charges locatives de l`immobilier de bureau

CHARGES LOCATIVES DE L’IMMOBILIER DE BUREAU,
comment choisir son immeuble et évaluer les coûts d’une implantation ?
Une étude Lowendalmasaï - 2015
Lowendalmasaï publie la première édition d’une analyse sur les charges locatives des
immeubles de bureaux en Ile de France1.
Depuis maintenant plusieurs années, le rythme de développement des entreprises a évolué
transformant les logiques de management des équipes et des espaces et donc de la gestion
immobilière. En effet, des phénomènes tels que l’accroissement du nombre de fusions & acquisitions
(+ 23% en 2014) et le récent modèle « Start-Up » remettent en question le schéma classique 3/6/9 du
bail immobilier.
De plus, les stratégies de gestion des stocks en flux tendu ont inspirées les entreprises dans leurs
méthodologies de gestion de projet et d’équipes. Un grand nombre de salariés français travaillent
aujourd’hui au sein d’équipes projet flexibles et mobiles. Autrefois très marqué SSII, ce mode de
travail se développe aujourd’hui dans d’autres métiers et secteurs d’activités et génère de nombreux
espaces vides ou sous exploités.
Ces changements organisationnels impactent directement l’immobilier d’entreprise et impliquent des
remises en question de la gestion des espaces. Les entreprises ne doivent plus réfléchir simplement
en coût immobilier global mais en termes de « coût du poste de travail ». En effet, selon l’étude Buzzy
Ratios 2015 mené par l’Arseg, le coût moyen d’un poste de travail se situe entre 11 et 18k€ par an. Ce
coût inclue le loyer mais également l’ensemble des charges payées par l’entreprise.
L’étude publiée par Lowendalmasaï a pour objectif d’éclairer les entreprises dans leur prise de
décision immobilière sur le long terme en leur proposant un regard sur les charges qui composent leur
coût immobilier et l’évolution de celles-ci ces dernières années.
Les résultats montrent que les propriétaires sont encore trop nombreux à mal évaluer
les provisions pour charges, avec plus de 10% de marge d’erreur dans 26% des cas
audités. Le manque de transparence sur la répartition des charges est également très
répandu.
Calcul des charges locatives : mauvaises évaluations et opacité dans la répartition
L’ajustement des provisions sur charges constitue un point essentiel dans la maitrise des dépenses
immobilières. Une estimation erronée des provisions impacte directement les flux de trésorerie. Dans
l’hypothèse de provisions fortement surestimées, le besoin en fonds de roulement peut se trouver
amputé de flux parfois significatifs pouvant aller jusqu’à 30%. Dans l’hypothèse contraire, des
provisions sous estimées peuvent entrainer un besoin important en trésorie. Or en moyenne, le taux
de mauvaise évaluation (c’est-à-dire plus de 10% de marge d’erreur) se monte à 26% des provisions
pour charge.
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Second poste du bilan après la masse salariale, le poste immobilier constitue un coût important dont
l’analyse peut se révéler fastidieuse. Constitué d’une part de loyer et d’autre part de provisions sur
charges, l’optimisation de ce poste est régulièrement abordée au travers des négociations du loyer. La
seconde partie du poste reste moins exploitée en raison notamment d’un manque d’information.
Lors des régularisations de charges locatives, les éléments communiqués se résument souvent à une
unique ligne indiquant que le solde de la régularisation de charges de l’année N-1 est « créditeur » ou
« débiteur ».
Ce levier d’optimisation est à regarder avec attention mais pour y parvenir, encore faut-il bien
connaitre la répartition des coûts.
Quel type d’immeuble choisir pour réduire le poste immobilier ?
Appréhendé dans sa globalité, le poste immobilier se trouve souvent rapporté aux autres familles de
dépenses sans que l’on sache réellement quelle est la part du loyer ou celle des charges dans cette
dépense.
Répartition moyenne entre le loyer et les charges locatives dans la dépense
Dans les constructions des années 80 et celles des années 2000, la proportion des charges dans le
montant global de la dépense immobilière est plus importante que dans les immeubles
haussmanniens, IGH et Label. Néanmoins en comparant les principaux postes de charges, on se rend
compte que ceux-ci représentent un prix au m² plus élevé dans les immeubles Label et IGH.
