facturation tarmed

FACTURATION TARMED
PREAMBULE ...............................................................................................................2
IMPRIMANTES ET FORMAT D'IMPRESSION DU XML MANAGER..........................................2
FACTURATION EN LISTE TARMED..................................................................................3
MENU "FACTURES" : FACTURATION PAR PERIODE .........................................................3
Etablissement : ......................................................................................................3
Mise à jour : ...........................................................................................................4
Impression de la liste : ...........................................................................................5
Vérification : ...........................................................................................................5
Vérification des factures sans impression : ............................................................6
Vérification avec impression sommaire :................................................................6
Vérification avec impression des erreurs : .............................................................6
Affichage du journal des factures comportant des erreurs : ...................................6
Affichage du journal des factures vérifiées et validées :.........................................7
Impression des factures : .......................................................................................7
Duplicata des factures avec BVRO : ......................................................................7
Journaux comptables .............................................................................................8
Export électronique : ..............................................................................................8
Préambule
La facturation Tarmed doit être conforme aux règles et conventions mises en place
avec l’introduction de ce nouveau tarif médical. Elle utilise des outils standards
fournis par les instances du Tarmed que nous intégrons dans notre logiciel PsiMed. Il
s’agit :
• des validateurs Tarmed qui vérifient que les prestations facturées répondent
aux règles imposées par le tarif
• des validateurs des médicaments (Liste des spécialités), des prestations de
laboratoire (OFAS), et du matériel selon Migel
• du module XML Manager qui valide et imprime les factures au format XML
standard Tarmed sur papier blanc (sans bulletin de versement), document
intitulé « justificatif de remboursement » et qui crée la facture électronique en
un fichier au format XML pour l'envoi de cette facture à un centre de
confiance.
Le fonctionnement de ces outils (ou « boîtes noires ») et les messages qu’ils
génèrent ne peuvent pas être modifiés par des tiers. Ils ont l'avantage d'être
uniformes pour tous les utilisateurs. Toutes les adjonctions, corrections ou
implémentations sont gérées par les instances du Tarmed. Psipi SA respecte leur
intégration dans ses logiciels et n'a aucun droit pour les modifier.
Imprimantes et format d'impression du XML Manager
Le XML Manager contrôle lui-même votre imprimante et a des exigences très
précises et limitées : imprimante locale et par défaut, pilote d'impression de la
HP LaserJet 5P.
Les paramètres d'impression fournis dans le module du XML Manager sont prévus
pour des imprimantes Hewlett-Packard. Si vous n'êtes pas en possession d'une
imprimante Hewlett-Packard des modèles LaserJet 5P, 6P, 2100 ou supérieurs, mais
que vous utilisez une imprimante laser Brother, il est indispensable de faire un test
avec votre imprimante Brother, et si l'impression n'est pas correcte, ajoutez le pilote
d'impression de la HP LaserJet 5P. Procédure :
• menu "Démarrer" > "Paramètres" > "Imprimantes"
• Cliquer sur l'icône "ajout d'imprimante"
• Suivre la procédure proposée par l'Assistant Ajout Imprimante jusqu'à la
fenêtre du choix du fabricant et du modèle.
• Dans la liste "fabricants", sélectionner HP
• Dans la liste "imprimantes", sélectionner HP LaserJet 5P
• Continuer l'installation et à la question "Voulez-vous utiliser cette imprimante
par défaut" : cocher OUI
Facturation en liste Tarmed
Pour se conformer aux exigences des règles du Tarmed, les différentes listes de
facturation disponibles dans le menu "factures" de PsiMed, passent obligatoirement
tous les différents validateurs Tarmed et celui du XML Manager.
Menu "Factures" : Facturation par période
La facturation Tarmed se fait en plusieurs étapes :
1. L'établissement de la liste des patients à
facturer selon vos propres critères
2. La vérification que ces factures soient
conformes aux validateurs Tarmed et au
XML Manager qui permet d'imprimer les
factures avec la mise en page exigée par le
Tarmed et de les convertir au format XML
pour l'envoi électronique aux centres de
confiance.
3. La liste des factures validées et la liste des
erreurs mises en évidence par la
vérification.
4. L'impression se fait en deux passages : 1e le
justificatif de remboursement sur papier
blanc. 2e le résumé sur formulaire avec BVR
pour le patient.
5. Export aux centres de confiance (TrustX ou
CdC). Le choix n'est disponible que si les
conditions d'adhésion au centre de
confiance ont été remplies.
