Reference Manager - Institut universitaire de gériatrie de Montréal

Transcription

Institut universitaire de gériatrie de Montréal
Marie-Josée Leboeuf
Formation à l’utilisation du logiciel
Reference Manager
Mai 2002
© Groupe de recherche Université de Montréal – Université McGill
sur les services intégrés pour les personnes âgées
© Groupe de recherche Université de Montréal – Université McGill sur les services intégrés pour les personnes âgées
Table des matières
Module 1 : Généralités.....................................................................................................................................2
Introduction....................................................................................................................................... 2
Qu'est-ce que Reference Manager? ......................................................................................................... 2
Version du logiciel................................................................................................................................... 2
Plan d’ensemble de la formation ............................................................................................................. 3
Droits d'accès aux bases de données........................................................................................................ 3
Fenêtres d’affichage.......................................................................................................................... 4
Fenêtre d’affichage des bases de données ........................................................................................ 4
Barre d’outils de la fenêtre d’affichage des bases de données................................................................. 4
Partie supérieure de la fenêtre d’affichage............................................................................................... 5
Menu contextuel de l’édition d’une notice .............................................................................................. 6
Partie inférieure de la fenêtre d’affichage................................................................................................ 7
Menu contextuel de la liste des notices ................................................................................................... 9
Touches de fonction du clavier ....................................................................................................... 10
Bibliographie................................................................................................................................... 11
Imprimer une bibliographie abrégée...................................................................................................... 11
Générer une bibliographie complète...................................................................................................... 11
Personnalisation des options d'affichage ........................................................................................ 12
Personnaliser l'affichage de l'édition des notices (partie supérieure de la fenêtre) ................................ 12
Personnaliser l’affichage de la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre) ................................... 13
Module 2 : Bases de données et index de notices.........................................................................................15
Gestion documentaire : une ou plusieurs bases de données?.......................................................... 15
Index de notices : ce n'est pas une base de données, mais….......................................................... 16
Ouverture d’une base de données existante .................................................................................... 17
Base de données de la version actuelle du logiciel ................................................................................ 17
Base de données d’une ancienne version du logiciel............................................................................. 17
Fermeture d’une base de données ................................................................................................... 17
Suppression d’une base de données................................................................................................ 18
Affichage des propriétés et statistiques d’une base de données ..................................................... 18
Création et définition d’une nouvelle base de données .................................................................. 18
Créer une base de données avec les options par défaut de Reference Manager .................................... 18
Créer une base de données avec des options personnalisées ................................................................. 19
Hausser le niveau de personnalisation de la base de données................................................................ 20
Copie ou déplacement de notices entre différentes bases de données ............................................ 21
Copier des notices avec la fonction Copy Between Databases.............................................................. 21
Copier ou déplacer des notices en utilisant le glisser-coller.................................................................. 22
Modification des options de la base de données............................................................................. 22
Modifier les types de notices et les champs pour chacun d'eux............................................................. 22
Changer l’ordre de tri par défaut ........................................................................................................... 22
Autres options modifiables .................................................................................................................... 23
Module 3 : Repérage de notices bibliographiques ......................................................................................25
Interfaces de recherche ................................................................................................................... 25
Fonction Quick Retrieval de la fenêtre Term Manager .................................................................. 25
Fenêtre Search................................................................................................................................. 25
Barre d'outils spécifiques à la fenêtre Search ................................................................................. 26
Section pour composer la requête dans la fenêtre Search............................................................... 27
Consultation de la liste déroulante des termes d’un champ............................................................ 27
Copier un terme à partir de ces listes plutôt que de le taper .................................................................. 28
Visualisation des notices résultant d'une requête............................................................................ 28
Visualiser les résultats de recherche dans les bases de données locales ................................................ 28
Fermer l'onglet Retrieved....................................................................................................................... 29
Visualiser les résultats de recherche dans les bases distantes via Internet............................................. 29
Sauvegarde des notices résultant d'une requête .............................................................................. 29
Copier les notices dans une autre base de données................................................................................ 29
Enregistrer les résultats sous un autre nom............................................................................................ 30
Sauvegarde et réutilisation des stratégies de recherche .................................................................. 30
Exécution des requêtes sur un index de notices.............................................................................. 30
Interrogation des bases de données PubMed .................................................................................. 30
Utiliser l'interface de recherche de RefMan : repérage direct des notices ............................................. 31
Utiliser l'interface de recherche de PubMed : exportation et importation des notices ........................... 31
Interroger la base de données MEDLINE dans OVID ................................................................... 32
Procédure à suivre pour télécharger des notices de Medline dans OVID vers RefMan : ...................... 32
Interrogation des bases de données des sites Z3950....................................................................... 33
Ajouter ou modifier des sites Z3950 ou des bases de données .............................................................. 34
Interrogation des bases de données ISI Web of Science................................................................. 35
Essai des serveurs de sites Z3950 ou ISI Web of Science.............................................................. 35
Syntaxe des requêtes ....................................................................................................................... 35
Personnalisation des options de recherche...................................................................................... 37
Modifier la liste déroulante des champs de la fenêtre Search................................................................ 37
Modifier l'ordre de tri des résultats........................................................................................................ 37
Options d'importation de notices d'un fichier texte balisé ..................................................................... 37
Téléchargement automatique ou non des notices d'Internet .................................................................. 38
Mettre en évidence les termes de recherche dans l'affichage des résultats ............................................ 38
Module 4 : Édition, importation et exportation de notices bibliographiques............................................................41
Fonctionnalités d'édition des notices bibliographiques .................................................................. 41
Sélectionner du texte ............................................................................................................................. 41
Déplacer ou copier du texte dans la même notice.................................................................................. 41
Couper, copier et coller du texte, dans la même notice ou dans une autre ............................................ 41
Éditer plusieurs notices en même temps pour déplacer, couper, copier et coller du texte entre elles.... 41
Copier du texte vers une ou plusieurs autres notices dans le même champ........................................... 42
Déplacer le contenu d'un champ vers un autre champ dans une ou plusieurs notices ........................... 43
Créer une nouvelle notice à partir d’une notice semblable déjà existante ............................................. 44
Modifier la typographie du texte : police, mise en évidence, caractères grecs et spéciaux ................... 45
Sélectionner un terme d'une liste pour le coller plutôt que de le taper .................................................. 45
Assigner automatiquement un Ref ID à une seule notice....................................................................... 47
Appliquer le correcteur orthographique................................................................................................. 47
Insérer les coordonnées d'un fichier électronique.................................................................................. 47
Trier les noms d'auteurs ou les mots-clés dans une seule notice ........................................................... 48
Indexer automatiquement une notice..................................................................................................... 48
Détecter les doublons d'une notice ........................................................................................................ 48
Opérations de masse sur plusieurs notices en même temps............................................................ 49
Détection des doublons de plusieurs notices ......................................................................................... 49
Trier les mots-clés de plusieurs notices ................................................................................................. 50
Indexer automatiquement plusieurs notices........................................................................................... 50
Échange de listes de notices entre collègues : exportation et importation de notices..................... 50
Exporter des notices d'une base de données Refman vers un fichier texte balisé .................................. 51
Importer des notices d'un fichier texte balisé vers une base de données Refman .................................. 51
Visualiser les notices importées............................................................................................................. 52
Personnalisation des options d'édition, d'importation et d'exportation........................................... 53
Options d'assignation automatique ou non de Ref ID............................................................................ 53
Options de détection automatique ou non des doublons........................................................................ 53
Options d'indexation automatique des notices....................................................................................... 54
Option de tri automatique des mots-clés................................................................................................ 55
Options d'importation de notices d'un fichier texte balisé ..................................................................... 55
Pour connaître les règles de saisie manuelle de tous les champs.................................................... 56
Pour connaître les types de notices (documents), les champs et leur définition............................. 56
Module 5 : Listes de termes.................................................................................................................................58
Listes de termes : trois interfaces.................................................................................................... 58
Dictionnaire d'importation : Casing Term Dictionary .................................................................... 58
Ajouter un terme au Casing Term Dictionary........................................................................................ 58
Liste d'expressions ou de phrases répétitives : Phrase List............................................................. 59
Ajouter une expression ou phrase type répétitive dans la Phrase List................................................... 59
Copier-coller une expression ou phrase type de la Phrase List dans une notice éditée ......................... 59
Mots-clés, noms d'auteurs et de périodiques : Term Manager ....................................................... 59
Fonctionnement du Term Manager ....................................................................................................... 60
Fenêtre Term Manager.................................................................................................................... 60
Barre d’outils de la fenêtre Term Manager ........................................................................................... 61
Partie inférieure gauche de la fenêtre Term Manager............................................................................ 61
Partie inférieure droite de la fenêtre Term Manager.............................................................................. 62
Gestion des synonymes dans le Term Manager.............................................................................. 62
Ajouter des synonymes de noms d'auteurs et de mots-clés ................................................................... 62
Ajouter des synonymes de noms de périodiques ................................................................................... 63
Combiner des synonymes de noms d'auteurs et de mots-clés................................................................ 64
Combiner des synonymes de périodiques.............................................................................................. 64
Effacer un synonyme sans le supprimer de la liste de termes................................................................ 65
Supprimer un terme de la liste ............................................................................................................... 66
Détecter les termes inutilisés et les purger............................................................................................. 66
Glisser-coller des termes du Term Manager................................................................................... 66
Vers le champ d'une notice éditée ......................................................................................................... 67
Vers une ou plusieurs notices dans la liste des notices .......................................................................... 67
Vers un document de traitement de texte ouvert ................................................................................... 68
Vers la fenêtre Search pour composer une requête ............................................................................... 68
Personnalisation des options des listes de termes ........................................................................... 68
Déployer automatiquement des listes déroulantes de termes d'un champ ............................................. 68
Importer une liste de périodiques dans le Term Manager...................................................................... 69
Module 6 : Formats de sortie et Cite While You Write..........................................................................................71
Formats de sortie............................................................................................................................. 71
Ouvrir un format de sortie ..................................................................................................................... 71
Fenêtre d'affichage d'un format de sortie............................................................................................... 71
Créer un format de sortie ....................................................................................................................... 74
Copier les propriétés d'un champ dans un type de notice pour les coller dans d'autres types de notices75
Copier la définition d'un type de notice pour la coller à d'autres types de notices................................. 75
Sauvegarder un nouveau format de sortie créé à partir d'un format de sortie vierge ............................. 76
Sauvegarder un nouveau format de sortie créé à partir d'un format de sortie existant........................... 76
Pour en savoir plus sur la création de formats de sortie......................................................................... 76
Fonction Cite While You Write : différents modes de fonctionnement selon le traitement de texte77
Fonction Cite While You Write avec Word 97, 2000 ou XP ......................................................... 77
Commandes de CWYW ........................................................................................................................ 77
Formats des citations insérées dans le texte........................................................................................... 78
Insertion de notices bibliographiques .................................................................................................... 79
Insertion de citations.............................................................................................................................. 81
Formatage instantané des citations et génération d'une bibliographie ................................................... 82
Formatages ponctuels des citations et génération d'une bibliographie .................................................. 82
Éditer une citation formatée pour la personnaliser ................................................................................ 84
Éditer une citation formatée pour la supprimer ..................................................................................... 84
Personnaliser le format des citations temporaires non formatées .......................................................... 85
Pour en savoir plus sur la fonction CWYW........................................................................................... 85
Reference Manager
Module 1 : Généralités
Mai 2002
Formation à l’utilisation du logiciel Reference Manager - Module 1 : Généralités
Module 1 : Généralités
Introduction
Qu'est-ce que Reference Manager?
Reference Manager (Refman) est un logiciel de bases de données documentaires. Une base de
données est un ensemble d'enregistrements. Chaque enregistrement possède une série de
champs distincts qui contiennent les données.
Prenons par exemple la base de données pour les numéros de téléphone de la ville de
Montréal : chaque enregistrement devrait contenir des champs distincts permettant d'y
recueillir des données, telles que les numéros de téléphone, les noms des personnes ou
entreprises possédant ces numéros de téléphone, les coordonnées et caractéristiques de ces
personnes ou entreprises, etc. C'est grâce à cette base de données qu'on peut générer
automatiquement une liste imprimée de tous les numéros de téléphone de la ville de Montréal
(le bottin de la ville), qu'on peut faire une recherche rapide des coordonnées et numéros de
téléphone d'une personne ou d'une entreprise sur le site Internet « Canada 411 », etc.
Dans une base de données documentaire, chaque enregistrement correspond à une notice
bibliographique d'un document. Les champs de chaque enregistrement contiennent les
données du document, telles que ses auteurs, sa date de publication, son lieu de publication,
son éditeur, son titre, etc. Refman est donc un outil informatique permettant de gérer plus
efficacement ses ressources documentaires en les consignant dans une ou plusieurs bases de
données. Une fois montées, ces bases de données sont facilement alimentées et mises à jour et
elles permettent par la suite l'exécution rapide et efficace de plusieurs tâches documentaires
telles que :
•
L'importation d'une liste de notices bibliographiques provenant de collègues
•
Le téléchargement automatique de notices via Internet provenant de sources diverses
incluant PubMed
•
Le repérage des documents répondant à des critères de recherche spécifiques (auteur, sujet
du document, date, etc.)
