1 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Le lundi 2 mai 2011 De 17

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
Le lundi 2 mai 2011
De 17 h à 18 h
The Westin Edmonton
Edmonton (Alberta)
Procès-verbal
1.
Ouverture et nomination d’une secrétaire
PROPOSITION formulée par Cindy Wood et appuyée par Michelle Anderson-Draper quant à la
nomination de Sue Ryan, membre du personnel du Groupe Willow et du secrétariat de la SCÉ,
aux fonctions de secrétaire rapporteuse.
Proposition adoptée.
2.
Approbation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de 2010
PROPOSITION formulée par Gunter Rochow et appuyée par Doris Hancock quant à
l'acceptation du procès-verbal de l'assemblée générale annuelle de la SCÉ, tenue le 3 mai 2010
au Victoria Conference Centre de Victoria (Colombie-Britannique), sous sa forme modifiée.
PROPOSITION formulée par Gunter Rochow et appuyée par Jean Quesnel quant à la réflexion
de la SCÉ sur son adhésion au ReLac (Latin Americans in Canada Research Network), en vue
d'analyser les possibilités de collaboration des deux associations.
1 abstention
Proposition adoptée.
3.
Présentation de la liste des administrateurs pour 2010-2011
Présidente – Martha McGuire
Président sortant – François Dumaine
Vice-présidente – Wendy Rowe
Vice-présidente, programme des titres professionnels – Keiko Kuji Shikatani
Secrétaire-trésorière – Tracy Fiander Trask
Présidente, comité de l'administration – Mary Kay Lamarche
Présidente, comité des services aux membres – Michelle Anderson-Draper
Président, comité du perfectionnement professionnel – Terry Spencer
4.
Rapport de la trésorière (Martha McGuire, au nom de Sandra Bozzo)
Le présent rapport annuel fait référence aux états financiers vérifiés de la Société canadienne
d'évaluation pour l'exercice 2009-2010 (soit l'exercice terminé le 30 juin 2010).
1
Au cours de l'exercice 2009-2010, la SCÉ a déclaré des revenus de 343 605 $ et des dépenses de
304 418 $, ce qui correspond à un excédent de revenus de 39 187 $. Les profits dégagés en
2009-2010 englobent un montant de 17 370 $ attribuable au congrès de 2010 de la SCÉ, tenu à
Victoria. Nous remercions Sandra Sellick et Reed Early, coprésidents du congrès, ainsi que le
comité organisateur du congrès de 2010.
Au début de 2009-2010, le solde du fonds sans restriction de la SCÉ s'élevait à 424 861 $, pour
totaliser 412 015 $ à la fin de la même période.
En octobre 2006, le Conseil a adopté une motion pour établir le fonds de réserve de la SCÉ à
100 000 $, advenant la dissolution de la Société.
En octobre 2008, le Conseil a adopté une motion afin d'approuver certaines révisions à la
politique de financement de la SCÉ (anciennement désignée par le titre Politique sur le fonds de
réserve). Ces révisions sont entrées en vigueur le 1er juillet 2009. La politique de financement de
la SCÉ réunit trois composantes principales. (1) Fonds de réserve prévu pour la dissolution de la
personne morale (également désigné par l’expression « fonds de réserve affecté à des fins
particulières »). Ce fonds est constitué pour la réduction graduelle de la structure
organisationnelle, advenant la dissolution de la Société. (2) Report des fonds sur les exercices
suivants, que le Conseil pourrait répartir conformément à la politique financière de la SCÉ sur le
processus budgétaire annuel ou la gestion financière en cours d’exercice. Cette composante
correspond au total de l'actif et des revenus, moins le total du passif et du fonds de réserve
affecté à des fins particulières. (3) Fonds de réserve constitué pour les dépenses uniques, qui
permet à la SCÉ de concrétiser des priorités bénéfiques aux membres (et équivaut au quart du
report des fonds).
Les dépenses uniques engagées lors de l'exercice 2009-2010 englobent le financement d'activités
d'accréditation et du consortium universitaire.
En 2009-2010 également, la SCÉ a offert son appui financier à 22 étudiants et universitaires
grâce aux subventions de voyage du CRSH, pour leur permettre d'assister au congrès de 2010,
tenu à Victoria.
Les états financiers vérifiés de la SCÉ pour l'exercice 2009-2010 révèlent également le généreux
soutien en nature offert par deux organisations, soit Circum Network Inc. (services de gestion du
site Web) et l'Université d'Ottawa (services éditoriaux de la Revue).
