equinoxe 2016 - Convention Eclipse

EQUINOXE 2016
BILAN
I Bilan moral:
1: Objectifs d'Equinoxe:
-Réaliser une convention recentrée sur la pratique des jeux de rôles (par rapport à Eclipse);
-Proposer un événement de modeste ampleur, en plus petit comité (par rapport à Eclipse);
-Privilégier les auteurs, leur permettre de faire découvrir leurs univers et de rencontrer leur public.
2: Dispositif:
1: Auteurs & Meneurs:
Chaque meneur a bénéficié à son arrivée d'un accueil personalisé ainsi que d'une enveloppe
contenant son bracelet et son numéro, ses créneaux de parties et un ticket repas pour chacun de ceux-ci,
ainsi qu'une étiquette indiquant son nom et le(s) jeu(x) qu'il proposait.
La plupart venaient de Bretagne, mais certains sont venus de Caen, Paris, Toulouse et de Belgique.
2: Bénévoles:
Nos besoins en bénévoles n'était pas très importants (par rapport à Eclipse) puisque nous avons fait
le choix d'une salle unique et relativement petite. Sur les 16 bénévoles qui nous ont aidé, la majorité
étaient des membres du club de la Lune Rousse (ASCREB).
Une réunion d'information expliquant le déroulement de la convention et détaillant chaque poste a
eu lieu quelques jours avant la convention. Cela a également permis aux bénévoles de poser leurs
questions.
Chacun des bénévoles a bénéficié d'une boisson et d'une friandise pour chaque créneau surlequel il
intervenait, ainsi que d'un sandwich supplémentaire s'il cumulait deux créneaux. Chaque créneau durait
2h. Chacun des deux postes (Accueil & Cafétéria) était équipé de plusieurs fiches explicatives des tâches
à effectuer, ainsi que de supports papier (tableaux, etc.) à remplir au fur et à mesure afin de faire un suivi
de la comptabilité.
L'activité des bénévoles variait selon le poste occupé. Chacun des postes était chapeauté à tout
moment par au moins un organisateur.
3: Organisateurs:
Nous étions 6 pour faire tourner ce petit événement, cequi était très confortable. Cela nous a permis
de répondre directement aux besoins des invités et des participants. L'équipe a bien fonctionné, nous
avons pu nous reposer les uns sur les autres et nous motiver afin de faire avancer le projet malgré un
planning très sérré, et cela même si certaines tâches auraient pu être distribuées de manière plus équitable.
3: Résultats:
1: Chiffres bruts:
-Nombre de participants: 200
-Nombre de places prises: 168 (pré-inscriptions) / 10 (sur place)
-Nombre d'auteurs: 27
-Nombre de meneurs: 40
2: Sondage:
Les participants étaient interrogés à leur arrivée sur différents sujets. Les résultats de ce sondage
sont les suivants:
Activité: 65% d'étudiants, les autres étant essentiellement salariés;
Provenance: Presqu'uniquement de Bretagne;
Eclipse: 50% étaient venus à la précédente édition d'Eclipse (Eclipse 13);
Equinoxe: Presqu'uniquement par Facebook et le bouche-à-oreille;
Parties: Hormis quelques inscriptions sur place, le choix des parties s'est fait par lecture des
présentations disponibles en ligne.
3: Retours généraux:
Des distributions de lots au cours des parties nous ont permis d'interroger les participants sur leur
perception d'Equinoxe. Par ailleurs, nous avons interrogé les auteurs et meneurs.
Globalement, Equinoxe a été très bien perçue, les participants ainsi que les meneurs étaient contents
de leur week-end. Si nous n'avons pas eu la fréquentation attendue, la plupart des participants sont
repartis le sourire aux lèvres en disant qu'ils attendaient déjà la prochaine édition.
Si dans un premiers temps nous craigniions que mettre tout le monde dans une grande salle ne fasse
trop de bruit, celui-ci était finalement très attenué grâce à la qualité du bâtiment loué. De plus, cette
situation a développé une ambiance intimiste et partageuse qui a beaucoup séduit.
Les prix ont été jugés raisonnables, que se soit pour les parties (avec une appréciation
supplémentaire pour les tarifs dégressifs) ou l'alimentation.
Le choix de locaux distincts de ceux d'Eclipse a également été apprecié pour plusieurs raisons:
-Une ambiance collective sympathique;
-Des organisateurs plus présents;
-Des informations centralisées;
-Une fluidité générale de l'événement du fait du lieu unique;
-Un parking souterrain très pratique compris dans la location.
4: Critiques et améliorations:
-Retards: Les retards dans la mise en place du site d'inscription en ligne ont été mal acceptés, même
si leurs causes ont généralement été comprises.
-Communication: De façon générale, le planning très serré et les difficultés à résoudre certains
problèmes ont conduit à beaucoup de difficultés de communication vers le grand public. Ces deux
derniers éléments, à eux seuls, expliquent probablement largement la fréquentation décevante et ses
conséquences.
