 5 : STYLO-SCANNER
V–1
Recherche :
Un contact avec un fournisseur et un article paru au cours de l’été dans une revue spécialisée
signalent un équipement récent qui pourrait convenir à notre besoin de numérisation partielle.
Il s’agit du C-Pen, sorte de scanner en forme de stylo, qui s’utilise comme un surligneur ;le
lecteur surligne le texte ou la partie de texte à scannériser, dans un ou plusieurs fichiers, et
ensuite transmet l’information à un PC par le port infrarouge.
La capacité de stockage du C-Pen est de 10 M octets.
Le transfert de l’information vers le PC peut même être fait au fur et à mesure de la lecture.
Le C-Pen vaut 3500 FF hors infrarouge.
V–2
Evaluation :
L’équipement est récent (1 an ), assez peu diffusé encore ; ses usages sont limités pour le
moment à des nomades désirant capter l’information utile, plutôt que de transporter des
photocopies ou des feuilles de journal ou de revues.
Au Canada pourtant des centres de documentation s’en équipent et les mettent à disposition
de leurs lecteurs.
Une journée à Paris me permet de rencontrer un distributeur maîtrisant le produit, et capable
de me faire une démonstration intéressante.
La reconnaissance de caractères est très bonne à condition de bien positionner l’outil par
rapport au texte , la ligne…
Le grand avantage de cet outil est donc de pouvoir numériser de petites portions
d’informations, de façon très souple.
Le risque d’erreur est réduit de façon considérable du fait du mode opératoire :
en effet il est possible de transférer l’information sur le PC au fur et à mesure.
Il n’est donc plus difficile ni ennuyeux pour l’opérateur de vérifier la reconnaissance de
caractères, puisque :
- il s’agit d’une petite quantité d’informations ,
-elles sont toutes des informations importantes et pertinentes,
- le traitement de l’information (ex : mise en forme du texte dans le fichier de réception du
PC) suit immédiatement la capture et la numérisation de l’information.
V–3
Applications possibles chez Nemrod
Trois applications de cet outil me semblent possibles:
-
-
numérisation partielle des 1500 CV papier de la base actuelle : le stylo scanner pourrait
enregistrer les informations pertinentes de ces CV (pas toujours les mêmes)
numérisation d’une adresse électronique : quoi de plus difficile à copier manuellement
qu’une adresse email ? Avec cet outil, on pourrait répondre de façon électronique à une
candidature reçue sous forme postale, lire et enregistrer dans un carnet d’adresses les
coordonnées lues sur une carte de visite, et tout ceci sans risque d’erreur.
numérisation des CV papiers : Nemrod recevra toujours des candidatures intéressantes par
la poste. On pourra ainsi numériser partiellement ce dossier, quitte à envoyer ensuite une
demande d’actualisation.
V–4
Conclusions de la cinquième étape :
La reprise de 1500 CV sera peut-être longue, mais cela ne se fera qu’une fois.
A l’avenir, il n’y aura d’usage intensif de ce type là.
D’une manière générale, le concept de stylo scanner semble bien convenir aux numérisations
partielles.
VI
ETAPE FINALE
VI – 1
Participation au séminaire
Denis Richard m’a demandé d’assurer l’animation de la première demi-journée du séminaire
annuel des consultants Nemrod.
Des décisions sont à prendre concernant la base de données de CV.
J’ai donc présenté et commenté un certain nombre de documents, à partir desquels les
consultants ont pu discuter.
Assez vite, les divergences antérieures ont disparu, et le lancement du projet base de données
de CV numérisés a été décidé.
VI – 2
Formation à la messagerie et à l’accès Internet:
A la rentrée, et davantage encore à la suite du séminaire , la demande de formation et les
usages des outils nouveaux ont cru très rapidement.
Le plus souvent, j’ai répondu à la demande ponctuelle, de façon à respecter les besoins et la
démarche de chacun.
J’ai proposé de former spécifiquement l’un ou l’autre des collaborateurs sur tel ou tel aspect
des outils mis en place :
- mailing électronique (écoles, dans l’avenir clients, prospects…)
- moteurs de recherche
- bases de CV
VII
PARTICIPATION AUX REUNIONS DES CONSULTANTS
Au cours des réunions des consultants, j’ai cherché à présenter de la façon la plus visuelle et
synthétique, les idées que je souhaitais faire passer.
