GOVERNMENT OF THE NORTHWEST TERRITORIES

GOVERNMENT OF THE NORTHWEST TERRITORIES
JOB DESCRIPTION
IDENTIFICATION
Position Number
Position Title
82-
Bilingual Court Officer 1 – Territorial Court
Department
Division / Region
Location
Justice
Court Services / Headquarters
Yellowknife
PURPOSE OF THE POSITION
Under the direction of the Manager, Territorial Court, provides registry services and courtroom
support for criminal and civil matters to the Territorial Court of the Northwest Territories and to the
Youth Justice Court. Provides registry support for Justice of the Peace Court.
SCOPE
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-
-
-
Examines and returns or accepts documents for filing and/or issuing on behalf of the Territorial
Court and Youth Justice Court in order to determine compliance with legislative requirements
(e.g. Rules of Court, numerous (approximately 25) territorial and federal Acts, Court policies,
directives and procedures) so that the documents can form part of the official file within strict
time constraints;
Must become familiar with and understand the legal implications/ramifications of issuing and/or
filing the documents in compliance with legislative requirements and in a timely fashion in order
to avoid potential lawsuits against the Courts, Court personnel or the GNWT, and the inherent
financial and possible human implications;
Learns to interpret Rules of Court and legislation for members of the legal community, general
public and other clients;
Performs statutory functions with direct supervision;
Must conduct oneself at all times (including outside office hours) in a manner that will not cause
the administration of justice to be or be seen to be in disrepute;
Must at all times ensure that the independence of the judiciary is upheld;
Regular contact with public, legal community, judiciary and other clients to provide and receive
information;
Holds the following statutory appointments:
 Deputy Clerk of the Territorial Court
Approximately 7500 cases commenced annually;
Courts travel to virtually all communities in the Northwest Territories;
Each court sitting may include 1 – 100 matters (separate files) in4 consecutive communities;
Maintains continuity of exhibits.
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Bilingual Court Officer 1 – Territorial Court
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RESPONSIBILITIES
1. Exercises statutory authority in accepting and processing court documents.
- Assists with reviewing legal documents (i.e. Informations, Indictments, Summonses,
Statements of Claim, motions, etc) for compliance with Rules of Court, legislation, Clerk’s or
Judge’s directives; assists with identifying omissions or errors and learns corrective measures
necessary before accepting documents for issuing and/or filing;
- Responds to a variety of inquiries within scope of knowledge from the legal profession,
members of the public and other clients in a professional and clear manner, without giving legal
advice
- Calculates and assigns fees according to the appropriate fee schedules for Territorial Court;
- Accepts and accurately processes fees and trust monies in compliance with Court policies and
generally accepted accounting principles;
2. Ensures the efficient operations of the Courts in the courtroom and in chambers.
- Pursuant to the Rules of Court, ensures the operation of the court or chambers sitting by:
- opening and closing court;
- reading charges to accused persons;
- accurately recording the proceedings on the court file for official court record;
- administering oaths to witnesses;
- receiving and marking exhibits and ensuring continuity is preserved;
- ensuring that the proceedings of the Court are efficient, orderly and dignified at all times.
- Assists the court with scheduling dates for trials, other hearings or adjournments;
- Operates digital recording devices and other equipment (eg. TV, VCR, witness screens,
videoconferencing);
- Accurately enters case data information and performs searches in FACTS and other court
related databases.
3.
-
Performs work required to prepare for and follow-up on specific court sittings.
Reviews files before court to determine completeness.
Prepares and reviews dockets to ensure accuracy and completeness;
Assists with reviewing court orders with the clients, i.e. accused or offender to ensure their
understanding.
- Prepares courtroom prior to and at completion of sittings;
KNOWLEDGE, SKILLS AND ABILITIES
-
-
Ability to interpret and explain the Rules of Court and federal and territorial legislation that
govern court actions is required in order to perform statutory duties such as reviewing,
issuing and filing documents, answering court inquires, providing support to the judiciary in
the courtroom and following through with court decisions;
Ability to thoroughly understand the role of an officer of the court and the independence of
the judiciary is required to perform statutory duties;
Ability to use tact and diplomacy when dealing with clients;
Ability to understand and follow the principles of court conduct and decorum;
Ability to write well and accurately record information;
Public speaking skills in order to read charges, open/close court, etc.;
Develop the ability to effectively communicate with clients in a cross-cultural environment
and without providing legal advice;
Must be self-motivated, detailed oriented, organized, and able to work independently in a
fast paced multi-tasked environment that requires policies, procedures and protocol to be
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Bilingual Court Officer 1 – Territorial Court
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adhered to under strict time constraints;
Good judgment, excellent interpersonal skills and initiative are required when making
difficult decisions under the pressure of time constraints and public scrutiny;
Accurate data entry skills and computer knowledge and ability consistent with the need to
operate in a computerized environment;
The incumbent must be bilingual with the ability to speak, read and write in English and
French.
