Cahier des charges téléphonie Fontevraud

Cahier des charges
SOPRAF
Abbaye de Fontevraud - BP 24 - 49590 FONTEVRAUD L’ABBAYE
www.fontevraud.fr
OBJET DE LA MISSION :
Evolution du système téléphonique de l’Abbaye Royale de Fontevraud
1. LE CONTEXTE ACTUEL
1.1. LE SYSTEME TELEPHONIQUE ACTUEL ET SES LIMITES
Le système actuel de l’Abbaye Royale de Fontevraud ne donne pas
satisfaction pour les raisons suivantes :
- La différence de technologies utilisées entre les bâtiments ne permet pas
une gestion optimale des appels. Par exemple, un appel en interne entre
une personne de l’équipe billetterie et une personne de la réception de
L’Hôtel, doit passer d’un réseau (DECT) à un autre (IP).
- Certaines équipes constatent par ailleurs des interruptions fréquentes sur
le réseau DECT.
- Enfin, le système actuel n’est pas administrable en interne pour les
fonctions élémentaires, ce qui nécessite de solliciter souvent le prestataire
(changement d’utilisateur d’un poste, configuration de la messagerie, etc.),
entrainant un accroissement du coût et du temps de gestion.
1.2. LE DIAGNOSTIC : UNE JOURNEE DE VISITE PREVUE LE 23 OCTOBRE ET UN
CONTACT AVEC L’EQUIPE DE FONTEVRAUD
Une visite préalable est obligatoire, afin que le candidat puisse mieux
appréhender les conditions de réalisation de l’étude.
Les candidats seront reçus à l’Abbaye le vendredi 23 octobre 2015 à 9h pour une
présentation des attentes par le Directeur général de l’Abbaye (accueil à 8h50 à la
billetterie). Cette réunion sera suivie d’une visite du site assurée par un membre
des services techniques de l’Abbaye. A l’issue de cette visite, un bon de visite
signé par l’administration de l’Abbaye sera remis à chaque candidat.
Pour vous inscrire à cette réunion et pour toute information, merci de
contacter :
Jérémie Sourty
Chargé de mission Direction Générale
Tél. : +33 (0)2 41 53 38 38
Port. : +33 (0)6 02 48 15 60
[email protected]
Nota : l’inscription à la réunion peut se faire par simple envoi de mail à l’adresse
indiquée ci-dessus.
Par ailleurs, les jours suivant la visite, des précisions techniques peuvent être
demandées par mail à l’adresse [email protected] qui répondra sous 72h.
2. PROPOSER DES SCENARIOS CHIFFRES POUR ATTEINDRE NOS OBJECTIFS
2.1. LES PROPOSITIONS SOUHAITEES
Pour solutionner les problèmes évoqués précédemment, l’Abbaye souhaite :
- recueillir des propositions chiffrées pour :
o unifier le système téléphonique : mettre en place une même
solution technique pour tous les bâtiments (y compris L’Hôtel et le
Restaurant) ;
o assurer la couverture du bâtiment de liaison ;
o rendre le système administrable en interne, en précisant quelles
fonctions pourraient être internalisées (par exemple : création
d’une ligne, transfert d’une ligne, gestion des débordements) et quel
programme de formation pourrait être envisagé.
Vous devez proposer un ou plusieurs scenarios présentés avec à chaque
fois avec un maximum d’informations, en mentionnant obligatoirement la
technologie envisagée et son coût de mise en place et de maintenance.
De même, les propositions de formation interne doivent être détaillées et
chiffrées : nombre de tâches à acquérir en interne, nombre de personnes à
former, nombre de jours de formation, coût d’une journée de formation
par personne, etc.
2.2. DELAI DE LIVRAISON ET FORMAT DE VOTRE PROPOSITION
Votre proposition devra être rendue le 4 novembre (cf. chapitre 4). Elle prendra
la forme d’un livrable présentant vos différents scénarios répondant à l’attente
exprimée au chapitre précédent (2.1.)
3. MODALITES ET CONDITIONS DE REALISATION DE VOTRE MISSION
3.1. PRIX :
Le marché est conclu à un prix mixte (forfaitaire pour les propositions techniques
et unitaire pour les journées de formation), ferme et non révisable. Ce forfait est
réputé comprendre les remboursements de frais concernant la prestation (frais
de déplacement et de restauration notamment).
3.2. CONSTITUTION DU DOSSIER DE CONSULTATION :
Ce dernier comprend le présent document.
3.3. CONSTITUTION DE VOTRE OFFRE :
Votre dossier doit comprendre les documents suivants :
→ Votre devis pour l’ensemble des propositions.
Ce devis devra faire figurer en en-tête l’organisme suivant :
SOPRAF / Abbaye de Fontevraud
Direction générale
Objet : système téléphonique
→ Une note méthodologique :
- comprenant un dossier de présentation du candidat et présentant
notamment ses références ;
- indiquant comment le candidat entend réaliser ses propositions.
→ Le bon de visite signé par l’administration de l’Abbaye et remis le 15
octobre
4. CRITERES DE SELECTION
Le choix se portera sur l’offre la plus avantageuse appréciée en fonction des
critères énoncés ci-dessous avec leur pondération :
40 % Prix
40
%
qualité
des 20 % sur les capacités
propositions proposées
professionnelles (sur la
base
du
dossier
présentant le candidat et
ses références)
Le candidat qui remettra l’offre et qui obtiendra le plus haut pourcentage sera
choisi.
Votre meilleure proposition devra parvenir avant le mercredi 4 novembre 2015 à
12h00 par voie postale ou par coursier à l’adresse suivante :
SOPRAF
Abbaye de Fontevraud - A l’attention de M. SOURTY Jérémie – Chargé de mission
à la Direction générale
BP 24
49 590 FONTEVRAUD L’ABBAYE
Avec la mention : « Offre pour téléphonie »