Schedule for the Movein Period Safety Regulations During Movein

Schedule for the Movein Period Safety Regulations During Movein

4/5/2016
For Exhibitors Only ­ 2016: 6th edition | Pour exposants seulement ­ 2016 : 6e numéro
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VERSION FRANÇAISE CI­DESSOUS
Schedule for the Move­in Period Exhibitors will have 3 days for the move­in (Wednesday, Thursday and Friday). Take advantage
of the full move­in period and please do not wait until the last minute. Avoid stress, move­in early
and be ready to evacuate the building Friday at 7 p.m.
Wednesday, May 25: 8 a.m. to 8 p.m. – Merchandise delivery and booth set­up. Thursday, May 26: 8 a.m. to 8 p.m. – Merchandise delivery and booth set­up. Friday, May 27: 8 a.m. to 7 p.m. – Merchandise delivery and booth set­up. All loading dock doors will be closed at noon. All exhibitors merchandise must be in the halls by
noon on Friday. The premises will be evacuated at 7 p.m. on Friday and will reopen the next day, Saturday at
7:30 a.m. for the exhibitors.
Safety Regulations During Move­in and Move­out periods
The risk of foot injury during the move­in and move­out phases of a show is related to the variety
of material handling equipment such as forklifts, golf carts, crates, dollies, pump trucks, etc. To ensure safety protection, wearing safety boots or steel­toe shoes is mandatory for
everyone working on the Show floor during move­in and move­out periods. Open­toe
shoes are forbidden.
For more details, please refer to page 20 of the Exhibitor's Manual.
http://liens.zendata.ca/mail/OBS10?muid=57w6015FMNsBaDg1464243088
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For more details, please refer to page 20 of the Exhibitor's Manual.
Empty Box Storage and Garbage Disposal
Empty box storage
On Friday, around 4 p.m., GES will begin the last pickup and storage of boxes and crates. For fire
safety reasons, nothing can be stored behind booth panels. Crates, boxes, and packaging
material must be removed from booths. They will be stored and returned to the booths when the
Show is over. This service is free, but please follow this procedure: ­ Fold and tie boxes together;
­ Pick up storage labels at the GES service desk near the Show Office in Hall 1 or at the loading
docks;
­ Affix labels to boxes, with your company name and booth number clearly printed on them.
Boxes must be numbered;
­ Contact the GES service desk when the boxes are ready for pick up.
The steps must be followed carefully, and boxes and crates left in the aisles will automatically be
disposed of without notice.
Garbage disposal
Garbage must be left in the aisle in front of your booth, where it will be picked up. You are
responsible for the cleaning of your booth yourself or you can hire Caldas Building Services.
Badge Instruction During Move­in Period
Registration for exhibitors will be open on Thursday, May 26, for them to obtain their badges. http://liens.zendata.ca/mail/OBS10?muid=57w6015FMNsBaDg1464243088
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Registration for exhibitors will be open on Thursday, May 26, for them to obtain their badges. On Friday, May 27, badges will be mandatory to access the Show floor.
Press Room: Material Needed
In order to promote their products to the media, each exhibitor may provide the following
information DIGITAL VERSION ONLY – PLEASE NO PAPER VERSION: ­ Press release introducing your new collections/products for the 2016 Show (short press release
of maximum 300 words, or one page)
­ One high resolution picture of your star product.
Exhibitors may email this information to Nathalie Lessard at [email protected], by May
13, 2016. Material received after this date will not be included in the Show Media kit.
Emerging Ways to Promote your Trade Show Presence
With so many platforms and companies fighting for attendees' attention, it's not enough to just
show up, you should be promoting your trade show presence early and often. Which platforms
and marketing channels are the best for your business? Here are great tips to help you maximize
the impact of your Show presence, by Skyline.
Facebook
Facebook is the first spot to promote your trade show participation by creating an event from your
business page. This allows you to advertise your event and it has an option for users to be
"interested" in it, which shares it automatically with their network. Tag the Facebook page of the
event you're attending in your description for even more exposure. You can also share updates
through the "wall" of your event.
Twitter
This social media platform is one of best to connect with other vendors and visitors to your event
before the doors open. By following the hashtag of the event on Twitter, you will access a brand
new audience to follow and dialogue with by sharing your own updates.
LinkedIn
LinkedIn is ideal for B2B trade shows. You can leverage your professional connections and your
company's business page by sharing the news of your show presence to your followers. You can
also pin this update to the top of your business page and pay to sponsor, or advertise, to target
followers. http://liens.zendata.ca/mail/OBS10?muid=57w6015FMNsBaDg1464243088
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followers. Periscope
Get ahead of the curve by promoting your trade show presence on Periscope, a live video app. It
allows you to Tweet the live video link which will work for 24 hours only through the app.
Periscope gives a behind­the­scene look at the event, and puts a face and voice to your
company.