•
La génération automatique de bibliographies, imprimées ou électroniques
•
L'insertion automatique de notices bibliographiques dans un fichier texte électronique
(traitement de texte Word ou Word Perfect)
Version du logiciel
Cette formation a d'abord été préparée avec le matériel de la version 9 de RefMan. Par la suite
des corrections ont été apportées pour tenir compte de certains ajouts et modifications de la
version 10.
2
Plan d’ensemble de la formation
Ce module fait partie d'un ensemble de 6 modules qui constituent de courts textes de
formation. Ils permettent de prendre connaissance des fonctionnalités du logiciel Reference
Manager et peuvent servir par la suite d'aide-mémoire. Ils ont été conçus aussi bien pour une
formation donnée en petits groupes que pour un apprentissage autodidacte :
Module 1 : Généralités (fenêtres d'affichage, menus et outils, menus contextuels, touches de
fonction clavier, bibliographie)
Module 2 : Bases de données et index de notices
Module 3 : Repérage de notices bibliographiques
Module 4 : Édition, importation et exportation de notices bibliographiques
Module 5 : Listes de termes
Module 6 : Fonction Cite While You Write et formats de sortie
Droits d'accès aux bases de données
Si vous partagez des licences d'utilisation d'un même logiciel avec d'autres personnes, vous
devez choisir le type de droit d'accès parmi les trois suivants lorsque vous ouvrez vos bases de
données, dans la fenêtre Open Reference Manager Database :
•
•
•
Read-Write Share (par défaut)
Read-Only Share
Read-Write Exclusive
Ces droits d'accès concernent uniquement les bases de données et non le logiciel lui-même.
Par conséquent, si chaque personne du groupe possède ses propres bases de données qu'il
sauvegarde dans son propre répertoire de dossiers, il est inutile de partager l'accès en mode
Share. À l'ouverture des bases de données personnelles, chaque personne pourra donc choisir
le droit d'accès Read-Write Exclusive qui permet l'utilisation de toutes les fonctionnalités du
logiciel sans restriction.
Cependant les personnes qui partagent l'accès aux mêmes bases de données sauvegardées dans
un même répertoire de dossiers devront choisir le droit d'accès approprié selon les tâches
qu'elles veulent accomplir :
•
Le droit d'accès Read-Only Share est le plus restrictif : il permet de consulter les bases de
données et de faire des requêtes, mais ne permet pas de travailler sur les bases en ajoutant
ou en modifiant des notices bibliographiques. Il permet aussi de consulter les termes dans
le Term Manager, mais pas d'utiliser les termes, ni d'en ajouter, ni d'en modifier.
•
Le droit d'accès Read-Write Share permet de travailler sur les bases de données en
ajoutant ou modifiant des notices bibliographiques. Il permet aussi de consulter et
d'utiliser les termes du Term Manager, mais pas d'en ajouter ni d'en modifier.
•
Le droit d'accès Read-Write Exclusive ne contient aucune restriction, et il est essentiel de
choisir ce droit d'accès lors de l'ouverture de vos bases de données si vous avez besoin
d'exécuter les trois fonctions suivantes :
3
! Ouvrir des bases de données créées avec d'anciennes versions de Reference Manager,
pour que la conversion à la nouvelle version 10 du logiciel puisse s'exécuter (voir le
module 2 « Base de données et index de notices »)
! Personnaliser les bases de données avec les options de la fenêtre Field and Type Edit
du menu Tools (voir le module 2 « Base de données et index de notices »)
! Ajouter, éditer et modifier des termes du Term Manager (voir le module 5 « Listes de
termes »)
Fenêtres d’affichage
Il en existe quatre types :
•
Fenêtre d’affichage des bases de données ouvertes (expliquée ci-dessous)
•
Fenêtre Term Manager pour afficher les trois listes de termes : les auteurs, les périodiques
et les mots-clés (voir le module 5 « Listes de termes »)
•
Fenêtre Search pour exécuter des requêtes, afin de repérer des notices qui répondent à des
critères de recherche (voir le module 3 « Repérage de notices bibliographiques »)
•
Fenêtre d’affichage d’un format de sortie ouvert (voir le module 6 « Fonction Cite While
You Write et formats de sortie »)
Fenêtre d’affichage des bases de données
Cette fenêtre contient les sections suivantes, de haut en bas :
•
Barre de menus et barre d’outils
•
Partie supérieure : édition d’une notice (celle sélectionnée dans la partie inférieure)
•
Partie inférieure : liste des notices contenues dans une base ou résultant d’une recherche
ou d’une importation, ou encore de la détection des doublons
•
Barre d’état : affiche le nombre de notices marquées, l’ordre numérique de la notice
sélectionnée (selon l’ordre de tri) et le nombre total de notices dans la liste.
Barre d’outils de la fenêtre d’affichage des bases de données
Les icônes, de gauche à droite :
•
New permet de créer une nouvelle base
•
Open permet d'ouvrir une ou plusieurs bases existantes
•
Save permet d'enregistrer une notice nouvellement créée ou modifiée
•
Cut, Copy et Paste permettent de couper, copier et coller
4
•
Insert Marked Reference(s) permet d'insérer les notices marquées dans un document
ouvert (avec traitement de texte WORD ou WORD PERFECT) à l’emplacement du
curseur dans le document
•
New Reference permet de créer une nouvelle notice
•
Edit Reference permet d'éditer une notice plein écran dans une nouvelle fenêtre plutôt que
seulement dans la partie supérieure de l’écran. En fermant cette nouvelle fenêtre, on
retourne à l'affichage standard avec la liste des notices dans la partie inférieure de l'écran.
•
Delete Reference(s) permet de supprimer les notices sélectionnées dans la partie inférieure
de la fenêtre d’affichage
•
Spell Check lance le correcteur orthographique
•
Print ouvre la fenêtre Bibliography Setup qui permet de générer une bibliographie, qu'elle
soit imprimée, visualisée à l'écran ou sauvegardée dans un fichier électronique (voir la
section « Bibliographie » ci-dessous)
•
Help active l'aide en ligne se rapportant directement au contenu du champ ou de la fenêtre
dans lequel le curseur est positionné
•
Activate Reference List permet, suite à l’édition plein écran d’une notice, de retourner à
l'affichage standard en activant la liste des notices dans la partie inférieure de la fenêtre
d'affichage
• Activate Term Manager ouvre la fenêtre du Term Manager qui permet de consulter,
d'utiliser, de modifier, d'ajouter ou de supprimer des termes de noms d'auteurs, de
périodiques ou de mots-clés (voir le module 5 « Listes de termes »)
• Activate Search ouvre la fenêtre Search qui permet d'exécuter des requêtes (voir le module
3 « Repérage de notices bibliographiques »)
• Import Text File ouvre la fenêtre du même nom qui permet d'importer des notices
préalablement sauvegardées dans un fichier texte de format balisé, à l'aide d'un filtre
d'importation correspondant (voir le module 3 « Repérage de notices bibliographiques »)
• Import Filter Editor ouvre la fenêtre du même nom qui permet de modifier un filtre
d'importation ou d'en créer un nouveau. De nombreux filtres d'importation sont installés
avec le logiciel Reference Manager et sont localisés dans le dossier Import sous le dossier
Program du logiciel
• Les quatre icônes suivantes permettent de modifier l'apparence des caractères sur du texte
préalablement sélectionné avec la souris, comme dans un traitement de texte : modifier la
police de caractère et sa taille (Font), mettre les caractères en gras, en italique ou les
souligner (Bold, Italic et Underline).
• L'icône α permet de taper du texte en lettres grecques ou de modifier un texte existant en
le sélectionnant préalablement avec la souris
• L'icône ë permet d'insérer des caractères spéciaux en ouvrant la fenêtre Insert Symbol
Partie supérieure de la fenêtre d’affichage
Cette partie de la fenêtre d'affichage présente l’édition d’une notice complète. On peut
visualiser une notice dans un format de sortie présélectionné (voir « Personnalisation des
options d'affichage » à la fin de ce module), mais ce mode d'affichage ne permet pas de
5
modifier ni de créer une notice bibliographique. Par défaut, Reference Manager édite une
notice en mode d'affichage Standard display qui permet d'exécuter les fonctions suivantes :
•
Copier et coller du texte dans les champs d’une notice éditée
•
Déplacer du texte : le sélectionner avec la souris, garder la souris enfoncée et glisser le
texte au nouvel emplacement
•
Consulter un document électronique (texte ou image), en local ou sur Internet :
! Cliquer sur l'icône Globe terrestre à droite de l'intitulé des cinq champs suivants :
Web/URLs, Link to PDF, Link to full text, Related links, Images;
! Ou cliquer sur l'adresse électronique elle-même
•
Visualiser les numéros des champs dans le mode d'affichage Standard display : cette
fonction permet d’identifier les champs sans ambiguïté, surtout si leurs intitulés ont été
personnalisés. Pour activer cette fonction : View → Field numbers
•
Sélectionner un terme d'une liste déroulante pour le coller dans un champ de la notice,
plutôt que de le taper. Cette fonctionnalité est offerte pour les trois champs suivants :
Auteurs, Périodiques et Mots-clés :
! Positionner le curseur dans le champ et taper la touche de fonction F3 ou la première
lettre du mot désiré afin d'afficher la liste de termes à partir de cette lettre
! Double-cliquer sur le terme désiré pour le coller dans le champ de la notice
•
Sélectionner un terme du Term Manager (Auteurs, Périodiques et Mots-clés) pour le
coller dans un champ de la notice, plutôt que de le taper :
! Ouvrir le Term Manager (avec l'icône 123ABC, la touche de fonction F5 ou le menu
Term Manager → Activate) et réduire l'affichage de la fenêtre pour qu'elle ne soit pas
plein écran, afin de pouvoir continuer à visualiser la notice éditée en arrière-plan
! Cliquer dans le Term Manager sur l'onglet correspondant à la liste de termes désirée
(Authors, Periodicals ou Keywords)
! Sélectionner le terme désiré avec la souris puis, en maintenant la souris enfoncée,
glisser le terme jusqu'au champ de la notice éditée pour le coller
Menu contextuel de l’édition d’une notice
En cliquant sur le bouton droit de la souris dans l’édition d’une notice (partie supérieure de la fenêtre), on fait
apparaître un menu contextuel qui permet d’exécuter les fonctions suivantes :
•
Sauvegarder la notice (Save Reference).
•
Si le curseur est positionné dans un des trois champs correspondant aux termes du Term
Manager (Auteurs, Périodiques et Mots-clés), quatre fonctions supplémentaires sont
offertes :
! Consulter la liste déroulante des termes disponibles pour ce champ dans le Term
Manager (Browse F3)
! Insérer dans le champ un nouveau terme au début de la liste (Insert new first)
! Insérer dans le champ un nouveau terme à la fin de la liste (Insert new)
! Trier la liste des termes dans ce champ (Sort … List)
6
•
Couper, copier, coller (Cut, Copy, Paste)
•
Insérer les coordonnées d'un fichier électronique (Insert file) : cette fonction n'est active
que lorsque le curseur est positionné dans un des cinq champs suivants : Web/URLs, Link
to PDF, Link to full text, Related links, Images
•
Copier le contenu d’un champ vers le même champ d’une ou plusieurs autres notices de la
base (Copy Field)
•
Déplacer le contenu d’un champ vers un autre champ, dans une ou plusieurs autres notices
(Move Field)
•
Ajouter une phrase dans la Phrase List (Add Phrase) : cette fonction n'est active que
lorsque vous avez d'abord sélectionné une phrase avec la souris, dans un champ de la
notice éditée
•
Sélectionner une phrase dans la Phrase List pour la coller à l’endroit où le curseur est
positionné dans le champ (Select Phrase)
•
Ajouter un terme au Casing term dictionary (Add Casing Term) : cette fonction n'est
active que si vous avez d'abord sélectionné un terme avec la souris, dans un champ de la
notice éditée
•
Assigner un numéro d’identification à la notice (Assign Ref ID). Cette fonction n'est active
que lorsque l'assignation automatique de numéro d'identification a été annulée (dans le
menu Tools → Options → onglet Reference Edit → dans la section Automatic Settings,
décocher la case Assign Reference ID)
•
Détecter les doublons d’une notice dans les autres bases ouvertes (Check for Duplicates)
•
Scruter la base à la recherche de mots-clés à assigner automatiquement (Scan for
Keywords)
•
Choisir l’affichage standard pour visualiser la notice en mode édition (Standard Display)
•
Choisir l’affichage dans un format de sortie présélectionné (Output Style Display)
•
Activer la vérification d’orthographe (Spell Check)
•
Modifier les options de personnalisation de la base (Options)
Partie inférieure de la fenêtre d’affichage
Cette partie affiche la liste des notices présentes dans chacune des bases ouvertes qui sont
identifiées par un des onglets suivants :
•
•
•
•
•
Nom de la base pour la liste des notices d’une base de données locale
Duplicates pour la liste des notices résultant de la détection des doublons
Retrieved pour la liste des notices résultant de la recherche dans les bases de données
locales
Search pour la liste des notices résultant de la recherche dans les bases de données sur
Internet
Imported pour la liste des notices résultant d'une importation d'un fichier texte balisé (voir
le module 4 « Édition, importation et exportation de notices bibliographiques »)
7
Dans la liste des notices, on peut exécuter les fonctions suivantes :
•
Sélectionner des notices. Il existe deux méthodes possibles :
! Les surligner avec la souris :
♦
Pour surligner plusieurs notices en même temps : tenir la touche CTRL enfoncée
tout en sélectionnant les notices une à une. Pour sélectionner une série de notices
qui se suivent, sélectionner la première notice, maintenir ensuite la touche MAJ
(ou SHIFT) enfoncée, puis sélectionner la dernière notice de la série.
