appel d`offre - École française de Rome

APPEL D’OFFRE
Conception d’une base de données des
contacts de l’École française de Rome
I- Objectifs du projet.
1-1 Préliminaires
L’École française de Rome souhaite disposer d’un fichier centralisé de ses contacts. Tous
les services de l’École pourront accéder à cette ressource unique depuis leur poste de
travail pour l’enrichir ou pour la consulter selon les droits qui leur auront été octroyés.
Cette base de données devra également permettre un certain nombre d’applications qui
seront définies dans les pages qui suivent.
Plusieurs bases de données existent aujourd’hui à l’École française mais ces ressources
sont dispersées dans différentes entités qui sont mises à jour au gré des flux
d’informations. Il n’y a aucune passerelle entre les fichiers des différents services de
l’EFR, de sorte que pour un même individu, les données sont parfois redondantes, assez
souvent différentes et il n’est pas toujours possible, dans ce dernier cas, de déterminer les
éléments valides des parties obsolètes. Ces bases de données seront abandonnées et il
n’est pas prévu de récupération de données.
1.2 Objet de la prestation
Le prestataire devra proposer la création d’une application qui réponde à l’ensemble des
besoins exprimés dans les pages qui suivent.
La prestation couvre toutes les actions (développement, installation, configuration,
formation, transfert de connaissances) nécessaires à la création de cette application et à
son fonctionnement sur les serveurs de l’EFR. Le prestataire fournira une solution clef en
main opérationnelle.
Le présent exposé a pour objet d’expliciter les attentes de l’École française de Rome et de
fournir aux candidats les spécifications techniques détaillées leur permettant de répondre
à l’appel d’offre, tout en leur laissant une liberté d’adaptation.
Des variantes proposant des solutions plus simples pourront être proposées.
Le prestataire dans sa proposition devra :
- Présenter les compétences et l’expérience de l’équipe et identifier un chef de projet
référent pour toute la durée de mise en place de l’outil.
- Présenter l’outil prévu avec les fonctionnalités envisagées et son mode de gestion.
- Proposer un calendrier détaillé de toutes les phases de réalisation de l’application. Ce
calendrier l'engagera dans la réalisation de la solution proposée.
- Quantifier le nombre de jours de développement et indiquer le montant détaillé de
chaque opération de la prestation.
- Proposer une solution pour la propriété et l’usage de l’outil.
- Proposer des solutions pour l’hébergement et sa maintenance.
- Respecter les normes législatives relatives à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
- Définir une méthode pour la mise à jour et sa fréquence
1.3 Procédure et critères de choix
Procédure adaptée en application de l’article 28 du Code des marchés publics, le pouvoir
adjudicateur se réserve la possibilité de négocier.
L’offre la plus avantageuse économiquement sera retenue, les offres seront évaluées au
regard des critères suivants :
-
Compréhension de la prestation
Méthode et procédures mises en œuvre pour le développement
Ergonomie informatique
Coût de la prestation
Coût de la maintenance
Calendrier de l’opération, plausibilité
1.4 Date limite de réponse à l’appel d’offre.
L'offre devra parvenir avant le 26 février 2016 en indiquant l’opération "Appel d'offres base
de données EFR" par voie électronique, en un seul fichier pdf, aux trois courriels suivants :
[email protected]
[email protected]
[email protected]
ou par courrier recommandé ou dépôt direct à l'adresse suivante :
École française de Rome
Direction administrative et financière
Piazza Navona 62 - 00186 Roma
2- Identification des besoins
3- Spécifications et caractéristiques fonctionnelles
Se reporter au cahier des charges technique et détaillé de l’appel d’offres pour les points 2
et 3.
4. Réalisation.
Les choix s’appliquant au langage, logiciel ou support permettant la réalisation de cette
base de données constituent un des éléments essentiels de l’offre présentée par le
prestataire, ils doivent garantir la pérennité du système, son suivi et son évolution.
5. Sécurité de la base de données.
Le prestataire expliquera dans un document méthodologique détaillé les moyens mis en
œuvre pour assurer la sécurité de la base de données. Il devra intégrer dans sa réalisation
les critères de sécurité énoncés par le garant italien des données personnelles.
6. Sauvegarde de la base de données.
Le prestataire expliquera dans un document méthodologique détaillé les structures et les
données à sauvegarder et les conditions à mettre en œuvre avant et après la sauvegarde.
