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Appel à manifestation d’intérêt
Désignation des membres du
Groupement d’Intérêt Scientifique « CollEx-Persée »
Département de l’Information Scientifique et Technique et Réseau Documentaire
Sous-direction du pilotage stratégique et des territoires
Service de la coordination des stratégies de l’Enseignement supérieur et de la Recherche
Ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche
1
Contenu
1.
Préambule ................................................................................................................................... 3
1.1 Présentation de CollEx............................................................................................................... 3
1.2 Constitution du Groupement d’Intérêt Scientifique (GIS) CollEx-Persée.................................. 3
1.3 Missions du Groupement d’intérêt scientifique ....................................................................... 4
2. Objectifs de l’appel à manifestation d’intérêt ................................................................................ 5
2.1 Présentation des objectifs ......................................................................................................... 5
2.2 Les établissements membres du GIS CollEx-Persée .................................................................. 5
2.3 Les instances du GIS CollEx-Persée............................................................................................ 6
2.4 Moyens du GIS CollEx-Persée .................................................................................................... 7
3. Modalités de sélection des dossiers ................................................................................................ 7
3.1 Contenu du dossier de candidature .......................................................................................... 7
3.2 Conditions de recevabilité ......................................................................................................... 8
3.3 Critères de sélection .................................................................................................................. 8
4. Calendrier de l’appel à manifestation d’intérêt .............................................................................. 9
4.1 Contact pour informations ........................................................................................................ 9
2
1. Préambule
1.1 Présentation de CollEx
Le dispositif « CollEx », pour « Collections d’excellence », est né de la conjonction de la volonté de
rénovation des Centres d’acquisition et de diffusion de l’information scientifique et technique
(CADIST) qui structurent le réseau documentaire de l’enseignement supérieur et la recherche (ESR)
depuis 30 ans, et de l’évolution forte du paysage de l’information scientifique et technique (IST).
En France, d'importants gisements documentaires intéressant la recherche par leur ampleur et leur
originalité demeurent encore trop méconnus des chercheurs, du fait notamment de leur
référencement contrasté par les moteurs de recherche. Le bilan des CADIST montre que ceux-ci sont
bien adaptés au modèle papier, mais qu’il convient de repenser de façon globale l’offre de services
autour de la documentation recherche. Les besoins exprimés par l’ensemble des chercheurs en SHS
et en STM portent majoritairement sur l’accroissement de l’offre de ressources numériques. En
termes de services, les efforts doivent être portés, selon leurs attentes, en priorité sur la
numérisation de documents, la veille documentaire avec alerte, et l’achat d’articles à la demande.
L’usage encore important, en SHS, des monographies (imprimées ou numérique) doit aussi être pris
en considération par ailleurs, de même que l’attente croissante d’un meilleur accès aux archives de la
recherche1.
Parallèlement, les réalisations des opérateurs documentaires de l'ESR, auxquels des missions de
coordination nationale ont été confiées en matière de signalement des ressources (Agence
bibliographique de l’enseignement supérieur) et de conservation partagée (Centre technique du livre
de l’enseignement supérieur) au sein de l'ESR, le développement d’un partenariat renforcé entre les
structures ESR Persée et Humanum ainsi qu'avec la BnF posent les jalons d’une politique nationale de
coordination documentaire rénovée.
L'objectif principal est de rapprocher les chercheurs des ressources mises à leur disposition en
améliorant leur signalement et leur référencement en ligne, d'encourager la collecte et la
production de ressources nouvelles utiles à la recherche avec des services associés, et d’en
améliorer l’accès par le développement de la conservation partagée des ressources existantes.
Pour ce faire, il est nécessaire d’organiser la coopération entre les grandes bibliothèques
patrimoniales et scientifiques. CollEx a vocation à structurer le paysage documentaire national et à
coordonner le rôle des différents acteurs dans le traitement du patrimoine scientifique (acquisition,
signalement, accès, conservation, valorisation). Afin de répondre aux exigences de la recherche, il
intègre dans son action collections matérielles et numériques et en assure la visibilité sur le plan
international.
1.2 Constitution du Groupement d’Intérêt Scientifique (GIS) CollEx-Persée
CollEx-Persée est une infrastructure de recherche créée en 2016 pour rapprocher les chercheurs des
gisements documentaires scientifiques et leur en faciliter l'usage. Elle porte la politique de l'ESR en
matière de numérisation et de conservation partagée et participe au développement des Humanités
1
Bureau Van Dijk Information Management, MENESR, Etude portant sur la politique nationale de soutien aux
acquisitions de documentation recherche destinée à accompagner la mise en place du dispositif documentaire
national CollEx, 2016.
