Politique sur la reddition de comptes et la transparence
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Politique sur la reddition de comptes et la transparence
10/12/13 Politique sur la reddition de comptes et la transparence | Casselman Politique sur la reddition de comptes et la transparence Énoncé Définitions Objet Champ d’application Exigences de la politique Responsabilités Surveillance/Inobservation de la politique Fondements législatifs/administratifs Énoncé Le Village de Casselman encouragera la reddition de comptes et la transparence dans la gestion municipale en se fondant sur les principes suivants : 1. 2. 3. 4. Le processus décisionnel sera ouvert et transparent. Les affaires municipales seront menées dans le respect de l’éthique et de la responsabilité. Les ressources financières et les infrastructures matérielles seront gérées avec efficacité et efficience. Afin de satisfaire aux exigences de la loi, les renseignements sur l’administration municipale seront accessibles. 5. Une réponse à toute demande, préoccupation ou plainte sera fournie dans les plus brefs délais. 6. Les données financières, les normes de service, les rapports sur le rendement ainsi que tout autre document de responsabilisation seront mis à la disposition des résidents, dans une langue qu’ils comprennent, afin d’accroître les occasions d’examen du public et la participation des résidents aux affaires municipales. 7. Toute nouvelle délégation de pouvoirs ou de fonctions sera assortie d’un mécanisme de reddition de comptes. Définitions Reddition de comptes – Principe voulant que la Municipalité soit obligée de rendre publiques ses actions, ses décisions et ses politiques, qu’elle en assume l’entière responsabilité et qu’elle puisse en répondre. Transparence – Principe voulant que la Municipalité mène ses affaires de façon accessible, claire et visible et que ses intervenants puissent avoir droit de regard sur ses activités. Objet La présente politique offre des conseils permettant au Village de Casselman de s’assurer que les affaires municipales sont gérées de façon responsable et transparente et que l’accent est mis sur l’ouverture, le respect de l’éthique, le rendement et la responsabilité financière. Champ d’application En vertu de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, la présente politique s’applique à l’ensemble des activités du Village de Casselman. 1/4 10/12/13 Politique sur la reddition de comptes et la transparence | Casselman Exigences de la politique La Municipalité témoigne de son engagement à l’égard de la reddition de comptes et de la transparence dans ses activités en élaborant un ensemble de politiques, de procédures et de pratiques qui contribueront à créer une administration municipale saine et durable. La Municipalité veille à faire preuve de transparence et à rendre des comptes en se fondant sur diverses politiques, procédures et pratiques qui ont été divisées en catégories : 1. 2. 3. 4. 5. Exigences législatives Responsabilité financière, surveillance et compte rendu Mesure du rendement et établissement de rapports Administration transparente Responsabilité et normes éthiques internes 1. Administration transparente et exigences législatives Le Village de Casselman fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en s’acquittant de diverses responsabilités prévues par la loi en la matière et en divulguant l’information. La Mucinipalité gère ses affaires publiquement, de façon transparente et en rendant des comptes conformément aux lois provinciales suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Loi Loi Loi Loi Loi Loi de 2001 sur les municipalités sur les conflits d’intérêt municipaux sur les infractions provinciales sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée sur la protection des renseignements personnels sur la santé sur la divulgation des traitements dans le secteur public 2. Responsabilité financière, surveillance et compte rendu Le Village de Casselman fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en indiquant la source de ses revenus et la manière dont elle les utilise pour la prestation des services. Les politiques, les procédures et les lignes de conduite ci-dessous témoignent des pratiques exemplaires d u V i l l a g e d e C a s s e lm a n en matière de responsabilité financière, de surveillance et de compte rendu : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Rapport du vérificateur externe États financiers annuels et trimestriels Plan financier à long terme Rapports d’étape sur les immobilisations Règlement sur la délégation des pouvoirs et rapports Règlement sur les achats et rapports Plan de ressources humaines 3. Mesure du rendement et établissement de rapports Le Village de Casselman rend des comptes aux contribuables en mesurant ses progrès en matière de rendement, le degré de réalisation de ses objectifs et le respect des normes de services au moyen de divers outils axés sur le résultat. Il s’engage à produire des rapports qui font état de son rendement dans tous ses domaines de responsabilité depuis la publication de l’information financière jusqu’à la gestion des ressources humaines et la prestation de services : 1. Rapport annuel 2. Plan directeur municipal et orientations stratégiques de la Municipalité 2/4 10/12/13 Politique sur la reddition de comptes et