summer employment - Bishop`s University

RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9651 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
SUMMER EMPLOYMENT
CONFERENCE ASSISTANT
RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
Come live the Bishop’s summer experience! Did you know that our residence halls are transformed into hotel
accommodations for the general public and a wide range of groups during the summer months? Join our energetic, fastpaced team welcoming summer groups on campus. Successful candidates will have the opportunity to meet interesting
people and further develop their public relations skills. We are looking for reliable candidates showing maturity able to make
resourceful and responsible decisions. Conference Assistants must be able to work flexible hours, work well under pressure
and meet deadlines. A thoughtful reflex to resolve to unanticipated situations is required. Candidates must be fully
conversant in both English and French.
QUALIFICATIONS:
We are looking for candidates who are knowledgeable about our campus and our region. Candidates must also be
comfortable with computers as you will be trained on multiple software programs. Candidates must be polite, friendly,
courteous and versatile, possess excellent communication skills, believe in team work and know how to manage stress in
order to function efficiently during busy periods.
 Candidates must accept a variable work schedule (days, evenings, and weekends). Candidates will work most
weekends during the summer;
 A well groomed and professional appearance;
 A natural tendency to respond appropriately to unexpected situations;
 Bilingualism is mandatory (French/English) - speaking & writing;
 Must be a current or graduating student at Bishop’s University or Champlain College.
PERIOD OF EMPLOYMENT:
- Monday, April 27th, 2015 – Monday, August 31st, 2015 inclusive;
- Flexible schedule (days, evenings, weekends).
NUMBER OF HOURS/WEEK:
- Part time positions: variable (average 20-25 hours/week, maximum 40 hour s/week during peak season)
- Full time positions: 32 - 40
SALARY:
- $11.60 / hour (returning Conference Assistants in 2nd, 3rd or 4th year in position eligible for “Welcome Back Rate”)
DUTIES:
 Welcome and register incoming guests and groups;
 Serve as an information resource for conference guests and groups;
 Check meeting room and audio visual set-ups, refreshment, meal function, etc. to ensure the smooth operation of the
conference/function according to the details provided;
 Conduct room and building checks before, during and after each conference;
 Meet with conference organizers multiple times per day to ensure all is up to standard and troubleshoot when
necessary using tact and diplomacy at all times;
 Make room reservations & assigning rooms;
 Prepare keys and daily reports;
 Prepare guest invoices and handle cash, debit or credit card payments;
 Perform daily account transaction reconciliations and balance all payments;
 Prepare and check daily record sheets (arrivals, departures);
 Prepare and issue meal coupons;
 Respond to general inquires (both conference and residence information);
 Knowledgeable regarding campus services and provide information about local attractions;
 Assist with tasks regarding in-coming residence students (deposits, files, weekend arrival);
 Other general tasks as required (i.e. photocopying, stocking of supplies, inventory reporting, etc.).
Please forward your curriculum vitae (including cover letter) by noon, Friday February 6th, 2015 to:
Ms. Lynn Fortney
[email protected]
Bishop’s University, Paterson Hall
RESIDENCE AND CONFERENCE SERVICES
SERVICE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
2600 College, Sherbrooke, Québec, Canada, J1M 1Z7
T 819 822 9600 / F 819 822 9615 / ubishops.ca
EMPLOI-D'ÉTÉ
ASSISTANT/ASSISTANTE AUX CONFÉRENCES
CENTRE DES RÉSIDENCES ET DES CONFÉRENCES
Vivez l’expérience estivale de Bishop’s! Saviez-vous que nos résidences sont transformées en chambres d’hôtel pour le
public ainsi que pour des groupes pendant l’été? Joignez-vous à l’équipe dynamique qui accueille les groupes sur le campus.
La personne choisie aura l'opportunité de faire des rencontres intéressantes et de développer ses aptitudes en relations
interpersonnelles. Nous recherchons des candidats démontrant de la maturité, fiables et capables de prendre des décisions
éclairées et responsables. L’assistant/assistante doit être capable de travailler sous pression afin de rencontrer les délais et
doit pouvoir s'exprimer en anglais et en français.
QUALIFICATIONS:
Nous sommes à la recherche des candidats avec une bonne connaissance de notre campus et de notre région. Les candidats
doivent être à l’aise avec l’informatique puisque l’apprentissage de plusieurs nouveaux logiciels sera nécessaire. Les
candidats doivent être polis, courtois, polyvalents et posséder une excellente compétence en communication. Vous devez
bien travailler en équipe et gérer votre stress afin de répondre aux achalandages. Les candidats doivent :
 Accepter un horaire variable (jour, soir, fin de semaine). Les candidats choisis travailleront la plupart des fins de
semaine pendant l’été;
 Avoir une apparence soignée;
 Être capable de travailler sous pression, être spontané et débrouillard;
 Le bilinguisme est obligatoire (anglais/français) - oral et écrit;
 Doit être un étudiant/étudiante inscrit ou en fin d’étude de l’Université Bishop’s ou du Collège Champlain.
PÉRIODE D'EMPLOI:
- Lundi, 27 avril, 2015 – lundi, 31 août, 2015 inclusivement;
- Horaire variable (jour, soir, fin de semaine).
NOMBRE D’HEURES PAR SEMAINE:
- Temps partiel: variable (20-25 heures/semaine, jusqu’à 40 hrs/sem. pendant la période la plus achalandée)
- Temps plein: 32 - 40
SALAIRE:
- 11,60 $ (demandez notre salaire de retour)
TÂCHES:
 Accueillir et enregistrer les clients et les groupes;
 Servir de personne ressources pour les clients et les groupes;
 Inspecter les salles de réunions, le matériel audio-visuel, les pauses-café, les banquets, etc. afin d’assurer le bon
fonctionnement des conférences/banquets selon les détails donnés;
 Faire l’inspection des salles et bâtiments avant, pendant et suivant chaque conférence;
 Rencontrer les organisateurs de conférences à plusieurs reprises pendant la journée afin de s’assurer du standard et
voir à régler les problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent avec tact et diplomatie en tout temps;
 Prendre les réservations et assigner les chambres;
 Préparer les clés & rapports quotidiens;
 Préparer les factures et prendre les paiements;
 Balancer les transactions financières;
 Préparer et vérifier les arrivés et les départs;
 Préparer les coupons de repas;
 Répondre aux questions générales (conférence et résidence);
 Informer la clientèle des services offerts sur le campus et dans la région;
 Assister avec la préparation des documents pour des étudiants en résidence (dépôts, filières, arrivée en septembre);
 Toutes autres tâches demandées (i.e. photocopies, inventaires, etc…).
Veuillez soumettre votre curriculum vitae (incluant une lettre de présentation) pour midi, vendredi le 6 février 2015 au:
Mme Lynn Fortney
[email protected]
Université Bishop’s, Paterson Hall