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numériques en lien avec Huma-Num. Persée en constitue l'opérateur central tant pour organiser des
programmes de numérisation avec les chercheurs, que comme plateforme de diffusion et d'accès.
Afin de structurer le réseau, de le doter d’une gouvernance stable associant les acteurs sur plusieurs
années, de permettre la mise en place de nouvelles modalités pour l’attribution des moyens
financiers nécessaires à la mise en œuvre des services documentaires destinés à la recherche, le
ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche (MENESR)
souhaite donner à l’infrastructure de recherche CollEx-Persée la forme d’un Groupement d’intérêt
scientifique (GIS).
1.3 Missions du Groupement d’intérêt scientifique
Le GIS a pour mission d’organiser, avec le soutien du MENESR, la coopération entre les grandes
bibliothèques patrimoniales et scientifiques et de développer des services au plus près des besoins
des chercheurs.
En s’appuyant sur les structures documentaires nationales, et en articulation avec les programmes de
recherche, il s’attachera à accroitre la collecte, le signalement, l’accès, la conservation, et à faciliter
les usages des collections à destination des chercheurs. Il soutiendra la collecte et la production de
matériaux de la recherche et développera des services associés performants. Il sera gestionnaire,
selon les modalités précisées en 2.2, des moyens financiers apportés par le MENESR pour mener à
bien ces objectifs. En collaboration avec le MENESR, il procédera à une évaluation des actions à
mener en priorité dans le cadre de ses missions, en assurera l’instruction et la mise en œuvre. Le GIS
pourra apporter un soutien financier aux établissements participant à ces actions, notamment dans
le cadre d’appels à projets.
Le GIS aura pour mission d’identifier les collections d’intérêt national en leur attribuant un label
« CollEx », et de contribuer à leur visibilité et à leur développement. Les modalités de sélection des
collections pouvant bénéficier de ce label sont détaillées dans un appel à manifestation d’intérêt
distinct. Les établissements souhaitant être membres du GIS et possédant des collections sont invités
à candidater pour obtenir le label « CollEx » ; il ne s’agit toutefois pas d’une condition.
En complément de ces missions, le GIS s’attachera à mener à bien les actions suivantes :
•
Action 1 : Numérisation de collections mono ou pluri-disciplinaires, en lien avec des
programmes de recherche ;
•
Action 2 : Plans de conservation partagée ;
•
Action 3 : Réalisation d’une cartographie nationale des ressources, permettant aux
communautés de recherche d’identifier aisément les principaux gisements documentaires
pour un champ donné ;
•
Action 4 : Amélioration du référencement sur le web de fonds documentaires, en lien avec la
cartographie nationale des ressources ;
4
•
Action 5 : Développement concerté de ressources documentaires et matériaux de recherche,
afin de prendre en compte les besoins des chercheurs en termes de données de la recherche,
de métadonnées, d’archives de chercheurs, etc. ;
•
Action 6 : Gestion de données et développement de services à la recherche ;
•
Action 7 : Mise en œuvre et maîtrise de référentiels spécialisés améliorant la normalisation
et l’efficacité du signalement et du référencement ;
•
Action 8 : Modernisation de la fourniture de documents via l’acquisition de ressources
électroniques pour des communautés de chercheurs, le développement de la numérisation à
la demande, la recherche de solutions juridiques et techniques permettant de mettre en
place un PEB électronique, etc.
•
Action 9 : politique concertée en matière d’archivage électronique.
2. Objectifs de l’appel à manifestation d’intérêt
2.1 Présentation des objectifs
Le présent appel à manifestation d’intérêt a pour objectif de désigner les établissements membres
du GIS. Il s’agit :
-
d’identifier les opérateurs et les structures nationales souhaitant rejoindre le GIS ;
de sélectionner les bibliothèques délégataires.
Les candidatures seront examinées par le MENESR, qui sélectionnera les bibliothèques délégataires
(plusieurs candidats sélectionnés). Les établissements choisis rempliront les missions auxquelles ils se
seront engagés pour une durée de cinq ans à compter de la date de signature effective de la
convention du GIS par l’ensemble des établissements membres.
Cet appel à manifestation d’intérêt s’adresse à tous les établissements publics (notamment EPCSCP,
opérateurs nationaux…), et Groupements d’intérêts publics. Pour les établissements sous tutelle du
ministère en charge de l’enseignement supérieur et de la recherche, les regroupements au sens de
l’article 62 de la loi n°2013-660 peuvent être candidats.