la transparence | Casselman 3. Rapports trimestriels sur le rendement soumis au Conseil 4. Participation à l’Initiative d’analyse comparative des services municipaux de l’Ontario et production d’un rapport 5. Participation au Système de rapports sur la qualité de vie (Fédération canadienne des municipalités) 4. Administration transparente Le Village de Casselman fait preuve de transparence et rend des comptes aux contribuables en interagissant avec eux par la communication, la consultation et la collaboration. Les politiques, les procédures et les pratiques suivantes garantissent que la Municipalité fait preuve de transparence dans l’administration de ses affaires et que les résidents sont au courant de la façon dont les décisions sont prises et mises à exécution : 1. Règlement de procédure du Conseil 2. Distribution publique de l’ordre du jour des réunions du Conseil et des comités et des documents s’y rapportant 3. Politique de nomination (recrutement et sélection des membres des comités consultatifs, des conseils, des groupes de travail ainsi que des conseils et des organismes externes) 4. Règlement sur l’affichage public 5. Politique de bilinguisme 6. Projet pilote de livre blanc sur l’élaboration des politiques 7. Politique de participation du public 8. Politique relative aux supports multiples 5. Responsabilité et normes éthiques internes Le Village de Casselman a établi des politiques, des procédures et des pratiques régissant la responsabilité et les normes éthiques internes, par exemple : 1. 2. 3. 4. Politique d'embauche et d'emploi Politique sur l’utilisation des courriels Politique sur l’utilisation des cartes de crédits Politique en matière de harcèlement en milieu de travail Le Village de Casselman établira des politiques, des procédures et des pratiques régissant la responsabilité et les normes éthiques internes, par exemple : 5. 6. 7. 8. 9. Code de conduite des employés Code de conduite pour les membres de comités consultatifs Nouvelle politique d'embauche et d'emploi de membres de la famille Politique sur l’utilisation responsable des ordinateurs Politique sur les ressources de nature électorale 3/4 10/12/13 Accountability and Transparency Policy | Casselman Responsabilités Le Conseil municipal et le personnel de la Municipalité ont la responsabilité d’adhérer aux paramètres de cette politique, de rendre compte de leurs actions et de s’assurer de la transparence des opérations municipales. Surveillance/Inobservation de la politique Le Directeur général, Greffier, Trésorier est chargé de recevoir les plaintes et les préoccupations ayant trait à cette politique et de les transmettre aux personnes suivantes selon le cas : a. Lorsqu’elles concernent un membre du personnel, le chef du service et directeur et le directeur, Services aux employés; b. lorsqu’il s’agit d’une réunion à huis clos, l’organisateur de la réunion; c. lorsqu’il s’agit du Conseil, le chef du Conseil. Fondements législatifs/administratifs Aux termes de l’article 270 de la Loi de 2001 sur les municipalités, modifiée par le projet de loi 130, la Municipalité est tenue d’adopter et de mettre en œuvre une politique sur la reddition de compte et la transparence. 4/4 10/12/13 Accountability and Transparency Policy | Casselman Accountability and Transparency Policy Policy s t atement Definit ions Purpos e Applic at ion Polic y requirements Respons ibilit ies Monit oring/ c ontraventions Legis lative and adminis t rative authorit ies E Policy statement The Village of Casselman will promote accountable and transparent municipal governance guided by the following principles: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Decision-making will be open and transparent. Municipal operations will be conducted in an ethical and accountable manner. Financial resources and physical infrastructure will be managed in an efficient and effective manner Municipal information will be accessible so that it is consistent with legislative requirements. Inquiries, concerns and complaints will be responded to in a timely manner. Financial oversight, service standards and performance reporting and all other accountability documents will be made available and accessible, in language that the public can understand, to increase the opportunity for public scrutiny and involvement in municipal operations. 7. Every new delegation of power or authority will have a corresponding accountability mechanism. Definitions Accountability – The principle that the municipality is obligated to demonstrate and take responsibility for its actions, decisions and policies and that it is answerable to the public at large. Transparency – The principle that the municipality will conduct its business in an accessible, clear and visible manner and that its activities are open to examination by its stakeholders. Purpose This policy provides guidance on how the Village of Casselman ensures municipal matters are approached in an accountable and transparent manner, with emphasis on openness, ethics, performance outcomes and fiscal responsibility. Application As required by Section 270 of the Municipal Act, 2001, this policy applies to all Village of Casselman operations. Policy requirements The Municipality demonstrates its commitment to accountability and transparency by providing a framework of policies, procedures and practices that create sound governance and sustainability. 