Guide des procedures - achats et marches publics - CCI Haute

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1 – Cindy FOURNIER – Responsable Achats/Marchés Publics –janvier 2015
SOMMAIRE
1
OBJET
2
DOMAINE D'APPLICATION
3
METHODOLOGIE :
3.1
PREAMBULE
3.2
LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMANDE
3.3
LES SEUILS
3.4
LA PREPARATION DES ACHATS
3.5
LE CHOIX DE LA PROCEDURE
3.6
LA MISE EN CONCURRENCE ET LE CHOIX DU TITULAIRE DU MARCHE
3.7
ANNEXES
Annexe 1 :
Annexe 2 :
Annexe 2 :
Annexe 4 :
Annexe 5 :
Annexe 6 :
Annexe 7 :
Fiche pratique n°
Fiche pratique n°
Fiche pratique n°
Fiche pratique n°
Fiche pratique n°
Fiche pratique n°
Fiche pratique n°
1
2
3
4
5
6
7
estimation des besoins
appréciations des seuils
notions d’opération de travaux
notions d’homogénéité
marchés compris entre 1 € HTet 3 999 € HT
marchés compris entre 4000 €HT et 14 999 € HT
marchés compris entre 15 000 € HT et 134 000 € HT
pour les fournitures et services et 5 186 000€ HT pour les travaux.
Annexe 8 : Fiche pratique n° 8
marchés égaux ou supérieurs à 134 000 € HT pour les
fournitures et services et 5 186 000€ HT pour les travaux. (Marchés formalisés)
délai de procédure : appel d’offres ouvert
délai de procédure : marchés négocié
rédaction du dossier de consultation
délais de remise des candidatures et des offres
exécutions du marché
les exceptions au principe de publicité et de mise en
concurrence
répartition des rôles
réception des offres papiers
les fiches de besoin
fiche de présentation d’un marché
glossaire
Annexe 15 :
Annexe 16 :
Annexe 17 :
Annexe 18 :
Annexe 19 :
Fiche pratique n°15
fiche pratique n°16
Fiche pratique n° 17
Fiche pratique n°18
fiche pratique n°19
1 OBJET :
Cette procédure a pour objet d’apporter une aide pour les procédures internes concernant les achats et les
marchés publics.
2 DOMAINE D'APPLICATION :
Elle s’applique pour tous les achats et tous les marchés publics.
3 METHODOLOGIE :
3.1 PREAMBULE
Le Code des Marchés Publics (CMP) a été réformé par le décret 2006-975 du 01/08/2006, par le décret
2008-1355 du 19 décembre 2008 et le décret n° 2011-1000 du 25 août 2011.
Les modifications les plus visibles sont le relèvement sensible des seuils et la responsabilisation des
acheteurs publics.
Cette réforme a été imposée par Bruxelles pour se mettre en conformité avec les directives Européennes. Les
achats de fournitures et de services ainsi que la réalisation de travaux sont considérés comme des
marchés publics à compter du premier euro. En clair, toutes les commandes sont soumises aux règles du
Code des Marchés Publics (sauf quelques dispositions particulières).
La veille juridique est assurée par Cindy FOURNIER, Responsable des Achats et des Marchés Publics.
Pour toute question relative au contenu de ce guide, vous adresser directement à Cindy FOURNIER, garant
de la bonne application et de l’interprétation de ce guide.
3.2 LES GRANDS PRINCIPES DE LA COMMANDE
La nouvelle version du CMP précise les principes fondamentaux de la commande publique. Le
respect de ces principes :
La liberté d’accès à la commande publique : rien dans l’attitude de l’acheteur ne doit
enfreindre la moindre ouverture à la concurrence
L’égalité de traitement des candidats : il faut absolument veiller à ne pas privilégier, de
quelque manière que ce soit, un candidat au détriment d’un autre
La transparence des procédures : les règles d’achat doivent être déterminées au
moment du lancement de la procédure et rendues publiques
Ceci afin d’assurer l’efficacité de la commande publique et la bonne utilisation des deniers publics.
3.3 LES SEUILS
Deux seuils essentiels sont à retenir dans le Code des Marchés Publics :
Le seuil de 90 000 € HT à partir duquel un avis d’appel public à concurrence doit
être inséré dans un journal d’annonces légales
Le seuil de procédure formalisée est fixé à 134 000 € HT pour les achats de fournitures
et services et de 5 186 000€ HT pour les travaux - en deçà de ce seuil, le Code parle de
Procédure Adaptée.
Cette apparente liberté s’accompagne d’une responsabilisation accrue de l’acheteur public.
3.4 LA PREPARATION DES ACHATS
La procédure à mettre en œuvre est déterminée pour l’essentiel par le montant prévisionnel et les
caractéristiques des prestations à réaliser, d’où la nécessité de procéder à une définition précise et
sincère des besoins par :
La prévision des besoins
L’analyse des besoins fonctionnels
La connaissance des marchés fournisseurs
La différenciation des achats standards et spécifiques
La démarche de coût global.
Le dernier trimestre de l’exercice budgétaire, doit nous permettre de recenser l’ensemble
des besoins pour l’année à venir afin de déterminer les seuils et les procédures applicables.
Pour les marchés de fournitures et les marchés de prestations des services : il est procédé à une
estimation de la valeur totale des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme
homogènes.
La nomenclature mise en place par l’ancien Code pour apprécier le caractère homogène des fournitures
et des services devient facultative, la CCI CA travaille sur une nomenclature propre.
3.5 LE CHOIX DE LA PROCEDURE
La prévision et l’expression sincère des besoins ainsi que le montant estimatif des prestations vont
permettre de déterminer la procédure à suivre. Cette dernière jouera sur plusieurs aspects de la
commande :
La publicité qui garantira la réalité de la mise en concurrence et le libre accès à la
commande publique – il convient de trouver le juste équilibre entre l’information d’un plus
grand nombre de prestataires susceptibles d’être intéressés et le coût de cette publicité au
regard du montant prévisionnel du marché.
La formalisation de la commande, c’est à dire, les pièces écrites qui vont
constituer le marché.
Le niveau de la prise de décision.
Les préconisations et les obligations dans le choix de la procédure sont précisées dans les fiches
pratiques ci-après.
3.6 LA MISE EN CONCURRENCE ET LE CHOIX DU TITULAIRE DU MARCHE
Au-delà des préconisations spécifiées dans le Code, la mise en concurrence doit respecter les
règles suivantes :
Donner au candidat toutes les spécifications administratives et techniques du futur marché
Informer le candidat des critères et des modalités de choix qui doivent donc être définis avant la
mise en concurrence
Respecter l’égalité de traitement des candidats.
A l’exception d’une mise en concurrence selon la procédure d’appel d’offres, la négociation avec les
concurrents est parfaitement possible, conseillée et nécessaire.
Dans le cadre de négociation, une attention toute particulière sera portée sur l’égalité de traitement des
candidats. La négociation peut couvrir tous les aspects de l’offre (prix, conditions d’exécution, délais,
services associés, etc…) mais ne doit pas modifier l’objet du marché.
Le choix du titulaire doit être guidé par la recherche de l’offre économiquement la plus avantageuse. Il ne
s’agit pas nécessairement de l’offre moins disante. D’autres critères peuvent et doivent, autant que
nécessaire, être pris en compte pour le choix des offres.
ANNEXE 1
ESTIMATION DES BESOINS
QU’ENTEND-ON PAR ESTIMATION DES BESOINS ?
L'expression des besoins suppose :
une définition précise de la qualité des prestations à obtenir (que me faut-il ? quel est le service que
j'attends ?) et du contexte dans lequel elles doivent pouvoir être assurées (délais, lieu(x) d'exécution
et / ou de livraison, contraintes organisationnelles, etc.),
une définition aussi précise que possible des quantités souhaitées,
une bonne appréhension des services associés (livraison, maintenance, installation, consommable,
ergonomie du poste de travail, modification des procédures existantes…) afin de déterminer le coût
global.
