ESI 2009 23 - 29 Juillet 2009 - Tunis REUNION DU COMITE D

AJST
MILSET
ESI 2009
23 - 29 Juillet 2009 - Tunis
REUNION DU COMITE D’ORGANISATION (N°2)
[Tunis, 31 Janvier - 02 Février 2009]
COMPTE RENDU
I-
AGENDA :
Samedi 31-01-2009
6.30
11.10
15.30
16.00
21.00
-
Départ de Brest de J.P.Trillet
Arrivée à Tunis de J.P.Trillet et installation
Arrivée Prescilla Moodley
Réunion du Comité d’organisation de l’ESI 2009 (N°1) au siège de l’AJST
Dîner
Dimanche 01-02-2009
10.00
11.30
13.00
15.15
-
Visite des Hôtels : Phébus, AquaViva[Gammarth - Nord de Tunis]
Visite de la Cité des Sciences - Tunis
Déjeuner à « La Falaise » - offert par M. Ramine BENZAKOUR
Réunion du Comité d’organisation de l’ESI 2009 (N°2) au domicile de M.
Hassen AKROUT (souffrant)
17.30 - Réunion des membres du MILSET à l’Hôtel Sheraton
21.00 - Dîner
Lundi 02-02-2009
11.00 - Visite du Palais de la foire - Le Kram [M. Néjib BEN MILED]
16.30 - Départ de Tunis de Jean Pierre TRILLET
Mardi 03-02-2009
16.30 - Départ de Tunis de Priscilla MOODLEY
II- ETAIENT PRESENTS :
•
du MILSET
- Mme Priscilla MOODLEY
- Jean Pierre TRILLET
- Moncef JENDOUBI
•
de L’AJST
- Hassen AKROUT
- Beji SANSA
- Chiheb BOUDEN
- Badreddine LASMAR
- Slim FEKIH
- FREJ CHAOUACHI
-
Moncef ABID
Ramine BENZAKOUR (Agence Tourisme et Voyages)
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III- ORDRE DU JOUR :
1- Compte-rendu de la dernière réunion [12-15 Décembre 2009]
Convention MILSET/AJST
2- Circulation de l’information entre les membres du Comité d’organisation de l’ESI
2009
3- Le site (le lieu) de l’ESI 2009
- La Cité des Sciences
- Le Palais de la Foire - Le Kram
4- Le séjour :
Hébergement - Restauration - Transport
5- L’organigramme de l’ESI 2009 de l’AJST [responsables et répartition des tâches]
6- L’échéancier (contractuel)
7- Le Site Web de l’ESI 2009
8- Le village des petits débrouillards
9- Le Budget
10- Le Logo
11- Le programme de l’ESI 2009 - programme Général - programme journalier
IV- RELEVE DES CONCLUSIONS :
1- a/ Compte rendu de la dernière réunion [12-15 Décembre 2009 - Tunis]
Le compte rendu a été adopté sans modification.
b/ Convention MILSET/AJST
La changement du lieu - de Nabeul vers Tunis - impose l’amendement de l’article
premier de la convention ; soit par reprise et signature ; soit par avenant N°1.
2- Circulation de l’information
Il a été constaté que, jusqu’à ce jour, l’information n’a pas très bien circulé et que
certains membres du Comité d’organisation n’étaient pas au courant de l’évolution
des préparatifs et des décisions qui se préparaient.
Il est donc demandé que le pôle de Tunis se remette en activité tant par réseau que
par téléphone.
Le comité a besoin de la mobilisation de tous ces membres.
3
3- Le site (le lieu) de l’ESI 2009
La ville de Nabeul est définitivement écartée
L’ESI 2009 se tiendra à Tunis
Deux sites ont été visités :
3.1-
LA CITE DES SCIENCES - Tunis [Dimanche 01/02/09]
Elle offre les espaces nécessaires pour la mise en place des « stands projets » (500
environ) :
a/ L’espace : « L’eau et l’homme en Tunisie » :
1400 m² environ sur 2 niveaux.
Cet espace est vide et pourrait être disponible dès à présent - Il peut constituer la
solution de base pour l’ESI.
b/ L’espace : « Les expositions temporaires » :
1600 m² environ - RDC et Mezzanine.
