plan de communication evenementielle

ORGANISATION AFRICAINE DE
LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE
(OAPI)
AFRICAN INTELLECTUAL
PROPERTY ORGANIZATION
(OAPI)
Yaoundé, du 11 au 13 Septembre 2012
TERMES DE REFERENCE
PLAN DE COMMUNICATION EVENEMENTIELLE
I – Contexte
Le 13 septembre 1962, est signé à Libreville, l'Accord portant création de
l'Office Africain et Malgache de la Propriété Industrielle (OAMPI). Cet Accord
est révisé à Bangui le 2 mars 1977 pour donner naissance à l'Organisation
Africaine de la Propriété Intellectuelle (OAPI).
Le 13 septembre, date anniversaire de la création de l’OAPI a également
été institutionnalisée «journée africaine de la technologie et de la propriété
intellectuelle» par les Chefs d’Etat et de Gouvernement de l’Organisation
de l’Unité Africaine (OUA) réunis, le 14 juillet 1999, à Alger, lors de la 35ème
session ordinaire de leur conférence.
En 2007, le Conseil d’administration de l’Organisation a décidé de célébrer de
manière solennelle cette journée dans les Etats membres.
L’édition 2012 de cette célébration est toute particulière car elle coïncide avec
le cinquantième anniversaire de l’Organisation.
Ce sera l’occasion de faire la promotion des activités de propriété intellectuelle,
développer la notoriété de l’Organisation et dynamiser son image de marque. Il
sera particulièrement question de :
➢
Sensibiliser davantage le public à la façon dont les titres de propriété
intellectuelle influent sur la vie quotidienne ;
➢
Faire mieux comprendre comment la protection des droits de propriété
intellectuelle permet de favoriser la promotion de la créativité et de
l’innovation ;
➢
Célébrer la créativité, ainsi que la contribution des créateurs et des
innovateurs au développement de la société dans les Etats membres ;
➢
Encourager le respect des droits de propriété intellectuelle des tiers ;
➢
Faire davantage connaître l’Organisation et ses missions.
La célébration prévue du 11 au 13 septembre 2012, comprendra les
manifestations ci-après :
➢
Conférence des Ministres pour faire le point sur la mise en œuvre de la
déclaration de Dakar ;
➢
Conférence des Ministres sur les questions relatives à la situation du
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droit d’auteur dans les Etats membres de l’OAPI ;
➢
Forum de haut niveau sur la contrefaçon ;
➢
Conférences-débats abordant les questions d’actualité sur la propriété
intellectuelle ;
➢
Campagnes de sensibilisation sur la propriété intellectuelle (Caravane
OAPI, journées portes ouvertes, jeux concours, etc.) ;
➢
Grande soirée culturelle africaine avec la participation
d’artistes de
renom ;
➢
Activités sportives ;
➢
Diner de Gala.
Sont attendus à la célébration :
➢
Les Ministres en charge des questions de propriété intellectuelle et de la
culture des seize (16) Etats membres de l’OAPI ;
➢
Les membres du Gouvernement camerounais ;
➢
Les membres du Corps diplomatique ;
➢
Les experts des Etats membres accompagnant les Ministres ;
➢
Les experts internationaux ;
➢
Les offices partenaires de propriété industrielle ;
➢
Les partenaires au développement ;
➢
Les chambres de commerce ;
➢
Les organisations patronales ;
➢
Les sociétés de gestion collectives de droit d’auteur ;
➢
Les personnalités du monde universitaire et de la recherche
etc
II - Objectifs assignés à la communication
L’objectif majeur
assigné à la communication est la médiatisation, tant à
l’intérieur du territoire OAPI, plus spécifiquement au Cameroun, qu’à
l’extérieur, afin de faire connaître largement l’événement auprès des publics
cibles et susciter une participation massive des publics nationaux.