QUELLE PERIODE PRENDRE COMPTE ?
Pour les fournitures, les services courants et les travaux d’entretien courants : la période
budgétaire (donc l'année) ou la période durant laquelle on souhaite établir le marché (cela peut être
un contrat pluriannuel).
Pour les prestations donnant lieu à signature d'un contrat : la durée du contrat.
Pour les travaux : la durée de réalisation de l'opération.
COMMENT APPREHENDER LES PRESTATIONS RECURRENTES ?
Pour les prestations récurrentes, c'est à dire qui se reproduisent dans des conditions similaires au fil
des ans, les besoins sont à apprécier sur l'année budgétaire ou plus si le contrat le prévoit.
L’ETENDUE DES BESOINS EST INCERTAINE. QUE FAIRE ?
Le code des marchés prévoit des solutions pour résoudre les problèmes liés à une éventuelle
incertitude sur l'étendue des besoins (bons de commandes, options, variantes, tranches
conditionnelles, etc.). Il convient dans ce cas de consulter le service Marchés Publics.
QUE FAIRE EN CAS DE BESOINS NOUVEAUX ?
La survenance de besoins nouveaux, alors même que précédemment les besoins ont été évalués de
manière sincère et raisonnable, peut donner lieu, sauf dans le cas où un avenant serait suffisant, à la
conclusion d’un marché complémentaire. La procédure de passation de ce nouveau marché sera
déterminée en fonction du montant des nouveaux besoins, il convient de consulter le service Marchés
Publics dans ce cas.
COMMENT GERER LES IMPREVUS ?
L'estimation des besoins se fait en fonction de ce que l'on peut et doit sincèrement prévoir. Un
imprévu est toujours possible et il sera traité "à part", comme un besoin spécifique.
Attention : imprévision n'est pas l’imprévu ! Par imprévu, il faut entendre tout besoin non prévisible dû
à un phénomène extérieur (sinistre, panne, etc..) ou inconnu au moment de l'estimation des besoins,
(modification d’organisation, de réglementation, de norme, de procédure…)
Une mauvaise évaluation des besoins, un oubli, un changement de cap de l’acheteur ne
doivent pas être considérés comme un événement imprévu et doivent donc être mis en perspective
avec les besoins déjà définis, dans ce cas-là, il faudra ajouter ces « nouveaux » besoins aux «
anciens » et appliquer la procédure correspondant au besoin total.
COMMENT FRACTIONNER LES BESOINS ?
Les besoins ainsi définis pourront faire l'objet d'une ventilation en plusieurs lots.
L'allotissement est à privilégier lorsqu'une seule entreprise ne pourra satisfaire tous les besoins ou
encore quand l'allotissement serait de nature à accroître de manière sensible la concurrence. Les
lots doivent correspondre à des prestations homogènes.
Attention cependant à ne pas procéder à un éclatement trop important et de perdre de ce fait les
avantages liés au montant de la commande.
PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES EVENTUELLES ( PSE) OU VARIANTE
Une PSE est une prestation supplémentaire au cahier des charges, demandée par
l’acheteur.
Une variante est une prestation non prévue au cahier des charges proposée par le candidat, pour être
recevable, le candidat doit répondre au cahier des charges initial.
L’acheteur garde la possibilité de notifier ou pas chaque PSE ou variante.
.
ANNEXE 2
APPRECIATION DES SEUILS
L'expression des besoins réalisée, il est nécessaire de procéder à une estimation du montant total du
marché et de vérifier ainsi si certains seuils sont dépassés ou risquent de l'être.
Afin de comparer le montant des besoins aux seuils de procédure des marchés, l’acheteur estime la
valeur totale des fournitures ou des services qu’il considère comme homogènes et qu’il souhaite
acquérir sur l'année budgétaire (ou sur la durée du contrat en cas de marché pluriannuel).
PEUT-ON VERIFIER L'ETAT DU MARCHE ?
Rien ne s'oppose à ce que le prescripteur procède à l'estimation du montant et des caractéristiques
des prestations en passant par la consultation directe de prestataires. Cette consultation doit en tout
état de cause intervenir avant le lancement d'une procédure.
Il faut également bien veiller à ce que ce type de consultation ne soit pas de nature à
privilégier un prestataire.
Les catalogues, les revues spécialisées, ou les sites Internet commerciaux peuvent également
constituer une source d'information pour le prescripteur.
QUE PRENDRE EN COMPTE ?
pour les fournitures et services : la totalité des prestations homogènes (voir Fiche pratique n° 4)
pour les travaux : la totalité des travaux liés à l'opération (voir Fiche pratique n° 3)
pour les marchés allotis : le montant total de tous les lots
pour les marchés à bons de commande : le montant total maximal des commandes
pour les marchés à tranche : le total de toutes les tranches
pour les marchés à bons de commande sans montant : les prévisions budgétaires.
COMMENT APPREHENDER LES BESOINS TRANSVERSAUX ?
La CCICA est considérée comme un acheteur unique. L'estimation des besoins doit donc se faire
tous services confondus pour une même prestation homogène.
Cependant, le caractère fonctionnel de la prestation (c'est à dire la finalité du service) peut constituer
une raison de l'éclatement d'une même fourniture en plusieurs marchés.
Afin d'adopter une analyse cohérente entre tous les services, il convient de consulter le service
Marchés Publics pour trancher ce type de question.
LE MONTANT DES BESOINS EST TOUT JUSTE INFERIEUR A UN SEUIL. QUE FAIRE ?
Pour éviter tout risque de requalification du marché, il convient d'appliquer, par précaution, la
procédure adaptée au seuil immédiatement supérieur.
Ainsi, pour un marché dont la valeur des besoins est estimée à plus de 80 000 € HT, il est
plus prudent d'appliquer la procédure prévue pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 €
HT. En effet, le montant définitif du marché ne sera connu qu'après l'analyse des offres des candidats.
Le risque est de reprendre la procédure du début.
RECOMMANDATION IMPERATIVE
Qu'il s'agisse de travaux, de fournitures ou de services, le fractionnement factice des besoins dans le
but de se soustraire aux contraintes des règles de commande est à proscrire absolument.
ANNEXE 3
LA NOTION D’OPERATION DE TRAVAUX
Pour les marchés de travaux, il faut tenir compte des notions d’ouvrage et d’opération. Ainsi, pour
évaluer le montant d’un marché de travaux, il convient de prendre en compte la valeur globale des
travaux se rapportant à une même opération, opération qui peut porter sur un ou plusieurs ouvrages.
Il y a opération de travaux lorsque le maître d’ouvrage prend la décision de mettre en œuvre,
dans une période de temps et un périmètre limité, un ensemble de travaux caractérisés par
son unité fonctionnelle, technique ou économique.
LA NOTION D’OPERATION DE TRAVAUX
L’opération de travaux, au sens du code, est un ensemble de travaux qui, en considération de leur
objet, des procédés techniques utilisés ou de leur financement, ne peuvent être dissociés et que
le maître d’ouvrage a décidé d’exécuter dans une période de temps et sur une zone géographique
donnée.
LA NOTION D’OUVRAGE
L'ouvrage est le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par
lui-même une fonction économique ou technique. C’est concrètement la construction, obtenue au
terme des travaux réalisés, d’un immeuble.
ANNEXE 4
LA NOTION D’HOMOGENEITE
Fournitures et services
Pour les marchés de fournitures et de services, il faut tenir compte du caractère homogène.
QU'EST-CE QU'UN BESOIN HOMOGENE ?