Un certain nombre de ces présentations a été reproduit en annexe :
VII – 1
Les outils de la société de l’information :
Le schéma met en évidence que les nouveaux outils de communication et d’information sont
complets, professionnels, diversifiés, et sophistiqués.
Je replace à plusieurs reprises , mon action de départ sur les axes de communication et de
recherche d’information.
VII – 2
L’efficacité de la communication électronique
L’efficacité se mesure sur 4 critères :
-
rapidité de transmission
garantie d’acheminement
coût
réutilisation
Les critères peuvent être pondérés.
Quand on prend en compte l’ensemble des aspects de la chaîne de traitement de l’information,
y compris la possibilité de compléter ou modifier, puis réexpédier un document, on constate
que la communication électronique est globalement plus efficace que les autres modes de
communication.
Chaque consultant a été invité à faire son propre scoring , en pondérant les critères à sa façon.
VII – 3
La numérisation des CV papier :
Le schéma met en évidence la simplicité de l’intégration dans la future base de données ,de
CV numérisés , par rapport à la chaîne de numérisation de CV papier.
VII – 4
Séminaire Nemrod :
Les présentations ont pour objectifs :
-
d’analyser l’impact de l’Internet sur le marché de l’emploi
-
d’analyser l’impact de l’Internet sur le fonctionnement des professionnels de l’emploi
-
de rappeler les réalisations faites chez Nemrod en matière de NTIC depuis 2 mois
VIII CONCLUSIONS DU STAGE
Quant au processus de décision :
Le processus de décision des responsables quant aux nouvelles technologies est finalement
peu influencé par la médiatisation.
Les médias préparent les esprits , sans plus.
Par contre, ont été décisifs :
-
L’analyse comparative : exemple :le scoring des différents moyens de communication.
-
L’arrivée de l’information pertinente directement sur le poste de travail du
consultant : « ah oui , c’est vraiment mon outil de travail !» m’a dit l’un des consultants
après que j’ai transféré sur son PC une candidature reçue dix minutes pus tôt sur la boîte
électronique du cabinet et qui lui était destinée.
-
Le choc visuel de la démonstration : la recherche en texte intégral est un concept facile à
comprendre, mais difficile à vendre.
Quand bien même l’ échantillon de CV retenu n’était pas vraiment intéressant ni
représentatif, puisque j’avais pris le tout-venant des candidatures reçues dernièrement, les
consultants ont été stupéfaits de la commodité et de la pertinence de l’outil.
Quant à l’enracinement des nouveaux outils
Tout nouveau tout beau.
Attention à l’aspect séduisant de ces outils, et à leur rapidité de mise en place , qui peuvent
occulter la nécessaire définition des objectifs, la gestion du changement dans l’organisation
et l’évolution des mentalités.
Ces outils sont à mettre dans les mains d’utilisateurs demandeurs.
Si les adresses électroniques personnelles des consultants avaient été mises en place début
juin , sans réfléchir au départ aux usages à en faire, nous n’aurions pas eu un tel décollage des
projets en septembre.
Quant à la productivité générée par les NTIC
Ce stage m’a convaincu qu’on peut et qu’il faut aller jusqu’au bout de la logique des
nouveaux outils, sans quoi la superposition des supports et des outils anciens et nouveaux,
numériques et papier, ne permet pas d’obtenir tous les résultats escomptés.
Cette logique est celle de la numérisation totale.
L’économie numérique est tellement importante que le gouvernement américain en a fait un
service directement rattaché au Président.
Seule une démarche très professionnelle permet d’aller jusqu’au bout de cette démarche dans
une organisation ; j’insisterai tout particulièrement sur l’analyse de l’existant, qui seule
permet d’identifier tous les besoins, et de chercher ensuite comment les traiter de façon
numérique.
ANNEXES
Les nouveaux outils de la société de l’information
1
L’efficacité de la communication électronique
2
La numérisation des CV
3
Internet et l’emploi
-
les conséquences d’Internet sur le marché de l’emploi
les conséquences sur le fonctionnement des spécialistes
du recrutement
Nemrod et l’Internet
4
5
6
1
2
3
4
5
6