! Les marquer en cochant la case à gauche. Il existe quatre méthodes possibles :
♦
Cliquer dans la case à gauche d’une ou de plusieurs notices
♦
♦
♦
Edit → Mark all pour sélectionner toutes les notices de la base en même temps.
Surligner la notice en cliquant dessus avec la souris → taper la barre d’espacement.
Cette méthode ne permet de marquer qu’une seule notice, même si plusieurs
avaient été sélectionnées avec la souris (surlignées)
Surligner la notice avec la souris → Edit → Toggle mark. Cette méthode ne permet
de marquer qu’une seule notice, même si plusieurs avaient été sélectionnées avec
la souris (surlignées)
•
Travailler sur un sous-ensemble de notices marquées. Elles sont marquées indépendamment dans chacune des bases ouvertes, et le marquage n’est valide que pour la session de
travail courante. On peut exécuter les tâches suivantes sur un sous-ensemble de notices
marquées :
! Les copier
! En générer une bibliographie
! Les exporter
•
Éditer une notice plein écran dans une nouvelle fenêtre, en double-cliquant sur la notice.
•
Défiler rapidement les notices avec l’ascenseur à droite, tout en visualisant dans une petite
fenêtre l’identification des notices selon l’ordre de tri sélectionné
•
Changer la taille des colonnes : en glissant l’extrémité gauche ou droite du libellé de la
colonne
•
Changer l’ordre de tri des notices, en cliquant sur l’intitulé de la colonne sur laquelle on
veut faire le tri. Pour passer de croissant à décroissant, cliquer une deuxième fois sur le
même intitulé. Pour mettre en évidence les notices marquées en les regroupant toutes au
début de la liste, il suffit de cliquer sur l’intitulé de la colonne du marquage des notices.
•
Copier et coller une notice au complet pour créer une nouvelle notice à partir d’une notice
semblable déjà existante :
! La sélectionner en la surlignant avec la souris ou en la marquant → icône Copier →
icône Créer une nouvelle notice → icône Coller
•
Copier et coller seulement certains champs d’une notice existante vers une nouvelle notice
ou une autre notice existante :
! Sélectionner la notice à copier dans la liste (partie inférieure de la fenêtre d’affichage)
! Edit → Copy (ou l’icône Copier)
! References → New (ou l’icône Créer une nouvelle notice) pour ouvrir une nouvelle
notice ou sélectionner une notice existante dans la liste
8
! Edit → Paste special
♦
Fenêtre Paste special
# Dans la section Fields to paste, sélectionner les champs à copier en cochant la
case à gauche du champ ou cliquer sur Include All;
# Paste
•
Déplacer telles quelles une ou plusieurs notices bibliographiques d'une base de donnée
ouverte vers une autre :
! Sélectionner la ou les notices à déplacer en les surlignant avec la souris, dans la base
de données d'origine
! Maintenir la souris enfoncée en glissant le curseur (devenu un petit carré) vers l'onglet
de l'autre base de donnée ouverte (destination)
! La fenêtre Confirm Move Reference s'ouvre : cliquer sur Yes ou Yes To All si vous
déplacez plusieurs notices en même temps
•
Copier telles quelles une ou plusieurs notices bibliographiques d'une base de donnée
ouverte vers une autre :
! Sélectionner la ou les notices à copier en les surlignant avec la souris, dans la base de
données d'origine
! Maintenir la souris enfoncée et en même temps la touche Ctrl enfoncée en glissant le
curseur (devenu un petit carré avec un deuxième petit carré contenant le signe +) vers
l'onglet de l'autre base de donnée ouverte (destination)
! La fenêtre Confirm Copy Reference s'ouvre : cliquer sur Yes ou Yes To All si vous
copiez plusieurs notices en même temps
•
Copier une ou plusieurs notices bibliographiques d'une base de donnée ouverte vers un
document de traitement de texte :
! Sélectionner la ou les notices à copier en les surlignant avec la souris, dans la base de
données d'origine
! Maintenir la souris enfoncée en glissant le curseur (devenu un petit carré) vers
l'application de traitement de texte ouverte dans la barre des tâches de votre système
d'exploitation (Windows par exemple)
! Maintenir la souris enfoncée et, à l'ouverture du document de traitement de texte,
glisser le curseur vers l'emplacement désiré dans le document ouvert
Menu contextuel de la liste des notices
En cliquant avec le bouton droit dans la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre
d’affichage), on fait apparaître le menu contextuel qui permet d’exécuter les fonctions
suivantes :
•
Fermer l’onglet sélectionné (Close…), soit une base de données, une liste de doublons
(onglet Duplicates), une liste de notices résultant d’une recherche (onglet Retrieved), une
liste de notices découlant d’une recherche sur Internet (onglet Search), etc.
•
Imprimer une bibliographie abrégée (Print Abbreviated Reference List…) de l’onglet
sélectionné (une base de données, Duplicates, Retrieved ou Search)
•
Consulter les propriétés (Properties) de l’onglet ouvert (base de données, Duplicates,
Retrieved ou Search)
9
•
Marquer toutes les notices (Mark All)
•
Effacer toutes les marques (Clear All Marks)
•
Insérer les notices marquées dans un document (traitement de texte ouvert) (Insert Marked
Refs)
•
Créer une nouvelle notice (New)
•
Éditer la notice sélectionnée plein écran dans une nouvelle fenêtre (Edit)
•
Effacer la notice sélectionnée (Delete)
•
Doubler la notice sélectionnée (Duplicate)
•
Copier les notices sélectionnées dans une autre base de donnée ouverte (Copy Between
Databases) (voir le module 2 « Bases de données et index de notices »)
•
Ajouter les notices sélectionnées dans un index de notices (Reference Index) (voir le
module 2 : « Bases de données et index de notices »)
•
Exécuter des requêtes (Search References) dans la fenêtre Search (voir le module
•
Générer une bibliographie complète (Generate Bibliography) en ouvrant la fenêtre
Bibliography Setup (voir la section « Bibliographie » ci-dessous)
•
Modifier l'affichage de la liste des notices bibliographiques (partie inférieure de la fenêtre
d'affichage) (Reference List Display) (voir la section « Personnalisation des options
d'affichage » ci-dessous)
•
Modifier les options de la base de données (Options) sans passer par le menu Tools. Les
différentes façons de personnaliser une base de données sont expliquées à la fin de chacun
des six modules de cette formation sur RefMan, ainsi que dans le module 2 : « Bases de
données et index de notices »)
Touches de fonction du clavier
L'utilisation de ces touches permet d'exécuter certaines tâches plus rapidement sans
l'intervention de la souris, des outils ni des menus :
•
F1 active l'aide en ligne se rapportant directement au contenu du champ ou de la fenêtre
dans lequel le curseur est positionné
•
F2 permet, suite à l’édition plein écran d’une notice, de retourner à l'affichage standard en
activant la liste des notices dans la partie inférieure de la fenêtre d'affichage
•
F3 permet le déploiement des listes de termes pour certains champs, que ce soit dans
l'édition d'une notice (partie supérieure de la fenêtre d'affichage des bases de données
ouvertes) ou dans la colonne Parameter de la fenêtre Search pour la composition d'une
requête
•
F4 permet d'exécuter une requête en ouvrant la fenêtre Search
•
F5 ouvre la fenêtre du Term Manager
•
F11 ouvre la fenêtre Options pour modifier les options de la base (sans passer par le menu
Tools)
10
Bibliographie
Imprimer une bibliographie abrégée
Pour imprimer toutes les notices d’une base, dans un format abrégé d’une seule ligne par
notice, correspondant à l’affichage de la liste des notices dans la partie inférieure de la fenêtre
d’affichage :
•
•
Cliquer avec le bouton droit de la souris dans la liste des notices
Dans le menu contextuel qui apparaît, cliquer sur Print abbreviated reference list.
Générer une bibliographie complète
La bibliographie complète ainsi générée pourra être soit visualisée à l'écran, soit imprimée,
soit enregistrée dans un fichier électronique :
•
Sélectionner, si on le désire, un sous-ensemble de notices en les marquant.
•
Au besoin, changer l’ordre de tri des notices.
•
Pour générer la bibliographie, il existe trois façons d’ouvrir la fenêtre Bibliography setup :
!
Bibliography → Generate from reference list
!
!
Ou File → Print ou Print preview
Ou cliquer sur l’icône Imprimer dans la barre d’outils
Dans la fenêtre Bibliography set-up :
! Dans l’onglet General :
♦
Dans References to include, choisir les notices à inclure dans la bibliographie :
# All references in list pour toutes les notices
# Marked references in list pour le sous-ensemble des notices marquées
♦
Dans Destination :
# Printer pour imprimer la bibliographie
# Print preview pour visualiser la bibliographie à l’écran
# File pour générer la bibliographie dans un fichier électronique
♦
Dans Output style, choisir le format de sortie désiré (liste déroulante ou « … » pour
parcourir la liste des formats disponibles)
♦
Dans Default font and size choisir la police de caractères et sa taille
♦
Dans Optional fields sélectionner les champs optionnels à inclure ou exclure de la
bibliographie à générer
! Dans l’onglet Bibliography :
♦
Taper le titre de la bibliographie à générer
♦
Les autres options sont prédéterminées en fonction du style de sortie sélectionné
préalablement dans l’onglet General
11
Si on a changé ces options par erreur, on peut cliquer sur Reset from output style
pour rétablir les options par défaut pour le format de sortie sélectionné
! Dans l’onglet Page : pour modifier les options de mise en page (rarement utilisé)
! Cliquer sur OK : selon la destination choisie pour la bibliographie, les actions
ultérieures varient :
♦
Destination Printer : la fenêtre des options de l’imprimante s’ouvre pour lancer
l’impression
♦
Destination Print preview : la bibliographie apparaît à l’écran
♦
Destination File : la fenêtre Save as s’ouvre pour créer le fichier électronique
# Taper le nom du fichier électronique
# Sélectionner le répertoire où sauvegarder ce fichier
♦
Personnalisation des options d'affichage
Personnaliser l'affichage de l'édition des notices (partie supérieure de la fenêtre)
Pour modifier la police ou la taille des caractères, pour toutes les notices de toutes les bases
ouvertes :
•
Tools → Options
! Dans l'onglet General
♦
Dans la section Display Information
# Sélectionner la police de caractères (Font) et sa taille (Size) à l'aide des listes
déroulantes
Pour choisir le mode d'affichage des notices :
•
View
! Standard Display pour le mode d'affichage standard qui permet l'édition et la
modification d'une notice
! Output style display pour visualiser la notice dans un format de sortie présélectionné
Pour choisir de visualiser les notices dans un format de sortie qui n'a pas encore été
sélectionné :
•
Tools → Options
♦
Dans la section Reference Display
# Cliquer sur Output style display (Read only)
# Dans la liste déroulante, sélectionner le format de sortie désiré ou cliquer sur
l’icône « … » qui permet de parcourir la liste des formats disponibles et d’en
sélectionner un
# Apply → OK
12
Personnaliser l’affichage de la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre)
On peut modifier les colonnes (les champs), leur nombre, leur position et leur intitulé :
•
Tools → Reference list display
! Fenêtre Reference list display
♦
Dans la case Current list, choisir la liste dont on veut personnaliser l’affichage
avec la liste déroulante :
# Database pour l’affichage des notices des bases de données
# Retrieved pour l’affichage de notices résultant de requêtes
# Imported pour l’affichage de notices importées
# Duplicates pour l’affichage de notices copiées
♦
Number of columns : taper le nombre ou utiliser les flèches
♦
Field type : cliquer dans la case et sélectionner le champ à l’aide de la liste
déroulante qui se déploie
♦
Header : cliquer dans la case et changer l’intitulé des champs en tapant par-dessus
l'ancien intitulé
♦
Pour changer l’ordre des colonnes : cliquer sur le Header et le déplacer en le
glissant et en maintenant la souris enfoncée
♦
Insert col et Remove col pour ajouter et supprimer des colonnes
♦
Copy to all permet de copier sa personnalisation d’affichage à toutes les listes
(Database, Retrieved, Imported et Duplicates).
13
Reference Manager
Mai 2002
Formation à l’utilisation du logiciel Reference Manager - Module 2 : Bases de données et index de notices
Gestion documentaire : une ou plusieurs bases de données?
On peut créer une seule base de données pour gérer un ensemble de ressources documentaires
ou en créer plusieurs pour gérer des sous-ensembles correspondant par exemple à des projets
de recherche distincts. On peut commencer par en créer une seule puis, selon l’évolution de
ses besoins, en créer de nouvelles plus petites qui contiendraient des sous-ensembles de la
base d'origine, grâce à la fonction Copy Between Databases (expliquée ci-dessous).
Reference Manager permet de travailler sur plusieurs bases de données ouvertes en même
temps, par exemple de faire des requêtes sur toutes les bases de données grâce à l'option All
Databases de la fenêtre Search (voir le module 3 « Repérage de notices bibliographiques »).