Sandra Bozzo a remercié Sue Ryan et le personnel du Groupe Willow Group de leurs conseils et
de leur soutien, Thomas Ao de ses services de comptabilité, ainsi que Parker Prins Lebano
Chartered Accountants de la préparation des états financiers vérifiés de la SCÉ pour 2010.
PROPOSITION formulée par Benoît Gauthier et appuyée par Rochelle Zorzi quant à
l'acceptation du rapport de la trésorière sous la forme présentée.
10 abstentions
Proposition adoptée.
Question d'une membre (Linda Lee)
Pourquoi les dépenses du Conseil ont-elles monté au cours du dernier exercice?
Réponse :
2
L'augmentation des dépenses est attribuable au fait que le congrès, les réunions du Conseil et
l'AGA du dernier exercice ont eu lieu à Victoria. Par conséquent, les frais de déplacement des
membres du Conseil, qui proviennent de partout au Canada, étaient plus élevés.
Question d'un membre (Simon Roy)
Comment la SCÉ prévoit-elle adopter un budget, si la version définitive des états financiers
vérifiés n'est pas disponible avant août?
Réponse :
Par le passé, nous avons exercé nos activités en fonction d'un budget déficitaire. Nous
procéderons à l'examen rigoureux des revenus et des dépenses de chaque comité. Ainsi, nous
pourrons présenter un budget de fonctionnement équilibré à la prochaine AGA.
Commentaire d'une membre (Shelley Borys)
Je me préoccupe des fonds que détient la SCÉ et je voudrais qu'on les consacre à d'autres
services aux membres.
Question d'un membre (Andy Rowe)
Pouvez-vous nous transmettre une information concrète autre que celle qu'on nous fournit?
Réponse :
La SCÉ a pris cette initiative en tenant une séance stratégique avant le congrès. Nous analysons
également la structure organisationnelle de la Société. Nous espérons pouvoir présenter notre
plan à l'AGA du prochain exercice.
5.
Rapports :
a)
Rapport de la présidente (Martha McGuire)
La compréhension de nos principaux enjeux a marqué le dernier exercice, qui s'est révélé une
période d'ajustement. Une séance de planification stratégique, qui a eu lieu avant le congrès,
nous a permis d'approfondir nos orientations. Nous devrions présenter un rapport aux membres
d'ici à septembre.
Le mandat de la présidente a consisté, en partie, à soutenir le programme des titres
professionnels (PTP). La présidente a informé tous les intéressés du dépôt de sa demande
d'obtention du titre d'évaluatrice accréditée.
La présidente se consacre également à la défense de la cause. La SCÉ a dû intervenir dans la
mise au point d'un outil d'approvisionnement pilote par TPSGC, en faisant comprendre au
ministère qu'elle n'est pas un fournisseur, mais bien un organisme représentant les évaluateurs de
programmes.
Au cours du dernier exercice, la présidente a maintenu des liens avec les présidents des sections
régionales. Grâce au dîner tenu aujourd'hui, les présidents des sections régionales ont discuté du
programme des titres professionnels et des moyens que pourrait adopter le Bureau national de la
SCÉ pour aider les sections régionales à promouvoir le PTP. En outre, les discussions ont porté
sur la séance de planification stratégique ayant eu lieu avant le congrès.
Par le passé, le président établissait la liaison avec le consortium, mais on a ajouté cette tâche au
mandat du comité du perfectionnement professionnel.
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Des pourparlers avec l'American Evaluation Association (AEA) ont porté sur la tenue d'un
congrès conjoint. Jennifer Green, présidente de l'AEA, nous a informés que son association
n'avait pas l'intention d'organiser un congrès conjoint dans un avenir rapproché. Néanmoins,
l'AEA désirait collaborer avec la SCÉ, souhait ayant donné lieu à la formation d'un comité
SCÉ-AEA. Terry Spencer, Lisa O'Reilly et Martha McGuire en constituent les membres
représentant la SCÉ.
PROPOSITION formulée par Simon Roy et appuyée par Jennifer Yessis quant à l'acceptation du
rapport de la présidente sous la forme présentée.
Proposition adoptée.
b)
Rapport du président sortant (François Dumaine)
L'un des rôles du président sortant consistait à diriger le comité des candidatures. Nous avons
tenu des élections pour choisir un nouveau vice-président et avons enregistré le plus grand
nombre de votes relativement à cette fonction. Nous remercions Benoît Gauthier et Sue Ryan de
leur soutien à ce processus.