L'homogénéité des prestations s'apprécie en premier lieu en fonction des caractéristiques propres des
prestations. L’homogénéité des besoins s’apprécie également en fonction des caractéristiques des activités
des services et du caractère fonctionnel de la prestation. A titre d'exemple la fourniture de gazole peut
répondre à deux utilisations fonctionnelles différentes : le chauffage et le carburant de véhicules. En
revanche, l'achat d'ordinateurs correspond bien à un besoin homogène, même s'il est réalisé au profit de
différents services.
QUE DEVIENT LA NOMENCLATURE ?
Bien que n'ayant plus de valeur contraignante, la nomenclature des fournitures et services
homogènes annexée à l’arrêté du 13 décembre 2001 reste un texte de référence.
Une nomenclature interne, en cours d'élaboration et davantage adaptée aux besoins
CCICA.
de la
ANNEXE 5
MARCHES COMPRIS ENTRE
1 € HT ET 3 999 € HT
COMMENT PROCEDER?
prévoir les besoins
établir un devis si nécessaire choisir un prestataire
éditer un bon de commande
FAUT-IL UN DEVIS ECRIT ?
Un écrit est nécessaire. Néanmoins, il est tout à fait possible de se faire préciser un prix par
téléphone.
La consultation d’un catalogue ou du site Internet du fournisseur est également suffisante, le bon de
commande devra toutefois y faire référence.
QUELLES SONT LES PIECES CONSTITUTIVES ?
Les pièces du marché sont constituées de devis, le cas échéant, du bon de commande et des
conditions générales de vente du prestataire, modifié par le bon de commande.
PEUT-ON EN FAIRE PLUS ?
Les consignes présentées ci-dessus sont des exigences minimales. Le service Marchés Publics
peut, si il le juge nécessaire, imposer des contraintes supplémentaires (mise en concurrence,
établissement de pièces de marchés pour préciser, par exemple, des conditions particulières
comme les garanties...).
PEUT-ON TOUJOURS FAIRE APPEL AU MEME FOURNISSEUR ?
Le principe reste celui de la mise en concurrence systématique.
Si un prestataire donne satisfaction, rien ne s’oppose à lui adresser de nouvelles commandes.
Cependant, le service demandeur doit procéder à une nouvelle mise en concurrence.
LE PIEGE A EVITER :
Fractionner artificiellement une prestation pour s'affranchir des contraintes du code des
Marchés Publics.
Après une estimation sincère des besoins et leurs répartitions selon les notions d'homogénéité des
prestations ou d'opération de travaux, les achats d'un montant inférieur à 1000 HT en dehors d’une
consultation générale ou d’un marché doivent avoir tendance à se réduire.
ANNEXE 6
MARCHES COMPRIS ENTRE
4000 € HT ET 14 999 € HT
PRINCIPES
Le seuil des marchés à procédures adaptés passe à compter du 11/12/2011 de 4000 € HT à 15 000 € HT ; Il est
cependant précisé que lorsque le marché est passé sans publicité ni mise en concurrence, l'acheteur public doit
veiller à choisir une offre répondant de manière pertinente au besoin, à faire une bonne utilisation des deniers
publics et à ne pas contracter systématiquement avec un même prestataire lorsqu'il existe une pluralité d'offres
potentielles susceptibles de répondre aux besoins.
La procédure adaptée retenue dans cette tranche de commande consiste en une mise en
concurrence avec l’envoi à au moins trois fournisseurs une demande de devis via la fiche de besoin.
COMMENT PROCEDER ?
estimer les besoins
établir un cahier des charges techniques neutre en utilisant le fiche de besoins correspondante (cf. en
annexe 17)
déterminer les critères de choix et leur pondération pour le choix de l’offre
envoyer la fiche de besoins au service Marchés Publics pour validation
envoyer la fiche de besoins à au moins à trois prestataires,
analyser et classer les offres et négocier impérativement choisir la meilleure offre en formalisant l’analyse
et établir la proposition de commande informer les entreprises non retenues.
notifier le marché par bon de commande adapté.
FAUT-IL ABSOLUMENT UN CAHIER DES CHARGES ?
NON. Il s’agit de décrire précisément la prestation attendue et les modalités de choix du titulaire.
QUI CONSULTER ?
Les services doivent prendre connaissance des fournisseurs déjà référencés sur le segment d’achat
recherché. Par ailleurs, un dossier sera adressé à toutes les entreprises qui en feront la demande.
QUEL EST LE DELAI DE REMISE DES OFFRES?
La jurisprudence s’arrête sur un « délai raisonnable ». Aussi, la CCI choisit le délai minimum de 7
jours à compter de la date d’envoi de la fiche de besoins.
LE PIEGE A EVITER :
Donner à une entreprise des informations susceptibles de l'avantager. Il s'agit de favoritisme.
ANNEXE 7
MARCHES COMPRIS
Entre 15 000 € HT ET 134 000 € HT pour les marchés de
services et de fournitures
Entre 15 000€ HT et 5 186 000€ HT pour les marchés de travaux
La procédure adaptée retenue dans cette tranche de commande consiste en une mise en
concurrence avec une publication sur la plateforme de dématérialisation, sur le site du BOAMP et
au-delà de 89 999 € HT sur le BOAMP papier.
COMMENT PROCEDER ?
Outre l’estimation et la rédaction des besoins qui incombe au service demandeur, l’ensemble de la
procédure est pilotée par le service Marchés Publics
présentation du besoin au service Marchés Publics via la fiche de présentation (cf. annexe 1)
rédiger un dossier de consultation des entreprises (DCE)
publier un avis d'appel public à concurrence
(+ BOAMP papier pour les marchés égaux ou
supérieurs à 90 000€ HT)
envoyer le DCE à tout candidat déclaré
après la date limite de remise des offres : analyser (candidatures et offres), classer les
offres et négocier
demander les attestations fiscales et sociales au candidat retenu (NOTI1)
informer les entreprises non retenues (lettre type annexe 2)
notifier le marché 7 jours après la lettre aux entreprises non retenues.
QUE COMPREND LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES ?
Il est constitué au m inimum d'un règlement de consultation, d'un acte d'engagement, et des pièces
complémentaires tels que CCAP, CCTP ou CCP.
DEMATERIALISATION
Le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.
Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'un montant supérieur
à 90 000 euros HT, les candidatures et les offres sont transmises par voie électronique.
Pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de
recevoir les documents transmis par voie électronique.
LE PIEGE A EVITER :
ANNEXE 8
MARCHES D’UN MONTANT SUPERIEUR EGAL ou SUPERIEUR à 134 000 € HT
pour les fournitures et services et 5 186 000€ HT pour les marchés de travaux
Le montant supérieur est modifié régulièrement par décret, pour 2014, il est de 134 000 € HT pour les
fournitures et services et de 5 186 000€ HT pour les travaux.
La procédure formalisées retenue dans cette tranche de commande consiste en une mise en
concurrence avec une publication sur la plateforme de dématérialisation, le BOAMP papier et le
JOUE.
QUELLES SONT LES DIFFERENTES PROCEDURES FORMALISEES
Les pouvoirs adjudicateurs passent leurs marchés et accords-cadres selon les procédures
formalisées suivantes :
1° Appel d’offres ouvert ou restreint ;
2° Procédures négociées, dans les cas prévus par l’article 35 ;
3° Dialogue compétitif, dans les cas prévus par l’article 36 ;
4° Concours, défini par l’article 38 ;
5° Système d’acquisition dynamique, défini par l’article 78.
COMMENT PROCEDER ?