Cependant, il y a certaines contraintes dont on doit tenir compte lorsqu'on travaille avec
plusieurs bases de données en même temps :
•
Le nombre de bases qu'il est possible d'ouvrir en même temps est limité à 10
•
Dans le Term Manager, il est possible d'afficher les termes (auteurs, périodiques et motsclés) de toutes les bases de données ouvertes en même temps, mais dans ce cas on peut
uniquement les visualiser, on ne peut pas les éditer pour les modifier, ni en rajouter, ni en
supprimer. De plus, la base de données à laquelle chaque terme appartient spécifiquement
n'est pas identifiée
•
Lorsqu'on copie des notices marquées d'une base source vers une autre base de
destination, le marquage de ces notices disparaît dans la base de destination. Cependant,
on peut remédier à ce problème en cochant l'option Mark Copied Reference(s) lorsqu'on
exécute la copie, dans la fenêtre Copy References Between Databases (expliquée cidessous)
•
Lorsqu'on copie des notices d'une base source vers une autre base de destination, les
termes du Term Manager se rapportant à ces notices (auteurs, périodiques et mots-clés)
sont aussi copiés et ajoutés aux listes du Term Manager de la base de destination.
Cependant, seuls les synonymes des périodiques sont aussi copiés, alors que les
synonymes des auteurs et des mots-clés ne le sont pas
•
On ne peut pas utiliser l'option All Databases, par exemple pour exécuter une requête sur
toutes les bases de données en même temps (fenêtre Search) ou pour visualiser les termes
contenus dans toutes les bases de données en même temps (Term Manager), si les
conditions suivantes ne sont pas remplies :
! toutes les bases de données ouvertes en même temps doivent être converties à la
version 10 du logiciel, les bases créées avec d'anciennes versions ne seront pas
incluses dans l'option All Databases
! toutes les bases de données doivent avoir été créées avec le même ordre de tri de
caractères (Tools → Change Database Sort Order → Text Sort)
15
Index de notices : ce n'est pas une base de données, mais…
Une fonctionnalité du logiciel permet de faire des sous-groupes de notices selon des thèmes,
en créant des index de notices. Chaque index possédera un titre reflétant le thème et peut
regrouper des notices provenant d'une seule ou de plusieurs bases de données.
Les index de notices sont à distinguer des bases de données car on ne peut pas ouvrir un index
pour consulter les notices. En effet, les index ne contiennent pas les notices elles-mêmes, mais
uniquement des « pointeurs » vers ces notices, soit les numéros ID. Par conséquent, lorsqu'on
efface des notices d'un index, ces notices ne sont pas effacées dans les bases de données
sources. De plus, lorsqu'on fait des requêtes dans un index, il faut que les bases de données
sources soient ouvertes en même temps et qu'on sélectionne l'option All Databases dans la
fenêtre Search pour que le repérage des notices puisse s'exécuter (voir le module 3 « Repérage
de notices bibliographiques »).
La création d'un index est utile pour exécuter certaines fonctions sur ce sous-groupe de
notices, telles que :
•
Exécuter des requêtes sur un ou plusieurs index à la fois (voir le module 3 « Repérage de
notices bibliographiques »). Pour consulter la liste des notices d'un index, il suffit alors de
faire une requête (fenêtre Search) avec comme seul critère de recherche le champ (Field)
Reference Index, et comme paramètre (Parameter) le nom de l'index sélectionné dans la
liste déroulante du champ avec la touche F3 : la liste des notices de l'index sera affichée
dans l'onglet des résultats de recherche Retrieved.
•
Copier du texte provenant d'un champ d'une notice (d'une autre base de données ou de
l'index lui-même) et le coller vers le même champ de toutes les notices d'un index (Edit →
Copy Field). De cette façon, on peut, par exemple, attribuer un même mot-clé à toutes les
notices contenues dans un index (pour la fonction Copy Field, voir le module 4 « Édition,
importation et exportation de notices bibliographiques »).
•
Créer une nouvelle base de données contenant toutes les notices d'un index : il suffit
d'afficher la liste des notices de l'index, à l'aide d'une requête dans l'onglet Retrieved, puis
de copier toutes les notices de Retrieved dans une nouvelle base de données à l'aide de la
fonction References → Copy Between Databases (expliquée ci-dessous).
Création d'index de notices
•
Sélectionner les notices dans la partie inférieure de la fenêtre d'affichage d'une base de
données source, en les marquant ou en les surlignant avec la souris.
•
References → References Index
! Ouverture de la fenêtre References Index
♦
Dans la section Reference Selection
# Dans la case, sélectionner la base de données source d'où proviennent les
notices à l'aide de la liste déroulante (cliquer sur la flèche)
# Choisir les notices de la base de données source qui sont à ajouter à l'index : les
notices surlignées (Highlighted references), les notices marquées (Marked
references), les notices non marquées (Unmarked references) ou toutes les
notices (All references in list)
16
♦
Dans la section Reference Index
# Sélectionner l'index dans lequel on veut ajouter les notices, s'il existe déjà dans
la liste,
# Si l'index n'existe pas déjà, le créer en cliquant sur New : à l'ouverture de la
fenêtre New Reference Index, taper le nom du nouvel index à créer, puis cliquer
sur OK.
♦
Retour à la section Reference Selection
# Cliquer sur Add pour ajouter les notices sélectionnées à l'index choisi ou
nouvellement créé.
Ouverture d’une base de données existante
Base de données de la version actuelle du logiciel
File → Open database → choisir la base dans le répertoire de dossiers → Ouvrir
Pour ouvrir plusieurs bases en même temps, les sélectionner en maintenant la touche Ctrl
enfoncée puis cliquer sur Ouvrir. Pour ouvrir toutes vos bases en même temps, sélectionner la
première de la liste, puis en maintenant la touche Shift (majuscule) enfoncée, sélectionner la
dernière de la liste avant de cliquer sur Ouvrir.
Base de données d’une ancienne version du logiciel
Lors de l'ouverture d'une ou de plusieurs bases de données créées avec une ancienne version,
le logiciel propose de convertir l'ancienne version à la version actuelle dans la fenêtre
Upgrade Database. Il suffit de confirmer la conversion en cliquant sur Convert to Version 10.
Par sécurité, on peut faire des copies des anciennes versions et les conserver dans un autre
dossier avant de les ouvrir et de les convertir dans Reference Manager.
Si on préfère ne pas convertir la base de données d’une ancienne version dans la nouvelle
version, il suffit de cliquer sur Cancel dans la fenêtre Upgrade Database. Cependant on doit
tenir compte des contraintes suivantes :
•
On ne peut ouvrir qu’une seule base de donnée d’une ancienne version à la fois. Pour
pouvoir ouvrir plusieurs bases en même temps, celles-ci doivent toutes être converties
dans la version actuelle du logiciel.
•
Une base de données d’une ancienne version ouverte dans Reference Manager est en
mode Read-Only : par conséquent, on peut consulter la base, exécuter des requêtes et
générer une bibliographie, mais on ne peut pas éditer les notices pour les modifier, en
ajouter ou en supprimer, changer l'ordre de tri ou la définition de la base de données.
Fermeture d’une base de données
File → Close database → choisir la base dans la liste → Close database
Pour fermer toutes les bases en même temps, cliquer sur Close all database
17
Suppression d’une base de données
File → Delete database → sélectionner la base dans le répertoire de dossiers → Delete
Pour supprimer plusieurs bases en même temps, les sélectionner en maintenant la touche Ctrl
enfoncée, puis cliquer sur Delete. Pour supprimer toutes vos bases en même temps,
sélectionner la première de la liste puis, en maintenant la touche Shift (majuscule) enfoncée,
sélectionner la dernière de la liste avant de cliquer sur Delete.
ATTENTION : ne pas supprimer une base par son menu contextuel (en cliquant dessus avec
le bouton droit de la souris) car ceci supprime seulement un seul des deux fichiers de la base.
Affichage des propriétés et statistiques d’une base de données
•
File → Properties → ouverture de la fenêtre Database Properties :
! La section Summary Information contient les informations générales suivantes sur la
base de données : le nom du fichier et le chemin d'accès, la version du logiciel utilisée,
les dates de création et de dernière modification, le type d'accès à l'ouverture de la base
(Read-Write Share, Read-Only Share ou Read-Write Exclusive), l’auteur et le sujet de
la base.
! La section Sort Information contient l'information sur l'ordre de tri de la base de
données : l’ordre de tri des notices (Reference) et l’ordre de tri des caractères (Text).
! La section Statistics contient les statistiques suivantes sur la base de données : le
nombre de notices, le numéro ID le plus élevé (celui-ci ne correspond pas
nécessairement au nombre de notices puisque les notices supprimées ne sont pas
remplacées), le nombre d'auteurs, le nombre de périodiques, le nombre de mots-clés et
le nombre d'années de publication.
Création et définition d’une nouvelle base de données
Créer une base de données avec les options par défaut de Reference Manager
•
File → New Database ou l’icône New
! Ouverture de la fenêtre New Reference Manager Database
♦
Choisir le répertoire où enregistrer la base dans la case Regarder dans
♦
Nommer la base dans la case Nom du fichier
♦
Cliquer sur New : l'onglet de la nouvelle base sera ajouté dans la fenêtre d'affichage
des bases de données ouvertes
Les options par défaut de Reference Manager qui seront appliquées à la base de données
nouvellement créée sont :
•
Définition de la nouvelle base = RM Standard (standard de Reference Manager),
18
•
Aucune liste de noms de périodique (termes et synonymes) n'est copiée dans le Term
Manager de la nouvelle base (facultatif),
•
L'auteur de la base de données n'est pas identifié (facultatif),
•
Le sujet de la base de données n'est pas identifié (facultatif),
•
Tri par défaut : ordre croissant de l'auteur primaire, puis ordre croissant de la date primaire
Créer une base de données avec des options personnalisées
•
File → New Database ou l’icône New
! Ouverture de la fenêtre New Reference Manager Database
♦
Choisir le répertoire où enregistrer la base dans la case Regarder dans
♦
Nommer la base dans la case Nom du fichier
♦
Cliquer sur Advanced pour définir la base de données à créer (voir la fenêtre New
Database Advanced Options ci-dessous)
♦
Une fois les options personnalisées choisies, cliquer sur New : l'onglet de la
nouvelle base sera ajouté dans la fenêtre d'affichage des bases de données ouvertes
Fenêtre New Database Advanced Options pour choisir les options personnalisées :
•
Dans la section Database Definition
! Dans la case Copy From, choisir la définition à copier parmi les trois possibilités
suivantes :
♦
RM Standard : la définition standard de Reference Manager (option par défaut)
♦
User default : ce choix n'est offert que si on a préalablement identifié une
définition comme étant celle par défaut (voir Set Defaut de la fonction Field and
Type Edit ci-dessous)
♦
Database → choisir la base de données qui possède la définition souhaitée pour la
nouvelle base créée
•
Dans la section Periodical Synonyms
! Dans la case Copy From, choisir la liste de périodiques (noms et synonymes) à copier
parmi les quatre possibilités suivantes :
♦
None : aucune liste de périodique ne sera copiée (option par défaut)
♦
Database : la liste sera copiée à partir d'une base de données existante
# Dans la case Select Database, cliquer sur « … » pour naviguer dans le
répertoire de dossiers et sélectionner la base de données
♦
Medical : une liste de plus de 3 000 noms de périodiques médicaux avec les
abréviations d'Index Medicus
♦
Chemical : une liste de plus de 1 000 noms de périodiques en chimie avec les
abréviations CASSI (Chemical Abstracts Service Source Index)
♦
Humanity : plus de 2 000 noms de périodiques en sciences humaines avec les
abréviations de la MLA (Modern Language Association)
•
Dans la case Database Author, inscrire l'auteur de la base de données (facultatif)
•
Dans la case Database Subject, inscrire le sujet de la base de données (facultatif)
19
•
Dans la section Default Sort, définir l’ordre de tri des notices
! Dans la case Sort by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit s'effectuer en premier
lieu : l'option par défaut est le champ [04] Authors, primary
! Dans la case Then by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit s'effectuer en
deuxième lieu : l'option par défaut est le champ [05] Date, primary
! Dans la dernière case Then by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit s'effectuer en
troisième lieu : l'option par défaut est None (aucun champ)
! Pour chacune des trois cases ci-dessus, sélectionner l'option Ascending pour trier en
ordre croissant ou Descending pour trier en ordre décroissant.
Hausser le niveau de personnalisation de la base de données
La fonction Field and Type Edit permet de créer des définitions de bases de données qui sont
différentes du standard de Reference Manager (RM Standard). Cette fonction devrait
s'exécuter tout de suite après la création de la nouvelle base, mais elle peut aussi être utilisée
plus tard pour modifier la définition d'une base de données déjà existante. Elle permet de
choisir quels types de notices seront incluses dans la base et quels champs seront inclus pour
chacun (les types de notices correspondent aux types de documents).
Autrement dit, la base qu'on crée doit refléter les types de ressources documentaires qu'elle
devra gérer. La liste des types de notices (documents) et des champs prévus pour chacun par
le RM Standard peut être inutilement exhaustive compte tenu des besoins spécifiques de
chacun. Le fait de limiter leurs nombres rendra la base moins lourde à gérer et à manipuler au
moment de créer de nouvelles notices, de nouveaux formats de sortie ou de faire des requêtes,
par exemple.