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Plus spécifiquement, la campagne de communication devra permettre de :
➢
Développer la notoriété de l’événement au plan national et international ;
➢
Valoriser l’image de l’OAPI à travers des supports diversifiés et une
distribution efficace desdits supports ;
➢
Susciter la participation massive du public de Yaoundé à l’événement.
La cible est constituée de :
➢
les inventeurs et innovateurs ;
➢
les artistes ;
➢
les institutions de recherche et les universités ;
➢
les opérateurs économiques ;
➢
les médias ;
➢
le grand public.
III - Profil du prestataire
Les critères sur lesquels le prestataire sera retenu sont les suivants :
➢
La présentation technique et la fluidité du dossier de soumission ;
➢
La notoriété et l’expérience de l’agence dans la conception et la mise en
œuvre de campagnes événementielles ;
➢
La disponibilité du prestataire.
Pour la conclusion des différents partenariats notamment avec les supports
médiatiques et les agences de régies publicitaires (s’il y a lieu), le prestataire
travaillera en tandem avec l’OAPI.
IV- Travail attendu du prestataire
4.1 Production des supports imprimés et sérigraphie
➢
Production et distribution des supports de promotion (affichage routière
et dynamique, de même que des banderoles avec pose et dépose) ;
➢
Production des supports imprimés et sérigraphiques ;
➢
Conception et production du «livre du cinquantenaire».
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DESIGNATION
Affiches
Affiches
routières
CARACTERISTIQUES
TECHNIQUES
Format : 40 x 60 cm
Papier :
couché moderne
brillant 135g/m2
Impression :
R° quadri
Quantité : 1000
Format : 4m x 3m
Support : En vinyle
autocollant
Impression : Recto
quadri
Quantité : 30
Livre du
cinquantenaire
Badges accréditation sécuritaire
Format : A4 / 40
pages
Papier : couché
moderne brillant
couverture 200g/m2
/ intérieur 130 g/m2
Impression : R° / V°
quadri couv.
Intérieur quadri
Quantité : 2000
DESIGNATION
Flyers
Dossiers de
presse
+
5 à 10 fiches
intérieures
Quantité : 100
Autocollants
circulaires
Quantité : 500
Format : 7,5 x 10 cm Typons presse
Support : en PVC
pour insertion,
avec chaînette
prise en main
Impression :
sur CDs
R° quadri
Quantité : 400
CARACTERISTIQUES TECHNIQUES
Format : 10×20 cm
Impression : quadri
r/v
Papier : couché
brillant 135g
Quantité : 20.000
Format : chemise
navane à un rabat /
45,8 x 38,5cm
Papier : couverture
sur couché moderne
brillant 300g/m2 +
finition : pelliculage
+ collage d’une patte
– fiches intérieures
sur offset 80g/m2
Impression : R°/V°
bichro couverture /
R° en bichro fiches
intérieures
Format : diamètre
30 cm
Papier : vinyl blanc
90g/ m2
Impression :
R° quadri
N/B et quadri
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Plaquette
évènementielle
Dépliants institutionnels
Panneaux indicatifs
Chèque géant
Format : A4 / deux
volets
Papier : couché
moderne brillant
170g/m2
Impression : R°/V°
quadri
Quantité : 2000
Format :
A4 3 volets
Quantité : 5000
Format : 80x40 cm
Support :
PVC perforé avec 3
accroches
Impression :
quadri R°,
Quantité : 25
Quantité : 10
Banderoles
(Modèle))
+
Supports
Format : 8 x 0,65 m
Support : tyvek
Impression : R°/V°
Quantité : R°/
V° 20, R° 20
Supports indoor Format : 2x0, 65 m
(kakemonos)
Support : tyvek
Impression :
Quantité : 04
quadri R°
Cartons
d’invitation
Quantité : 2000
4.2 Productions audio-visuelles et multimédia
➢
Réalisation d’un spot publicitaire TV en français et en anglais;
➢
Réalisation des bandes annonce Radio en français et en anglais;
Les pré-tests devront être réalisés.