Le niveau de charges locatives se situent entre 12% et 28% de la dépense.
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Cela s’explique par le montant élevé des loyers dans les immeubles IGH et Label, impacté par le coût
de construction et la spécificité des charges, à l’inverse des immeubles haussmanniens qui ont
généralement un faible équipement et des immeubles construits dans les années 2000 dont la qualité
de construction et le niveau de prestations sont suffisants.
Contrairement aux apparences, les immeubles haussmanniens et les immeubles construits dans les
années 2000 présentent donc finalement des niveaux de charge plus intéressants.
Laurence Piloz, Business Manager chez Lowendalmasaï commente : « Le choix du type
d’immeuble de destination a un impact non négligeable sur le coût d’occupation global.
Entrent en ligne de compte le besoin d’image, l’accessibilité nationale et/ou internationale
nécessaires pour le type d’activité concernée, mais aussi le mode d’occupation et son impact
en matière de nombre de m² attribués. S’installer sur un immeuble labellisé, très coûteux à
gérer, n’est pas forcément dans l’intérêt de tous les types de sociétés. »
La hausse des charges va reprendre en 2016
Sécurité incendie
70
Surveillance
Nettoyage Intérieur
60
Honoraires
50
Espaces verts
Entretiens réparations
40
Electricité
30
Eau
Chauffage et ECS (contrats)
20
Autres contrats de
maintenance
10
Assurances
Ascenseurs
0
2009
2010
2011
2012
2013
Entre 2009 et 2013 les charges ont connu une progression importante, en particulier entre 2009 et
2010 avec une augmentation de l’ordre de 48%. Elle s’explique notamment par les règlementations
qui ont imposé des mises aux normes : la modernisation des ascenseurs ainsi que la sécurité
incendie.
La conséquence de ces mises aux normes se révèlent également dans l’augmentation du poste
« contrat de maintenance » jusqu’à 2012. Leur diminution en 2013 montre bien la maitrise des
contrats de maintenance par une mise en concurrence et la négociation des contrats par les bailleurs.
Les postes « eau », « électricité » et « nettoyage intérieur », restent pour leur part stables.
On constate donc que chaque mise aux normes impacte le montant des charges.
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Cette évolution à la hausse va donc logiquement reprendre, avec notamment l’avancement de la
réglementation thermique des bâtiments, et les mises aux normes de l’accessibilité aux personnes à
mobilité réduite, qui devront être réalisées avant 2020. Celles-ci concerneront essentiellement les
bâtiments les plus anciens.
Il est donc essentiel d’être vigilant sur les conditions de prise à bail et de bien négocier son contrat.
« La notion de loyer facial ou économique est devenue largement insuffisante pour évaluer de
façon efficace les coûts liés à l’implantation et pour prendre la bonne décision lors du choix
entre plusieurs alternatives. Les obligations financières découlant des accords pris en matière
de répartition des travaux et charges ont un impact sigificatif sur le coût d’occupation des
locaux, et rentrent désormais comme des paramètres de décisions incontournables de
l’équation… » indique Laurence Piloz.
Les taxes quant à elles augmentent également, malgré une baisse des loyers réels, comme
l’indique le Baromètre annuel du coût fiscal immobilier 2015 publié par Alma Consulting
Group.
A propos de Lowendalmasaï
Lowendalmasaï accompagne les entreprises dans l’optimisation de leurs coûts immobiliers autour de trois axes :
les audits des baux et des redditions de charges, l’optimisation des frais d'exploitation et l’aide à la décision en
matière de stratégie immobilière. Les équipes de Lowendalmasaï apportent leur expertise pour réaliser des
économies à court terme et construire un projet immobilier sur mesure.
Groupe de conseil leader européen en business performance, nous proposons un accompagnement sur mesure
pour répondre aux enjeux stratégiques dans les domaines des Ressources Humaines, de la gestion des coûts
fiscaux, du financement de l’innovation et de la R&D, des opérations, des achats et de la supply chain.
En 2015, Lowendalmasaï et Alma Consulting Group se sont rapprochés pour former un nouveau groupe
international de conseil.
Contact :
Laurence Piloz
Business Manager MCI
Tel – 01 83 72 71 22
[email protected]
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