Pour sélectionner les types de notices (documents) et les champs contenus dans chacun :
•
Tools → Field and Type Edit → ouverture de la fenêtre Field and Type Edit - modèle
! Dans la section de gauche Reference types edit :
♦
Sélectionner les types de notices (documents) à inclure dans la base, en cochant la
case de la colonne I à gauche (I pour Include)
♦
Pour inclure tous les types de notices, cliquer sur Include All
♦
Pour exclure tous les types de notices, cliquer sur Exclude All
! Dans la section de droite Fields label edit :
♦
Dans la case Field labels for type, sélectionner dans la liste déroulante (flèche) les
types de notices (documents). Pour chacun d'eux :
# Sélectionner les champs facultatifs à inclure en cochant la case de la colonne I
(Include)
# Sélectionner les champs obligatoires à inclure en cochant la case de la colonne
M (Mandatory). Il sera impossible de sauvegarder une notice si un des champs
obligatoires ne possède aucun contenu.
# Si on le désire, modifier ou traduire l’intitulé des champs en le tapant dans la
colonne Current labels
20
Si on le désire, changer l’ordre des champs en les déplaçant : sélectionner le
champ à déplacer par son nom générique (colonne de gauche), maintenir la
souris enfoncée et glisser au nouvel emplacement
Pour attribuer les mêmes champs à tous les types de notices (documents) dans la
base, cliquer sur Update field for all types
Pour que la définition de la nouvelle base devienne celle par défaut, cliquer sur Set
Default
Pour que la définition de la nouvelle base soit équivalente à celle par défaut,
cliquer sur Get Default et choisir entre User Defined et RIS Standard
Pour copier la définition d’une autre base vers la nouvelle base, cliquer sur Copy :
la fenêtre Copy field and type info s’ouvre :
# Dans la case Copy From Source Database, choisir la base de données source
# Dans la case Copy To Target Database, choisir la nouvelle base de données
dans laquelle copier la définition de la base source
#
♦
♦
♦
♦
Copie ou déplacement de notices entre différentes bases de données
Il existe deux façons de copier ou de déplacer des notices entre les bases :
•
•
Utiliser la fonction Copy Between Databases (pour les copier seulement)
Utiliser le glisser-coller (pour les déplacer ou les copier)
Copier des notices avec la fonction Copy Between Databases
•
Sélectionner les notices à copier dans la base source, en les surlignant avec la souris ou en
les marquant
•
References → Copy Between Databases → ouverture de la fenêtre Copy references
between databases :
! Dans la section Source reference list :
♦
Dans la case, sélectionner la base qui possède les notices à copier dans la liste
déroulante (flèche)
♦
Indiquer comment sont sélectionnées les notices à copier :
# Highlighted references pour les notices surlignées
# Marked references pour les notices marquées
# Unmarked references pour les notices non marquées
# All references in list pour toutes les notices de la base
! Dans la section Destination database :
♦
Choisir la base de destination où les notices seront collées
♦
Cocher la case Mark copied references pour marquer les notices copiées dans la
base de destination (facultatif)
! Cliquer sur Copy pour effectuer la copie des notices choisies d’une base à l’autre
21
Copier ou déplacer des notices en utilisant le glisser-coller
•
Sélectionner la ou les notices à déplacer ou à copier, en les surlignant avec la souris, dans
la base de données source :
! Pour déplacer les notices :
♦
Maintenir la souris enfoncée en glissant le curseur (devenu un petit carré) vers
l'onglet de l'autre base de données ouverte (destination)
♦
La fenêtre Confirm Move Reference s'ouvre : cliquer sur Yes ou Yes To All si vous
déplacez plusieurs notices en même temps
! Pour copier les notices :
♦
Maintenir la souris enfoncée et en même temps la touche Ctrl enfoncée en glissant
le curseur (devenu un petit carré avec un deuxième petit carré contenant le signe +)
vers l'onglet de l'autre base de données ouverte (destination)
♦
La fenêtre Confirm Copy Reference s'ouvre : cliquer sur Yes ou Yes To All si vous
copiez plusieurs notices en même temps
Modification des options de la base de données
Au moment de la création d'une base de données, on peut la personnaliser avec un choix
d'options, mais certaines d'entre elles sont modifiables par la suite.
Modifier les types de notices et les champs pour chacun d'eux
Tools → Field and Type Edit (voir la section « Hausser le niveau de personnalisation de la
base de données » ci-dessus)
Changer l’ordre de tri par défaut
•
Tools → Change database sort order → ouverture de la fenêtre Change database sort
order :
! Dans la case Database to change, choisir la base de données dont on veut changer
l’ordre de tri
! Dans la section Default Reference Sort, définir l’ordre de tri des notices
♦
Dans la case Sort by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit s'effectuer en
premier lieu : l'option par défaut est le champ [04] Authors, primary
♦
Dans la case Then by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit s'effectuer en
♦
Dans la dernière case Then by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit
s'effectuer en troisième lieu : l'option par défaut est None (aucun champ)
♦
Pour chacune des trois cases ci-dessus, sélectionner l'option Ascending pour trier
en ordre croissant ou Descending pour trier en ordre décroissant
! Dans la section Default text sort, il est recommandé de conserver l'option par défaut
Character Set Sort (RM 8 compatible). Pour connaître la description des autres
options, consulter le manuel de l'utilisateur au chapitre 12 (pages 334 et 335 pour la
version 10 du logiciel)
22
! Une fois toutes les options choisies, cliquer sur Sort → Close
Autres options modifiables
Tools → Options → ouverture de la fenêtre Options permet de modifier plusieurs autres
options de la base à l'aide des 6 onglets suivants :
•
General pour les options d'affichage (voir le module 1 « Généralités ») et l'activation
automatique des listes de termes (voir le module 5 « Listes de termes »)
•
Retrieval pour les options de repérage de notices dans les bases de données locales (voir le
module 3 « Repérage de notices bibliographiques »)
•
Import pour les options d'importation de notices (voir le module 3 « Repérage de notices
bibliographiques »)
•
Internet Search pour les options de repérage de notices dans les bases de données distantes
via Internet (voir le module 3 « Repérage de notices bibliographiques »)
•
Reference Edit pour les options d'édition des notices telles que les tâches automatiques à
exécuter (voir le module 4 « Édition, importation et exportation de notices
bibliographiques »)
•
Duplicate Search pour les options de détection des doublons (voir le module 4 « Édition,
importation et exportation de notices bibliographiques »)
23
Reference Manager
Mai 2002
Formation à l’utilisation du logiciel Reference Manager - Module 3 : Repérage de notices bibliographiques
Interfaces de recherche
Reference Manager offre deux interfaces de recherche pour exécuter des requêtes de notices :
•
•
La fenêtre Search entièrement dédiée à cette tâche
La fenêtre Term Manager qui possède une fonction Quick Retrieval
Fonction Quick Retrieval de la fenêtre Term Manager
La fenêtre Term Manager est expliquée plus en détail au module 4 « Édition de notices
bibliographiques et listes de termes ». La fonction Quick Retrieval permet d'exécuter une
recherche rapide de notices ayant un seul critère de recherche, correspondant à un terme du
Term Manager : un nom d'auteur, un nom de périodique ou un mot-clef.
Pour exécuter la requête :
•
Ouvrir la fenêtre Term Manager; il existe trois méthodes pour le faire à partir de la fenêtre
d'affichage des bases de données ouvertes :
! Cliquer sur l'icône appropriée (identifiée par 123ABC) dans la barre d'outils
! Ou taper la touche de fonction F5
! Ou cliquer sur Term Manager → Activate
•
Sélectionner la liste de termes désirée en cliquant sur l'onglet approprié (Keywords,
Periodicals ou Authors)
•
Dans la liste de termes (partie gauche de la fenêtre), sélectionner celui sur lequel la
recherche de notices sera faite, en cliquant dessus pour le surligner
•
Ce terme apparaît alors dans la case située à l'extrémité gauche de la barre d'outils
spécifiques de la fenêtre Term Manager : c'est sur ce terme qu'on peut exécuter une
recherche rapide grâce à l'icône suivante
•
Cliquer sur l'icône Quick Retrieval pour exécuter une recherche rapide des notices
contenant le terme sélectionné
Fenêtre Search
La fenêtre Search (nommée Retrieval dans les anciennes versions du logiciel) permet
d'exécuter des requêtes sur des bases de données locales aussi bien que sur Internet. Elle
permet aussi d'inclure plusieurs critères de recherche pour préciser les requêtes, sur plusieurs
champs de la base et même dans toutes les bases de données ouvertes en même temps.
Il existe trois méthodes pour ouvrir la fenêtre Search à partir de la fenêtre d'affichage des
bases de données ouvertes :
•
•
•
Cliquer sur l'icône appropriée (identifiée par une lunette d'approche) dans la barre d'outils
Ou taper la touche de fonction F4
Ou cliquer sur References → Search References ou Internet Search
25
La fenêtre Search contient les sections suivantes :
•
•
•
•
La même barre de menu que dans la fenêtre d'affichage des bases de données ouvertes
La même barre d'outils que dans la fenêtre d'affichage des bases de données ouvertes
Une barre d'outils spécifiques à la fenêtre Search (décrite ci-dessous)
Une section pour composer la requête, contenant plusieurs lignes de commande (décrite
ci-dessous)
Barre d'outils spécifiques à la fenêtre Search
Elle contient les icônes suivantes, de gauche à droite :
•
Une case permettant de sélectionner la base de données dans laquelle la recherche sera
exécutée grâce à une liste déroulante (cliquer sur la flèche). Sélectionner l'option All
Databases pour exécuter la requête dans toutes les bases locales ouvertes en même temps.
•
Une case à cocher intitulée Internet Search qu’on utilise lorsqu'on veut exécuter une
recherche sur des bases de données distantes via Internet. La liste déroulante (flèche)
donne alors accès à trois ressources Internet :
! Les bases de données de PubMed
! Les bases de données Z3950 sites : il s'agit essentiellement de catalogues de
bibliothèques interrogeables à distance via Internet grâce à la norme Z3950
! La base de données ISI Web of Sciences
•
Historique des sessions de travail en ligne (Online Session Log)
•
Exécuter la requête (Start Search) : on peut aussi taper la touche de fonction F12
•
Consulter et utiliser la liste des stratégies de recherche préalablement sauvegardées
(Strategy Files). On peut exécuter à nouveau la requête ou la modifier dans les lignes de
commande pour exécuter une nouvelle requête (voir « Sauvegarder et utiliser les stratégies
de recherche » ci-dessous)
•
Consulter l'historique de recherche de la session courante de travail (Last Searches) pour
éventuellement réutiliser une de ces requêtes. Un double-clic sur la requête désirée la fera
apparaître dans les lignes de commande; on peut soit l'exécuter telle quelle à nouveau, soit
la modifier pour faire une nouvelle recherche
•
Naviguer dans la liste déroulante de termes d'un champ pour sélectionner le paramètre
plutôt que de le taper (expliqué ci-dessous)
•
Insérer un paramètre supplémentaire (Insert Parameter) : une ligne de commande vierge
s'ajoute au-dessus de la ligne où est positionné le curseur
•
Effacer un paramètre (Delete Parameter) : la ligne de commande où est positionnée le
curseur disparaît
•
Effacer tous les paramètres de la recherche courante (Clear All Entries)
•
Les trois icônes suivantes permettent d'insérer des opérateurs booléens AND, NOT ou OR
dans les stratégies de recherche, dans une même ligne de commande. Il peut être utile
d'utiliser ces opérateurs booléens lorsque notre requête comporte plusieurs paramètres se
rapportant à un même champ et de ne changer de ligne de commande que pour les champs
différents.
26
Section pour composer la requête dans la fenêtre Search
Dans cette section, plusieurs lignes de commande sont disponibles pour y entrer les critères de
recherche. Les informations doivent être saisies dans les quatre colonnes suivantes :
•
Connector : Cette colonne n'est remplie qu'à partir de la deuxième ligne de commande,
lorsqu'on a plus qu'un critère de recherche et sur des champs différents. Elle sert à insérer
un opérateur booléen (AND, NOT ou OR) pour identifier le lien entre les différents critères
de recherche d'une même stratégie, dans des lignes de commande différentes
•
Field : Cette colonne sert à sélectionner le champ dans lequel le paramètre sera recherché.