Outre l’estimation et la rédaction des besoins qui incombe au service demandeur, l’ensemble de la
procédure est pilotée par le service Marchés Publics
présentation du besoin au service Marchés Publics via la fiche de présentation (cf. Annexe 18)
rédiger un dossier de consultation des entreprises (DCE)
publier un avis d'appel public à concurrence
envoyer le DCE à tout candidat déclaré
après la date limite de remise des offres : analyser (candidatures et offres), classer les offres
passage en Commission Consultative des Marchés pour avis
passage à l’Assemblée Générale pour autoriser le Président à signer
demander les attestations fiscales et sociales au candidat retenu (NOTI1)
informer les entreprises non retenues (lettre type annexe 2)
notifier le marché 11 jours après la lettre aux entreprises non retenues.
QUE COMPREND LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES ?
Il est constitué au m inimum d'un règlement de consultation, d'un acte d'engagement, le bordereau des
prix et des pièces complémentaires tels que CCAP, CCTP.
DEMATERIALISATION
Le pouvoir adjudicateur peut imposer la transmission des candidatures et des offres par voie électronique.
Pour les achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d'un montant supérieur
à 90 000 euros HT, les candidatures et les offres sont transmises par voie électronique.
Pour les marchés d'un montant supérieur à 90 000 euros HT, le pouvoir adjudicateur ne peut refuser de
recevoir les documents transmis par voie électronique.
LE PIEGE A EVITER :
ANNEXE 9
PROCEDURE DE L’APPEL D’OFFRES OUVERT
Qu’est qu’un appel d’offre ?
Quelles sont les principales étapes ?
Publication de l’avis
d’appel public à la
concurrence
Envoi du dossier de consultation
entreprises qui en font la demande
aux
Analyse des documents et chiffrage de
l’offre par l’entreprise
Réponse à la CCICA sous forme d’une enveloppe
comprenant la candidature et l’offre
Ouverture de l’enveloppe par le
pouvoir adjudicateur
Réunion de la Commission qui rend un avis
Informations des
candidats non retenus
Signature du marché par le
Président après habilitation de
l’Assemblée générale ou du Bureau
Notification du marché
exécution
Le pouvoir adjudicateur (CCICA) attend 11 jours (en cas d’envoi dématérialisé des courriers sinon 16 jours en cas
d’envoi papier) entre l’envoi du courrier non retenu et retenu.
ANNEXE 10
PROCEDURE DU MARCHE NEGOCIE AVEC PUBLICITE ET MISE EN
CONCURRENCE
UTILISE POUR
1° Les marchés et les accords-cadres pour lesquels, après appel d'offres ou dialogue compétitif, il n'a été proposé
que des offres irrégulières ou inacceptables que le pouvoir adjudicateur est tenu de rejeter.
2° Les marchés et les accords-cadres de services, notamment les marchés de services financiers mentionnés au 6°
de l'article 29 et les marchés de prestations intellectuelles telles que la conception d'ouvrage, lorsque la prestation de
services à réaliser est d'une nature telle que les spécifications du marché ne peuvent être établies préalablement
avec une précision suffisante pour permettre le recours à l'appel d'offres ;
3° Les marchés et les accords-cadres de travaux qui sont conclus uniquement à des fins de recherche, d'essai,
d'expérimentation ou de mise au point sans finalité commerciale immédiate ;
4° Dans des cas exceptionnels, lorsqu'il s'agit de travaux, de fournitures ou de services dont la nature ou les aléas qui
peuvent affecter leur réalisation ne permettent pas une fixation préalable et globale des prix.
Publication d’un avis
d’appel public à
concurrence
Dépôt des candidatures avant la
date limite
Envoi des dossiers de consultation aux
candidats retenus
Le pouvoir adjudicateur établit la liste des
candidats admis à concourir
Candidats non admis
informés
Analyse des documents,
chiffrage de l’offre, remise du
dossier
Réception et analyse des
offres
Le PA engage des négociations (ne peut
être inférieur à 3)
Réunion de la CCM
pour avis
Candidats non retenus
informés
Signature du marché par le Président après
habilitation de l’Assemblée Générale
Notification du
marché
exécution
ANNEXE 11
LA REDACTION DU DOSSIER DE CONSULTATION
QUE COMPREND UN DCE ?
Le dossier de consultation des entreprises (DCE) est composé de plusieurs pièces :
un règlement de consultation
un acte d'engagement
des cahiers de clauses particulières
un détail des prix /bordereau des prix
des plans…
Selon la technicité et le prix des prestations à fournir, le DCE est plus ou moins étoffé
LE REGLEMENT DE CONSULTATION OU LETTRE DE CONSULTATION
Il s'agit du document qui fixe les modalités de candidature et de choix du titulaire. Il est le garant de
transparence de la procédure.
Ce document doit impérativement préciser :
l'objet du marché et son allotissement éventuel
les modalités de remise des offres (composition et présentation du dossier, date limite)
les règles de jugement des candidatures et des offres (voir critères de choix et pondération)
Ce document n’est pas contractuel.
L'ACTE D'ENGAGEMENT
Il s'agit du contrat qui lie le prestataire à la CCICA. Il précise notamment le prix des prestations et les
pièces contractuelles du marché. Seules les pièces citées dans l’acte d’engagement sont
contractuelles.
LE CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES
Il s'agit véritablement du cahier des charges de la prestation. Il précise à la fois les conditions
techniques et administratives d'exécution des prestations. Selon la procédure de consultation, le
cahier des charges peut être intégré à l'acte d'engagement ou bien être décomposé en différentes
pièces :
le cahier des clauses administratives particulières (CCAP)
le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) commun à tous les lots
le cahier des clauses techniques particulières spécifiques à chaque lot.
Il doit être cité dans l’acte d’engagement.
LE DETAIL DES PRIX
Il s'agit du document qui détaille les prix en fonction des principaux éléments de la prestation. Sa
consistance varie en fonction de l'importance du marché : d'un simple devis à une décomposition des
prix globale et forfaitaire (DPGF).
Sauf cas particulier, ce document n’est pas contractuel. Le prix de la prestation étant global et
forfaitaire. Mais pour les opérations complexes, il permet, le cas échéant, d’organiser des avenants.
LE PIEGE A EVITER :
L’acte d’engagement doit préciser spécifiquement le cahier des charges lié à l’opération.
ANNEXE 12
DELAIS MINIMAUX DE REMISE DES CANDIDATURES ET DES OFFRES
DES MARCHES DE LA CCICA
Procédures
(1) Délais
ordinaires
(2) Délais en
cas d’avis de
pré
information)
(3) Délais en
cas d’envoi de
l’avis d’appel
public à la
concurrence
par voie
électronique
(4) Délai en
cas d’accès
libre, direct et
complet aux
documents de
la consultation
par voie
électronique
Délais en cas
d’urgence
Procédures
adaptées
ouvertes
Procédures
ouvertes
Procédures restreintes
Offres art
(62 II du
CMP)
Procédures
négociées
avec publicité
préalable
Candidatures
art (art 65 III
du CMP)
Candidatures
et offres (art
28 du CMP (1)
Candidatures
et offres (art
57 II du CMP)
Candidatures
(art 60 II du
CMP)
Un délai
raisonnable
doit être laissé
en fonction du
montant et de
l’objet du
marché
52 jours
Dialogue compétitif
Candidatures
(art 67 II du
CMP)
37 jours
40 jours
37 jours
37 jours
22 jours
Pas de
réduction
possible
22 jours
Pas de
réduction
possible
Réduction de 7
jours aux
délais prévus
aux (1) et (2)
Réduction de 7
jours au délai
prévu au (1)
Pas de
réduction
possible
Réduction de 7
jours au délai
prévu au (1)
Réduction de 5
jours au délai
prévu au (1)
Pas de
réduction
possible
Réduction
de 5 jours
aux délais
prévus aux
(1) et(2)
Pas de
réduction
possible
Pas de réduction possible
Pas de
réduction
générale liée à
l’urgence
15 jours ou 10
jours si avis
envoyé par
voir
électronique
10 jours
15 jours ou 10
jours si avis
envoyé par
voir
électronique
Pas de réduction générale
liée à l’urgence
Offres
finales
art (67
VII du
CMP)
15 jours
Pas de réduction possible
Réduction de
7 jours au
délai prévu au
(1)
Cumul de
délais
possible
Cumul (3) et
(4) dans le cas
(1)
exclusivement
(1) CMP : Code des Marchés Publics
Pas de
réduction
possible
ANNEXE 13
L’EXECUTION DU MARCHE
QUE FAIRE EN CAS D'INCIDENT ?
