Programme de travail - Fonction publique Luxembourg

Etablissement d’un
programme de travail
Séance d’information
Paulette Lenert
Sylvain Cottong
MFPRA
Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
administrative
1
Le programme de travail
CONTENU •  Introduc0on (par Paule7e Lenert) •  Le programme de travail •  L’organigramme •  Structure et contenu d’un programme de travail •  Le plan de travail individuel (p.m.) Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
administrative
2
Introduction
§ 
Les réformes dans la fonction publique prévoient l’établissement
d’un programme de travail pour une période de 3 ans chaque
fois, par chaque ministère et administration de l’Etat. Le programme
de travail s’insère dans l’ensemble ci-après :
Organigramme
Programme de
travail
Description de
poste
Plan de travail et
entretien individuel
Appréciation des
performances
professionnelles
Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
administrative
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Introduction
Public cible de la scéance d’information:
§ 
Etant donnée que l’établissement d’un programme de travail
consiste en une planification stratégique des activités d’une
administration, cette tâche s’adresse aux dirigeants des
administrations, leurs suppléants ou toute autre personne
désignée par le chef d’administration disposant d’une fonction
stratégique au sein de la direction de l’administration.
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Le programme de travail
CONTENU
• 
• 
• 
• 
• 
Introduction
Le programme de travail
L’organigramme
Structure et contenu d’un programme de travail
Le plan de travail individuel (p.m.)
Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
administrative
5
Établissement d’un programme de travail
L’approche choisie par le MFPRA pour l’établissement de son
propore programme de travail est la suivante:
§ 
Rédaction d’un document plus « littéraire », mais succint sur:
•  les missions et activités courantes d’une administration (loi organique)
•  et sur la formulation des priorités politiques de l’administration pour la durée d’un
programme de travail: vision, grands thèmes et projets…etc
§ 
Confection d’un document plus formel, structuré et détaillé pour les
nouveaux projets et activités de l’administration à entamer pendant la durée
d’un programme de travail, qui peuvent soit être des activités totalement
nouvelles, soit des projets d’amélioration substantiels des processus et
activités courantes et existantes. Il s’agit donc d’un tableau de bord de
gestion stratégique des nouveaux projets.
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Etablissement d’un programme de travail
L’établissement d’un programme de travail permet de
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
§ 
mener une réflexion stratégique sur les activités de l’administration et de fixer des
objectifs
établir un plan de mise en œuvre des actions définies
définir les besoins en ressources financières, technologiques, personnel, etc.
mesurer les progrès de réalisation des activités et objectifs définis (Tableau de
bord) et réagir si nécessaire
obtenir une vue 360° de toutes les activités de l’administration – courantes et
nouvelles - et prioriser les activités en fonction de l’urgence et des ressources
disponibles
assurer une meilleure continuité, intégration et connexion des activités de
l’administration
mieux rendre compte des activités de l’administration aux décideurs politiques
et est nécessaire pour l’établissement subséquent des plans de travail
individuels qui en seront déclinés.
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Mémorial A n° 59 publié le 31 mars 2015
Considérations préliminaires
§ 
La loi ne prescrit pas de forme particulière pour l’établissement d’un
programme de travail
§ 
L’établissement d’un organigramme est nécessaire pour l’établissement
d’un programme de travail (comme il faut pouvoir associer les éléments du
programme de travail aux différentes unités organisationnelles)
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Le programme de travail
CONTENU
• 
• 
• 
• 
• 
Introduction
Le programme de travail
L’organigramme
Structure détaillée d’un programme de travail
Le plan de travail individuel (p.m.)
Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
administrative
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Vue d’ensemble
Concernant les organigrammes Organigramme
Programme de travail
Description de poste
Plan de travail et
entretien individuel
Appréciation des
performances
professionnelles
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L’organigramme
L’établissement d’un organigramme fait partie de la
réflexion stratégique.
