AVIS DE CONCOURS AFFICHAGE 15

AVIS DE CONCOURS
AFFICHAGE 15-03
AFFECTATION TEMPORAIRE / BANQUE DE CANDIDATURES
SECRÉTAIRE
SALAIRE :
Niveau 4
Minimum 46,091 $ Maximum 57,614 $
DATE LIMITE :
30 avril 2015
Description
Nous sommes présentement à la recherche de candidats afin de construire une banque de
candidatures pour combler divers postes de courte durée en tant que secrétaire pour le
remplacement de vacances ou autres congés.
Le candidat qui occupera le poste aura les responsabilités suivantes :












Rédige et prépare les rapports, la correspondance courante, les tableaux, les demandes
d'approbation, et autres documents, tel que demandé, tout en respectant la conformité de la mise
en page desdits documents aux normes de l’Administration portuaire (« APM »)
Planifie et coordonne le travail de secrétariat
Assure le contrôle de qualité des divers documents émanant du service
Assure l’accueil des visiteurs, ainsi que de recevoir et d’acheminer les appels
Assure le système de classement papier et électronique
Assure l’approvisionnement en papeterie et fournitures de bureau
Assure le suivi des agendas
Assure le suivi des échéanciers pour la production des rapports
Coordonne l’utilisation de la salle de conférences
Coordonne les rencontres entre les divers intervenants externes
Traite les demandes d’achat du service
Exécute toute autre tâche connexe
Qualifications
Vous possédez :
 Attestation d’études en administration, bureautique ou domaine similaire et expérience pertinente
d’au moins deux (2) ans
 Maîtrise des logiciels Word et Excel. (Suite MS Office)
 Maîtrise du français et de l’anglais (parlés et écrits) (essentiel)
Tous les candidats seront soumis à des tests sur les logiciels Word et Excel et des tests de grammaire
en français et en anglais.
Si ce poste vous intéresse, postulez en ligne à www.jobillico.com ! Nous remercions les candidats de
leur intérêt, toutefois, nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue.
Ressources humaines
Toute mention relative au pronom masculin inclut le féminin
NOTICE OF COMPETITION
JOB POSTING 15-03
TEMPORARY ASSIGNMENT / CANDIDATE BANK
SECRETARY
SALARY:
Level 4
Minimum 46,091 $ Maximum 57,614 $
CLOSING DATE:
April 30, 2015
Description
We’re currently seeking candidates to build a bank of applicants who could fill various short-term
positions as for replacement during vacations or other leaves.
The candidate who will hold the position will have the following responsibilities:












Drafts and prepares reports, general correspondence, tables, requests for approval, and
other documents as requested, respecting the conformity of the formatting of such
documents to Montreal Port Authority ("MPA") standards
Plans and coordinates secretarial work
Ensures quality control of various documents originating from the department.
Welcomes visitors and receives and forwards calls
Responsible for the paper and electronic filing system
Responsible for the supply of stationery and office supplies
Keeps track of the agendas
Keeps track of reporting timelines
Coordinates the use of the conference room
Coordinates meetings of various external stakeholders
Processes the department’s purchase requisitions
Performs any other related task
Qualifications
You have:



Attestation of studies in administration, office automation or a similar field, with at least two
(2) years’ relevant experience
Proficiency in Word and Excel (MS Office Suite)
Fluency in French and in English (written and spoken) (essential)
All candidates will be tested on Word and Excel and grammar tests in French and in English
If you are interested in this position, please apply online at www.jobillico.com ! We thank all
applicants for their interest, but only candidates selected for an interview will be contacted.
Human resources
Any use of the masculine pronoun includes the feminine