Plutôt que de taper le nom du champ, le sélectionner dans la liste déroulante des champs
qui se déploie automatiquement lorsqu'on clique dans cette colonne. Cette liste de champs
varie selon qu'on est en train de faire une recherche dans les bases de données locales ou
dans des bases de données distantes via Internet. Par exemple, pour une recherche dans
PubMed, la liste de champs correspondra à ceux prévus dans les bases de données
PubMed et non pas exactement à ceux des bases de données locales dans RefMan
•
Parameter : On tape le paramètre recherché dans le champ préalablement sélectionné dans
la colonne Field. Certains champs donnent accès à une liste déroulante des termes existant
dans les bases de données ouvertes (expliquée ci-dessous)
•
Results : dans cette colonne est affiché le nombre de notices repérées lorsqu'on exécute
une recherche sur les bases de données locales. Pour visualiser les résultats de recherche
on doit cliquer sur ce nombre (voir l’explication ci-dessous)
Consultation de la liste déroulante des termes d’un champ
Dans la fenêtre Search, lorsqu'on fait une recherche dans les bases de données locales, des
listes déroulantes de termes sont disponibles dans la colonne Parameter pour les champs
suivants :
•
Auteurs (Authors) : la liste de termes est tirée du Term Manager
•
Mots-clés (Keywords) : la liste de termes est tirée du Term Manager
•
Périodiques (Periodical) : la liste de termes est tirée du Term Manager
•
ID de la notice (Ref ID) : tous les ID présents dans la base
•
Type de notice (Ref Type) : tous les types de notices présents dans la base
•
Année de publication (Year) : toutes les années présentes dans la base
•
Statut de réimpression (Reprint stat) : les trois termes disponibles dans la liste de ce
champ sont In File, Not in File et On Request
•
Réimpression en instance (Pend reprint) : en fait, il ne s'agit pas d'une liste déroulante de
termes pour ce champ, mais bien d'une insertion automatique de la date courante dès qu'on
positionne le curseur dans la colonne Parameter. Une requête exécutée sur le champ Pend
reprint est donc l'équivalent d'une requête exécutée sur le champ Reprint stat avec comme
paramètre le terme On Request. En effet, la date courante est comparée à la date du champ
[08] Reprint qui indique la date à laquelle a été demandée la réimpression, lorsque le statut
de réimpression correspond à On Request
27
•
Index de notices (Reference Index) : tous les index de notices présents dans la base (voir
« Exécution des requêtes sur un index de notices » ci-dessous)
Lorsqu'on fait une recherche dans les bases de données distantes via Internet, les listes
déroulantes de termes disponibles dans la colonne Parameter regroupent les termes de toutes
les bases de données locales ouvertes en même temps (All Databases) et seulement pour les
trois champs suivants :
•
•
•
Auteurs (Authors) : la liste de termes est tirée du Term Manager
Mots-clés (Keywords) : la liste de termes est tirée du Term Manager
Périodiques (Periodical) : la liste de termes est tirée du Term Manager
Copier un terme à partir de ces listes plutôt que de le taper
•
Positionner le curseur dans la colonne Parameter
! Pour visualiser la liste des termes, taper la touche de fonction F3 ou cliquer sur l'icône
appropriée dans la barre d'outils spécifiques de la fenêtre Search (identifiée par une
loupe et par les chiffres 123)
! Double-cliquer sur le terme désiré pour le coller dans la ligne de commande
Visualisation des notices résultant d'une requête
La visualisation des résultats de recherche ne se fait pas de la même façon selon que la requête
a été exécutée dans les bases de données locales ou distantes via Internet.
Visualiser les résultats de recherche dans les bases de données locales
Les notices repérées dans les bases de données locales sont affichées dans l'onglet Retrieved
selon deux modes différents :
•
Si la requête ne comporte qu'une seule ligne de commande, l'onglet Retrieved s'ouvre
automatiquement
•
Si la requête comporte plusieurs lignes de commandes, il suffit de cliquer sur le nombre
apparaissant dans la colonne Results pour consulter ces notices
Ces nombres sont affichés sur chaque ligne de commande et correspondent aux résultats
de recherche pour l'ensemble des critères de cette ligne et de toutes celles qui précèdent.
Pour consulter les notices répondant à tous les critères de recherche, il faut donc cliquer
sur le dernier nombre au bas de la colonne. Pour consulter les notices répondant à un sousensemble de critères de recherche, il faut cliquer sur le nombre de n'importe quelle ligne
précédente.
À noter qu'il n'y a jamais plus qu'un onglet Retrieved d'ouvert à la fois puisqu'il n'est pas
considéré comme une base de données. Si plusieurs requêtes sont exécutées l'une après l'autre,
les résultats de la dernière recherche remplacent ceux de la recherche précédente. Pour
pouvoir consulter les résultats de recherches précédentes, deux options sont offertes :
•
L'icône Last Searches permet d'afficher l'historique des requêtes afin de les exécuter à
nouveau (double-cliquer sur la requête désirée)
28
•
L'icône Strategy Files permet de sauvegarder des stratégies de recherche afin de les
réutiliser ultérieurement (voir l’explication ci-dessous)
Fermer l'onglet Retrieved
Comme l'onglet Retrieved n'est pas considéré comme une base de données, on ne peut pas
fermer la fenêtre en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit ou par File → Close
Database car l’onglet ne figure pas parmi la liste des bases de données à fermer. La seule
façon de fermer cet onglet est d'ouvrir le menu contextuel dans sa liste de notices (la partie
inférieure de la fenêtre d'affichage) et de cliquer sur Close Retrieved Reference List.
Visualiser les résultats de recherche dans les bases distantes via Internet
Les notices repérées dans les bases de données distantes via Internet sont affichées dans
l'onglet Search selon deux modes différents :
•
Si la case Automatically Display the Internet Search Results a été cochée (voir
« Personnalisation des options de recherche » ci-dessous), l'onglet Search s'ouvre
automatiquement
•
Si la case Automatically Display the Internet Search Results n'a pas été cochée, le nombre
de résultats obtenus est affiché dans la fenêtre Internet Search Results. Cette option est
avantageuse car elle permet de limiter le nombre de notices téléchargées de deux façons :
! Cliquer sur Cancel afin de raffiner la requête en ajoutant des critères de recherche
avant de l'exécuter à nouveau
! Ou diminuer le nombre de notices à télécharger dans la section References’ Range to
Retrieve en modifiant le nombre supérieur dans la case à droite de 1 Through
À noter qu'il y un nouvel onglet Search ouvert pour chaque nouvelle requête exécutée via
Internet. Chacun d'eux est numéroté, à partir du chiffre 1 (Search 1, Search 2, Search3…).
Cependant les onglets Search ne sont valables que pour la session de travail courante, ce sont
des bases de données créées temporairement et qui ne seront pas sauvegardées à la fermeture
de ces bases.
Sauvegarde des notices résultant d'une requête
Deux méthodes sont possibles :
Copier les notices dans une autre base de données
•
Activer l'onglet Retrieved ou Search désiré
! Sélectionner les notices à sauvegarder ou la totalité des notices
♦
Copier ces notices dans une base de données nouvellement créée ou dans n'importe
quelle autre base ouverte avec la fonction Copy Between Databases, par exemple,
ou les « glisser-coller » (voir la section « Copie ou déplacement de notices entre
différentes bases de données » du module 2 « Bases de données et index de
notices »)
29
Enregistrer les résultats sous un autre nom
Cette option n'est valide que pour les requêtes exécutées via Internet :
•
Activer l'onglet Search désiré
! File → Save As pour enregistrer cette base temporaire sous un autre nom et ainsi créer
une nouvelle base de données permanente
Sauvegarde et réutilisation des stratégies de recherche
La fenêtre Search Strategy permet de sauvegarder et de réutiliser des stratégies de recherche :
•
Cliquer sur l'icône Strategy Files pour ouvrir la fenêtre Search Strategy
! Pour sauvegarder une stratégie de recherche :
♦
Cliquer sur Save : ouverture de la fenêtre Save Search Strategy
# Dans la case Search Strategy Name, taper le nom de la stratégie de recherche à
sauvegarder
# Cliquer sur OK
! Pour réutiliser une stratégie de recherche préalablement sauvegardée :
♦
Dans la section Current Strategy, sélectionner dans la liste la stratégie de recherche
désirée
♦
Cliquer sur Load
Exécution des requêtes sur un index de notices
On peut exécuter des requêtes sur un ou plusieurs index à la fois. Mais comme un index n'est
pas une base, toutes les bases de données desquelles proviennent les notices pointées par
l'index doivent être ouvertes pour que la requête puisse s'exécuter, et on doit sélectionner
l'option All Databases dans la liste des bases de données sur lesquelles on veut faire la
requête.
Dans la fenêtre Search, les index de notices sont donc plutôt considérés comme un champ,
intitulé Reference Index et disponible dans la liste déroulante de la colonne Field, sur lequel
la requête peut s'effectuer. Le nom de l'index devra être sélectionné dans la liste déroulante
du champ Reference Index, dans la colonne Parameter.
Pour visualiser l'ensemble des notices vers lesquelles pointe un index, il suffit donc
d'exécuter une requête ayant comme seul critère de recherche, sur une seule ligne de
commande, le champ Reference Index et le nom de cet index comme paramètre, afin de
visualiser les notices dans l'onglet Retrieved.
Interrogation des bases de données PubMed
Il existe deux méthodes pour interroger les bases de données PubMed et télécharger dans
RefMan les notices repérées :
30
•
•
Utiliser l'interface de recherche de RefMan : repérage direct des notices
Utiliser l'interface de recherche de PubMed : exportation et importation des notices
Utiliser l'interface de recherche de RefMan : repérage direct des notices
Cette méthode consiste à télécharger les notices repérées directement dans l'onglet Search de
RefMan, sans passer par l'interface de PubMed :
•
References → Internet Search : cette méthode permet d'ouvrir la fenêtre Search avec la
case Internet Search déjà cochée
•
Ou cliquer sur l'icône Activate Search ou sur la touche de fonction F4, puis cocher
manuellement la case Internet Search
! Sélectionner PubMed dans la liste déroulante (flèche à gauche de la case Internet
Search)
! Remplir les lignes de commande avec les champs, les paramètres et les opérateurs
booléens pertinents. La liste déroulante des champs est celle spécialement prévue pour
les bases de données PubMed, elle est différente de celles prévues pour les bases de
données locales.
♦
Cliquer sur l'icône Start Search (lunette d'approche) ou sur la touche de fonction
F12 pour exécuter la requête
♦
Visualiser les résultats dans l'onglet Search
Utiliser l'interface de recherche de PubMed : exportation et importation des notices
Cette méthode consiste à importer les notices de PubMed dans une base de données locale de
RefMan. L'avantage de cette méthode, c'est qu'elle permet d'utiliser toutes les fonctionnalités
de recherche avancée dans PubMed, telles que les limitations préconfigurées et la consultation
ou utilisation des descripteurs du MESH.
Avant d'importer les notices de PubMed dans Refman, il faut d'abord exporter les notices de
PubMed vers un fichier texte spécialement balisé (affichage MEDLINE) pour que Refman
puisse faire le lien entre les champs de PubMed et ceux de la base de données locale.
Exportation des notices de PubMed vers un fichier texte balisé :
•
Modifier l'affichage à droite de Display en sélectionnant MEDLINE dans la liste
déroulante (flèche) à la place de Summary
! Pour visualiser les notices dans le mode d'affichage MEDLINE, cliquer sur Text
! Pour exporter les notices selon le mode d'affichage MEDLINE dans un fichier texte,
cliquer sur Save
♦
À l'ouverture de la fenêtre Téléchargement du fichier de Windows, choisir l'option
Enregistrer ce fichier sur le disque et cliquer sur OK
# À l'ouverture de la fenêtre Enregistrer sous de Windows, taper le nom de
fichier dans la case Nom du fichier en prenant bien soin de changer l'extension
.fcgi pour .txt
31
#
Choisir le répertoire du dossier dans lequel enregistrer ce fichier, puis cliquer
sur Enregistrer
Importation dans RefMan du fichier texte balisé contenant les notices de PubMed :
•
Ouvrir dans RefMan la base de données locale dans laquelle on veut importer les notices
ou créer une nouvelle base de données
•
References → Import Text File → ouverture de la fenêtre Import Text File
! Dans la case Database, choisir la base de données locale dans laquelle on veut
importer les notices, à l'aide de la liste déroulante (flèche)
! À droite de la case Filter, cliquer sur « … » pour ouvrir la fenêtre Select Filter
♦
Sélectionner le filtre d'importation PubMed.cap dans la liste
♦
Cliquer sur Ouvrir
! À droite de la case Text File, cliquer sur « … » pour ouvrir la fenêtre Select Text File
♦
Sélectionner le fichier texte dans le répertoire de dossiers où il avait été sauvegardé
♦
Cliquer sur Ouvrir
! Dans la section Reference Range, l'option All est sélectionnée par défaut pour importer
toutes les notices. Dans le cas contraire, on peut cliquer sur From et indiquer
l'intervalle des numéros de notices qu'on désire importer
! Dans la section Default Reprint Status, l'option Not in File est sélectionnée par défaut
dans la case Status mais on peut modifier le statut de réimpression selon les besoins, à
l'aide de la liste déroulante. Si on choisit le statut On Request, la date du jour courant
est automatiquement insérée dans la case Date
! Dans les cases Additionnal Keywords, on peut attribuer des mots-clés à l'ensemble des
notices qu'on va importer. Ces mots-clés s’ajouteront aux descripteurs du MESH qui
seront importés de PubMed.
! Si on désire modifier les options d'importation des fichiers, on peut cliquer sur Options
afin d'ouvrir la fenêtre Options (la même que celle du menu Tools)
! Cliquer sur Import pour exécuter l'importation des notices
Interroger la base de données MEDLINE dans OVID
L’Université de Montréal donne accès à la base de données Medline via l’interface du
fournisseur OVID (l’accès à l’extérieur du campus est possible grâce au serveur Proxy). Dans
Refman, on ne peut pas interroger Medline via OVID. Cependant, une fois nos notices
repérées dans OVID, il est très facile de télécharger directement ces notices vers RefMan, la
procédure étant plus directe que dans PubMed (exportation et importation en une seule étape
dans OVID).