2.2 Les établissements membres du GIS CollEx-Persée
Le GIS vise à associer les principaux acteurs qui œuvrent à l’acquisition, le signalement, l’accès et la
conservation de documentation, sous quelque forme que ce soit (papier, électronique, documents
édités, archives, matériaux pour la recherche…), et au développement de services documentaires à
destination des chercheurs. Afin d’être en mesure de remplir les missions qui lui sont assignées, le
GIS CollEx-Persée souhaite réunir, aux côtés de Persée, les principaux acteurs de l’IST en France :
-
les opérateurs soutenant les politiques nationales en matière d’IST, notamment : l’Agence
bibliographique de l’enseignement supérieur, l’Agence nationale de reproduction des thèses,
le Centre technique du livre de l’enseignement supérieur…
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-
les structures nationales conservant de grandes collections patrimoniales, notamment : la
Bibliothèque nationale de France, l’Institut de l’information scientifique et technique (CNRSINIST)…
-
les bibliothèques délégataires CollEx : il s’agit des bibliothèques et centres de documentation
relevant de l’ESR qui seront sélectionnés dans le cadre du présent appel à manifestation
d’intérêt. Les bibliothèques délégataires bénéficient, au titre de leur mission d’intérêt
national, de subventions spécifiques versées chaque année par le MENESR. Le soutien
financier apporté par le ministère débutera en 2018, et pourra se poursuivre, sous réserve de
la disponibilité des crédits, jusqu’en décembre 2022. Le montant attribué à chaque
bibliothèque délégataire sera conditionné au programme d’action de l’année N et à la
réussite des objectifs fixés pour l’année N-1, établie sur la base du rapport d’activité du GIS.
Chaque établissement membre peut associer plusieurs de ses services, unités, composantes ou
laboratoires aux travaux du GIS. Il s’agira dans la plupart des cas de services documentaires, mais les
établissements sont aussi invités à impliquer d’autres composantes, en lien avec la recherche, dans
leur participation.
L’établissement porteur du GIS
En tant que structure non pourvue de la personnalité morale, un GIS ne dispose ni de l’autonomie
juridique ni de l’autonomie financière et ne possède pas de patrimoine propre. C’est pourquoi le GIS
sera domicilié au sein de l’établissement porteur désigné ultérieurement par le MENESR parmi les
membres du GIS candidats à cette fonction.
L’établissement porteur est attributaire des moyens financiers destinés à l’activité du GIS, qu’il
s’agisse des moyens versés par les membres ou des financements extérieurs sollicités auprès des
instances européennes et internationales, des ministères de tutelle, des collectivités publiques ou
des organismes privés. Il est chargé de gérer ces moyens et d’en tenir une comptabilité distincte sur
une ligne spécifique ouverte au nom du GIS. A ce titre, il porte notamment les appels à projets du
GIS. Il s’engage également à rendre compte de cette gestion au comité directeur, au minimum une
fois par an.
Les financements extérieurs sont sollicités par le directeur du GIS, l’établissement porteur étant
chargé de négocier les contrats et conventions y afférents.
Par ailleurs, en tant que membre du GIS, l’établissement porteur bénéficie d’un représentant au
comité directeur avec voix délibérative.
2.3 Les instances du GIS CollEx-Persée
La gouvernance du GIS sera assurée par un comité directeur, qui nommera un président en son sein.
Le comité directeur s’appuiera sur un comité opérationnel pour concevoir et exécuter le programme
d’activité du GIS, et sur un conseil scientifique qui émettra des avis et recommandations sur ces
activités.
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2.3.1 Comité directeur
Le comité directeur assure la gouvernance du GIS. Il a notamment pour missions de désigner les
membres du conseil scientifique, d’adopter le programme annuel d’activité du GIS, de voter l’état
prévisionnel des recettes et dépenses et de veiller à la bonne utilisation des moyens du GIS. Chaque
établissement membre du GIS bénéficie d’un représentant au comité directeur avec voix
délibérative. A ce titre, il participe à l’activité du GIS et contribue à décider de l’orientation de ses
projets scientifiques et de l’utilisation de ses moyens.
2.3.2 Comité opérationnel
Le comité opérationnel réunit l’ensemble des personnels œuvrant à la réalisation des actions du GIS,
sans limite quant au nombre de représentants. Il rédige le programme annuel d’activité du GIS et,
une fois adopté par le comité directeur, en assure la bonne exécution.
Le comité opérationnel est animé par le directeur exécutif du GIS, rattaché à l’établissement porteur.
Il se réunit sur convocation du directeur exécutif, ou à la demande du conseil comité directeur ou du
conseil scientifique.
2.3.3 Conseil scientifique
Le conseil scientifique se compose de personnalités scientifiques reconnues, désignées par le comité
directeur pour la durée de constitution du GIS.
