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Profil Assistant Ingénieur Assistant de Projet et de Direction
BAP J - Fiche emploi-type de base J3X21
CNRS, concours COTOREP 2010
Mission :
La personne recrutée assurera à mi-temps la fonction d’assistant de la direction du laboratoire et à mi-temps
la fonction d’assistant de projet.
La mission est de :
- Recueillir et traiter dans le domaine administratif les informations nécessaires à la préparation des
décisions
- Suivre certains dossiers du directeur du laboratoire et gérer ses relations internes et externes.
- Coordonner les activités administratives liées à la gestion d’un ou plusieurs projets
Activités
Traiter les contacts du responsable (directeur ou chef de projet) : gestion du planning, des déplacements,
filtrage des interlocuteurs, transmettre en interne et externe les décisions et informations pertinentes
Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations nationales ou internationales
Assurer la circulation de l’information, communiquer avec les services et équipes du laboratoire et les
partenaires extérieurs.
Participer à l’instruction de dossiers complexes
Etablir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision et suivre les actions
Constituer et gérer un fonds documentaire
Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents
Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques
Prendre en charge les aspects administratifs et logistiques du pilotage de projet
Suivre les dépenses de missions et de commandes
Suivre l’emploi du personnel d’un projet
Compétences :
Maîtriser les méthodes de prise de notes
Savoir restituer et transmettre l’information orale et écrite sous forme de synthèse
Gérer la confidentialité des informations et des données
Connaissance générale des techniques de gestion administrative
Notions de base en gestion budgétaire et comptable et des techniques contractuelles
Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courant (traitement
de texte, tableur, présentation, etc…)
Maîtriser les outils de gestion et de communication informatique
Maîtriser les techniques de communication
Notions de base en droit privé et/ou public
Notions de base en technique de management du personnel
Anglais niveau 2 écrit et oral
Contexte :
Le laboratoire est spécialisé dans le développement d’ensembles optico-mécaniques destinés à
l’astronomie, ensembles montés soit dans des télescopes terrestres, soit dans des satellites.
L’Assistant de Projet et de Direction est rattaché administrativement au Service Qualité et Soutien aux
Projets du laboratoire.