Organisation du Pôle Logistique / Administration Générale

Organisation du Pôle Logistique / Administration Générale /
Services Annexes
Géré par la Direction
Géré par la chef de
Pôle Logistique
 Une Administration Générale
-
Un Bureau des Affaires Comptables (BAC), composé d’une Responsable de Bureau et
de quatre Techniciennes d’administration comptable (N.B : 3,5 ETP) ;
-
Un Bureau des Ressources Humaines (BRH), composé d’une Responsable de Bureau
et deux Techniciennes d’administration du BRH ;
-
Un Secrétariat d’accueil, composé d’une Secrétaire d’accueil ;
-
Un Secrétariat de direction, composé d’une Secrétaire.
-
Un Bureau d’Etudes, d’Hygiène et de Sécurité, composé d’un Responsable de Bureau
et d’une Assistante ;
-
Une Chargée de mission
Géré par
l’Assistante au
Bureau d’Etudes
Géré par la chef de
Pôle Logistique
 Des services annexes
-
Un Service Informatique, composé d’un Technicien informatique ;
-
Un Garage, composé d’un Responsable et d’un Technicien du parc automobile ;
-
Un Service de Maintenance, composé de deux Techniciens de maintenance sur le
site de Les Islettes/Clermont-en-Argonne, et de deux Techniciens de maintenance
affectés sur les différents sites extérieurs ;
CSA/AG/JB
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2015-11
Centre Social d’Argonne Émile Thomas-Guérin – B.P. N° 6 – Route de Lochères – 55 120 LES ISLETTES
Tél. : 03 29 88 28 28 – Fax : 03 29 88 20 33 – Courrier électronique : [email protected] – Site Internet : www.csargonne.fr
1 - Principales tâches du Bureau des Affaires Comptables :
-
Elaboration des budgets prévisionnels et des comptes administratifs ;
Transmission à la direction des contrôles budgétaires pour les budgets de
fonctionnement et d’investissement des services du CSA ;
Gestion des dépenses et des recettes ;
Gestion des factures, des engagements et des mandatements ;
Tenue à jour de la comptabilité, du classement, de la correspondance, de la
facturation et toutes les tâches imputables au bureau ;
Traitement de la régie ;
Mise à jour des données informatiques.
2 - Principales tâches du Bureau des Ressources Humaines :
-
Gestion des arrêtés et des contrats ;
Gestion de la carrière et de la retraite de l’agent ;
Gestion de la paie du personnel ;
Suivi des évaluations et des primes ;
Suivi et organisation des concours ;
Réalisation du bilan social ;
Suivi des accidents et arrêts de travail ;
Suivi des formations ;
Suivi de la compensation MNH / CGOS ;
Mise à jour des données informatiques.
3- Principales tâches du Secrétariat d’accueil :
-
Orienter les personnes dans l’établissement ;
Traiter les appels téléphoniques : réception, orientation et recueil des messages ;
Réception, tri, ventilation et enregistrement du courrier « arrivée » ;
Affranchissement, enregistrement et comptabilisation des dépenses du courrier
« départ » ;
Gestion des envois de télécopie ;
Mise à jour du tableau d’affichage et des classeurs à abonnements ;
Suivi des fournitures administratives, préparation et vérification des commandes.
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4- Principales tâches du Secrétariat de direction :
-
Rédaction et mise en forme des notes, des documents et/ou des rapports ;
Classement des données, des informations et des documents de diverses natures ;
Organisation des rendez-vous professionnels de la direction :
Préparation de l’ensemble des documents nécessaires au fonctionnement des
organismes consultatifs, participatifs et du Conseil d’Administration ;
Participation aux réunions institutionnelles.
5- Principales tâches du Bureau d’Etudes, d’Hygiène et de Sécurité
- Analyse des situations générant des dysfonctionnements ou risques et définition des
objectifs de résolution ;
- Vérification et contrôle de l’application des dispositions règlementaires dans les
structures, en matière d’hygiène et de sécurité ;
- Suivi des chantiers en cours ;
- Elaboration d’une veille règlementaire ;
- Préparation, mise en œuvre et analyse des exercices incendie ;
- Mise à jour et suivi du Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels ;
- Participation aux réunions des Commissions de Sécurité et de Conformité, ainsi qu’à
celles du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail ;
- Planification et coordination des interventions des techniciens de maintenance.
6 - Principales tâches de la Chargée de mission
-
Elaboration et réactualisation régulière des documents institutionnels de
communication et ceux relatifs à la démarche qualité ;
Elaboration et suivi du plan d’amélioration continue de la qualité avec plans
d’actions ;
Réalisation de la revue de presse et des Bulletins d’Information du Personnel ;
Organisation des manifestations de l’établissement.
7- Principales tâches du Service Informatique :
-
Entretien, dépannage et réparation des postes, des serveurs et des systèmes de
sauvegarde des services ;
Entretien du local informatique à l’Administration Générale ;
Intégration des nouveaux systèmes et des nouvelles versions et information auprès
des services ;
Propositions de renouvellement et d’amélioration du matériel et des logiciels en
fonction des besoins utilisations et de l’obsolescence des machines ;
Élaboration d’outils et de méthodes destinés à assurer la fiabilité, la sécurité, la
confidentialité et l’intégrité des systèmes d’informations.
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8- Principales tâches du Garage :
-
Entretien, réparation, nettoyage, rangement des véhicules de l’établissement ;
Dépannage, remplacement de pièces de matériels et d’équipement ;
Diagnostic des dysfonctionnements, panne et défaut d’un matériel ;
Conception et rédaction de documents techniques relatifs à leur domaine d’activité ;
Recensement et analyse des besoins des utilisateurs.
9 - Principales tâches du Service de maintenance :
-
Entretien, réparation et aménagement des locaux ;
Entretien et surveillance quant à la sécurité des bâtiments ;
Gestion des chantiers confiés ;
Contrôle des fournitures reçues ;
Gestion des vérifications obligatoires.
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