§ 
L’organigramme visualise:
•  la structure de l’administration
•  les différents niveaux hiérarchiques
(divisions, services)
•  les liens hiérarchiques, fonctionnels et
organisationnels
•  les postes à responsabilités particulières
•  l’affectation des agents
Le MFPRA, ensemble avec le CTIE a développé un peDt ouDl de généraDon d’organigrammes sous hFps://prometaportal.intranet.etat.lu/PrometaNextGen/public/orgaXls Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
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Le programme de travail
CONTENU
• 
• 
• 
• 
• 
Introduction
Le programme de travail
L’organigramme
Structure et contenu d’un programme de travail
Le plan de travail individuel (p.m.)
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Structure générale d’un programme de travail
Le programme de travail présenté comprend 5 grandes sections:
1. 
2. 
3. 
4. 
Les éléments du plan de travail
Les effets et impacts des actions menées
L’organisation et les ressources nécessaires à la mise en œuvre
Les risques et obstacles potentiels à l’exécution des éléments
du plan de travail et la façon de les aborder
5.  Les indicateurs d’impacts des actions menées
La structure du contenu du plan de travail est fonction de l’historique de l’administration, de ses
attributions légales, des nouveaux projets et de l’organigramme de l’administration.
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 1: Les éléments du plan de travail
§ 
Description
• 
§ 
Origine
• 
§ 
§ 
§ 
Libellé d’un élément du plan de travail
Chaque élément d’un plan de travail trouve son origine quelque part et les origines peuvent
être multiples allant des missions légales d’une administration jusqu’aux évolutions et
contraintes de l’environnement socio-économique en constante évolution.
Date début
Date fin
Durée
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 1: Les éléments du plan de travail
Origines possibles d’un élément du programme de travail :
1 = Programme gouvernemental 2 = Loi organique 3 = Lois naDonales 4 = Réglements naDonaux 5 = DirecDves EU 6 = Réglements EU 7 = Enquêtes de saDsfacDon 8 = AFentes du public 9 = Enquêtes d'évaluaDon de la qualité 10 = SituaDon de l'administraDon 11 = Contexte poliDque-­‐économique-­‐social 12 = Projets/acDons déjà iniDés 13 = AcDons / projets iniDés par des partenaires 14 = Cadres de référence internaDonaux (OECD, EU) Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 2: Effets et impacts
Les effets et impacts se composent comme suit:
§ 
§ 
§ 
§ 
Problème(s) à résoudre (identifiés) / Valeur à créer (Pourquoi ?)
Bénéficiaires
Impacts qualitatifs attendus
Impacts budgétaires attendus (impact positif, neutre ou négatif ?)
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 2: Effets et impacts
§ 
§ 
§ 
§ 
Problème(s) à résoudre (identifiés) / Valeur à créer (Pourquoi ?)
• 
Les activités et projets des administrations sont généralement des réponses à des
problèmes à résoudre identifiés auparavant.
• 
La résolution de ces problèmes (besoins) identifiés est susceptible de créer de la valeur
nouvelle.
• 
Ces « problèmes » peuvent être de nature interne (management, organisation, procédures,
systèmes) ou de nature externe (service aux citoyens et autres parties prenantes). Ce
paramètre est étroitement lié au paramètre suivant « Bénéficiaires ».
Bénéficiaires
Impacts qualitatifs attendus
Impacts budgétaires attendus (impact positif, neutre ou négatif ?)
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 2: Effets et impacts
§ 
§ 
§ 
§ 
Problème(s) à résoudre (identifiés) / Valeur à créer (Pourquoi ?)
Bénéficiaires
• 
Pour chaque élément d’un plan de travail (et pour chaque problème à résoudre qui est à son
origine) il existe un où plusieurs bénéficiaires.
• 
Ces bénéficiaires peuvent être internes (fonctionnaires et employés d’Etat) ou externes à
l’administration (citoyens, entreprises, autres administrations publiques, institutions,
organismes professionnels, associations…etc). (cf. point précédent)
Impacts qualitatifs attendus
Impacts budgétaires attendus (impact positif, neutre ou négatif ?)
