Pour Alterjob, la facture électronique rime avec service

Scénario d’activité : la facturation électronique
Pour Alterjob, la facture électronique rime avec
service au client et image novatrice de la société
Pour Alterjob, la facture électronique est un service au client et un élément clé de l’image innovante
de la société.
Rencontre avec Stefan De Keyser, fondateur d’Alterjob, qui a choisi
Comment êtes-vous
Babelway comme solution de facturation électronique. Il partage son
arrivés à envisager à
expérience ouvertement.
travailler avec Babelway
Stefan De Keyser, le patron d’Alterjob a 34 ans et est Ingénieur Commercial
? Quels problèmes essayde l’UCL. Il est autodidacte en tant que développeur informatique. Peniez-vous de résoudre ?
dant ses études déjà, il fonde 1348.com, un service qui rassemble les infos
sur le campus de Louvain-la-Neuve. Il travaille ensuite dans plusieurs startups, dont Webdiggers, avant de transiter vers le ‘social’ où il accompagne
des personnes en situation difficile à lancer un business, obtenir un micro-crédit ou à développer un plan d’affaires. Il y a quelques temps, il décide
de s’appliquer à lui-même les recettes qu’il recommandait et crée Alterjob.
Que fait Alterjob ?
Nous avons cherché une solution électronique légalement incontestable
pour notre clientèle ainsi que pour
nous-mêmes. Il ne fallait surtout pas
mettre notre clientèle dans l’embarras
en l’obligeant à investir dans des équipements coûteux. L’envoi d’un simple
PDF n’était plus à l’ordre du jour vu que
la falsificationd’un PDF est aujourd’hui
devenue monnaie corante.Notre désir était de proposer une solution confortable à nos clients tout en gagnant un temps précieux.
Alterjob est une start-up qui développe et anime 2 portails d’annonces
pour la recherche d’emplois. Notre différence est d’être particulièrement
compétitif par rapport aux acteurs habituels de ce marché. Alterjob porte
donc une attention toute particulière à l’aspect «
low-cost « (réduction de coûts). L’automatisation
Supprimer la facture
des processus est maximalisée et comprend, par
papier fait partie de notre
exemple, l’envoi de lettres et de rappels de factures.
Les sites Internet d’Alterjob comptent environ
50.000 visiteurs uniques par mois et représentent
1.700 employeurs-annonceurs inscrits, dont 400
sont payants. La croissance de clients payants est
de l’ordre de 20% par mois.
approche low-cost et de notre
image moderne
En tant que réducteur de coûts, notre but est de nous démarquer par
notre avant-gardisme et notre expertise technique. Nous avons, par exemple, mis l’envoi de mots de passe par SMS et une « chat box » en place
pour gérer la communication. Même si ces services impliquent des coûts,
ils simplifient la relation que nous entretenons avec nos partenaires.
Quelle était votre situation en matière de
facturation ?
Notre objectif était d’éviter une facture papier. Nous voulions éviter l’impression. Nous ne parlons pas uniquement de l’envoi vers le
client mais également de la communication en interne, comme par
exemple l’impression d’une copie pour nos archives. Supprimer
la facture papier fait partie de notre approche low-cost et reflète
l’image moderne que nous désirons montrer au monde extérieur.
Nous avons donc contacté des sociétés renommées en matière de facturation électronique dont
Babelway.
Il s’est avéré que les services proposés par certaines sociétés ne correspondaient pas à notre
demande, à savoir que le client soit obligé d’aller
rechercher sa facture reprise dans un compte spécial sur Internet. Nous voulions également gérer l’archivage sur notre
propre site. L’aspect coûts avait également beaucoup d’importance à
nos yeux.
Pourquoi avec-vous opté pour une collaboration
avec Babelway ? Quelles étaient vos attentes ?
Le service correspondait à nos attentes: la facture est envoyée
directement par email, sans gêner les clients et sans mot de passe
supplémentaire à retenir. Le service était existant. Chez d’autres, il
était encore à développer. Le coût était attractif et raisonnable. Si
nous disposions d’un département administratif nous aurions pu en
décider autrement mais ce n’est pas le cas. De plus, nous faisons des
économies ne fut-ce que sur la matière (papier, enveloppes, etc.).
Un autre point important était que la mise en route était simple. Babelway offre
une palette d’options et l’on trouve facilement l’interface technique adaptée à nos
propres processus techniques. Peut-être est-ce l’envergure modeste de Babelway
qui le permet tout en gardant un contact direct avec un technicien compétent.