Etablissement :
Cette application permet d'établir une liste de tous les patients à facturer pour une
période de traitement donnée (en règle générale 30 jours). Ce type de facturation est
le plus sûr pour n'oublier personne, car c'est le système qui met en évidence les
patients à facturer, contrairement à la facturation par fin de traitement dont la date de
mise en facturation est donnée par l'utilisateur.
Cette liste établie par le système peut être mise à jour par l’utilisateur, en reportant
certains patients à une facturation ultérieure. Après vérification par les validateurs et
le XML Manager, l’impression des factures sera lancée pour les patients dont la
facture est validée.
• Entrer le choix du médecin en
sélectionnant dans la liste le médecin pour
lequel vous désirez imprimer les factures.
• Entrer le choix du traitement en
sélectionnant dans la liste celui dont vous
désirez imprimer les factures.
• Date de facturation : date jusqu'à
laquelle les prestations doivent être
facturées.
• Durée du traitement : entrer en jours la
durée du traitement à facturer. (par ex. :
30 jours).
• Le système affiche la date de début de
traitement sur laquelle il se base pour
• Tous les patients dont le traitement aura commencé avant et jusqu'à la date du
début de traitement sortiront sur la liste de facturation. Pour tous ces patients, les
prestations seront facturées jusqu'à la date de facturation que vous aurez
indiquée plus haut.
Les patients dont le traitement a commencé après la date de début de
traitement ne seront pas sélectionnés pour cette facturation, mais sortiront sur
une prochaine facturation lorsque la période de traitement que vous aurez
décidée sera accomplie.
• A la question mode de facturation il n'est plus nécessaire de choisir s'il s'agit
d'une facturation finale, intermédiaire, ou supplémentaire.
• Si vous avez l'option de facturer sur plusieurs comptes bancaires : sélectionner
celui sur lequel vous désirez que les paiements de vos factures soient versés.
• Si vous disposez de l'option avec différents formats de bulletin de versement
(BVR et BVR+) mentionnez celui que vous désirez.
• A la question tarif, Tarmed est sélectionné par défaut.
• Cliquer sur continuer pour lancer l'établissement de la liste de facturation. Le
système recherchera tous les patients susceptibles d'être facturés selon les
critères que vous aurez préalablement sélectionnés.
Mise à jour :
• Les patients à facturer sont présentés, écran après écran, avec leur nom, la date
de la première et celle de la dernière consultation saisie dans EP, et le montant
du traitement pré-calculé. Ce montant peut différer du montant final imprimé sur la
facture: si la date choisie de fin de traitement pour la facturation n'est pas la date
du jour, ou si la classe du tarif ou la valeur de point ont été modifiées entre le
moment de la saisie des prestations dans EP et l'impression des factures.
• La présentation de cette liste peut être affichée par : ordre alphabétique, code
patient ou encore par date de début de traitement, en cliquant sur l'une de ces 3
options.
• Pour enlever un ou plusieurs patients de cette liste pour les facturer plus tard,
les sélectionner en cliquant sur leur nom, puis cliquer sur le bouton "supprimer".
Ils reviendront automatiquement à la prochaine facturation.
• Pour passer à l'étape suivante, cliquer sur continuer.
Impression de la liste :
Choisir la l'ordre de présentation des patients dans la liste (par ordre alphabétique,
code patient ou par date) en cliquant sur la case de votre choix. Lancer l'impression
en cliquant sur le bouton "imprimer".
Vérification :
La vérification est un passage obligé avant l'impression des factures Tarmed.
Sans une vérification exempte d'erreur, la facture ne pourra pas être imprimée.
Trois possibilités de vérification sont offertes :
1. Vérification sans impression des erreurs
2. Vérification avec une impression sommaire de
toutes les factures à imprimer
3. Vérification avec une impression des factures
comportant des erreurs.
La vérification sans impression des erreurs lance le processus de 3 vérifications
successives :
• contrôle la conformité des données sur le patient (année de naissance, sexe,
adresse minimale, si les champs ont bien été complétés dans DT)
• passe les validateurs Tarmed sur toutes les prestations de chaque facture à
faire.
• si les 2 premiers contrôles sont exempts d'erreur, le XML Manager prépare
l'impression de la facture principale et le fichier d'export au format électronique
XML.
Vérification des factures sans impression :
Lancer de préférence la vérification sans impression, car il est toujours possible de
faire une impression des factures comportant des erreurs.
Le système vérifie toutes vos factures selon processus décrit ci-avant, puis affiche
uniquement les noms des patients pour lesquels la facture comporte des erreur.
Pour imprimer le détail des erreurs trouvées, cliquer sur le bouton "imprimer".