En cas d'incident dans l'exécution d'un marché, il est impératif de notifier au service marché publics les
raisons du mécontentement et d'appliquer les pénalités prévues dans les pièces du marché, elles sont
d’ordre public.
QUE FAIRE DANS LE CAS OU LE MARCHE A ETE EXECUTE ?
L'exécution définitive des prestations devra donner lieu à la notification d'un procès-verbal d'admission
des prestations. Cela constituera le point de départ du délai de garantie contractuelle ou
réglementaire.
LE PIEGE A EVITER
Il convient d'éviter absolument les habitudes de commande — même si un prestataire donne entière
satisfaction— et s'assurer au moins d'une mise en concurrence régulière si une mise en concurrence
systématique s'avérerait trop lourde à gérer. Il s'agit cependant de traiter autant que possible la
procédure en fonction des besoins annuels.
ANNEXE 14
LES EXCEPTIONS AU PRINCIPE DE PUBLICITE
ET DE MISE EN CONCURRENCE
QUELS SONT LES CAS DEROGATOIRES ?
Certains marchés peuvent être passés sans publicité préalable et sans mise en concurrence. Les
hypothèses sont expressément prévues par le code des marchés (article 28 et 35II).
Le marché est inférieur à 4000 € HT
Le marché qu’un seul fournisseur est capable d’exécuter : c’est le cas du fournisseur unique sur le marché
pour l’acquisition d’un matériel, produit ou service « non substituable », c’est à dire qui ne peut être
remplacé par aucun autre matériel, produit ou service que celui proposé par ce seul fournisseur (matériel
breveté, certains services de maintenance). Dans cette hypothèse, il est impératif de rapporter tout élément
de preuve (certificat d’exclusivité, brevet) justifiant le recours à ce prestataire unique.
Le marché complémentaire d’un précédent marché attribué après mise en concurrence et dont le montant
maximum doit être inférieur à 50 % de ce dernier. Les prestations de services et les marchés
complémentaires de travaux doivent être similaires. Le recours à un marché complémentaire suppose que
le marché initial soit éteint après paiement intégral de son prix. Si ce n’est pas le cas, le marché initial est
complété par avenants.
Le recours à l’U.G.A.P. : un simple bon de commande suffit l’U.G.A.P. réalise au préalable les modalités
de publicité et de mise en concurrence.
LES PIEGES A EVITER :
Pour les marchés auprès d’un fournisseur unique : croire abusivement qu’il n’existe qu’un seul fournisseur
sur le marché. Il est nécessaire de vérifier l’exclusivité de ce fournisseur et donc de rapporter la
preuve de l’absence d’autres fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de la CCICA.
Pour les marchés complémentaires : éviter que le montant additionné du marché initial et du
marché complémentaire ne modifie les obligations de procédure.
Attention à un surcoût excessif du fournisseur : vérifier les prix par rapport à l’état du marché. Eviter «
d’être pieds et poings liés ». La négociation n’est pas exclue.
Pour les marchés auprès de l’U.G.A.P., il faut éviter d’y recourir systématiquement et vérifier la
pertinence par rapport aux autres fournisseurs.
ANNEXE 15
Répartition du rôle de chaque intervenant dans le processus d’achat et
d’exécution des marchés.
Consultation et analyse des offres par les services
La direction/service demandeur est chargé d’estimer les besoins et d’élaborer une fiche de présentation du
marché, un bordereau des prix, un cahier des charges technique en décrivant la nature et l’étendue, la durée du
marché, et de proposer des critères de choix du prestataire et leur pondération
Le responsable des marchés, après avoir eu transmission des documents, est chargé, en fonction du montant
prévisionnel :
de définir la procédure
de rédiger les pièces administratives (le cas échéant)
de procéder aux mesures de publicité précitées
Le responsable des marchés est chargé de suivre la consultation (questions-réponses aux candidats), d’ouvrir les
plis et d’établir les tableaux d’analyse. Il effectue l’analyse administrative avant de transmettre les offres à la
direction/service demandeur.
La direction/service demandeur complète le tableau d’analyse technique et le transmet au responsable marchés
Le représentant du service demandeur est chargé de présenter l’analyse du marché à la Commission
Consultative des marchés lorsque la procédure est formalisée.
Le responsable des marchés est chargé des courriers aux candidats non-retenus selon les modalités prévues du
code des marchés publics et de la notification du marché.
La direction/ service demandeur est chargé de l’exécution et du suivi du marché. Il doit faire remonter au
responsable marché tout événement lié à l’exécution du marché :
Projet d’avenant
Pénalités
Litige
Difficulté voire liquidation du prestataire …
ANNEXE 16
RECEPTION DES OFFRES PAPIERS
Lorsqu’il est accepté la réception papier des offres, l’accueil doit :
réception en AR : l’accueil doit y indiquer la date et l’heure de réception du pli sur l’enveloppe et dépose les
plis dans la bannette Achat.
réception sans AR en main propre :
1. l’accueil doit prendre le récépissé de dépôt correspondant au marché que le service achat lui aura
transmis en amont,
2. indiquer son nom
3. mettre la date et l’heure de réception,
4. faire signer prestataire
5. coller ce récépissé sur l’enveloppe,
6. donner un double au déposant
7. mettre les plis dans la bannette Achat
ANNEXE 17
DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT DE FOURNITURES ET SERVICES
ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT
Référence du besoin :
Service concerné :
Identité acheteur :
Procédure de passation
Textes applicables : CCAG FCS
Objet et lieu d’exécution du besoin:
(description de la prestation).
Date prévisionnelle de commencement
des prestations:
Durée :
Prix :
Documents à remettre dans l’offre :
Critères de jugement des offres :
Date et nom du prescripteur : .... à compléter
.... à compléter
Chambre de Commerce et d’Industrie de Champagne
Ardenne
10 rue de Chastillon – CHALONS EN CHAMPAGNE
Marché à procédure adaptée art 28 III du Code des
Marchés Publics
.... à compléter
.... à compléter
.... à compléter
Les prix sont réputés complets, ils comprennent
notamment toutes les charges fiscales, parafiscales ou
autres frappant obligatoirement la prestation (livraison,
emballage, les éventuels frais de déplacement et
d’hébergement,).
La déclaration jointe en annexe datée et signée
La présente fiche signée et datée
L’offre du candidat
..... à compléter
Merci d’indiquer les pondérations
- Les règlements de ce marché se feront par virement
Règlement administratif :
Renseignement technique :
Date limite
de réponse :
Pénalités de retard :
Résiliation :
Adresse de remise de l'offre :
Date et signature du prestataire
bancaire 30 jours à réception de la facture conformément
au décret n° 2008- 408 du 28 avril 2008 modifiant le décret n°
2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du
délai maximum de paiement dans les marchés publics. Le
taux des intérêts moratoires est égal au taux d'intérêts de
la principale facilité de refinancement appliquée par la
Banque centrale européenne à son opération de
refinancement principal la plus récente effectuée avant le
premier jour de calendrier du semestre de l'année civile
au cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à
courir, majoré de huit points.