7. Les livrables.
Le prestataire fournira pendant et après la réalisation de la base de données tout ce qui
doit permettre de la faire fonctionner.
- L'ensemble des fichiers informatiques sources, les modules, ou autres éléments utilisés.
- Un document technique détaillé, sous formats Libre Office writer, Word et PDF,
concernant :
- Les noms des fichiers sources, modules, ou autres éléments utilisés, en indiquant leur
provenance et leur version.
- L'ordre et la méthodologie d'installation des fichiers sources, modules, et autres éléments
utilisés.
- La version du code HTML utilisée.
- La configuration des logiciels installés d'origine sur les serveurs de l'EFR et utilisés par
l’application.
- Les développements doivent s'accompagner d'une documentation technique abondante
permettant d'en comprendre le contenu. Le code développé doit suivre les règles de l'art :
modularisation, code commenté, noms des variables et des procédures explicites par
rapport à leur utilisation.
- L'ensemble des logiciels installés et fournis ne contiendra aucune fonctionnalité limitant
ou empêchant son utilisation dans le temps.
8. La propriété intellectuelle.
Le prestataire cède la totalité de ses droits sur l'ensemble des réalisations faites pour
l'EFR.
9. Cadre de la prestation.
Il sera de la responsabilité du prestataire de réaliser, de tester et de faire fonctionner la
solution proposée dans son offre sur les serveurs de l'EFR.
L’ensemble de la prestation devra respecter les normes en vigueur et les règles de l’art. La
prestation couvre toutes les actions (logiciels, installations, configurations) nécessaires à la
création d’une application et à son fonctionnement sur les serveurs de l'EFR, afin de
fournir une solution clef en main opérationnelle.
Si des termes anglais sont utilisés, leur concept devra être explicité en français afin
d’éviter toute méprise.
Si le prestataire fait appel pour cette prestation à des partenaires ou à des sous-traitants,
il devra fournir à l’EFR leurs coordonnées (Nom et adresse de la société, numéro de
téléphone, courriel) et leurs références.
Le prestataire précisera les parties sur lesquelles il a la maîtrise (connaissances techniques
des matériels et des logiciels mis en jeu dans la solution proposée) et les parties pour
lesquelles il délègue la maîtrise, en indiquant le partenaire ou sous-traitant concerné.
Le personnel employé sur cette prestation doit être expérimenté et maîtriser les
techniques mises en œuvre.
9.1. Garantie
La solution mise en place sera garantie un an. Elle couvre les pannes, la maintenance, les
mises à jours éventuelles. Une assistance téléphonique et par courriel seront disponibles
les jours ouvrables. Toute demande de l’EFR, effectuée dans le cadre de l’assistance,
devra obtenir une réponse avec une solution dans un délai de 24 heures.
Pour les trois années successives, un contrat de maintenance sera proposé séparément au
contrat initial.
9.2. Tests
Des tests seront effectués pour vérifier que l’ensemble de la solution réalisée in-situ à
l’EFR fonctionne correctement par rapport aux résultats attendus. Ils seront communiqués
sous forme écrite.
9.3. Transfert de compétences
Le transfert de compétences se fera durant toute les phases du développement :
conception de la base de données, son installation mais également une fois la solution
opérationnelle.
En outre, deux journées de formation seront consacrées au transfert de compétences pour
la solution fournie. Cette formation aura lieu sur le site et les serveurs de l’EFR et
permettra d'installer et de configurer la solution du prestataire.
9.4. Clause de confidentialité
Les sociétés concourant à l’appel d’offre s’engagent à ne divulguer aucune information
concernant les activités de l’EFR qu’elles pourraient recueillir.
Cette obligation de confidentialité s’applique aussi bien au personnel de la société
titulaire du marché qu’à celui des éventuelles sociétés sous-traitantes.
9.5. Pénalités de retard
Tout dépassement de délai se traduira par l’application de pénalités financières calculées
selon la formule suivante :
P = 0,001 x V x R.
V correspond à la valeur de la prestation
R correspond au nombre de jours de retard
Contacts :
Jacques Renard, Chargé des bases de données de l’établissement,
[email protected], tel : 0039 6 68 42 91 14
Marie Zago, Responsable de la communication de l’établissement, [email protected],
tel : 0039 06 68 42 91 10
Jean-Louis Pesenti, Agent comptable de l’établissement, [email protected],
tel : 0039 06 68 42 91 07
Rome, le 25 janvier 2016