Administration des dossiers des intervenants occasionnels CDDU

ANNONCE
Le 31 juillet 2015
Montpellier Business School recherche :
Un(e) Assistant(e) en charge des Intervenants occasionnels H/F
FONCTION:
Assurer la gestion contractuelle des intervenants occasionnels et être l’interlocuteur privilégié des intervenants occasionnels
dans un souci constant d’amélioration des processus et dans l’application des règles internes au regard de la politique et des
valeurs du Groupe ainsi que des règles légales et conventionnelles.
Assurer le suivi administratif des dossiers, être garant de leurs conformités, alerter la Chargée de Recrutement et
d’Administration du personnel si besoin, assurer l’interface avec la Direction académique pour la transmission des informations
nécessaires.
Réaliser un reporting régulier.
MISSIONS & ACTIVITES:
Administration des dossiers des intervenants occasionnels
- Constituer et vérifier les dossiers des nouveaux entrants.
- Réaliser le classement informatique et physique des contrats et des dossiers des intervenants occasionnels
- Mettre à jour des bases de données le fichier de recensement des intervenants occasionnels.
-Proposer des axes d’améliorations, veiller au respect des règles légales et conventionnelles, mettre en œuvre les processus
définis.

CDDU
- Réaliser les DPAE.
- Compléter, mettre en forme, éditer des contrats CCDU à l’aide de l’applicatif dédié, vérifier la conformité avec la grille de
salaire en vigueur.
- Mettre les contrats sous parapheur dans le respect des délais, réaliser un suivi des contrats CDDU en cours de signature.
- Suivre, transmettre les contrats aux intervenants pour signature dans les délais.
- Constituer, scanner et vérifier la conformité des dossiers du personnel en CDDU.
- Collecter, vérifier et préparer les états d’heures réalisées des contrats CDDU pour la paie.
-Préparer les éléments nécessaires à la paie chaque mois : les transmettre chaque mois à la chargée d’administration du
personnel (selon date fixé).

Intérim
- identifier les besoins, réaliser la fiche de demande conformément à la grille de salaire
- Suivre et vérifier les demandes d’intérim et les contrats de mise à disposition, classer et trier en fonction de la demande.
- Réaliser le bon de commande correspondant
- Vérifier la conformité avec les tarifs en vigueur.
- Mettre sous parapheur et transmettre à la signature dans le respect des délais.
- Renvoyer l’exemplaire agence et assurer le suivi avec l’agence dédiée.
- transmettre à l’agence les informations nécessaires à l’établissement de la paie.
-Réceptionner les factures, réaliser le rapprochement avec le bon de commande et le transmettre à la comptabilité.

Prestation
-Identifier les besoins, transmettre les besoins aux prestataires pour réalisation d’une proposition de prestation et d’un devis
- faire valider la proposition d’intervention et le devis
- Constituer le dossier du prestataire le scanner
- Réaliser le bon de commande correspondant
- Vérifier la bonne réalisation de la prestation
- Réaliser le rapprochement entre le bon de commande et la facture avant transmission à la comptabilité.
Administration de la vie du personnel
- Etre l’interlocuteur privilégié des intervenants occasionnels au sein de MBS, assurer un lien permanent et garantir la relation
un premier niveau de réponse aux collaborateurs.
- Réaliser l’état des besoins de visite médicale chaque début de semestre à l’aide du tableau dédié.
- Centraliser les besoins en chèques de table réaliser la saisie de la commande sur l’applicatif dédié.
- Transmettre les convocations aux intervenants, suivre et vérifier les visites médicales et bonne réception de la fiche d’aptitude
- Réaliser les déclarations d’accident de travail les transmettre à la chargée de recrutement et d’administration du personnel
pour vérification et validation.
- Suivre et vérifier la validité des titres de séjour, réaliser les demandes des autorisations de travail auprès de la DIRRECTE.
- Constituer, suivre les dossiers de mutuelle (scanner les dossiers, envoi du tableau de suivi et des dossiers d’adhésion
modification, radiation, dans les délais à la chargée de recrutement et d’administration du personnel)
- Suivre les dossiers prévoyance invalidité décès, envoyer les bulletins mensuellement.
COMPETENCES ET QUALITES REQUISES:
Niveau d'études et/ou expérience:
Bac+2 minimum ou titre ou formation qualifiante jugé(e) équivalent(e) avec une expérience professionnelle confirmée de 3 à 5
ans dans le domaine.
Expérience réussie au sein d’un service RH
Connaissances et/ou savoir-faire spécifiques :
Connaissance en droit et réglementation sociale
Connaissance en administration du personnel
Maîtrise du pack Office.
Gestion de base de données,
Communication écrite et orale.
Excellent relationnel ; sens du service client.
Rigueur et organisation.
Fiabilité, autocontrôle.
Réactivité, capacité d’adaptation.
Capacité d’anticipation et de reporting.
Esprit d’équipe.
Discrétion
CLASSIFICATION : Catégorie technicien, niveau 1, échelon A, rattaché à l’emploi, Assistant administratif et à la filière métier
Personnel administratif et de service. 1600 euros brut/ mois+13ème mois + chèque de table+ mutuelle.
TEMPS DE TRAVAIL : CDI Temps plein, Disponibilité selon les exigences de service.
RATTACHEMENT : Magali Just, Chargée de Recrutement et d’administration du personnel: rattachement fonctionnel
Caroline Cazi, Directrice des Ressources Humaines : rattachement hiérarchique.
LIEU DE TRAVAIL: Montpellier Business School, 2300 Avenue des Moulins, 34185 MONTPELLIER Cedex 4.
Les candidatures (CV+LM) sont à adresser à Mme Just, Chargée de recrutement et d’administration du personnel sous la
référence A.IO par courrier électronique ([email protected]).