Procédure à suivre pour télécharger des notices de Medline dans OVID vers RefMan :
•
Ouvrir votre logiciel RefMan mais n’ouvrir aucune base de données. Si RefMan est déjà
ouvert, fermer la base de données dans laquelle vous désirez télécharger des notices
•
Dans OVID, dans la liste affichée des notices repérées, sélectionnez si nécessaire celles à
télécharger en cochant la case à gauche de ces notices.
32
•
Dans le bas de la page, vous trouverez le « Citation manager » que vous devez remplir
comme suit :
! Dans la colonne Citations choisissez les notices à télécharger :
♦
Selected Citations pour télécharger uniquement celles que vous avez préalablement
sélectionnées,
♦
All on this page pour télécharger toutes les notices de la page courante,
♦
All in this set pour télécharger toutes les notices résultant de votre requête.
! Dans la colonne Fields, choisissez le format de téléchargement des notices :
♦
Complete Reference, qui contient tous les champs de la base (c’est-à-dire la notice
complète).
! Dans la colonne Citation Format :
♦
Choisir le format Direct Export : c’est cette option qui vous permet de télécharger
vos notices vers RefMan.
! Dans la colonne Action, cliquez sur Save : cette option démarre le téléchargement de
vos notices.
♦
La fenêtre Select Reference Manager Database s’ouvre et vous demande de choisir
dans quelle base de données RefMan vous désirez importer les notices.
♦
Sélectionnez la base dans l’arborescence Windows et cliquez sur Ouvrir :
# La base de données choisie va alors s’ouvrir dans RefMan, contenant
maintenant les nouvelles notices importées d’OVID.
# Ces notices seront aussi ajoutées dans l’onglet Imported.
Interrogation des bases de données des sites Z3950
Les sites Z3950 sont des bases de données interrogeables à distance via Internet grâce au
protocole Z3950. Ces bases de données sont essentiellement constituées de catalogues de
bibliothèques contenant les notices bibliographiques de leur collection documentaire.
Pour interroger ces bases de données à partir de l'interface de recherche de RefMan :
•
References → Internet Search : cette méthode permet d'ouvrir la fenêtre Search avec la
case Internet Search déjà cochée.
•
Ou cliquer sur l'icône Activate Search ou sur la touche de fonction F4, puis cocher
manuellement la case Internet Search
! Sélectionner Z3950 sites dans la liste déroulante (flèche à gauche de la case Internet
Search)
! Ouvrir la fenêtre Internet Hosts pour sélectionner le ou les sites (hosts) qu'on désire
interroger :
♦
Si aucun site n'a déjà été sélectionné au préalable, la fenêtre Internet Hosts s'ouvre
automatiquement dès qu'on sélectionne Z3950 sites dans la liste déroulante
♦
Si un ou plusieurs sites avaient déjà été sélectionnés au préalable, leurs noms
apparaissent immédiatement en dessous de la barre d'outils de la fenêtre Search.
Pour modifier cette sélection de sites à interroger, cliquer sur l'icône Select Hosts à
gauche (identifié par un globe terrestre) pour ouvrir la fenêtre Internet Hosts :
33
Dans l'onglet All Hosts, sélectionner parmi la liste le ou les sites Z3950 à
interroger, en cochant la case à gauche de chacun. On peut déployer certains de
ces sites en cliquant sur le + à gauche, ce qui permet de sélectionner des bases
de données distinctes plutôt que le site au complet
# Dans l'onglet Marked Hosts, on peut consulter la liste des sites retenus pour la
recherche car ils y sont répertoriés après sélection dans l'onglet All Hosts
Cliquer sur OK pour confirmer le choix des sites et bases de données à interroger
#
♦
!
De retour dans la fenêtre Search, remplir les lignes de commande avec les champs, les
paramètres et les opérateurs booléens pertinents. La liste déroulante des champs est
celle spécialement prévue pour ces bases de données distantes; elle est différente de
celles prévues pour les bases de données locales
♦
Cliquer sur l'icône Start Search (lunette d'approche) ou sur la touche de fonction
F12 pour exécuter la requête
♦
Visualiser les résultats dans l'onglet Search
Ajouter ou modifier des sites Z3950 ou des bases de données
Plusieurs sites Z3950 et bases de données sont déjà configurés pour la recherche via Internet
dans RefMan. Toutefois, on peut en ajouter des nouveaux ou modifier ceux existants. Avant
de créer de nouvelles configurations, on doit contacter le bibliothécaire ou le fournisseur
d'information pour obtenir les instructions de configuration Z3950 pour le site ou la base de
données.
Pour ajouter ou modifier un site une fois les instructions de configuration Z3950 obtenues, on
procède comme suit :
•
Dans la fenêtre Search, cocher la case Internet Search et sélectionner Z3950 sites dans la
liste déroulante
! Cliquer sur l'icône Select Hosts (le globe terrestre) pour ouvrir la fenêtre Internet Hosts
si elle ne s'est pas déjà ouverte automatiquement
! Cliquer sur Configure Hosts → ouverture de la fenêtre du même nom
♦
♦
Pour ajouter un nouveau site, cliquer sur New Host → ouverture de la fenêtre Host
Properties
Pour modifier un site existant, sélectionner d'abord ce site en le surlignant dans la
liste et cliquer sur Properties → ouverture de la fenêtre Host Properties
# Dans la fenêtre Host Properties, remplir les informations conformément aux
instructions de configuration Z3950 pour le site. Pour plus d'informations,
consulter le chapitre 8 du Guide de l'utilisateur, aux pages 159 et 160 de la
version 10
Pour ajouter ou modifier une base de données une fois les instructions de configuration Z3950
obtenues, on procède comme suit :
•
Dans la fenêtre Search, cocher la case Internet Search et sélectionner Z3950 sites dans la
liste déroulante
34
!
Cliquer sur Configure Hosts → ouverture de la fenêtre du même nom
♦
♦
Pour ajouter une nouvelle base de données, cliquer sur New Database → ouverture
de la fenêtre Database Properties
Pour modifier une base de données existante, sélectionner d'abord cette base en la
surlignant dans la liste et cliquer sur Properties → ouverture de la fenêtre
Database Properties
# Dans la fenêtre Database Properties, remplir les informations conformément
aux instructions de configuration Z3950 pour le site. Pour plus d'informations,
consulter le chapitre 8 du Guide de l'utilisateur aux pages 161-163 de la version
10
Interrogation des bases de données ISI Web of Science
Il s'agit d'une nouvelle ressource Internet offerte dans la version 10 de RefMan. Pour en
bénéficier pleinement, il est nécessaire de posséder un abonnement prépayé au Web of
Science. Sinon, l'interrogation de ces bases de données via RefMan est gratuite, mais la
consultation des notices bibliographiques ou des documents plein texte est payante. De plus,
les résultats sont affichés non pas dans RefMan mais dans le navigateur Internet installé sur
votre poste de travail (Internet Explorer, Netscape Navigator, etc.) et ils ne présentent que les
titres des documents repérés. Ces titres sont des liens hypertextes qui renvoient au site « Link
to key literature sources from ISI ResearchSoft Products » sur lequel on peut obtenir les
informations recherchées moyennant des frais.
Pour plus d'informations, consulter le chapitre 8 du Guide de l'utilisateur aux pages 152, 163167 de la version 10. Par ailleurs, le Web of Sciences est accessible gratuitement par
l’intermédiaire du serveur mandataire de l'Université de Montréal.
Essai des serveurs de sites Z3950 ou ISI Web of Science
Pour mettre à l’essai la connexion d'un serveur afin de confirmer une nouvelle configuration :
•
Dans la fenêtre Search, cocher la case Internet Search et sélectionner Z3950 sites ou ISI
Web of Science dans la liste déroulante
♦
Cliquer sur Configure Hosts
# Sélectionner le serveur (site) à mettre à l’essai en le surlignant dans la liste
# Cliquer sur Test Host
Syntaxe des requêtes
Lorsqu'on formule des requêtes, il est nécessaire de respecter certaines règles de syntaxe selon
le logiciel utilisé. Dans RefMan, ces règles sont :
35
•
Utiliser les trois opérateurs booléens pour faire le lien entre les différents paramètres, sur
une même ligne de commande (pour un même champ) ou sur des lignes de commande
différentes (pour des champs différents)
! L'opérateur AND fait l'intersection entre les deux paramètres entourant l'opérateur : on
ne recherche que les notices contenant les deux paramètres à la fois
! L'opérateur OR fait l'union entre les deux paramètres entourant l'opérateur : on
recherche les notices contenant l'un ou l'autre des deux paramètres
! L'opérateur NOT exclut le paramètre suivant l'opérateur : on recherche les notices
contenant le premier paramètre mais pas le deuxième
•
Utiliser la troncature * (astérisque) pour représenter n'importe quel caractère ou ensemble
de caractères, à la fin ou au début d'un terme. Par exemple, taper leu* comme paramètre
de recherche permettra de repérer des notices contenant des termes comme leucémie,
leucocyte, etc.
•
Pour la recherche d'auteurs, on peut taper le nom de famille seul. La casse n'est pas
importante. On peut utiliser la troncature. On peut repérer les notices contenant le nom de
l'auteur ou son synonyme (présents dans le Term Manager).
•
Pour la recherche de mots-clés, la casse n'est pas importante. On peut repérer les notices
contenant le mot-clé ou ses synonymes (présents dans le Term Manager).
•
Pour la recherche de périodiques, on peut utiliser soit le nom au complet, soit son
abréviation, soit un synonyme (présents dans le Term Manager). On peut utiliser la
troncature. La casse n'est pas importante.
•
Pour la recherche d'années, on peut utiliser une seule année (1994), un ensemble d'années
séparées par des virgules (1980, 1984, 1990) ou un intervalle d'années séparées par un tiret
(1990-1998).
•
Pour la recherche dans les champs Titre, Note, Résumé et Adresse, la casse n'a pas
d'importance et on peut utiliser n'importe quelle combinaison de lettres, chiffres ou
symboles. La troncature est implicite alors il est inutile de la rajouter, sauf si on recherche
ce symbole.
•
Pour la recherche de Ref ID, on peut utiliser un seul ID (110), un ensemble d’ID séparés
par des virgules (110, 240, 356) ou un intervalle d’ID séparés par un tiret (120-125), ou
encore une combinaison d'ensembles et d'intervalles d’ID (110, 240, 120-125, 134).
•
Pour la recherche dans Tous les champs non indexés, la casse n'a pas d'importance et on
peut utiliser n'importe quelle combinaison de lettres, chiffres ou symboles. Les champs
non indexés correspondent à ceux pour lesquels il n'existe pas une liste déroulante à
consulter (voir la section « Consultation de la liste déroulante des termes d’un champ » cidessus).
•
Pour la recherche dans Tous les champs indexés, la casse n'a pas d'importance. Les
champs indexés correspondent à ceux pour lesquels il existe une liste déroulante à
consulter (voir la section « Consultation de la liste déroulante des termes d’un champ » cidessus).
•
Pour la recherche dans les champs Numéro de page, Web/URL, Volume, Numéro (Issue),
Éditeur (Publisher), Lieu de publication, ISSN/ISBN, Disponibilité (Availability), Divers
(Misc.), Défini par l'utilisateur (User Defined), la casse n'a pas d'importance et on peut
36
utiliser n'importe quelle combinaison de lettres, chiffres ou symboles. La troncature est
implicite alors il est inutile de la rajouter, sauf si on recherche ce symbole.
Personnalisation des options de recherche
Modifier la liste déroulante des champs de la fenêtre Search
•
Tools → Options
! Cliquer sur l'onglet Retrieval
♦
Dans la section Field Search List :
# Sélectionner l'option Complete si on veut que la totalité des champs de la base
figure dans la liste déroulante
# Ou sélectionner l'option Customized et cliquer sur Customize pour ouvrir la
fenêtre Customize Field Search List afin de sélectionner un sous-ensemble de
champs de la base à inclure dans cette liste déroulante
Modifier l'ordre de tri des résultats
•
Tools → Options
! Cliquer sur l'onglet Retrieval
♦
Dans la section Default Sort, définir l'ordre de tri des notices :
# Dans la case Sort by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit s'effectuer en
premier lieu : l'option par défaut est le champ [04] Authors, primary
# Dans la case Then by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit s'effectuer en
# Dans la dernière case Then by, sélectionner le champ sur lequel le tri doit
s'effectuer en troisième lieu : l'option par défaut est None (aucun champ)
# Pour chacune des trois cases ci-dessus, sélectionner l'option Ascending pour
trier en ordre croissant ou Descending pour trier en ordre décroissant
Options d'importation de notices d'un fichier texte balisé
•
Tools → Options
! Cliquer sur l'onglet Import
♦
Si on ne désire pas confirmer l'importation de chaque notice individuellement, ne
pas cocher la case Confirm Import of Each Reference
♦
Dans la section Previous session, indiquer l'option d'importation par rapport aux
importations précédentes :
# Prompt if Imported Tab exists si on veut être averti de l'existence de notices
préalablement importées dans un onglet Import afin de choisir le type
d'importation parmi les deux choix suivants
# Clear Existing Imported Tab si on veut remplacer les notices d'une importation
précédente dans un onglet Import déjà existant par les notices de l'importation
en cours
37
Append to Existing Imported Tab si on veut ajouter les notices de l'importation
en cours aux notices d'une importation précédente dans un onglet Import déjà
existant
Dans la section Duplicate References, indiquer la façon d'importer des notices qui
seraient détectées comme doublons de notices déjà existantes :
# Import si on désire tout de même importer les doublons
# Do not Import pour ne pas les importer
# Put in Duplicates Database pour les importer ailleurs, dans un onglet
Duplicate créé pour l'importation de ces doublons
#
♦
Téléchargement automatique ou non des notices d'Internet
Lorsqu'on cherche des notices dans des bases de données distantes via Internet, il est
avantageux de pouvoir confirmer le téléchargement plutôt que de l'autoriser automatiquement,
à cause du grand nombre de résultats possibles, afin de ne pas surcharger l'affichage des
résultats dans l'onglet Search (voir la section « Visualiser les résultats de recherche dans les
bases distantes via Internet » ci-dessus).