François Dumaine est également trésorier de l'OICE, dont le budget totalise 12 000 $ pour
l'exercice. Lorsqu'il assumait la présidence de la SCÉ, il entretenait des préoccupations à l'égard
des priorités internationales. Bien qu'il en ait maintenant approfondi sa compréhension à ce sujet,
ses préoccupations demeurent. Les deux fondateurs de l'OICE éprouvent des difficultés à définir
leur mandat. L'AEA a d'ailleurs transmis une demande de propositions concernant le mandat
international.
L'envoi d'une convocation permettra de former un comité qui se penchera sur le dossier
international et nos possibilités d'intervention en tant qu'organisation. Il importe vraiment que
nous maintenions un engagement étroit envers le milieu international de l'évaluation. La SCÉ
fournit un apport très important à cet égard et il faut nous rappeler que nous pouvons tirer des
leçons de la communauté internationale. Nous avons quelque chose à offrir et à apprendre.
PROPOSITION formulée par Shelley Borys et appuyée par Natalie Kishchuk quant à
l'acceptation du rapport du président sortant sous la forme présentée.
Proposition adoptée.
c)
Rapport du vice-président (Martha McGuire au nom de Barry Warrack)
Le processus en vigueur a donné lieu à la nomination de deux nouveaux membres titulaires, soit
Steve Montague et Kaireen Chaytor.
Le Bureau national de la SCÉ étudiera le processus de planification du congrès et la nouvelle
vice-présidente supervisera ce dossier. Le modèle de l'AEA est plus centralisé. Les exigences
liées à la réalisation d'un profit grâce à la tenue d'un congrès de qualité peuvent exercer des
pressions sur les comités. Il faut prendre cet aspect en considération lors de l'établissement des
prospectives et déterminer si le Conseil souhaite ajouter l'organisation du congrès à ses tâches.
Le congrès tenu à Victoria en 2010 a généré un profit de 17 400 $, qui a presque permis
d'atteindre l'objectif de 20 000 $.
Le congrès de 2012 aura lieu du 13 au 16 mai à Halifax. Nous avons signé un accord avec la
section régionale de l'Ontario concernant le congrès de 2013, qui se tiendra à Toronto.
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PROPOSITION formulée par Greg Mason et appuyée par Wendy Doughty quant à l'acceptation
du rapport du vice-président sous la forme présentée.
Proposition adoptée.
d)
Rapport de la vice-présidente, programme des titres professionnels (Keiko
Kuji Shikatani)
Les membres de l'association ont approuvé ce programme à l'unanimité en 2009. Grâce à l'aide
de Benoît Gauthier, nous avons fait connaître ce programme, dont la majorité de l'information est
disponible dans les deux langues officielles par l'intermédiaire de notre site Web et de la
cyberdiffusion du dimanche.
Le nom des membres du jury d'accréditation est maintenant inscrit sur le site Web, au même titre
que celui des membres accrédités.
La promotion du programme s'avère essentielle, et nous aurons besoin du soutien des sections
régionales à cet égard. Une première séance d'information est prévue demain après le dîner, et
une seconde séance aura lieu de 17 h 30 à 19 h.
L'utilisation de différents navigateurs Web avait soulevé des questions que nous avons
maintenant réglées.
Le Conseil a également approuvé la prolongation de la clause de maintien des droits acquis
pendant une année supplémentaire. Nous dénombrons maintenant 46 évaluateurs accrédités.
Keiko Kuji Shikatani a remercié le jury d'accréditation de son appui et de ses conseils.
Voici les objectifs à court terme :
• satisfaction des membres à l'égard du PTP;
• demande d'instauration du titre d'évaluateur accrédité;
• adoption d'un plan d'examen du PTP par la SCÉ;
• éthique, normes et compétences;
• infrastructure (systèmes, processus et ressources humaines) favorisant la demande
d'instauration du titre d'évaluateur accrédité;
• coût uniforme du PTP et financement par les cotisations au programme.
Question d'une membre (Denise Bélanger)
Parmi les 46 évaluateurs accrédités, combien sont membres titulaires et combien ont réellement
déposé une demande en vertu du processus établi?
Réponse :
Quinze membres se sont soumis au processus intégral.