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 2: Effets et impacts
§ 
§ 
§ 
§ 
Problème(s) à résoudre (identifiés) / Valeur à créer (Pourquoi ?)
Bénéficiaires
Impacts qualitatifs attendus
• 
Chaque activité ou projet a un impact qualitatif qui peut se manifester de différentes façons.
Un impact budgétaire positif est souvent lié à un impact qualitatif positif aussi, mais cette
relation n’existe pas d’office et dans tous les cas.
• 
La réflexion sur les impacts budgétaires et qualitatifs attendus implique la définition
d’indicateurs d’impact.
Impacts budgétaires attendus (impact positif, neutre ou négatif ?)
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 2: Effets et impacts
§ 
§ 
§ 
§ 
Problème(s) à résoudre (identifiés) / Valeur à créer (Pourquoi ?)
Bénéficiaires
Impacts qualitatifs attendus
Impacts budgétaires attendus (impact positif, neutre ou négatif ?)
• 
L’effet net sur le budget, dans le temps, d’une activité ou d’un projet.
• 
Une activité ou un projet peut avoir un impact budgétaire négatif (coûts, investissement) à
court terme, mais à moyen et long terme, cet impact budgétaire peut être positif
(amélioration de procédures et réduction des coûts totaux d’intervention, création de valeur
nouvelle dans le chef des bénéficiaires d’un service public,…etc).
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 3: Organisation et ressources
§ 
§ 
§ 
§ 
Unité organisationelle en charge
Acteurs internes
Acteurs externes
Moyens / ressources nécessaires
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 3: Organisation et ressources
§ 
Unité organisationelle en charge
• 
§ 
§ 
§ 
Il s’agit de l’unité organisationnelle qui est principalement en charge. Acteurs internes
Acteurs externes
Moyens / ressources nécessaires
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 3: Organisation et ressources
§ 
§ 
Unité organisationelle en charge
Acteurs internes
• 
• 
§ 
§ 
Partenaires internes concernés par l’activité ou le projet en question
Autres administrations ou acteurs individuels que ceux de l’unité organisationnelle principale
Acteurs externes
Moyens / ressources nécessaires
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 3: Organisation et ressources
§ 
§ 
§ 
Unité organisationelle en charge
Acteurs internes
Acteurs externes
• 
§ 
Autres administrations et ministères, établissements publics, associations professionnelles,
autres types d’associations, institutions internationales, secteurs de l’économie, entreprises
spécifiques ou encore des individus spécifiques.
Moyens / ressources nécessaires
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 3: Organisation et ressources
§ 
§ 
§ 
§ 
Unité organisationelle en charge
Acteurs internes
Acteurs externes
Moyens / ressources nécessaires
• 
Il s’agit de tout de types de ressources nécessaires au bon accomplissement d’une activité
ou d’un projet :
o 
o 
o 
o 
o 
o 
o 
• 
Ressources financières
Ressources matérielles
Ressources humaines
Systèmes et processus
Formation
Acquisition d’expertise
…etc
Permet d’identifier les limites et contraintes de capacité en concurrence avec tous les autres
projets et activités de l’administration et incite donc à une priorisation des différentes
activités et projets.
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 4: Risques et obstacles potentiels
§ 
§ 
Chaque bonne planificaDon stratégique nécessite une idenDficaDon et une évaluaDon des risques et obstacles potenDels suscepDbles d’être rencontrés dans l’accomplissement d’une acDvité ou d’un processus. Ces risques et obstacles peuvent être de nature et d’origine mulDple : • 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
• 
La résistance et la non coopéraDon de certaines parDes prenantes ou individus pour des raisons diverses Risques écologiques Risques financiers Risques au niveau d’autres ressources (cf. point 5.4) Risques sociaux Risques poliDques Risques et inconnues d’origine internaDonale etc Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 4: Risques et obstacles potentiels
§ 
§ 
Identification des risques et obstacles potentiels
Gestion des risques et obstacles potentiels
• 
L’administration devra aussi réfléchir sur des stratégies de réaction, de remède et de
gestion pro-active des risques et obstacles identifiés.