Email campaigns
Although there's a fine line between informing enough and informing too much, a solid e­mail
marketing plan can do wonders for your pre­event promotions. Make sure to explain why people
must visit your booth and don't forget to include all the details of the event, such as booth number
and opening hours. Start sending those out no less than a month before the event, and at least
once a week. This will help your business stay top­of­mind for the event attendees.
Read more
Reminder: Exhibitor Insurance
All exhibitors are required to carry full insurance for the duration of the Show, including move­in
and move­out. Make sure your insurance broker completes and returns the insurance certificate.
The Quebec Furniture Manufacturers' Association, owner and producer of the Show, has to be
included as an additional insured party. To download the form, please click here. The Show Team will take every reasonable precaution to prevent losses and protect the interests
of exhibitors, but under no circumstances will the Show Team be liable for any losses incurred. Exhibitors who do not have insurance coverage for the Show can contact: Exhibitor Insurance
tel.: 905 695­2971 or visit the Exhibitor Insurance website to order online or download the forms.
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Food Order: Deadline May 10, 2016
Reminder – Please make sure to place your
order with The International Centre's catering
service if you are planning on having guests in
your booth on Sunday evening, May 29, or at
any other moment during the Show. See the
catering menu. The deadline to order is May
10. For more information, please contact Sarah
Borisko (905 678­5624 /
[email protected]).
Booth Presentation Standards To ensure the quality of the presentation of all
the booths, the Canadian Furniture Show
reminds you to take a look at the standards
that are listed on page 4 of the Exhibitor's
Manual.
During the Show, your company's brand
image will be the star. Make sure it shines!
Take a look at previous editions of For Exhibitors Only.
http://liens.zendata.ca/mail/OBS10?muid=57w6015FMNsBaDg1464243088
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Horaire d'aménagement à respecter Les exposants disposeront de trois jours de montage (mercredi, jeudi et vendredi). Profitez­en!
N'attendez pas à la dernière minute pour effectuer votre aménagement. Vous vous éviterez ainsi
du stress et vous serez prêts pour l'évacuation de l'International Centre vendredi à 19 h. Mercredi 25 mai : 8 h à 20 h – Entrée des marchandises et aménagement des stands.
Jeudi 26 mai : 8 h à 20 h – Entrée des marchandises et aménagement des stands.
Vendredi 27 mai : 8 h à 19 h – Entrée des marchandises et aménagement des stands. Les portes des quais de réception seront définitivement fermées à midi. Toutes les marchandises
des exposants doivent être entrées dans les halls au plus tard à midi, vendredi.
Le bâtiment sera évacué vendredi à 19 h et rouvrira ses portes le lendemain, samedi, à 7 h 30,
pour les exposants.
Consignes de sécurité durant les périodes d'aménagement et de
démontage Le haut risque de blessures aux pieds, durant le montage et le démontage d'un salon, sont reliés
à la manutention d'équipements manuels et motorisés. Afin de s'assurer d'une protection maximale, il est obligatoire que toute personne travaillant
dans les halls d'exposition porte des bottes ou des souliers de travail avec coquille d'acier
pendant les périodes d'aménagement et de démontage. Les sandales ou souliers ouverts ne
sont pas permis.
Pour tous les détails, veuillez consulter le Manuel de l'exposant à la page 20.
http://liens.zendata.ca/mail/OBS10?muid=57w6015FMNsBaDg1464243088
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Entreposage des boîtes et ramassage des déchets Entreposage des boîtes
Vendredi le 27 mai, à compter de 16 h, GES amorcera le ramassage des boîtes et des caisses.
Pour des raisons de sécurité, les boîtes, caisses et matériel d'emballage ne peuvent demeurer
dans les kiosques. Ils seront récupérés et vous seront rapportés à la fin du Salon. Ce service est
gratuit. Voici la marche à suivre pour l'entreposage des boîtes : ­ Plier et attacher ensemble les boîtes vides;
­ Se procurer les étiquettes d'entreposage au comptoir de services GES du près du bureau du
Salon dans le Hall 1, ou aux quais de réception.
­ Apposer les étiquettes sur les boîtes en indiquant, en lettres moulées, le nom de la compagnie
et le numéro de stand. Numéroter les boîtes;
­ Aviser le comptoir de services de GES lorsque les boîtes peuvent être ramassées. Veuillez suivre ces étapes, autrement les boîtes laissées dans les allées seront jetées. Ramassage des déchets
Déposez vos déchets au bord de l'allée, devant votre stand, où ils seront ramassés.
L'entretien de votre kiosque est de votre responsabilité. Vous pouvez le faire vous­même ou
engager Caldas Building Services.