- Vous voudrez bien faire parvenir au service demandeur,
par tout moyen à votre convenance, l’attestation sur
l’honneur justifiant que votre entreprise est à jour de ses
obligations fiscales et sociales au 31 décembre de
l’année précédente.
Indiquer le téléphone ou adresse mail : .... à compléter
Le ………. avant …… heures dernier délai, les offres
arrivant après ce délai ne seront pas prises en compte....
à compléter
Par dérogation au CCAG FCS, une pénalité forfaitaire
de …. sera appliquée en cas de …..... à compléter
Application du CCAG FCS
Par mail ou par courrier.... à compléter
CCAG FCS : cahier des clauses administratives générales de fournitures courantes et services
DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES
ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT
Service concerné :
Textes applicables : CCAG PI
des prestations:
Durée :
Prix :
.... à compléter
Ardenne
Marché à procédure adaptée art 28 III du Code des Marchés
Publics
.... à compléter
.... à compléter
.... à compléter
d’hébergement,).
..... à compléter
Date limite
de réponse :
Résiliation :
2002-232 du 21 février 2002 relatif à la mise en œuvre du délai
maximum de paiement dans les marchés publics. Le taux des
intérêts moratoires est égal au taux d'intérêts de la
principale facilité de refinancement appliquée par la
premier jour de calendrier du semestre de l'année civile au
cours duquel les intérêts moratoires ont commencé à
obligations fiscales et sociales au 31 décembre de l’année
précédente.
arrivant après ce délai ne seront pas prises en compte.... à
compléter
Par dérogation au CCAG PI, une pénalité forfaitaire de ….
Sera appliquée en cas de ….
Application du CCAG PI
CCAG PI : cahier des clauses administratives générales de prestations intellectuelles
DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT DE TRAVAUX ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT
Service concerné :
Textes applicables : CCAG TRAVAUX
des prestations:
Durée :
Prix :
.... à compléter
Ardenne
Publics
.... à compléter
.... à compléter
.... à compléter
d’hébergement,).
..... à compléter
Date limite
de réponse :
Résiliation :
précédente.
compléter
Par dérogation au CCAG TRAVAUX, une pénalité
forfaitaire de …. Sera appliquée en cas de ….
Application du CCAG TRAVAUX
CCAG TRAVAUX : cahier des clauses administratives générales de travaux
DOCUMENT A REMPLIR POUR UN ACHAT OU PRESTATION INFORMATIQUES
ENTRE 4000€ HT ET 14 999€ HT
Service concerné :
Textes applicables : CCAG TIC
des prestations:
Durée :
Prix :
.... à compléter
Ardenne
Publics
.... à compléter
.... à compléter
.... à compléter
d’hébergement,).
..... à compléter
Date limite
de réponse :
Résiliation :
courir, majoré de sept points.
précédente.
compléter
Par dérogation au CCAG TIC, une pénalité forfaitaire de ….
Sera appliquée en cas de ….
Application du CCAG TIC
CCAG TIC : cahier des clauses administratives générales des techniques de l’information et de la
communication
DECLARATION SUR L’HONNEUR
(à mettre en annexe de la fiche de besoin)
Objet du besoin:
Candidat :
Je soussigné (nom, prénoms, qualité) : ...............................................……………………
Représentant la société :..........................................................................................……
Adresse du siège social ou de l’agence :…………………………………………………………………………………………………………
…………………………
- Fax ………………………
N°SIRET de la société :…………………………………………………
Le candidat individuel ou chaque membre du groupement déclare sur l’honneur, en application des articles 43 et 44 du code
des marchés publics et des articles 8 et 38 de l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par
certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics :
Le candidat individuel, ou chaque membre du groupement, déclare sur l’honneur :
a) Condamnation définitive :
- ne pas avoir fait l'objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation définitive pour l'une des infractions prévues aux articles
222-38, 222-40, 225-1, 226-13, 313-1 à 313-3, 314-1 à 314-3, 324-1 à 324-6, 413-9 à 413-12, 421-1 à 421-2-3, au deuxième
alinéa de l'article 421-5, à l'article 433-1, au second alinéa de l'article 433-2, au huitième alinéa de l'article 434-9, au second alinéa
de l'article 434-9-1, aux articles 435-3, 435-4, 435-9, 435-10, 441-1 à 441-7, 441-9, 445-1 et 450-1 du code pénal, à l'article 1741
du code général des impôts, aux articles L. 2339-2 à L. 2339-4, L. 2339-11-1 à L. 2339-11-3 du code de la défense et à l’article L.
317-8 du code de la sécurité intérieure, ou pour une infraction de même nature dans un autre Etat de l’Union européenne ;
- ne pas être exclu des marchés publics, à titre de peine principale ou complémentaire prononcée par le juge pénal, sur le
fondement des articles 131-10 ou 131-39 du code pénal ;
b) Lutte contre le travail illégal :
- ne pas avoir fait l'objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les
infractions mentionnées aux articles L. 8221-1, L. 8221-3, L. 8221-5, L. 8231-1, L. 8241-1 , L. 8251-1 et L. 8251-2 du code du
travail, ou pour des infractions de même nature dans un autre Etat de l’Union européenne ;
- pour les contrats administratifs, ne pas faire l’objet d’une mesure d’exclusion ordonnée par le préfet, en application des articles
L. 8272-4, R. 8272-10 et R. 8272-11 du code du travail ;
c) Obligation d’emploi des travailleurs handicapés ou assimilés : pour les marchés publics et accords-cadres soumis au code des
marchés publics, être en règle, au cours de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la consultation, au
regard des articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail concernant l’emploi des travailleurs handicapés ;
d) Liquidation judiciaire : ne pas être soumis à la procédure de liquidation judiciaire prévue à l’article L. 640-1 du code de
commerce, ne pas être en état de faillite personnelle en application des articles L. 653-1 à L. 653-8 du même code, et ne pas faire
l’objet d’une procédure équivalente régie par un droit étranger ;
e) Redressement judiciaire : ne pas être admis à la procédure de redressement judiciaire instituée par l'article L. 631-1 du code
de commerce ou à une procédure équivalente régie par un droit étranger, ou justifier d’une habilitation à poursuivre ses activités
pendant la durée prévisible d'exécution du marché public ou de l’accord cadre ;
f) Situation fiscale et sociale : avoir, au 31 décembre de l'année précédant celle au cours de laquelle a lieu le lancement de la
consultation, souscrit les déclarations lui incombant en matière fiscale et sociale et acquitté les impôts et cotisations exigibles à
cette date, ou s’être acquitté spontanément de ces impôts et cotisations avant la date du lancement de la présente consultation ou
avoir constitué spontanément avant cette date des garanties jugées suffisantes par le comptable ou l’organisme chargé du
recouvrement ;
g) Marchés de défense et de sécurité :
- ne pas avoir été sanctionné par la résiliation de son marché et ne pas avoir vu sa responsabilité civile engagée depuis moins
de cinq ans, par une décision de justice définitive, pour méconnaissance de ses engagements en matière de sécurité
d'approvisionnement ou de sécurité de l'information, ou avoir entièrement exécuté les décisions de justice éventuellement
prononcées à son encontre et établir, par tout moyen, que son professionnalisme ne peut plus être remis en doute ;
- avoir la fiabilité nécessaire pour éviter des atteintes à la sécurité de l'Etat ;
h) Egalité professionnelle entre les femmes et les hommes :
- ne pas avoir fait l'objet, depuis moins de cinq ans, d'une condamnation inscrite au bulletin n° 2 du casier judiciaire pour les
infractions mentionnées à l’article L. 1146-1 du code du travail ;
- avoir, au 31 décembre de l’année précédant celle au cours de laquelle a lieu de lancement de la consultation, mis en œuvre
l’obligation de négociation prévue à l’article L. 2242-5 du code du travail ou, à défaut, avoir réalisé ou engagé la régularisation de
cette situation à la date de la soumission ;
i) que les renseignements fournis, sont exacts.