Cet espace pourrait être réservé comme complément à l’exposition au cas où le
« a )» ne suffirait pas
c/ Pour le reste des besoins ,tout est offert « naturellement » par la citée - salles de
commissions, amphithéâtres, espaces libres en plein air, etc … pour tenir :
-
Cérémonie d’ouverture
Cérémonie de clôture
Soirée culturelle
Ateliers
Réunions MILSET
Secrétariat
…
d/ La cité présente enfin l’avantage de pouvoir ouvrir ses espaces scientifiques
aux participants en tant que simples visiteurs.
3.2 LE PALAIS DE LA FOIRE – LE KRAM [Lundi 02/02/09]
C’est un palais d’exposition de renommée ; au savoir-faire confirmé et reconnu
mondialement.
Il offre, entre autres espaces, 3 Halls de 9.000 m², 6.500 m² et 5.500 m²,
aménageables à volonté, selon les demandes.
Le Hall (N°3) - 5500 m² - répond largement aux besoins de l’ESI 2009 - toutes
activités confondues.
Toutefois,
•
La période [23 - 29 Juillet] risque de poser problème pour donner une suite
favorable - garantie dès aujourd’hui.
Par contre,
La direction du Palais a promis d’apporter son soutien à l’ESI 2009, en matière
d’aménagement des « Stands » au cas où ces assises se tiendraient à la cité des
sciences.
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Dernière nouvelle,
Monsieur Mohamed Hédi BEN ISMAÏL, directeur Général de la Cité
des sciences a donné son accord, le Mercredi 04 Février 2009, pour la
tenue de l’ESI 2009, à la Cité des sciences.
la Cité pourrait même être « partenaire » de l’organisation. Le comité
d’organisation de l’ESI en décidera.
4- Le séjour
4.1•
L’EBERGEMENT
Six hôtels ont donné des réponses positives à travers l’agence de voyage ATV :
Hôtel
EL MOURADI Gammarth
PHEBUS - Gammarth
ACQUA VIVA - Gammarth
DAR NAOUR - Gammarth
KARIM - Gammarth
TOUR BLANCHE - La Marsa
TOTAL approximatif (en lits)
•
Catégorie Contingent
5*
10 Chambres
4*
60 Chambres
3*
75 Chambres
3*
50 Chambres
3*
130 Chambres
2*
30 Chambres
1110 lits
Type de chambres
Doubles et Triples
Triples et Quadratures
Triples et Quadratures
Triples et Quadratures
Triples et Quadratures
Triples et Quadratures
Deux hôtels ont été visités.
Ils sont situés en bord de mer avec chambres de 2 à 6 lits avec piscine et lieu
d'animation.
-
PHEBUS
ACQUA VIVA (à l’arrêt)
Les chambres sont correctes .Le séjour agréable est garanti
4.2-
LA RESTAURATION
Les hôtels offriront le petit déjeuner et le dîner en régime « demi-pension ».
Le déjeuner sera servi en « paquet » sur le site de l’exposition.
Ce régime s’accorde bien avec le programme journalier de l’ESI - donné au point 11.
4.3-
LE TRANPORT
10 bus de 50 places chacun seront réquisitionnés par assurer le transport entre les
hôtels (Gammarth) et le lieu de l’ESI 2009. Le trajet est estimé à 30 min
5- L’organigramme du comité d’organisation de l’ESI 2009 de l’AJST
[Responsables et réparation des tâches]
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L’organigramme est donné en Annexe.
Il comprend un directeur et six sous-comités.
Il se résume comme suit :
Directeur
Technique
Relations publiques
et recherche de fonds
Logistique
Communication et liaisons
Activités
Cérémonies officielles
(ouverture et clôture)
Hassen AKROUT
Béji Sansa
Tahar El Mokh
Abdelkader Marzouki
Hichem Ben Khamsa
Badreddine Lasmar
Mohamed Maghrebi
Chiheb Bouden
Slim Fekih
Fredj Chaouachi
Nejmeddine Jaïdane
Moncef Jandoubi
Habib Zangar
Seul le sous-comité « Logistique » a démarré ses travaux. En effet, il programme un
stage pour les bénévoles (200 environs) pendant les vacances de printemps : du 16 au
19 mars à Gammarth.
Le reste de l’équipe attend la confirmation du nouveau site.
Tous les préparatifs réalisés en direction de Nabeul sont à oublier.