-Horaires: Le vendredi soir n'est peut-être pas un créneau pertinent pour ce genre d'événement de
faible ampleur; il impose, de plus, un coût supplémentaire et des difficultés d'organisation (mise en place
le vendredi aprè-midi). Une réflexion sur son maintien semble nécessaire. Par ailleurs, dans le cadre d'une
convention où les participants ne dorment pas sur place, l'ouverture le samedi matin à 8h n'est pas
pertinente,d 'autant plus si les parties ne commencent qu'à 12h (les participants n'arrivent qu'à lheure de
leurs parties
-Cafétéria: Les quantités alimentaires ont été largement surestimées, car l'événement s'adresse à une
population locale qui n'est pas contrainte de se restaurer sur place. Par ailleurs, un plus grand choix dans
les boissons et confiseries avait été tenté, mais cela n'a pas semblé intéresser les participants; une
expérience à ne pas reconduire, en tous cas dans des conditions similaires. A contrario, les requêtes pour
un sandwich végétarien ont été nettement plus nombreuses que d'habitude (un essai avait été fait lors
d'Eclipse 10 mais n'avait pas du tout marché); une expérience en ce sens devrait être retentée.
II Bilan financier:
1: Budget prévisionnel:
Pour ce nouvel événement qu'est Équinoxe, afin de pas partir de rien, nous nous sommes basés sur
le budget de l’événement Éclipse (duquel est inspiré Équinoxe) de l'année précédente mais en adaptant les
sommes à ce que serai Equinoxe, un événement de taille plus modeste mais avec des dépenses spécifiques
comme la location de locaux.
L'événement étant majoritairement à destination des étudiants nous nous sommes naturellement
tourné vers le CROUS mais aussi vers la ville de Rennes pour des participations au financement.
2: Budget final:
Notre budget est déficitaire, malgré un budget prévisionnel équilibré, du fait d'une fréquentation
insuffisante et de l'attrait relativement faible des visiteurs pour l'alimentation sur place.
Toutefois, ce bilan reste incomplet car nous attendons des subventions qui, si elles ne couvriront
probablement pas intégralement les pertes, devraient réduire celles-ci dans une fourchette acceptable.
Ces résultats nous permettront de mieux gérer les futures éditions de ce même événement.
III Remerciements:
Equinoxe doit beaucoup à nombre de personnes, qu'elles soient morales ou physiques:
1: Auteurs:
Anand, Bruno Guérin, Etienne Bar, Julien Bès, Julien Guibert, Kamiseito, L.Ch.&.A;N, Le
Grümph, le 7e Cercle (Neko, Florrent, Amaranth, Grégory « Gregoo » Fiot), Lumytros & Maximilien,
Manuel « Paradoks » Bedouet, Matthieu Minne & Alex, Matrae Creation (Pretre, Mike, Vlatonchon),
Olivier, Patrick, Philippe "Soner Du" Tromeur, Quentin Forestier, Romaric Briand, Selene Tonon,
Thomas "Pikathulhu" Munier, Tony Champclos, Xlatoc.
2: Meneurs de La Lune Rousse:
Flavien, Galaad, Guillaume "Noxaeternae" Romand, Hunter Chameleon, Martin "Spigushe"
Cuchet, merson, Rustine, Zekka.
3: Participants:
Evidemment, tous les joueurs venus tenter l'expérience Equinoxe.
4: Bénévoles:
Sans leur force collective pour les déplacer, les astres ne sauraient s'aligner...
5: Boutiques partenaires:
Le Temple du Jeu & LudikBazar ont fait gagner de nombreux lots aux participants.
De même, de nombreux invités ont fourni spontanément des lots en plus; qu'ils soient ici remerciés:
Julien Bès avec du "Shaan", L.Ch.&.A;N avec des goodies "Astrayman, mājinaru-tai", Manuel «
Paradoks » Bedouet avec "Sur les Frontières" et "Summer Camp", Matrae Creation avec un kit de
démonstration "Antychrist", Quentin Forestier avec "Vivere" & Romaric Briand avec "Le Val".
Un mot particulier pour 7e Cercle, qui a offert à lui seul un fort lot de livres de leur création.
6: Soutiens financiers:
-Le CROUS de Rennes
-La Ville de Rennes
7: Eminences grises de ASTRE:
Merci à merson et -Rustine-, qui nous ont suivis tout au long de ces quelques mois, pendant et en
marge des réunions hebdomadaires.
IV Pour conclure:
Equinoxe n'a pas été exempte de petits couacs sans gravité. Nous attendions un peu plus de joueurs
mais c'est déjà une belle réussite pour un nouvel événement. L'absence, très critiquée, de la bourse aux
parties a permis de libérer de grandes plages de temps de jeu.
En accord avec les associations ASTRE et ASCREB qui détiennent les marques Eclipse et
Equinoxe, nous préparons déjà Equinoxe 2, qui aura lieu en Novembre 2016, probablement dans les
mêmes locaux.
Ludiquement,
L'équipe organisatrice: Ant1, Caroline, manue, Margot, Moritz & OLAF.