TYPICALLY, THE ABOVE QUALIFICATIONS WOULD BE ATTAINED BY:
Successful completion of grade 12 with 2-3 years experience working independently in a multifaceted office environment involving dealing with the public and meeting deadlines.
Experience in public speaking would be an asset.
Years of experience do not necessarily directly correlate to years of learning. Experience is one
way of learning. It is possible to have ten years of work experience but not have the equivalent
amount of learning. It is not what one does that counts, it is what one learns from what one does
that counts.
WORKING CONDITIONS
Physical Demands
Required to stand at counter for extended
periods without regular breaks.
Required to sit for extended periods in court
without regular breaks or the ability to move
around.
Lifting and carrying court exhibits to and from
court. (May include: chemicals, machinery
etc.).
Lifting and carrying heavy files to and from
courtroom, file room and basement.
Frequency
10-15 days a
month
10-15 days a
month
Duration
Up to 3 hours
Intensity
Moderate
Up to 4 hours
Moderate
Occasionally
Brief
Moderate
Daily
Brief
Moderate
Environmental Conditions
Travel in small planes and working in
inadequate facilities while on court circuits.
Handling of exhibits that may be toxic,
contaminated or pose a health risk in some
way.
Frequency
2 x month
Duration
5-10 days
2 x month
Brief
Intensity
Moderate to
high
Moderate to
high
Sensory Demands
Must sit still for extended periods at the front of
the courtroom, while remaining alert to the
proceedings and the needs of the judiciary.
Extended use of a computer for data entry.
Frequency
2 days a week
Duration
1-5 hours a
day.
Intensity
Moderate
15-20 days a Up to 6 hrs
month
Moderate
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Bilingual Court Officer 1 – Territorial Court
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Mental Demands
Dealing with people under stress who do not
understand the judicial system and become
hostile and abusive or continually have last
minute deadlines for filing documents. Verbal
abuse is not uncommon and physical threats
are not unknown.
Alleged facts and graphic exhibits entered in
court may have an effect on personal and
social life.
Constant awareness of unpredictability of
responses and possible threats from clients
while in court and at the counter.
May have to work extended hours as dictated
by the Court with little or no advance notice.
Post court documentation is often prepared
under strict time constraints and after normal
working hours.
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Frequency
Daily
Duration
Varies
Intensity
Moderate to
high
Weekly
Varies
Low to
moderate
Daily
Varies
Moderate to
high
Occasionally
Occasionally
Bilingual Court Officer 1 – Territorial Court
1-2 hours
Low to
moderate
Moderate to
high
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GOUVERNEMENT DES TERRITOIRES DU NORD-OUEST
DESCRIPTION DE POSTE
IDENTIFICATION
Numéro du
poste
82-
Titre du poste
Officier de justice bilingue de niveau I – Cour territoriale
Ministère
Division et région
Collectivité
Justice
Services judiciaires,
Administration centrale
Yellowknife
BUT DU POSTE
Sous la direction du gestionnaire de la Cour territoriale, l’officier de justice bilingue de niveau I
fournit des services de soutien au greffier et au tribunal pour les affaires criminelles et civiles
portées devant la Cour territoriale des Territoires du Nord-Ouest et le tribunal pour adolescents. Le
titulaire du poste doit aussi fournir des services de soutien au greffier de la Cour des juges de paix.