Vérification avec impression sommaire :
Le système imprimera la liste de toutes les factures Tarmed pour la période que vous
avez demandée. Cette liste mentionne sommairement le détail des prestations de
toutes les factures, aussi bien les factures correctes que celles qui présentent des
erreurs. Tous les champs imprimés avec un astérisques ( * ) sont des champs qui
doivent obligatoirement être complétés et ne peuvent en aucun cas restés
vides. Toutefois, si le numéro d'assuré n'est pas enregistré dans les données
financières (DF), le XML Manager accepte pour le moment cette lacune.
Les informations manquantes sont mises en évidence sur cette liste par ???.
Vérification avec impression des erreurs :
Le système imprime la liste des factures sous la même forme que pour l'impression
sommaire, mais uniquement pour les factures comportant des erreurs.
Affichage du journal des factures comportant des erreurs :
A l'écran s'affiche la liste des factures vérifiées et comportant des erreurs. Pour
visualiser le détail de l'erreur : cliquer sur le nom du patient pour le sélectionner puis
cliquer sur "détails".
Messages VF = validateur Tarmed
Messages S2 = données sur le patient
Messages XM = XML Manager
Cette liste, avec les messages d'erreur relevés dans chaque facture, peut également
être imprimée directement depuis cette fenêtre, en cliquant sur le bouton "imprimer"
Il est impératif de corriger toutes les factures qui comportent des erreurs, sans quoi
ces factures ne pourront jamais être imprimées au format reconnu comme facturation
électronique. Pour gagner du temps, dans la "mise à jour de la liste", éliminer les
patients en erreurs et lancer l'impression des factures validées et correctes.
Seule la facturation électronique supprime les restrictions et les limitations du nombre
des prestations telles qu'elles sont définies dans les conventions de facturation
Tarmed.
Toute autre forme pourrait être contestée par les assurances lors de leur
remboursement.
Une fois que vous aurez corrigé les erreurs, vous devrez relancer la procédure de
vérification sans impression pour que vos factures soient à nouveau contrôlées et
cette fois validées. Seules les factures validées seront imprimées par le
système.
Affichage du journal des factures vérifiées et validées :
A l'écran s'affiche toutes de toutes les factures vérifiées/validées. Elles pourront être
imprimées car elles répondent aux critères imposés par les validateurs Tarmed et par
le XML Manager.
Impression des factures :
Lorsque vous choisissez d'imprimer les factures, cliquer en premier lieu sur
impression des factures et mettez dans le bac de l'imprimante des feuilles A4
blanches sans bulletin de versement .
• A l'écran s'affiche la liste des patients facturables, sélectionner l'ordre selon
lequel vous désirez que vos factures soient imprimées. Si vous désirez
supprimer un patient de la liste, cliquez sur ce dernier pour le sélectionner,
puis cliquez sur "supprimer". Pour lancer l'impression des factures cliquer sur
imprimer.
Duplicata des factures avec BVRO :
Dès que vous aurez imprimer vos factures sur papier blanc comme indiquer
précédemment, mettez dans le bac de votre imprimante vos feuilles de facturation
comportant le BVRO, et cliquer sur duplicata des factures avec BVRO.
Ces deux exemplaires de
papier blanc) comporte la
envoyé par le patient à son
est une facture succincte
honoraires.
factures doivent être envoyés au patient. L'un (sur
mention justificatif de remboursement et doit être
assurance. Le document avec le bulletin de versement
avec laquelle le patient fera son paiement de vos
Journaux comptables
Pour le journal des factures et le chiffres d'affaires d'une période donnée, il pourra
être affiché en sélectionnant l'option "Journal des factures" dans le menu "Affichage"
ou être imprimé depuis le menu "Impression" dans la barre des menus de PsiMed.
Export électronique :
L'envoi électronique de vos factures au centre de confiance requiert les obligations
suivantes:
• Le médecin doit être affilié à un centre de confiance.
• Avoir installé HIN/ASAS (sauf pour les médecins vaudois qui ont une autre
procédure).
• Avoir installé le logiciel de communication TrustX (sauf pour les médecins
vaudois qui ont une autre procédure).
• Avoir enregistré dans les paramètres de PsiMed-Tarmed > rubrique "BVR
mise en page" à quel centre de confiance le médecin a adhéré.
• Pour les médecins vaudois, ils doivent se conformer aux instructions de la
SVM.
Lorsque ces obligations sont remplies, l'envoi des factures électroniques peut
être effectué.
Pour l'export électronique à votre centre de confiance : un fichier des factures
comptabilisées est automatiquement constitué et stocké dans votre ordinateur. Ces
fichiers sont indépendants et peuvent être envoyés à votre centre de confiance
ultérieurement.