Consignes du stage entreprise Import/Export

Stage Entreprise import-export
Consignes d’ordre général :
Appel préalable avec prise RV.
Respect des horaires et ponctualité
Présentation
Rappel des objectifs du stage :
Vous devez travailler au service import et/ou export pour mettre en pratique les connaissances en matière de :
• Marketing achat : préparation de la demande d’offre aux fournisseurs pré-sélectionnés, préparation et
organisation de la négociation, sélection des offres et des fournisseurs.
• Administration des ventes et des achats : coordination des différents prestataires de service
(organisateur de transport, commissionnaire en douane, compagnie d’assurance, banque, …), suivi de la
chaîne documentaire en interne, gestion de dossiers complets depuis la cotation jusqu’à la facturation.
• Suivi de clientèle : contrôle qualité, gestion de la qualité de service clients (Service Relationship
Management).
Travail à faire pendant et à l'issue du stage :
Dans l’entreprise Vous travaillez dans le service administration des ventes export ou dans le service achats import.
Il est important de travailler sur des dossiers, si possible, de façon suivie.
Il faut bien comprendre :
• La chaine documentaire : c’est-à-dire l’enchaînement des différentes étapes de la gestion administrative d’une
commande ou d’une importation, l’action des différents services, la coordination avec les prestataires. Cet enchainement
sera décrit au travers d’un schéma répertoriant :
• Les différents documents utilisés,
• Les différents services de l’entreprise sollicités, en précisant leur rôle,
• Les relations avec les prestataires de service. Vous vous efforcerez de mettre en évidence le rôle des différents
prestataires, ainsi que les procédures de choix de ces derniers (mise en concurrence des différents organisateurs de
transport, critères de choix, pérennité de la relation),
• Les procédures pour gérer les litiges : mise en cause de la responsabilité de l’organisateur de transport, attitude vis-àvis du client, au travers d’exemples que vous collecterez,
•
• Les procédures de contrôle mises en place afin de garantir la qualité des opérations effectuées, ainsi que les indicateurs
éventuellement collectés afin de mesurer la qualité de service clients.
Profitez de la présence de professionnels pour poser toutes les questions nécessaires, portant sur les dossiers étudiés. Il sera
plus difficile d’avoir des réponses, une fois le stage terminé …
Prenez avec vous votre documentation personnelle (cours, livre de Gestion des opérations Import-Export et livre sur la
gestion des documents à l’import et à l’export).
Si l’on ne vous confie pas de travail :
• Proposez de travailler sur des dossiers anciens qui pourront faire office de simulation et permettront de montrer
que vous pouvez effectuer le travail,
• Proposez de travailler en parallèle avec un employé afin de tester vos compétences sans prise de risque pour votre
entreprise.
Maison d ‘éducation de la Légion d’honneur
Stage du 2 au 28 janvier 2017
Vous devez ramener 2 types de documents :
• Tout document permettant de décrire le contexte géographique, organisationnel et commercial de
l’entreprise (plaquette entreprise, organigramme, implantations, descriptif clientèle…);
• Plusieurs dossiers (d’importation ou d’exportation) sur lesquels vous avez travaillé, avec si possible un exemple de
litige. Ces dossiers serviront de support à l’évaluation au retour du stage.
Chez vous • Au jour le jour : vous tiendrez un journal de bord récapitulant vos activités, les situant dans la démarche de
l'entreprise, rappelant les finalités de la tâche, les procédures utilisées.
• La préparation du rapport de stage (cf Conduite des opérations d’import export sur le site)
• La description de la chaine documentaire en général (schéma)
Pour chaque dossier :
Vous préparerez un schéma descriptif de l’opération, mettant en évidence les différents intervenants (exportateur –
importateur, organisateurs de transport, compagnies maritimes ou aériennes, transporteurs, sociétés de manutention… ) et
les caractéristiques de l’opération (trajet de la marchandise, incoterm).
Pour l’ensemble des opérations :
Vous préparerez un schéma descriptif des procédures mises en place pour la gestion des dossiers dans l’entreprise : quelles
sont les différentes tâches permettant le suivi d’un dossier? Par qui ou par quel service sont-elles réalisées ? Comment se
réalise la coordination entre les services ? avec les prestataires de service?
Vous mettrez en évidence les contraintes temps et qualités.
Vous disposez des documents permettant de montrer le travail qui a été fait : ces documents doivent être classés de façon
chronologique. Vous pouvez mettre en évidence les points importants (stabilo ou autre). C'est sur leur analyse que s'appuiera
votre entretien. Les entreprises exigent parfois la confidentialité des documents et notamment des intervenants : je vous
propose dans ce cas d’inventer des noms évocateurs de l’activité des entreprises concernées et de les écrire sur vos
documents. La compréhension des opérations est ainsi facilitée.
Vous devez donc parfaitement maîtriser le contenu de ces dossiers, mais cela ne doit pas poser de problème puisque vous
avez réellement travaillé dessus pendant le stage.
Vous m’enverrez par mail :
Au plus tard, le 16-01-2017 : le descriptif géographique, organisationnel et commercial de votre
entreprise (3 pages maximum) ;
A la fin de chaque semaine (6, 13 et 20 janvier), le descriptif journalier de vos activités dans l’entreprise
Formalités :
Le dernier jour du stage, vous devez faire signer votre certificat de stage en deux exemplaires que vous conservez tous les
deux. Ce document est indispensable pour passer l’examen.
S.O.S :
Vous me contacterez dès le début de votre stage afin de confirmer les coordonnées du responsable de stage, ainsi
que la bonne orientation du stage afin d’envisager rapidement, dans le cas contraire, des mesures correctives.
En cas de difficultés, il faut me contacter dans les plus brefs délais.
Portable : 06-63-40-32-93
e-mail : [email protected]
Maison d ‘éducation de la Légion d’honneur
Stage du 2 au 28 janvier 2017