Organe consultatif garant de la pertinence et de la qualité scientifique des activités du GIS, le conseil
scientifique peut faire des propositions et présenter des recommandations. Son avis est notamment
requis dans le cadre de la sélection des bibliothèques bénéficiant du label « CollEx », ainsi que dans la
sélection de candidatures pour tout appel à projet.
2.4 Moyens du GIS CollEx-Persée
Chaque année, les établissements membres du GIS décident librement des projets et évaluent les
moyens humains, matériels et/ou financiers qu’ils engagent.
Le MENESR contribue également aux moyens destinés aux activités du GIS.
3. Modalités de sélection des dossiers
3.1 Contenu du dossier de candidature
Les dossiers de candidature devront comporter les pièces suivantes :
- une lettre d’intention de l’établissement candidat, décrivant la manière dont il envisage sa
contribution à l’activité du GIS, notamment dans les domaines d’action décrits en 1.3 du présent
document ;
- le cas échéant, une lettre d’intention des unités, composantes et/ou laboratoires de l’établissement
associés à la démarche ;
- le cadre de réponse complété (uniquement pour les établissements candidatant pour être
bibliothèque délégataire).
Ces pièces pourront être accompagnées de tous documents jugés utiles pour attester de l’activité de
l’établissement et de sa capacité à assumer le rôle de membre du GIS. Peuvent notamment être
jointes les dernières enquêtes réalisées par les services documentaires auprès de leurs publics.
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3.2 Conditions de recevabilité
Pour être examinés, les dossiers présentés devront respecter les conditions suivantes :
-
être transmis dans les délais impartis, sous forme électronique uniquement, à l’adresse
suivante : [email protected] ;
être complets ;
être rédigés en langue française.
Les dossiers ne satisfaisant pas aux conditions de recevabilité ne seront pas soumis à évaluation.
3.3 Critères de sélection
Les candidatures reçues seront examinées par le MENESR. Celui-ci pourra éventuellement faire appel
à des experts extérieurs.
Critères de sélection pour les établissements membres :
Opérateurs et structures nationales :
Le présent appel à manifestation d’intérêt permettra d’identifier les opérateurs et structures
nationales souhaitant rejoindre le GIS et de formaliser leur participation. Il sera aussi l’occasion de
préciser les rôles dévolus aux différents membres du GIS et les attentes de chaque acteur.
Bibliothèques délégataires :
Les bibliothèques délégataires candidates sont invitées à présenter, via le cadre de réponse (partie
3), un projet pluriannuel de développement et de valorisation de ressources pour la recherche dans
un ou plusieurs champs disciplinaires ou interdisciplinaires. Elles pilotent et coordonnent un
programme d’actions appuyé sur un réseau de bibliothèques partenaires qui possèdent des
collections labellisées « CollEx ». Ces programmes s’articulent avec des projets de recherche, en lien
avec les opérateurs et en partenariat avec les structures nationales. Elles sont bibliothèque de
référence dans leur secteur disciplinaire ou interdisciplinaire et participent à des actions de
mutualisation au niveau national.
Sur la base des critères identifiés par le groupe le groupe de travail « Critères et cartographie »
constitué dans le cadre de la préfiguration du dispositif CollEx-Persée, le ministère considèrera les
aspects suivants dans le choix des bibliothèques délégataires :
-
la richesse des collections dans un ou plusieurs domaines donnant une position singulière à
celle-ci dans le paysage documentaire2 ;
la visibilité et l’accès de ces collections ;
les moyens affectés par l’établissement au développement des collections ;
la capacité d’agir dans le cadre de réseaux et de projets multipartenaires ;
les initiatives prises en soutien ou participation à des programmes de recherche ;
les initiatives en matière d’élargissement des collections à la collecte de matériaux pour la
recherche ;
l’activité internationale de la bibliothèque ;
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A cet égard, la cohérence de l’ensemble des partenaires retenus sera considérée, afin de couvrir le spectre
disciplinaire le plus large possible.
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-
la pratique de l’évaluation de la collection et des usages.
4. Calendrier de l’appel à manifestation d’intérêt
Lancement de l’appel à manifestation d’intérêt : lundi 17 octobre 2016
Date limite de soumission des candidatures : vendredi 16 décembre 2016
Sélection des dossiers pour les établissements membres du GIS : janvier 2017
4.1 Contact pour informations
[email protected]
Mme Véronique De Kok
Tél : 01 55 55 67 22
E-Mail : [email protected]
Mr Clément Tisserant
Tél : 01 55 55 79 09
E-mail : [email protected]
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