Consignes relatives aux laissez­passer durant le montage L'inscription des exposants débutera le jeudi 26 mai, afin qu'ils obtiennent leur laissez­passer. Le vendredi 27 mai, les laissez­passer seront obligatoires pour accéder aux halls d'exposition. Salle de presse : matériel média requis Afin de promouvoir ses produits, chaque exposant peut fournir les informations suivantes EN
VERSION NUMÉRIQUE SEULEMENT – SVP PAS DE VERSION PAPIER : http://liens.zendata.ca/mail/OBS10?muid=57w6015FMNsBaDg1464243088
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­ Communiqué de presse annonçant ses nouveautés du Salon 2016 (communiqué de presse
d'un maximum de 300 mots ou une page)
­ Une photo haute résolution d'un produit vedette.
Les exposants sont invités à transmettre ces informations à Nathalie Lessard à
[email protected], au plus tard le 13 mai 2016. Tout matériel reçu après cette date ne sera
pas inclus dans la pochette médias électronique.
Les différents outils pour promouvoir votre présence à un salon
Votre présence à une foire commerciale n'est pas suffisante pour garantir son succès, vous
devez aussi la promouvoir bien avant l'événement. Quels sont les outils de communication les
plus efficaces pour votre entreprise? Voici de bonnes astuces pour maximiser l'impact de votre
présence au Salon, proposées par Skyline.
Facebook Facebook est le site où commencer la promotion en créant un événement à partir d'une page
d'entreprise. Ceci vous permet de publiciser l'événement et offre aux utilisateurs l'option
d'indiquer qu'ils sont « intéressés » par celui­ci, ce qui le partage automatiquement avec leur
réseau. Identifier la page Facebook de l'événement auquel vous participez dans la description de
votre propre événement augmente votre visibilité. Vous pouvez aussi partager des mises à jour
sur le « mur » de votre événement.
Twitter Ce réseau social est le plus utilisé par les exposants et les visiteurs dans les salons. En suivant
le mot­clic (hashtag) officiel de l'événement sur Twitter, vous pourrez atteindre un nouvel auditoire
et dialoguer avec lui en partageant votre propre contenu.
LinkedIn LinkedIn est parfait pour les salons B2B. Vous pouvez tirer profit de votre réseau professionnel et
de la page de votre entreprise en informant vos abonnés de votre présence à l'événement. Vous
pouvez aussi épingler la nouvelle en haut de votre fil d'actualité et acheter de la publicité afin
d'atteindre votre public cible. Periscope Gagnez une longueur d'avance en faisant la promotion de votre présence au salon avec
Periscope, une application de vidéo en direct. Elle permet de partager votre vidéo sur Twitter
avec un lien valide pendant 24 heures et accessible seulement par l'application. Periscope
permet ainsi de donner un aperçu de ce qui se passe pendant l'événement et donne à votre
entreprise un visage et une voix.
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Campagne de courriels Bien qu'il y ait une mince marge entre donner assez d'information et inonder le destinataire, une
bonne campagne de marketing par courriel peut faire des merveilles. Vos courriels devraient
expliquer pourquoi le visiteur doit venir à votre kiosque et contenir tous les détails de l'événement
comme le numéro de kiosque et les heures d'ouverture. Commencer l'envoi de vos courriels au
moins un mois avant l'événement, et ce, une fois par semaine pour que votre entreprise reste
dans l'esprit des visiteurs.
Pour en savoir plus
Rappel : Assurances des exposants Chaque exposant doit détenir une assurance avec protection complète pour toute la durée du
Salon, incluant les périodes d'aménagement et de démontage. Assurez­vous de faire remplir par
votre courtier le certificat d'assurance. L'Association des fabricants de meubles du Québec,
propriétaire et productrice du Salon, doit être ajoutée à titre d'assuré additionnel.
Pour télécharger le formulaire, veuillez cliquer ici.
L'Équipe du Salon prendra toutes les précautions raisonnables pour empêcher les pertes et
protéger les intérêts des exposants, mais ne se rendra en aucun temps responsable desdites
pertes. Les exposants qui n'ont aucune couverture pour la durée du Salon peuvent communiquer avec :
Exhibitor Insurance tél. : 905 695­2971 ou commander en ligne ou télécharger le formulaire sur
www.exhibitorinsurance.com. Commande de nourriture et boissons : date limite 10 mai Rappel – N'oubliez pas de passer votre
commande auprès du service de traiteur de
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commande auprès du service de traiteur de
l'International Centre, si vous comptez tenir un
événement dans votre kiosque le dimanche
29 mai en soirée, ou à tout autre moment
durant le Salon. Consultez le menu du traiteur.
Vous avez jusqu'au 10 mai pour
commander. Pour plus d'information, vous pouvez aussi
communiquer avec Sarah Borisko (905 678­
5624 / [email protected]) de
l'International Centre.
Standards de présentation des kiosques Afin d'assurer la qualité de présentation de
l'ensemble des stands, le Salon canadien du
meuble vous rappelle de consulter les
standards qui sont inscrits à la page 4 du
Manuel de l'exposant.
Au Salon, c'est l'image de marque de votre
entreprise qui sera la vedette!
Consulter les éditions précédentes de Pour exposants seulement. FOLLOW US
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