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 5: Indicateurs d’impact
§ 
Définition des indicateurs (KPI) d’impact quantitatifs et qualitatifs.
§ 
Nécessaires pour évaluer l’impact des activités et projets.
§ 
Bien faire la différence entre des indicateurs dits « d’output » et des vrais
indicateurs d’impact
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 5: Indicateurs d’impact
§ 
§ 
Indicateurs quantitatifs
Indicateurs qualitatifs
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 5: Indicateurs d’impact
§ 
Indicateurs quantitatifs
• 
§ 
Indicateurs qui sont facilement mesurables par des chiffres comme par exemple une
réduction des coûts ou un accroissement du nombre de dossiers traités par semaine suite à
une amélioration des processus sous-jacents. Il est important de définir les indicateurs
d’impact dès le début d’un projet afin de pouvoir assurer leur collecte et le monitoring.
Indicateurs qualitatifs
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 5: Indicateurs d’impact
§ 
§ 
Indicateurs quantitatifs
Indicateurs qualitatifs
• 
Indicateurs qui mesurent d’une façon ou d’une autre si les objectifs (création de valeur
nouvelle, résolution de problèmes dans le chef des bénéficiaires) ont été atteints où pas.
• 
Un indicateur quantitatif est par exemple l’augmentation du taux de satisfaction des
bénéficiaires d’un service public après une amélioration de celui-ci, mesuré par des études
de satisfaction qui comportent aussi des critères qui ne sont pas d’abord quantitatifs mais
pour lesquels il faut imaginer une façon de les quantifier.
• 
La conception d’indicateurs est donc un acte de création logique et parfois intuitif par rapport
aux spécificités de chaque activité et projet.
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Structure détaillée d’un programme de travail
Section 5: Indicateurs d’impact
Exemple : Si la poli(que du ministère de la santé est la diminu(on de l’obésité parmi les élèves de l’école primaire traduit par un projet de communica(on et de sensibilisa(on, la mesure du nombre de communica(ons (comme par exemple une distribu(on de brochures dans les écoles) est une mesure d’output qui ne renseigne nullement sur l’efficacité des mesures entamées. Par contre, dans le cas d’une augmenta(on du taux d’inscrip(on d’élèves du primaire dans des clubs où ins(tu(ons spor(ves ou encore la diminu(on du taux d’obésité pendant une durée définie suite aux mesures (de communica(on dans ce cas) entamées, il est possible de conclure que les mesures et projets entamés ont été efficaces. CeEe façon d’évaluer l’impact permet aussi d’adapter les mesures au besoin en cours de route (Dans l’exemple cité, u(liser d’autres supports ou d’autres canaux de communica(on ou encore adapter les messages et le style u(lisé). Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
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Le programme de travail
CONTENU •  IntroducDon •  Le programme de travail •  L’organigramme •  Structure et contenu d’un programme de travail •  Le plan de travail individuel (p.m.) Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
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Vue d’ensemble
Organigramme
Programme de travail
Description de poste
Plan de travail et
entretien individuel
Appréciation des
performances
professionnelles
Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
administrative
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Le plan de travail et entretien individuel
Acteurs: L’agent et son supérieur hiérarchique
§ 
§ 
décline le programme de travail de l’administration au niveau individuel
décrit les activités de l’agent pour la période de référence
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Le plan de travail et entretien individuel
Le plan de travail individuel doit être composé d’objectifs
S.M.A.R.T
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Le plan de travail et entretien individuel
Ministère de la Fonction publique et de la Réforme administrative
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Etablissement d’un
programme de travail
Séance d’information
Merci pour votre attention.
Questions et discussion
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