PORTÉE DU POSTE
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-
Examine, puis retourne ou accepte les documents qui doivent être déposés ou délivrés au nom
de la Cour territoriale ou du tribunal pour adolescents afin de déterminer leur conformité avec
les exigences prévues par la loi (c.-à-d. les règles de la Cour, les nombreuses lois territoriales
et fédérales [environ 25] ainsi que les politiques, les directives et les procédures de la Cour), de
manière à ce que les documents puissent être intégrés au dossier officiel en respectant des
échéanciers stricts;
Doit apprendre à connaître et doit comprendre les implications et les conséquences juridiques
liées au fait de délivrer ou de déposer les documents conformément aux exigences prévues par
la loi et dans les délais prescrits de façon à éviter les éventuelles poursuites contre les
instances judiciaires, le personnel judiciaire ou le GTNO, ainsi que les conséquences
financières et parfois humaines pouvant découler de ces poursuites;
Apprend à interpréter les règles de la Cour et la législation qui s’appliquent aux membres de la
communauté juridique, au grand public et aux autres clients;
Exerce des fonctions prévues par la loi sous supervision directe;
Doit en tout temps (dans sa vie personnelle comme professionnelle) se conduire de manière à
ne pas discréditer ou sembler discréditer l’administration de la justice;
Doit en tout temps garantir le maintien de l’indépendance de la magistrature;
Entretient des relations périodiques avec le grand public, la communauté juridique, la
magistrature et les autres clients afin de fournir et de recevoir de l’information;
Détient les nominations réglementaires suivantes :
 Greffier adjoint de la Cour territoriale
Ouvre quelque 7 500 dossiers chaque année;
Les tribunaux se déplacent dans presque toutes les collectivités des Territoires du Nord-Ouest;
Chaque audience du tribunal peut comprendre entre une et cent affaires (dossiers distincts) et
se poursuivre de façon consécutive dans quatre collectivités différentes;
Assure la chaîne de possession des pièces.
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Officier de justice bilingue de niveau I – Cour territoriale
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RESPONSABILITÉS
1. Exerce un pouvoir conféré par la loi en acceptant et en traitant des documents du
tribunal :
- Aide à l’examen des documents juridiques (c.-à-d. des dénonciations, des actes d’accusation,
des assignations, des demandes introductives, des requêtes, etc.) pour vérifier leur conformité
aux règles de la Cour, aux lois et aux directives du greffier et du juge; contribue à déceler les
omissions ou les erreurs et apprend quelles sont les mesures de correction nécessaires avant
d’accepter des documents à délivrer ou à déposer;
- Répond, dans son champ de connaissances, à toutes sortes de demandes provenant de
membres de la profession juridique, de membres du grand public et d’autres clients de façon
claire et professionnelle, sans donner d’avis juridiques;
- Calcule et affecte les droits en fonction des barèmes de droits appropriés pour la Cour
territoriale;
- Accepte et traite avec exactitude les frais et les sommes en fiducie conformément aux
politiques de la Cour et aux principes comptables généralement reconnus.
2. Assure le fonctionnement efficace des tribunaux en salle d’audience et dans les
chambres.
- En vertu des règles de la Cour, le titulaire du poste s’assure du fonctionnement des audiences
de la Cour ou des chambres :
- en ouvrant et en levant l’audience;
- en lisant les accusations aux accusés;
- en transcrivant précisément les délibérations dans le dossier du tribunal pour les archives
judiciaires officielles;
- en faisant prêter serment aux témoins;
- en recevant et en marquant les pièces et en s’assurant de maintenir la chaîne de
possession;
- en veillant à ce que les procédures judiciaires de la Cour soient en tout temps efficaces,
méthodiques et dignes.
- Aide le tribunal à fixer les dates des procès, les autres auditions ou les audiences ajournées;
- Fait fonctionner les appareils d’enregistrement numérique et les autres équipements (comme
les téléviseurs, magnétoscopes, écrans de dissimulation de témoins et appareils de
vidéoconférence);
- Saisit avec précision les données sur les causes et effectue les recherches dans la base de
données FACTS et dans d’autres bases de données juridiques.
3. Effectue le travail de préparation et de suivi nécessaire pour certaines audiences du
tribunal.
- Examine les dossiers avant les audiences pour vérifier s’ils sont complets.
- Prépare et examine les bordereaux pour vérifier s’ils sont exacts et complets;
- Aide à examiner les ordonnances du tribunal avec les clients (c.-à-d. l’accusé ou le
contrevenant) pour s’assurer qu’ils les comprennent;
- Prépare la salle d’audience avant et après les audiences.
CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET HABILETÉS
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Officier de justice bilingue de niveau I – Cour territoriale
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Capacité d’interpréter et d’expliquer les règles de la Cour ainsi que les lois fédérales et
territoriales qui régissent les recours judiciaires pour exécuter les fonctions prévues par la loi
(c.-à-d. réviser, délivrer et déposer des documents, répondre aux questions de la Cour,
fournir des services de soutien à la magistrature dans la salle d’audience et assurer le suivi
des décisions judiciaires;
Capacité de bien comprendre le rôle d’un officier de justice et l’indépendance de la
magistrature essentielle pour exécuter les fonctions prévues par la loi;
Capacité de faire preuve de tact et de diplomatie avec les clients;
Capacité de comprendre et de respecter les principes de la conduite et du décorum du
tribunal;
Capacité d’écrire correctement et de saisir l’information avec précision;
Habiletés pour parler en public afin de lire les accusations, d’ouvrir et de lever les
audiences, etc.;
Développer les aptitudes à communiquer efficacement avec les clients dans un contexte
interculturel sans leur donner d’avis juridique;
Motivation, attention aux détails, sens de l’organisation et capacité de travailler de façon
autonome dans un environnement rapide et multitâche où il faut adhérer aux politiques, aux
procédures et au protocole tout en respectant des délais stricts;
Bon jugement, excellentes habiletés interpersonnelles et sens de l’initiative essentiels pour
prendre des décisions difficiles rapidement sous le regard du public;
Habiletés de saisie précise de données, connaissances informatiques et compétences pour
fonctionner dans un environnement informatisé;
Le titulaire du poste doit être bilingue, c’est-à-dire capable de parler, de lire et d’écrire en
anglais et en français.
DANS L’ENSEMBLE, LES QUALIFICATIONS PRÉCITÉES SONT ACQUISES GRÂCE À :
L’obtention d’un diplôme d’études secondaires, avec deux ou trois ans d’expérience de travail
autonome dans un milieu de travail diversifié comportant des relations avec le public et le respect
d’échéances.
L’expérience de parler en public est un atout.
On ne peut pas nécessairement établir une corrélation entre les années d’expérience et les
années d’apprentissage. L’expérience ne représente qu’une façon d’apprendre parmi d’autres. Il
est possible que l’expérience acquise ne corresponde pas au niveau de savoir. Ce ne sont pas les
actions que l’on porte qui pèsent dans la balance, mais bien l’apprentissage que l’on en retire.
CONDITIONS DE TRAVAIL
Exigences physiques
Doit demeurer debout au comptoir durant de
longues périodes sans pauses régulières.
Doit demeurer assis au tribunal durant de
longues périodes sans pauses régulières et
sans possibilité de se lever.
Soulever les pièces, les transporter au tribunal
et les rapporter. (Peut comprendre des
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Fréquence
10 à 15 jours
par mois
10 à 15 jours
par mois
Durée
Jusqu’à
3 heures
Jusqu’à
4 heures
Intensité
Modérée
À l’occasion
Brève
Modérée
Officier de justice bilingue de niveau I – Cour territoriale
Modérée
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produits chimiques, de la machinerie, etc.)
Soulever et transporter de lourds dossiers
dans la salle d’audience, la salle des dossiers
et le sous-sol, puis les rapporter.
Tous les jours
Brève
Modérée
Conditions du milieu
Voyager dans de petits avions et travailler
dans des installations inadéquates dans le
cadre des cours de circuit.
Manipuler des pièces qui peuvent être
toxiques ou contaminées ou représenter un
risque pour la santé.
Fréquence
2 fois par mois
Durée
De 5 à
10 jours
Intensité
Modérée à
élevée
2 fois par mois
Brève
Modérée à
élevée
Exigences sensorielles
Doit demeurer immobile en position assise
pour de longues périodes à l’avant de la salle
d’audience, tout en demeurant attentif aux
procédures et aux besoins de la magistrature.
Utiliser un ordinateur de façon prolongée pour
la saisie de données.
Fréquence
2 jours par
semaine
Durée
De 1 à
5 heures par
jour
Intensité
Modérée
Exigences mentales
Faire affaire avec des personnes stressées qui
ne connaissent pas le système judiciaire, qui
deviennent hostiles et offensantes ou qui
doivent continuellement déposer des
documents à la dernière minute. Les abus
verbaux ne sont pas rares et des menaces
physiques peuvent être proférées.
Les faits allégués et les pièces à conviction
présentés au tribunal peuvent avoir des effets
sur la vie personnelle et sociale.
Conscience permanente du caractère
imprévisible des réactions et des menaces
éventuelles des clients au tribunal et au
comptoir.
Peut devoir faire des heures de travail
prolongées selon les besoins de la Cour, à
court ou sans préavis.
La documentation après audience doit souvent
être préparée dans des délais très serrés et
après les heures normales de travail.
Fréquence
Chaque jour
Durée
Variable
Intensité
Modérée à
élevée
Chaque
semaine
Variable
Faible à
modérée
Chaque jour
Variable
Modérée à
élevée
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De
15
20 jours
mois
à Jusqu’à
par 6 heures
À l’occasion
À l’occasion
Officier de justice bilingue de niveau I – Cour territoriale
Modérée
Faible à
modérée
De 1 à
2 heures
Modérée à
élevée
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