4.3 Contact medias et diffusion
Le prestataire devra :
➢
Proposer des plans support pour l’ensemble de médias retenus ;
➢
Vérifier la disponibilité des emplacements auprès des supports ;
➢
Négocier l’achat d’espaces auprès des supports à des coûts avantageux ;
➢
Assurer la pige presse et en faire un rapport ;
➢
Réaliser un press-book événementiel.
➢
Faire toute autre proposition pertinente en terme de choix de supports,
au regard des objectifs définis.
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Les médias proposés sont les suivants :
MEDIAS
Radio
SUPPORTS
Télévision
Presse
Africa 24
France 24
RFI
Africa N°1
Jeune Afrique
Le quotidien national
TV5 Afrique
Chaînes nationales
Presse cybernétique
déterminer)
Chaîne nationale
Chaînes privées
(à
Chaînes privées
NB. Cette liste n’est qu’indicative. En fonction des critères d’audience et
d’impact entre autres, l’agence devra proposer tout autre support
Un chronogramme d’exécution de toutes les activités retenues devra être établi
et remis à l’OAPI ainsi que des rapports d’activités sur une période définie de
commun accord, sur les activités effectuées et les programmes des activités à
effectuer sur la base desquels l’OAPI exercera un contrôle sur l’Agence.
4.4 Campagne de mailing et SMS
Le prestataire devra proposer une stratégie visant à mener une campagne
d’envoi massif de mails et de SMS au public pouvant être intéressé par
l’évènement. Cette campagne s’adresse aussi bien au public résidant au
Cameroun qu’à celui de la diaspora.
4.5 Caravane mobile
Au cours de la période de célébration du Cinquantenaire, une caravane de
sensibilisation sur la propriété intellectuelle sillonnera les artères de grand
trafic de la ville de Yaoundé.
Cette activité de promotion de la propriété
intellectuelle et de l’OAPI se veut également un intermède festif et culturel
devant permettre à l’Organisation de créer un lien de proximité avec le public
cible de Yaoundé et la jeunesse scolaire et estudiantine en particulier.
Le prestataire est chargé de proposée un schéma d’organisation détaillé pour
la mise en œuvre de cette activité (matériel roulant, articles promotionnels,
itinéraires, programme, etc.).
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4.6 Reportage photo et vidéo
Le prestataire assurera la couverture des points forts des manifestations
(cérémonies d’ouverture et de clôture, exposition, séminaires et ateliers,
caravane mobile, etc.) et produira :
➢
des albums photos et des CD
➢
des CD d’images
➢
Un publi-reportage de 26 mn maximum sur l’ensemble
4.7 Production d’articles publicitaires
Le prestataire présentera ses meilleures offres pour la fourniture des articles
publicitaires : T-shirt, Casquettes, Cartable, Stylo, etc.
4.8 Hôtesses
Au besoin le prestataire pourra être sollicité pour la mise à disposition des
hôtesses suivant l’opportunité. Le nombre et les détails supplémentaires seront
indiqués en temps opportun.
4.9 Décoration
Suivant la nature des locaux, le prestataire pourrait être sollicité pour
procéder à la décoration.
4.10 Régie publicitaire
L’agence sera sollicitée pour prospecter les annonceurs intéressés par les
supports publicitaires de l’évènement. Dans cette opération, l’agence retenue
sera rémunérée sur la base d’un pourcentage des ventes, dont l’offre devra
indiquée les prétentions.
V- Evaluation post-événementielle
L’agence devra présenter une méthodologie d’évaluation post-événementielle, à
travers :
➢
des instruments de mesure ;
➢
la procédure d’analyse et de traitement des données ;
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➢
un rapport de synthèse ;
➢
des recommandations.
NB. Rémunéré sur la base des honoraires, le prestataire devra indiquer ses
prétentions et les motiver.
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