Question d'un membre (Andy Rowe)
Quelle est l'opinion du Conseil national de la SCÉ quant au rehaussement de la norme?
Réponse :
Le Conseil estime que ce titre définit le statut de l'évaluateur. Il démontre également que nous
possédons des compétences supérieures pour exercer nos activités.
Commentaire d'une membre (Rita Gunn)
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L'instauration d'un titre professionnel correspond à mettre la charrue avant les bœufs. Je crois
que nous devons examiner notre structure et nommer un directeur général.
Réponse :
Nous étudions la structure de la SCÉ et nous informerons les membres des résultats.
Autre commentaire formulé par un membre de l'assistance :
Je vois deux écrans installés à l'avant de la salle, mais les deux présentent des diapositives en
anglais. Si nous devons publier cette information, je suggère qu'elle soit disponible dans les
deux langues officielles.
PROPOSITION formulée par Heather Buchanan et appuyée par Cindy Wood quant à
l'acceptation du rapport de la vice-présidente du programme des titres professionnels sous la
forme présentée.
1 opposition
2 abstentions
Proposition adoptée.
e)
Rapport du comité d'administration (Lisa O’Reilly au nom de Tracy Fiander
Trask)
L'an prochain, le congrès aura lieu du 13 au 16 mai 2012 à Halifax.
À l'heure actuelle, le Conseil de la SCÉ conçoit deux nouvelles politiques : une politique sur les
communications et une autre sur la gestion financière et le budget.
Nous avons tenu une séance stratégique avant le congrès et nous transmettrons les résultats
préliminaires aux membres de la SCÉ. Nous remercions tous ceux qui ont répondu au sondage.
Nous envisageons également d'effectuer des révisions aux règlements et à la politique sur les
prix. Elles seront soumises au vote des membres.
Nous remercions Doris Hancock, Lisa O’Reilly et Cindy Wood de leur soutien. Nous remercions
également Sue Ryan et Barry Warrack de leur aide relative à l'ensemble des politiques de la
SCÉ.
Question d'une membre (Linda Lee)
Quand devrions-nous recevoir les résultats de la planification stratégique et du sondage?
Réponse :
Martha McGuire a répondu que le rapport serait transmis aux présidents des sections régionales
dans deux ou trois mois.
PROPOSITION formulée par Mary Kay Lamarche et appuyée par Sandra Sellick quant à
l'acceptation du rapport du comité d'administration sous la forme présentée.
Proposition adoptée.
f)
Rapport du comité des services aux membres (Larry Bremner)
Nos effectifs augmentent. En avril 2010, nous comptions 1 636 membres en règle; au mois
d'avril 2011, nous en dénombrions 2 016.
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Nous avons révisé la demande d'adhésion et le Conseil l'a autorisée. Le formulaire d'adhésion
inclura des questions sur la diversité et sera mis en ligne dans quelques mois.
Nous remercions Bea Courtney de son travail acharné dans le cadre du concours d'évaluation.
Elle a accompli une tâche extraordinaire dans les domaines de la commandite et du recrutement
des juges.
Par ailleurs, nous étudions le prix décerné à un étudiant pour l'excellence dans l'avancement des
connaissances en matière d'évaluation. En effet, nous voulons nous assurer que le lauréat et le
finaliste recevront un prix en argent. Nous envisageons de modifier le formulaire de demande
pour tenir compte des demandes de bourses de voyage déposées au CRSH.
PROPOSITION formulée par Rita Gunn et appuyée par Shelley Borys quant à l'acceptation du
rapport du comité des services aux membres sous la forme présentée.
Proposition adoptée.
g)
Rapport du rédacteur en chef, Revue canadienne d'évaluation de programme
(Robert Schwartz)
Robert Schwartz s'est dit honoré de sa nomination au titre de nouveau rédacteur en chef de la
Revue canadienne d'évaluation de programme, à laquelle il espère redonner la forme.
Robert Schwartz collaborera dorénavant avec un nouveau comité de rédaction composé de
Steve Jacob et d'Emily Taylor. Il souhaite continuer de servir la collectivité, tout en veillant à ce
que les membres s'approprient leur revue.
Le rédacteur en chef de la Revue s'est donné pour objectif d'assurer l'expansion de deux aspects :
1. augmenter la soumission d'articles;
2. augmenter la visibilité de la Revue. Ainsi, nous suggérons de renforcer notre présence aux
congrès en participant aux expositions. Les délégués peuvent visiter notre stand à l'occasion
du présent congrès. En exposant, nous pourrions promouvoir la Revue et, nous l'espérons,
recevoir un plus grand nombre d'articles. Nous suggérons également d'exposer lors des
activités de l'AEA ou de l'EAS. Nous pourrions profiter d'une visibilité internationale et
promouvoir le PTP par la même occasion.