Il est demandé à l’ensemble du comité de lancer les activités et d’en faire le point sur
l’avancement tous les 15 jours (rapport). Période qui pourrait être retenue comme
fréquence pour les réunions du comité.
Le point général serait présenté au comité d’organisation MILSET-AJST lors des
réunions bimensuelles (15 Avril - 15 Juin).
6- L’échéancier
[Article 10 de la Convention]
Il se déroule - grosso modo - conformément à ce qui a été convenu.
Toutefois, il y a lieu de rattraper certains retards, dont notamment :
- Le lieu de l’ESI 2009 et son plan d’aménagement
- Le site Web de l’ESI 2009 - Tunis
- La reprise de la plaquette de présentation de l’ESI 2009 - Tunis
- Le Logo : garder le même et changer « Nabeul » par « Tunis ».
7- Le site Web de L’ESI 2009
Tel qu’il est à ce jour, il ne répond pas aux attentes des organisateurs et ne joue
aucun rôle.
Il doit être enrichi et actualisé afin qu’il puisse jouer le rôle qui doit être le sien.
8- Le village des petits débrouillards
[Conclusions de la réunion de Prague FIPD]
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M. Frej Chaouachi (représentant l’AJST à cette réunion) a fait part des demandes ciaprès :
-
Un tarif spécial de participation (Enfants de 9 à 14 ans)
Les enfants peuvent être logés dans des foyers universitaires (à la place
des hôtels)
200 participants environ sont attendus
Il est demandé l’affectation d’un bénévole tunisien qui parle la langue de
chaque pays participant
500 m² d’espace exposition sont à réserver pour les projets
La comité pourrait donner une suite favorable à toutes ces demandes à l’exception
des frais de participation qui resteront les mêmes pour tous : 220 €/ par participant.
9- Le Budget
Le budget continue de connaître des réaménagements, et ce, en raison du transfert
de L’ESI 2009 de Nabeul à Tunis ainsi que des conditions financières qui s’en
suivent :
-
Coût des hôtels
Coût des espaces d’exposition
…
L’enveloppe globale reste voisine de 1 million de dinars, soit 555mille €.
Si on table sur 1000 participants à 220 €/participant(dont 20 pour le MILSET), il
resterait un complément voisin de 600 mille dinars à trouver soit l’équivalent de 330
mille €.
10- Le logo de l’ESI 2009
On reprend le même logo avec « Nabeul » et on change « Nabeul » par « Tunis »
La plaquette de présentation de l’ESI 2009 doit être également reprise dans le même
sens.
11- Le programme de l’ESI 2009
Les dates : 23-29 Juillet 2009 sont désormais définitives. [Six nuitées (*)]
11.1- LE PROGRAMME GENERAL (Prévisionnel)
23 Juillet
24 Juillet
Arrivées, accueil et installations des participants
Mise en place des projets et séance d’ouverture (l’après-midi)
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25 - 26 - 27 Juillet
28 Juillet
29 Juillet
- Exposition
- Ateliers
- Activités connexes (Culturelles, Touristiques, Loisirs, …).
Démontage des projets et séance de clôture (en fin de journée)
Départs
(*) Pour les arrivées avant le 23 et les départs après le 29, le séjour est à la charge des participants
11.2- LE PROGRAMME JOURNALIER (Prévisionnel)
07.00 - 08.30
09.00 - 10.00
10.00 - 14.00
14.00 - 16.00
16.00 - 16.30
17.00 - 19.00
19.30 - 21.00
22.00 - 24.00
Petit déjeuner (aux hôtels)
Transport vers le site de l’ESI 2009
(cité des sciences - Tunis)
Exposition
(Déjeuner sur place à 13.30)
Ateliers,conférence,réunion.
Retours aux hôtels
Plage - Repos
Dîner dans les hôtels.
- Activités culturelles
- Animations - Soirées
V- REUNION DES MEMBRES DU BUREAU DU MILSET :
Priscilla MOODLEY, Moncef JENDOUBI et Jean Pierre TRILLET se sont réunis en
aparté à l’hôtel Sheraton - Tunis.
- les finances du MILSET (compte d'exploitation 2008 et l'évolution 2003-2008)
- le programme prévisionnel 2009
- la strarégie pour faire venir les participants africainsà l'ESI 09
- la collaboration possible ESKOM,EDF.
Les conclusions - Les recommandations seront analysées durant la réunion de
bureau prévue au Koweit du 21 au 24 février.
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