5/4 10/12/13 Accountability and Transparency Policy | Casselman The Village of Casselman ensures accountability and transparency by way of various policies, procedures and practices that have been divided into the following categories: 1. 2. 3. 4. 5. Legislated requirements Financial acc ountabilit y, oversight and reporting Performance m eas urement and reporting Open government Internal acc ountabilit y and ethic al s t andards 1. Open government and legislated requirements The Village of Casselman is accountable and transparent to taxpayers by fulfilling various legislated responsibilities and disclosure of information. The following are provincial statutes that govern how the Municiaplity conducts its business in a public, accountable and transparent manner: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Municipal Act, 2001 Municipal Conflict of Interest Act Provincial Offences Act Municipal Freedom of Information and Protection of Privacy Act Health Information Protection Act Public Sector Salary Disclosure Act 2. Financial accountability, oversight and reporting The Village of Casselman is accountable and transparent to taxpayers by identifying the source of Municipal funds and how those funds are used to deliver services. The following policies, procedures and practices demonstrate the Village of Casselman’s best-practice financial accountability and oversight and reporting mechanisms, including: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. External Auditor and their report Auditor General’s Office and Annual Report Annual and Quarterly Financial Statements Long Range Financial Plan Capital Status Reports Delegation of Authority By-law and Reports Purchasing By-law and Reports 8. Human Resources Plan 3. Performance measurement and reporting The Village of Casselman is accountable to taxpayers by using various results-orientated tools to measure progress on performance and the achievement of corporate service standards and goals. The Village of Casselman is committed to producing performance information that measures how the Municipality is doing in all areas over which it has responsibility, from financial reporting to human resource management to service delivery, including: 1. 2. 3. 4. 5. Annual Report Municiapl Corporate Plan and m u n i c i p a l Strategic Directions Quarterly Performance Reports to Council Participating in the Ontario Municipal Benchmarking Initiative and Report Participating in the Quality of Life Reporting System (Federation of Canadian Municipalities) 6/4 10/12/13 Accountability and Transparency Policy | Casselman 4. Open government The Village of Casselman is accountable and transparent to taxpayers by providing governance in an open manner through communication, consultation, and collaboration. The following are policies, procedures and practices that ensure the Municipality is transparent in its operations and residents are aware of how decisions are made and carried out: 1. Council Procedure By-law 2. Public Distribution of Council and Committee Agenda Meeting Documentation 3. Appointment Policy (Recruitment and Selection of members of Advisory Committees, Boards and Task Forces, and External Boards, and Authorities) 4. Public Notice By-law 5. Bilingualism Policy 6. White Paper Pilot for Policy Development 7. Public Participation Policy 8. Multiple Formats Policy 5. Internal accountability and ethical standards The Village of Casselman has established policies, procedures and practices that govern internal accountability and ethical standards for the Village of Casselman, including: 1. 2. 3. 4. Hiring and Employment Policy on email usage Policy on the usage of Municipal credit cards Workplace Harassment Policy The Village of Casselman will establish policies, procedures and practices that govern internal accountability and ethical standards for the Village of Casselman, including: 1. 2. 3. 4. 5. Code of Conduct for City employees Code of Conduct for Advisory Committee Members A new Hiring and Employment of Family Members Policy Responsible Computing Policy Election-Related Resources Policy Responsibilities City Council and City staff are responsible for adhering to the parameters of this policy and for ensuring accountability for their actions and transparency of municipal operations. Monitoring/contraventions The Chief Administrative Officer, Clerk, Treasurer shall be responsible for receiving complaints and/or concerns related to this policy. Upon receipt of a complaint and/or concern, the Chief Administrative Officer, Clerk, treasurer shall notify: a. In the case of staff, the Department Head and Director responsible for the area and the Director, Employee Services b. In the case of a closed meeting, the Meeting Investigator c. In the case of Council, the Head of Council 7/4 10/12/13 Accountability and Transparency Policy | Casselman Legislative and administrative authorities Section 270 of the Municipal Act, 2001 as amended by Bill 130 requires that the Municipality adopt and maintain a policy with respect to ensuring accountability and transparency. The attached matrix identifies the legislation, policies, procedures and practices that the Municipality complies with in order to promote accountability and transparency. 8/4