A ………………………, le …………………………..
Signature et cachet candidat,
ANNEXE 18
FICHE DE PRESENTATION
TITRE DU MARCHE
1) Contexte de l’opération
2) Objet du marché
La présente consultation a pour objet …………………
3) Forme du marché :
A bon de commande :
A tranche :
Alloti :
Variantes :
Prestations supplémentaires éventuelles :
4) Durée de l’opération
La durée est de …..
Date prévisionnelle de notification :
5) Budget estimatif en €HT :
6)
Financement du marché :
7) Critères de jugement proposés:
8) Planning prévisionnel :
ANNEXE 19
GLOSSAIRE
A
AAPC
Avis d’Appel Public à la Concurrence (synonyme = avis de marché) : avis publié par l’administration pour
informer les entreprises de la passation d’un ou de plusieurs marchés. C’est le document d’information
initial qui marque le lancement des procédures reposant sur une mise en concurrence. Peut revêtir la
forme électronique
Accord-cadre
Un «accord-cadre» est un accord conclu entre un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs (l'Etat, les
collectivités territoriales, les organismes de droit public, les associations formées par les collectivités
territoriales ou par des organismes de droit public) et un ou plusieurs prestataire de services ayant pour
objet d'établir les termes régissant les marchés à passer au cours d'une période donnée, notamment en ce
qui concerne les prix et, le cas échéant, les quantités envisagées.
Accord sur les marchés publics : Accord entré en vigueur le 1er janvier 1981 dans le cadre de
l’Organisation mondiale du commerce (OMC). Cet accord vise à ouvrir les marchés publics à la
concurrence internationale. Les directives marchés publics tiennent compte de cet accord.
Acheteur public
Un acheteur public est une personne de droit public (Etat, collectivités territoriales, établissements publics)
relevant du Code des Marchés Publics pour la passation de marchés de services, de travaux ou de
fournitures.
AE : Acte d'Engagement - document issu du DCE - à remplir par l'entreprise.
AMO (Assistance à Maîtrise d'Ouvrage)
L'Assistance à Maîtrise d'Ouvrage est un contrat selon lequel un maître d'ouvrage public fait appel aux
services d'une personne publique ou privée pour faire les études nécessaires à la réalisation d'un projet.
Appel d'offres - AO
L'Appel d'Offres est la procédure par laquelle la personne publique choisit l'offre économiquement la plus
avantageuse (sur des critères variables selon l'objet du marché, notamment le coût d'utilisation, la valeur
technique, le délai d'exécution, les qualités esthétiques et fonctionnelles, la rentabilité, le service aprèsvente et l'assistance technique, la date et le délai de livraison, le prix des prestations), sans négociation et
sur la base de critères objectifs préalablement portés à la connaissance des candidats.
Ils existe deux formes d’Appel d’Offres :
- L'appel d'offres est dit "ouvert" lorsque tout candidat peut remettre une offre.
- L'appel d'offres est dit "restreint" lorsque seuls peuvent remettre des offres les candidats qui y ont été
autorisés après sélection.
B
BOAMP : Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics - organisme de publication officiel :
http://www.journal-officiel.gouv.fr
C
Candidat : Entreprise ayant le droit de déposer une offre sur une consultation dont la procédure est
restreinte.
CAO : Commission d'Appel d'Offres
CCAG :Cahier des Clauses Administratives Générales : document contractuel d’un marché public qui n’est
jamais fourni dans le DCE et qui décrit les conditions administratives générales d’exécution des prestations
(équivalent des conditions générales d’achat).
http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/cahi_clau_2.html
CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières : document contractuel d’un marché public qui
est fourni dans le DCE et qui décrit les conditions administratives particulières d’exécution des prestations
(conditions d’exécution des prestations, conditions de règlement (avances, acomptes, délai de paiement),
conditions de vérification des prestations, de présentation des sous-traitants, etc.) à signer par la personne
publique et le co-contractant.
CCTG : Cahier des Clauses Techniques Générales fixe les dispositions techniques applicables à toutes les
prestations d’une même nature
http://www.colloc.minefi.gouv.fr/colo_struct_marc_publ/cahi_clau_3.html
CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières : document contractuel d’un marché public qui est
fourni dans le DCE et qui décrit les conditions techniques particulières d’exécution des prestations, à
signer par la personne publique et le co-contractant
CMP : Code des Marchés Publics
Codes CPV "Vocabulaire commun pour les marchés publics" :Nomenclature européenne utilisée pour
décrire les activités et produits dans le cadre des marchés publics européens.
Concours : Procédure permettant au pouvoir adjudicateur de sélectionner et d'acquérir un plan ou un
projet après mise en concurrence avec ou sans attribution de primes. Les principaux domaines concernés
par les concours sont l'aménagement du territoire, l'urbanisme, l'architecture, l'ingénierie et le traitement
des données.
CSSI : Coordinateur en matière de Sécurité en Système Incendie
CT : Contrôleur Technique
Clé : Les plis déposés par les entreprises sont conservés chiffrés - donc illisibles - jusqu'à la commission
d'appel d'offres. La clé permet l'ouverture et la lecture du pli : elle est conservée en lieu sûr jusqu'à la CAO
et ne peut être lue que par le président de CAO. Concrètement, la clé est un mot de passe complexe et
long, également appelée " passphrase " (par extension du mot " mot de passe ").
Clôture d'une consultation : Action d'un acheteur nomade ayant pour effet d'interdire toute nouvelle
action sur la consultation : le retrait de DCE et le dépôt de plis pour les entreprises, préparation d'un
nouveau cycle, ... Cette action met un terme définitif à la consultation, qui ne peut plus être réouverte sur
un nouveau cycle même si la procédure le permet (marché négocié).
Commission : Assemblée délibérative concernant une consultation - autre terme : CAO. (Commission
d’Appel d’Offres)
CR : Cadre de Réponse - document contenu dans le DCE - destiné à être rempli par l'entreprise.
CSE : Certificat de Signature Electronique, fichier electronique utilisé pour signer et chiffrer les documents
et réponses « dématérialisés ». (La loi du 13 mars 2000 reconnaît à la signature électronique la même
force probante qu’une signature manuscrite.)
D
DC : Dialogue Compétitif : Utilisé pour des motifs d’ordre technique ou financier, lorsque la personne
publique définit un programme fonctionnel détaillé, sous la forme d’exigences de résultats vérifiables à
atteindre ou de besoins à satisfaire.
DCE : Dossier de Consultation des Entreprises : dossier délivré par l’administration dans le cadre de la
passation d’un marché public qui comprend l’ensemble des documents qui seront contractuels, un
règlement de la consultation qui explique les règles de la procédure ainsi que tout autre document utile à
la compréhension de la consultation.
Le DCE est transmis à toutes les entreprises qui le demandent dans les procédures ouvertes
Le DCE est transmis uniquement aux candidats sélectionnés au vu de leur dossier de candidature dans les
procédures restreintes et les procédures de marchés négociés (article 35 CMP).
DELAI DE PAIEMENT : Pour les marchés publics le délai global de paiement ne peut excéder 45 jours. A
défaut, le paiement d’intérêts moratoires est dû au titulaire.
DO : Dommages ouvrage
Dématérialisé : Terme appliqué à un document dont la forme physique est "électronique" (par opposition à
"papier").
