Pendant le repas, chacun apporte une astuce, un truc concernant

COMPTE-RENDU 12/14
Sujet : communication interne
4 octobre 2007
UCO - Angers
Pays-de-la-Loire
Poitou
Etaient présents : Paul Gicquiaud (ITEIPMAI), Monique Coignard (ADEME), MO Birmelé
(ADEME), Isabelle Pithon (IFSI, CHU Angers), Frédéric Sero (IFRAMES), JP Kauffmann
(ESSCA), Valérie Guérineau (GROUPE ESEO), Karine Coutant (UCO), Caroline Garnier
(UCO), Marie-Odile Mallet.
Etaient excusés et intéressés : Chalotte Guépin (IRCOM), Isabelle de Villars (UCO),
Lucette Onillon (ESA), Phoebe Marshall-Raimbeau, Marie-Hélène Cathala (INRA), Laurie
Calléjon (APS), Elisabeth Dromard (AURA), Alain Mathieu (Consultant indépendant).
Quels attraits pour la revue de sommaire ?
Présentation d’une revue de sommaires hebdomadaire au format papier et en couleur,
réalisée au Groupe ESEO. Existe depuis 3 ans, consultable au Centre de documentation. Sa
réalisation nécessite un scanner couleur A3. Un novice mettra entre 2h et 2h30. Après
quelques numéros, il faut compter 1/2h par semaine pour sa réalisation. La version papier de
ce bulletin est consultable au CID du Groupe ESEO ainsi que sur l’intranet. Cela représente un
gain de temps considérable car il n’y a plus de liste de diffusion des revues à gérer et donc
plus de relance non plus afin de récupérer les revues. Les personnes intéressées les
empruntent uniquement lorsqu’un article les intéresse et non plus systématiquement. De plus,
depuis cette offre de produit, les enseignants viennent beaucoup plus souvent consulter au
centre de documentation et pour certains ont découvert des revues oubliées.
Astuces pour séduire :
La police des caractères et la couleur du bandeau changent à chaque numéro, de même que
l’image choisie en illustration et/ou la phrase de la semaine.
A l’ITEIPMAI, il s’agit d’une diffusion sous forme de lettre électronique des nouveaux titres de
revues. Il est indiqué où consulter le sommaire en ligne.
Paul se propose d’adresser aux personnes intéressées un exemplaire de son sommaire
électronique ([email protected]).
La BU-Sciences de l’UCO a abandonné cette démarche de revue de sommaires. Son public
n’était pas sensible à cette offre de produit, le retour sur investissement n’était pas
satisfaisant.
Constat général :
Ce sont toujours les mêmes qui consultent et qui sollicitent de nouveaux achats.
Comment sensibiliser les usagers, les étudiants, aux risques du tout « Internet » ?
Et comment se différencier lors des différentes présentations de rentrée auprès des
étudiants ?
Les documentalistes du pôle scientifique de l’UCO expliquent qu’elles ont vu des changements
dans les pratiques de recherche d’informations des étudiants. Nous serions passés de la
génération Google à la génération Wikipédia.
Astuces pour séduire :
A l’Ecole d’infirmières, les « première année » ont une présentation du centre de
documentation et de ses missions. Les « deuxième année » ont un TD avec recherche
documentaire proposé par un enseignant. Ceci leur donne l’occasion de mieux connaître la
richesse du fonds documentaire.
A l’IFRAMES, il existe une session d’accueil des promos. Ils ont systématiquement 3h
(imposées) où leur est présentée l’équipe documentaire, l’espace de consultation, le logiciel…
1h30 de présentation du service et des missions, rappel sur la constitution de bibliographie…
1h30 sur les produits et services, présentation des bases de données.
Très bon résultat sur l’autonomie des étudiants concernant le niveau 1 de recherche. Celle-ci
peut-être évaluée rapidement car des travaux sont généralement programmés par l’équipe
pédagogique très tôt dans l’année afin qu’ils mettent en pratique.
Tout ceci permet aux étudiants d’être rapidement sensibilisés à l’utilité du centre de
documentation dans le cadre de leur parcours de formation.
A l’ESSCA, la présentation des produits et services est mise en avant avec l’adéquation du
travail demandé au cours de l’année. Exemple : les 2ème années doivent réaliser une étude de
marché. Les 3ème années doivent effectuer un dossier « diagnostic export » pendant toute
l’année, la promo est divisée en groupes pour lequel est désigné un responsable de
l’information qui devient l’unique interlocuteur du documentaliste. Une formation d’une heure
est assurée à l’interrogation des bases de données spécifiques.
Constat général :
Si la recherche documentaire n’est pas associée ou rattachée à un cours du programme
enseigné, il est très difficile de capter leur attention
Quels sont vos moyens d’évaluation ?
Pas de mesures réelles concernant le nombre d’interrogations des bases de données internes
et externes. Les statistiques intégrées aux outils documentaires ne sont pas toujours très
pertinentes
Comment communiquer en direction de sa hiérarchie ou de sa direction ?
Présenter les indicateurs d’activités tels que le nombre de prêts, la gestion du budget (ramener
au nombre d’étudiants, le nombre de visiteurs, nombre d’ouvrages mis en accès libre sur les
intranets, nombre d’abonnements électroniques…
Il existe des formations sur le marketing des services de documentation.
A l’ITEIPMAI, les activités du service sont présentées dans le rapport d’activité de l’institution.
A l’UCO, il est rédigé un rapport d’activité à destination de la hiérarchie
A l’ESEO, la direction est venue dans les locaux de la documentation une seule fois en trois
ans.
Constat général :
Le plus souvent, des statistiques sont communiquées (nombre de prêts, de visites…). Un
manque de communication se fait sentir sur la valorisation du métier et de l’activité auprès des
directions. Feuille de route de la direction, missions du service, reste à définir sans doute
d’autres modes pour interpeller nos hiérarchies sur notre offre de services et produits au sein
de nos directions respectives.
Existe-t-il au sein de vos services, une charte qualité (comportement et service)
charte graphique ?
Après avoir discuté des accroches visuelles, des panneaux indicateurs pour arriver à nos
services, nous nous interrogeons sur nos appellations respectives ; cela va du CID (centre
d’information et de documentation) à Médiathèque en passant par des « pôles » (UCO) à
Service valorisations des informations et des connaissances (ADEME). Le terme pôle
documentation porte à confusion puisqu’il peut être aussi un concept géographique ou
pédagogique. Au final nous avons tous des raccourcis se résumant soit « la doc » soit aux
initiales comme BUS pour Bibliothèque Universitaire des Sciences.
A l’ESSCA, la documentation s’est appropriée un logo.
Il semble important, à chacun d’entre nous, de respecter une logique graphique lors de nos
publications (papier ou électronique). Il s’agit de ne pas apporter de confusion dans l’identité
visuelle que ce soit en interne ou en externe.
Logo de la Médiathèque (avec l’ancien nom « SID)
http://sidsiel.essca.asso.fr/images/SidEssca1.gif
Charte du comportement : faut-il interdire le téléphone portable ou l’autoriser sans usage
sonore ? La question fait débat.
Charte ESSCA Médiathèque : http://sidsiel.essca.asso.fr/0accueil/charte.pdf
Une discussion a suivi autour des différents modes d’anti-vol des ouvrages.
Un tour de table rapide sur la satisfaction de la formule « 12-14 »
Satisfaction générale. Le souhait de pouvoir prolonger cette thématique est manifesté.
Il est également suggéré de prolonger cette thématique lors des repas adbs mensuels.