GRAPHIQUE D`ACHEMINEMENT

Grobois inc.
Système des ventes-créances-encaissements
Vendeur
1
Secrétaire
Comptable
Commande
par téléphone
1
OV
2
OV
1
3
Prénuméroté
C
Vers
les
achats
Par la poste
du transporteur
2
C
C
C
Vers achats
2
FV
JV
1
Prénumérotée
3
Par la
poste
Aux
C/C
Vers le
client
A
Comparaison
CH
CH
LE
N
BD 1
Vers la
banque
BD 1
BD
2
2
Estampillé
C
C
OV : Ordre de vente
C : Connaissement
FV : Facture de vente
Aux C/C : Auxiliaire des clients
CH : Chèque des clients
LE : Liste des encaissements
BD : Bordereau de dépôt
JV : Journal des ventes
JE : Journal des encaissements
Aux
C/C
JE
Grobois inc.
Système des achats-fournisseurs-déboursés
Vendeur
1
OV
Secrétaire
Directrice des achats et comptable
Directeur général
Des ventes
BC
2
S
A
2
BC
2
JA
Des
ventes
2
1
Aux
C/F
Prénuméroté
C
A
3
Par la poste
A
FA
FA
A
2
1
CH
S
1
S
CH
Prénuméroté
2
CH
1
Vers fournisseur
OV : Ordre de vente
BC : Bon de commande
C : connaissement
FA : Facture d’achat
CH : Chèque
JA : journal des achats
JD : Journal des déboursés
Aux C/F : Auxiliaire des
fournisseurs
N
Aux
C/F
JD
2
Grobois inc.
Système des salaires
Employé
1
Secrétaire
Comptable
Directeur général
À chaque jour
Le 15 et le dernier jour de chaque mois
FP
FP
i
Des ventes
2
FP
JV
C
2
ADD
1
C
À la banque
JS
3
De la banque
par la poste
CDD
C
CDD
JD
FP : Feuille de présences
ADD : Avis de dépôt direct
CDD : Confirmation de dépôt direct
JV : Journal des ventes
JS : Journal des salaires
JD : Journal des déboursés
Grobois inc.
Description narrative – Système des ventes-clients-encaissements
Le vendeur reçoit une commande d’un client par téléphone. Il prépare alors un ordre de
vente, prénuméroté, en trois exemplaires. L’exemplaire #3 est immédiatement classé
définitivement par ordre chronologique ; l’exemplaire #2 est envoyé vers les achats alors
que l’exemplaire #1 est expédié à la comptable, Mme Jessy Dubois. Mme Dubois classe
temporairement sa copie en ordre chronologique.
La secrétaire reçoit, du transporteur, par la poste, le connaissement qui fait foi du
transport. Il est possible qu’elle se fasse une copie supplémentaire. L’original et la copie
sont ensuite envoyés à la comptable. La comptable envoie alors la copie vers les achats.
Elle joint, compare et attache l’original avec l’exemplaire #1 de l’ordre de vente. Les
deux documents servent à produire la facture de vente, prénumérotée, en deux
exemplaires. Ces factures servent de base pour la saisie de l’opération de vente au journal
des ventes et à l’auxiliaire des clients. L’original de la facture de vente est expédié au
client. Tant qu’à la copie #2 de la facture, elle est jointe à l’ordre de vente #1 et à
l’original du connaissement. Ces documents sont attachés, comparés puis classés de
façon temporaire et selon un ordre numérique.
La secrétaire reçoit le chèque du client par la poste. À partir de ce document, elle prépare
une liste des encaissements et un bordereau de dépôt en deux exemplaires. La liste des
encaissements est alors classée définitivement en ordre chronologique. Les deux
bordereaux de dépôt et le chèque sont alors acheminés à la comptable qui s’assure que le
montant du chèque correspond à celui figurant sur la facture #2 (réduit, s’il y a lieu, du
montant de l’escompte). La copie #2 de la facture, l’ordre de vente #1 et l’original du
connaissement sont alors classés définitivement par nom de client. La comptable se rend
ensuite à la banque pour effectuer le dépôt. Le chèque et l’original du bordereau sont
laissés à la banque. La comptable revient avec la copie du bordereau estampillée qui sert
alors à l’enregistrement au journal des encaissements et à l’auxiliaire des clients. La copie
du bordereau est alors classée de façon définitive, en ordre chronologique.
Grobois inc.
Description narrative – Système des achats-fournisseurs-déboursés
La copie #2 de l’ordre de vente permet au vendeur de préparer un bon de commande,
prénuméroté, en 2 exemplaires. La copie #1 et l’ordre de vente sont attachés puis classés
définitivement en ordre alphabétique. La copie #2 du bon de commande est expédiée à la
directrice des achats et comptable, Mme Jessy Dubois, pour signature. Mme Dubois
classe alors le document de façon temporaire, en ordre alphabétique. Quand elle reçoit,
des ventes, la copie supplémentaire du connaissement, la comptable la joint, la compare
et l’attache au bon de commande #2. Les deux documents servent pour l’enregistrement
de l’achat au journal des achats et à l’auxiliaire des fournisseurs, avant d’être ensuite
classés de façon temporaire et en ordre alphabétique.
La secrétaire reçoit la facture d’achat par la poste. Elle l’envoie alors à la comptable qui
la joint, la compare et l’attache à la copie #2 du bon de commande et à la copie
supplémentaire du connaissement. Avant d’être classés définitivement en ordre
alphabétique, les documents servent à la préparation d’un chèque prénuméroté en deux
copies. La comptable et directrice des achats signe le chèque avant de l’expédier au
directeur général, M. Touche Dubois pour la deuxième signature. Le chèque revient alors
à la comptable. Les deux copies servent à la comptabilisation au journal des déboursés et
à la mise à jour de l’auxiliaire des fournisseurs. Ensuite, l’original du chèque est expédié
au fournisseur. La copie #2 du chèque est alors classée définitivement en ordre
numérique.
Grobois inc.
Description narrative – Système des salaires
La paye est comptabilisée deux fois par mois (le 15 et le dernier jour de chaque mois). Le
versement aux employés a lieu le 1er jour ouvrable à partir du 6e jour suivant chacune de
ces payes.
À chaque jour, les employés remplissent leur feuille de présence. À la fin la période
visée, ils expédient ce document au directeur général, M. Touche Dubois, pour
initialisation. Le directeur général retourne alors le document à la comptable, Mme Jessy
Dubois.
À l’aide du journal des ventes, où figurent les ventes de chaque vendeur, et des feuilles de
présence, la comptable prépare un avis de dépôt direct en deux exemplaires. À partir de
cet avis, elle comptabilise la paye au journal des salaires. L’original de l’avis est expédié
à la banque. La copie 2 est classée de façon temporaire, en ordre chronologique.
La secrétaire, reçoit par la poste de la banque, une confirmation de dépôt direct. Elle
envoie ce document à la comptable qui s’en sert pour comptabiliser le déboursé au
journal des déboursés. La comptable joint alors, compare et attache cette confirmation à
l’avis de dépôt direct (la copie #2). Les deux documents sont alors classés de manière
définitive, en ordre chronologique.