D'ici 2012, nous remettrons la revue sur les rails. Nous la publierons régulièrement, selon les
échéances établies.
PROPOSITION formulée par Jean Serge Quesnel et appuyée par Linda Lee quant à l'acceptation
du rapport du rédacteur en chef sous la forme présentée.
Proposition adoptée.
h)
Rapport du comité de perfectionnement professionnel (Brenda Stead au nom
de Terry Spencer)
Nous réalisons des progrès avec le CUEE. Nous sommes à la recherche de cours universitaires
qu'on pourrait offrir et qui faciliteraient l'obtention de compétences.
À l'heure actuelle, nous nous efforçons de proposer 12 webinaires au cours de l'exercice. Le
premier devrait être prêt pour octobre.
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La Série sur les compétences essentielles fera l'objet d'un examen qui révélera les besoins des
apprenants. Nous remanions également les cours sur les modèles logiques et les sondages.
Par ailleurs, nous maintenons la liaison avec le comité mixte sur les normes. Brenda Stead y
siège à titre de représentante de la SCÉ.
Si quelqu'un souhaite proposer un sujet de webinaire, veuillez le transmettre au secrétariat du
Bureau national de la SCÉ.
PROPOSITION formulée par Doris Hancock et appuyée par Rochelle Zorzi quant à l'acceptation
du rapport du comité du perfectionnement professionnel sous la forme présentée.
Proposition adoptée.
6.
Nomination des vérificateurs
PROPOSITION formulée par Jean Serge Quesnel et appuyée par Heather Buchanan quant à
l'octroi du contrat des services de vérification à Parker Prins Lebano Chartered Accountants,
pour l'exercice prenant fin en juin 2011.
Proposition adoptée.
7.
Questions diverses
Gunther Rochow a mentionné avoir reçu un courriel de MERX, qui demandait si la SCÉ
souhaitait continuer d'utiliser ses services. L'échéance de réponse à ce sondage est établie au
vendredi 6 mai 2011.
Greg Mason a proposé deux motions.
Il est recommandé au Conseil de soumettre un budget de fonctionnement à l'approbation des
participants de chaque AGA, à compter de 2012.
2 oppositions
1 abstention
Il est recommandé au Conseil de concevoir un plan de répartition des fonds non affectés dans
l'intérêt des membres et de le soumettre à l'approbation des participants de l'AGA de 2012.
3 oppositions
7 abstentions
Greg Mason craint que ces fonds ne soient dépensés avant que les membres aient l'occasion
d'examiner le plan et a fait part de cette préoccupation au Conseil.
Martha McGuire a assuré les membres qu'on leur présenterait le plan avant de dépenser ces
fonds.
Lisa O’Reilly a informé les membres que la SCÉ a maintenant une page Facebook.
Lisa O’Reilly a également précisé que Benoît Gauthier consent à donner annuellement 1 000 $
au concours d'évaluation, et ce, pour les cinq prochaines années. De plus, Lisa O’Reilly accepte
de faire un don annuel de 100 $ à ce concours, également pour les cinq prochaines années. Par
ailleurs, Harry Cummings consent à donner annuellement 500 $ au concours d'évaluation,
toujours pour les cinq prochaines années. Enfin, Martha McGuire de Cathexis s'est engagée à
faire un don annuel de 1 000 $ à ce concours, pour les cinq prochaines années.
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Shelley Borys a demandé que les membres aient accès au procès-verbal de l'AGA et aux états
financiers vérifiés avant la présente assemblée. Martha McGuire lui a assuré que la SCÉ
acquiescerait à sa demande en diffusant cette information sur son site Web.
Martha McGuire a pris quelques minutes de son temps pour remercier les membres sortants du
Conseil, soit Barry Warrack, Sandra Bozzo et Brigitte Maicher.
Brian McGowan souhaitait également remercier tous les généreux donateurs et attend
impatiemment la tenue du concours d'évaluation, l'an prochain.
8.
Levée de la séance
PROPOSITION formulée par Linda Lee et appuyée par Shelley Borys quant à la levée de la
séance à 18 h 40.
Proposition adoptée.
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