Le fait de garder le contrôle en Self-Service n’a pas vraiment influencé
notre décision. Nous préférions laisser la mise en route du système aux
mains de Babelway quitte à les rémunérer pour ce service.
Scénario d’activité : la facturation électronique
Comment s’est passé le projet d’installation ?
Comment vous êtes-vous organisés ?
Un seul contact téléphonique d’environ trois quarts d’heure avec Babelway a suffi (sans réunion physique), et toutes les réponses commerciales
et techniques à nos différentes questions nous ont été données. Nous
avons procédé ensuite à quelques échanges par email pour confirmer
le tout, comme par exemple, le texte d’accompagnement des emails de
facturation.
Chez Alterjob, nous utilisons Ogone comme système de paiement et
nous avons déjà un système intégré qui génère les données de facturation. La mise en place n’a pris que quelques heures. Nous avons installé 2
flux d’échange. D’une part, un flux sortant pour envoyer la version PDF de
notre facture en départ de notre système vers Babelway suivie de l’envoi
au client. D’autre part, un flux entrant pour récupérer le PDF daté et signé
et le stocker sur nos serveurs pour consultation éventuelle par nos clients.
Quelques envois tests et le tour était joué. De la première prise de contact à l’installation finale, un mois à peine s’est écoulé.
A combien se montait l’investissement ? Avezvous effectué des comparaisons par rapport à
d’autres alternatives ?
Il y a eu 2 types de coûts:
Le premier, étaient les frais de setup. Chez Babelway cela coûte 10
fois moins cher comparé à un devis émis par la concurrence pour une
solution qui ne nous convenait pas de toute façon. Ensuite, il y a le coût
variable qui couvre tous nos volumes actuels. Si cela devait se développer, ça reste toujours un maximum de quelques euro cents par facture
et cela, c’est toujours une économie gigantesque puisque rien que le
timbre coûte plus que le double!”
Quelles sont vos impressions aujourd’hui? Sontelles en ligne avec vos attentes ?
Au delà de l’économie directe dans la gestion du processus de traitement et d’envoi, nous retenons l’avantage pour nos clients : ils reçoivent
des factures certifiées. C’est un confort pour nos clients. Nous sommes
très attentifs quant aux factures non certifiées et sommes conscients de
la valeur ajoutée que représente une facture certifiée. En terme d’image,
cela nous donne également une plus value, une crédibilité renforcée
et consolidée. Nos partenaires sont le VDAB (l’équivalent du Forem en
Flandre), le Forem, le BECI (Brussels Enterprises Commerce & Industry), il
est donc important d’être parfaitement en règle avec la législation. Etre
fiers de travailler ensemble s’inscrit dans une démarche de qualité que
propose notre société.
Dans quelle mesure utilisez-vous les services de
Babelway aujourd‘hui en terme de volumes, de
partenaires, de technologie ? Quelle évolution
prévoyez-vous pour l’avenir ?
Notre utilisation se limite à la facturation. Les envois sont tous sous format PDF signé par email. Nous sommes pleinement satisfaits et n’avons
pour l’instant pas d’autre projets pour d’autres flux que la facturation.
La totalité de nos factures passent par ce canal. Le taux d’acceptation
des clients est total. Sachez que dans le passé nous envoyions déjà nos
factures sous format PDF et, à la demande, sous format papier.
Une évolution possible serait, outre le PDF, l’envoi d’un fichier structuré
directement intégrable dans le système comptable de nos clients. Ce
n’est pas une demande rencontrée aujourd’hui mais la proposer en
option nous parait être une bonne idée. Nous ne facturerions pas cela à
nos clients mais nous le verrions comme un service supplémentaire.
A refaire, que feriez-vous différemment ?
Rien du tout. On pourrait sans doute encore augmenter l’automatisation. Nous envisageons un processus où l’automatisation se fait dans sa
totalité sans intervention humaine.
Que recommanderiez-vous aux sociétés qui s’intéressent à la facturation électronique ?
Nous sommes persuadés d’avoir fait le bon choix et nous leur recommanderais de suivre notre voie.
Alterjob
Centre d’entreprises Village Partenaire
Rue Fernand Bernierstraat, 15
1060 BRUSSELS
BELGIUM
+32 2 543 4487
www.alterjob.org
Babelway
Chemin du Cyclotron, 6
B-1348 – LOUVAIN-LA-NEUVE BELGIUM
Tel: +32 10 390 013 www.babelway.com