JOB DESCRIPTION - Alive and Thrive

JOB DESCRIPTION
Poste:
Assistant administratif/Assistante administrative
Lieu d'affectation:
Ouagadougou, Burkina Faso
Salaire:
Proportionnel au niveau d'étude et à l'expérience
Date Limite de Soumission : 18 mars 2016
Résumé du projet:
Alive & Thrive est une initiative visant à sauver des vies, prévenir la maladie et à assurer une croissance
et un développement sains. Une bonne nutrition au cours des 1000 premiers jours de vie, de la
conception à l'âge de deux ans, est importante pour permettre à tous les enfants de mener une vie plus
saine et plus productive. Alive & Thrive entend mettre à l'échelle l'amélioration de la nutrition du jeune
enfant et de la mère à travers des programmes à grande échelle dans plusieurs pays d'Asie et d'Afrique
et ce, grâce à un appui technique stratégique et la diffusion des innovations, des outils, et des leçons à
travers le monde entier. Les leçons apprises, les outils et les approches qui seront développés au Burkina
Faso devraient être utilisés dans d'autres pays de l'Afrique de l'Ouest. Nous recherchons des
candidats/candidates pour le poste d'Assistant administratif/assistante administrative basé au sein de
notre bureau à Ouagadougou, Burkina Faso.
Alive & Thrive au Burkina Faso est financée par la Fondation Bill & Melinda Gates Foundation et Global
Affaires Canada.
Description du poste
L'assistant administratif ou l'assistante administrative assurera des tâches de secrétariat et de bureau et
fournira un appui administratif à toutes les sections.
Tâches et responsabilités
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Recevoir, envoyer et transmettre les messages reçus par téléphone et par fax.
Recevoir et distribuer les courriers et prendre des dispositions nécessaires pour l'enlèvement
des expéditions par UPS/DHL.
Aider tous les visiteurs et recevoir/transmettre, au besoin, le message approprié.
Aider à la gestion des documents, y compris l'archivage, la récupération et l'entrée des
informations dans la base de données.
Fournir, si nécessaire, des services d'aide au secrétariat,
Afficher des informations sur le tableau d'affichage à l'intention du personnel et les mettre
régulièrement à jour.
Tenir la liste des numéros de téléphones et autres contacts des employés
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Traiter les demandes de fournitures de bureau et passer des commandes.
Aider à la planification et à la préparation des réunions, des conférences et des conférences
téléphoniques.
Coordonner la réparation et l'entretien des équipements et des bureaux.
Participer aux réunions administratives pour en assurer le suivi au niveau du secrétariat.
Sur instructions du supérieur hiérarchique, assurer la coordination des évènements, des
réunions et des rencontres organisés par le programme. S'assurer que toutes les dispositions
sont prises pour faire de ces évènements, réunions et rencontre, une réussite.
Appuyer tous les départements conformément au concept général du présent poste.
S'acquitter de toutes autres tâches assignées par le supérieur hiérarchique
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Assurer la gestion de la petite caisse.
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Sur instructions du supérieur hiérarchique, prendre toutes les dispositions nécessaires relatives
à l'organisation des déplacements locaux et internationaux effectués dans le cadre du travail, et
gérer les questions de logistique
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Assurer la gestion des stocks et les services y afférents
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Niveau d'étude, expérience, diplômes et autres aptitudes indispensables:
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Etre titulaire d'un diplôme en secrétariat et en gestion administrative ou en comptabilité et
finance.
Avoir au minimum 2 ans d'expérience professionnelle dans le domaine requis, une expérience
acquise dans le milieu des ONG serait souhaitable.
Avoir des connaissances en matière de procédure administrative et de bureau.
Connaître les principes, les pratiques et les procédures du milieu administratif.
Avoir des compétences solides en matière de services à la clientèle et être en mesure
d'accomplir plusieurs tâches à la fois.
Etre bien organisé(e) et en mesure d'hiérarchiser les tâches.
Etre en mesure de travailler efficacement au sein d'une équipe.
Avoir des connaissances pratiques en Microsoft office, Outlook, etc...
Etre en mesure d'effectuer les tâches assignées avec un minimum de supervision.
Avoir d'excellentes aptitudes de communication en français. Des connaissances de la langue
anglaise seraient souhaitables.
Pour postuler, veuillez soumettre votre CV et lettre de motivation à
[email protected] au plus tard le 18 mars 2016.
Pour de plus amples informations sur Alive and Thrive, visiter le site: www.aliveandthrive.org