E
EA = Entité adjudicatrice : celle-ci est un pouvoir adjudicateur (voir même rubrique) qui exerce une
activité d’opérateur de réseaux (principalement exploitation des réseaux d’eaux, d’énergie et de transports)
Empreinte: C'est un résumé d'un fichier obtenu par calcul : elle se présente sous la forme d'une chaîne de
caractères hexadécimaux, de taille restreinte (moins de 1 Ko) et fixe (pour un algorithme de génération
d'empreinte donné). Elle permet tout à la fois de garantir l'intégrité d'un fichier transféré et de s'affranchir
des temps de transfert de fichiers volumineux sur Internet. Dans le cas du pli double, deux empreintes sont
calculées.
Etat de la consultation :
4 états sont possibles :
- Consultation en préparation (ou inactive) : elle a été créée mais n'est visible que des acheteurs
- Consultation en ligne (ou ouverte ou active) : le DCE est présent et peut être retiré
- Consultation fermée (ou hors ligne) : les avis sont affichés mais le DCE ne peut pas être retiré et les plis
ne peuvent pas être déposés
- Consultation close (ou terminée) : visible uniquement par les acheteur
F
Fournisseur
Organisme qui fournit un produit au client (par exemple : un distributeur, un organisme de service, un
producteur, etc.).
Dans une situation contractuelle, le fournisseur peut être dénommé "titulaire du contrat" ou « opérateur
économique ».
I
Intérêts moratoires : Majoration automatique, en pourcentage, des sommes à verser au titulaire d’un
marché par la personne publique lorsqu’elle ne respecte pas le délai contractuel ou réglementaire de
paiement.
J
JOUE :Journal Officiel de l'Union Européenne - organe de publication européen. Journal Officiel européen
comprenant une partie dédiée à la publication des avis d’appel public à la concurrence des marchés d’un
niveau européen. Il existe une version papier et une version électronique consultable sur le site
www.simap.eu.int
L
LCE : Lettre de Consultation des Entreprises
M
Maître d'œuvre
Le maître d'œuvre est la personne physique ou morale qui, pour sa compétence technique, est chargée
par la personne responsable du marché de concevoir, de diriger et de contrôler l'exécution des travaux et
de proposer leur réception et leur règlement ; si le maître d'oeuvre est une personne morale, il désigne une
personne physique qui a seule qualité pour le représenter, notamment pour signer les ordres de service.
Maîtrise d'Oeuvre
La maîtrise d'oeuvre est chargée de définir la solution et les moyens techniques qu'elle devra mettre en
oeuvre pour réaliser, maintenir, voire exploiter le produit fini en conformité avec le cahier des charges
établi par la maîtrise d'ouvrage ; elle est responsable du respect des standards techniques de nature
informatique et de la pérennité des produits livrés.
Maîtrise d'Ouvrage
La maîtrise d'ouvrage est le donneur d'ordre pour lequel le produit fini sera réalisé ; elle est chargée de
formaliser l'expression de besoins ainsi que les normes métiers et les dispositions qualité qui devront être
appliquées, de contrôler la conformité des livrables remis par la maîtrise d'oeuvre dans le respect du cahier
des charges ; elle assure la préparation des services à recevoir l'application
MAPA
Marché A Procédure Adaptée
Marchés de fournitures
Les marchés publics de fournitures ont pour objet l'achat, la prise en crédit-bail, la location ou la locationvente de produits ou matériels (exemple : mobilier, papier, imprimante, etc.)
Marchés de services
Sont des marchés de services, les marchés ayant pour objet la réalisation de prestations de services
(exemple : assurances, expertises, prestations intellectuelles, formation, conseils, etc.)
Marchés de travaux
Les marchés publics de travaux ont pour objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil à
la demande d'une personne publique exerçant la maîtrise d'ouvrage.
MOP
Maîtrise d'ouvrage publique
Modification d'une consultation : Action d'un acheteur, permettant de modifier la définition d'une
consultation, avant son ouverture.
O
Offre inappropriée Se dit d’une offre qui apporte une réponse sans rapport avec le besoin exprimé
Offre inacceptable Se dit d’une offre supérieure à la valeur estimée du marché
Offre irrégulière Se dit d’une offre qui, bien que répondant au besoin du PA ou de l’EA, est incomplète ou
ne respecte pas les exigences formulées dans la publicité ou le DCE.
Ouverture d'une Consultation : Action d'un acheteur nomade, ayant pour effet de permettre le retrait de
DCE, et éventuellement le dépôt de plis, sur une consultation.
Opération
L'opération de travaux, au sens du code, est un ensemble de travaux qui, en considération de leur objet,
des procédés techniques utilisés ou de leur financement ne peuvent être dissociés et que le maître
d'ouvrage a décidé d'exécuter dans une même période de temps et sur une zone géographique donnée.
OPC : Ordonnancement et Pilotage de Chantier
Option : Les options constituent des prestations susceptibles de s’ajouter, sans remise en concurrence,
aux prestations commandées de manière ferme dans le cadre du marché. Il peut s’agir de marchés de
prestations similaires (article 35-II-6° du code des marchés publics), de marchés à tranches conditionnelles
(article 72 du code) (cf. CE, 15 juin 2007, 299391, Ministre de la Défense), ou de marchés reconductibles
P
PA = Pouvoir adjudicateur : le pouvoir adjudicateur est la collectivité/Etablissement public. C’est donc
une personne morale. La personne compétente au sein de la collectivité pour signer le marché et engager
contractuellement l’administration est la représentante du PA. Elle est en outre responsable de la mise en
œuvre des procédures de passation et d’exécution des marchés.
Pli : Selon le type de procédure, il existe deux types de pli :
· le pli double, constitué d'une candidature et d'une offre (cas de l'appel d'offre ouvert et du concours
ouvert). Un pli double est composé de deux fichiers.
· le pli simple, constitué d'une candidature ou d'une offre. Un pli simple est un fichier unique. Ce peut être
un document (un seul fichier Word par exemple) ou un ensemble de documents regroupés en un seul
fichier sous la forme d'un fichier .zip.
Position d'une entreprise vis à vis d'une consultation : - Candidature possible : l'entreprise peut déposer sa
candidature et/ou son offre
- Dossier de consultation retiré : l'entreprise a retiré le DCE
- Candidature déposée : l'entreprise a déposé une candidature
- Candidature retenue : l'entreprise est sélectionnée pour déposer son offre
- Offre déposée : l'entreprise a déposé son offre
- Offre retenue : l'entreprise est sélectionnée (attribution du marché)
PP : Personne Publique
Prestations éventuelles supplémentaires (PSE): Le manuel d'application du code des marchés publics
2006 ne définit pas explicitement l'option mais se contente de distinguer la PSE de la variante. Selon le
manuel, la distinction existant entre la variante et la PSE ne porte pas sur le fond, elle repose sur la
personne qui est à l’origine de cette forme d’offre. Il s’agit d’une PSE si c’est une demande du pouvoir
adjudicateur et d’une variante lorsqu’il s’agit d’une proposition du candidat
Procédure ouverte : Procédure attachée à une consultation, ne comprenant qu'un seul cycle
"ouverture/fermeture".
Procédure restreinte : Procédure attachée à une consultation, comprenant deux cycles
"ouverture/fermeture" ou plus, le premier pour les candidatures, les suivants pour les offres.
R
RC : Règlement de la Consultation - document issu du DCE. Il fixe les règles particulières de la
consultation.
Registre : Document électronique contenant la trace des actions des entreprises vis à vis des
consultations.
Il existe 2 types de registres :
- registre des retraits : contenant les traces des retraits de DCE par les entreprises
- registre des dépôts : contenant les traces des dépôts de plis par les entreprises.
T
Titulaire : Personne physique ou morale à qui un marché public a été attribué et notifié pour exécution. Il
est le cocontractant de la personne publique.
V
Variante : Proposition alternative à la solution de base retenue dans le cahier des charges

Guide des procedures - achats et marches publics - CCI Haute

Transcription

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