Pour activer ou désactiver cette option :
•
Tools → Options
! Cliquer sur l'onglet Internet Search
♦
Cocher la case Automatically Display Internet Search Results pour que le
téléchargement soit automatique sans aucune confirmation
♦
Décocher la case Automatically Display Internet Search Results pour être en
mesure de confirmer le téléchargement en ayant la possibilité soit de l'annuler pour
raffiner la requête, soit de réduire le nombre de notices à télécharger (voir la
section « Visualiser les résultats de recherche dans les bases distantes via Internet »
ci-dessus).
Mettre en évidence les termes de recherche dans l'affichage des résultats
Lorsqu'on exécute une requête sur une base de données locale (et non sur Internet), on peut
mettre en évidence (en italique) le(s) terme(s) recherché(s) dans les notices résultant de la
recherche (onglet Retrieved). Il s'agit de visualiser les notices dans un format de sortie (Output
Style Display) plutôt que dans le mode standard (Standard Display). Pour choisir le mode
d'affichage Output Style Display, il y a deux façons de faire :
Si le format de sortie a déjà été sélectionné :
•
View → Output Style Display
Si le format de sortie n'a pas encore été sélectionné :
•
Tools → Options
♦
Dans la section Reference Display
# Cliquer sur Output Style Display (Read only)
38
#
#
Dans la liste déroulante, sélectionner le format de sortie désiré ou cliquer sur
l’icône « … » qui permet de parcourir la liste des formats disponibles et d’en
sélectionner un
Apply → OK
39
Reference Manager
Module 4 : Édition, importation et exportation de
notices bibliographiques
Mai 2002
Formation à l’utilisation du logiciel Reference Manager - Module 4 : Édition, importation et exportation de notices
bibliographiques
Module 4 : Édition, importation et exportation de notices bibliographiques
Fonctionnalités d'édition des notices bibliographiques
La création d'une nouvelle notice bibliographique et la modification de notices existantes sont
des tâches qui s'exécutent lorsque la notice est éditée en mode Standard Display dans la partie
supérieure de la fenêtre d'affichage des bases de données (voir le module 1 « Généralités »).
Ce mode d'affichage offre un ensemble de fonctionnalités d'édition dont plusieurs
s'apparentent à celles offertes par les logiciels de traitement de texte, alors que d'autres sont
spécifiques à Refman pour la gestion des bases de données.
Sélectionner du texte
La souris permet de surligner un ou plusieurs termes pour les sélectionner. On peut aussi
sélectionner un seul terme en double-cliquant dessus.
Déplacer ou copier du texte dans la même notice
La fonctionnalité glisser-coller permet de déplacer ou copier du texte à l'intérieur d'une même
notice, dans le même champ ou dans un autre. Il s'agit de sélectionner le texte avec la souris,
puis en maintenant la souris enfoncée, de glisser le texte vers le nouvel emplacement pour le
déplacer. Si on maintient en même temps la touche de clavier Ctrl enfoncée, le texte sera
copié au nouvel emplacement, plutôt que déplacé (voir le module 1 « Généralités »).
Couper, copier et coller du texte, dans la même notice ou dans une autre
Les fonctionnalités Cut, Copy et Paste permettent de supprimer, de copier et de coller du texte
présélectionné. Le texte coupé ou copié peut être collé dans la notice source ou dans une
autre, dans la base de données source ou dans une autre. Ces fonctions sont disponibles dans
la barre d'outils sous forme d'icônes, ou dans le menu Edit, ou encore dans le menu contextuel
de l'édition de la notice (voir le module 1 « Généralités »).
Éditer plusieurs notices en même temps pour déplacer, couper, copier et coller du texte
entre elles
Dans Refman on peut éditer plusieurs notices en même temps dans des fenêtres différentes.
Cette fonctionnalité permet de déplacer, de couper, de copier et de coller du texte d'une notice
à l'autre plus facilement. L'édition simultanée de plusieurs notices peut se faire de deux
façons, selon la disposition avec laquelle on désire travailler sur les notices :
•
•
La fonction Edit dispose les fenêtres l'une par-dessus l'autre, en cascade;
La fonction Open and Tile dispose les fenêtres l'une au-dessus de l'autre, en mosaïque
horizontale.
41
bibliographiques
1. Éditer plusieurs notices en même temps - fenêtres en cascade
•
Dans la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre d'affichage), sélectionner le groupe
de notices à éditer en même temps, en les surlignant avec la souris (maintenir la touche
Ctrl enfoncée pour en sélectionner plusieurs)
•
References → Edit (ou cliquer sur l'icône Edit Reference de la barre d'outils)
! À l'intérieur de chacune des notices éditées en même temps, exécuter les tâches
désirées sur le texte (déplacer, couper, copier et coller), avec les fonctions décrites cidessus (glisser-coller à l’aide de la souris ou Cut, Copy et Paste)
! Lorsque les modifications sont terminées, on ferme les notices éditées en cliquant sur
le X dans le coin supérieur droit de leur fenêtre respective
2. Éditer plusieurs notices en même temps - fenêtres en mosaïque horizontale
•
Dans la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre d'affichage), sélectionner le groupe
de notices à éditer en même temps, en les surlignant avec la souris (maintenir la touche
Ctrl enfoncée pour en sélectionner plusieurs)
•
References → Open and Tile
! À l'intérieur de chacune des notices éditées en même temps, exécuter les tâches
désirées sur le texte (déplacer, couper, copier et coller), avec les fonctions décrites cidessus (glisser-coller à l’aide de la souris ou Cut, Copy et Paste)
! Lorsque les modifications sont terminées, on ferme les notices éditées en cliquant sur
le X dans le coin supérieur droit de leur fenêtre respective
Copier du texte vers une ou plusieurs autres notices dans le même champ
La fonction Copy Field permet de copier du texte présélectionné dans un champ et de le coller
vers le même champ de plusieurs autres notices, dans la même base de données ou dans une
autre. C'est de cette façon qu'on peut par exemple attribuer un même mot-clé à plusieurs
notices, en copiant d'abord le mot-clé dans le champ Keywords d'une notice source existante :
•
Sélectionner la ou les notices dans lesquelles on veut coller le texte copié, en les surlignant
ou en les marquant
•
Sélectionner le texte à copier avec la souris dans la notice source
! Edit → Copy Field → ouverture de la fenêtre Copy Field
♦
Dans la section Copy Field Data, il n'y a aucune information à saisir : le texte
présélectionné et copié apparaît dans la case Field Data to Copy, alors que le
champ vers lequel sera collé le texte dans les autres notices apparaît dans la case
To Field
♦
Dans la case Reference List, sélectionner la base de données qui contient la ou les
notices dans lesquelles on veut coller le texte copié
♦
Dans la section References Options, indiquer quelles notices recevront le texte
copié :
# Hihglighted References pour les références surlignées
# Marked References pour les références marquées
# Unmarked References pour les références non marquées
42
bibliographiques
#
All References in list pour toutes les références
♦
Pour certains champs, la section Field Options – if the field already contains data
est affichée et on doit y indiquer de quelle façon le texte déplacé sera reçu dans le
champ destinataire, autrement dit ce qu'il adviendra du contenu préexistant dans ce
champ :
# Overwrite existing data pour que le nouveau texte déplacé dans ce champ
remplace l'ancien contenu
# Append to existing data pour que le nouveau texte déplacé dans ce champ
s'ajoute à l'ancien contenu
♦
Cliquer sur Copy
Déplacer le contenu d'un champ vers un autre champ dans une ou plusieurs notices
La fonction Move Field permet de déplacer le contenu complet d'un champ vers un autre
champ à l'intérieur d'une même notice, par exemple de déplacer le contenu de son champ Titre
vers son champ Note. Ce déplacement peut se faire dans une ou plusieurs notices à la fois, et
c'est le contenu spécifique à chacune de ces notices qui sera déplacé d'un champ à l'autre à
l'intérieur de chaque notice :
•
Sélectionner la ou les notices dans lesquelles on veut déplacer le contenu d'un champ vers
un autre champ, en les surlignant ou en les marquant
! Edit → Move Field → ouverture de la fenêtre Move Field
♦
Dans la section Move Field Data :
# Dans la case From Field sélectionner le champ d'origine qui perdra son contenu
# Dans la case To Field sélectionner le champ destinataire qui recevra le contenu
du champ d'origine
♦
Dans la case Reference List, sélectionner la base de données qui contient la ou les
notices dans lesquelles on veut exécuter le déplacement
♦
Dans la section References Options, indiquer quelles sont les notices dans
lesquelles on veut exécuter le déplacement :
# All References in list pour toutes les références
♦
Dans la section Field Options, indiquer de quelle façon le texte déplacé doit être
reçu dans le champ destinataire, autrement dit ce qu'il adviendra du contenu
préexistant dans ce champ :
# Append to existing data pour que le nouveau texte déplacé dans ce champ
s'ajoute à l'ancien contenu
# Overwrite existing data pour que le nouveau texte déplacé dans ce champ
remplace l'ancien contenu
♦
Cliquer sur Move
43
bibliographiques
Créer une nouvelle notice à partir d’une notice semblable déjà existante
Refman offre trois méthodes possibles :
1. Copier et coller une notice au complet, dans la même base ou dans une autre
Avec cette méthode, la notice source à copier et celle nouvellement créée peuvent appartenir à
la même base de données ou à des bases différentes :
•
Sélectionner la notice à copier dans la liste (partie inférieure de la fenêtre d’affichage)
•
Edit → Copy (ou l’icône Copy)
•
Si la nouvelle notice à créer n'est pas dans la même base de données que la notice source,
cliquer sur l'onglet de l'autre base pour l'activer avant d'exécuter les étapes suivantes,
sinon passer directement à l'étape suivante :
•
References → New (ou l’icône New Reference) pour créer une nouvelle notice
! Edit → Paste (ou l'icône Paste) pour coller le contenu complet de la notice source dans
la nouvelle notice
! À l'intérieur de la nouvelle notice créée à partir de la notice source, modifier les
données ou en ajouter des nouvelles
2. Copier et coller certains champs d’une notice, dans la même base ou dans une autre
Avec cette méthode, la notice source à copier et celle nouvellement créée peuvent appartenir à
la même base de données ou à des bases différentes :
•
Sélectionner la notice à copier dans la liste (partie inférieure de la fenêtre d’affichage)
•
Edit → Copy (ou l’icône Copy)
•
Si la nouvelle notice à créer n'est pas dans la même base de données que la notice source,
cliquer sur l'onglet de l'autre base pour l'activer avant d'exécuter les étapes suivantes,
sinon passer directement à l'étape suivante :
•
References → New (ou l’icône New Reference) pour créer une nouvelle notice
! Edit → Paste special
♦
Fenêtre Paste special
# Dans la section Fields to paste, sélectionner les champs à copier en cochant la
case à gauche du champ ou cliquer sur Include All
# Paste
3. Doubler (Duplicate) certains champs d'une notice dans la même base de données
Pour pouvoir utiliser cette méthode, la notice source à doubler et celle nouvellement créée
doivent appartenir à la même base de données :
•
Sélectionner la notice à doubler dans la liste (partie inférieure de la fenêtre d’affichage)
44
bibliographiques
•
References → Duplicate (ou Duplicate dans le menu contextuel, accessible en cliquant
avec le bouton droit de la souris sur la notice sélectionnée dans la liste)
! Ouverture de la fenêtre Duplicate Reference
♦
Dans la section Fields containing data, la liste des champs contenant des données
dans la notice à doubler est affichée :
# Sélectionner les champs à doubler en cochant leur case à gauche. Include All
permet de tous les sélectionner, Exclude All permet de tous les exclure de la
sélection.
♦
Cliquer sur OK
Modifier la typographie du texte : police, mise en évidence, caractères grecs et spéciaux
•
L'icône F (Font) permet de modifier la police de caractères, de mettre en évidence (gras,
italique) et d'appliquer un effet spécial (souligné, exposant, indice) sur du texte
présélectionné avec la souris dans la notice éditée. En cliquant sur l'icône F, la fenêtre
Font Selection s'ouvre en permettant le choix de la police (Font), des Styles (Bold, Italic)
et des Effects (Underline, Superscript, Subscript) à appliquer au texte.
•
L'icône B (Bold) met en gras le texte présélectionné avec la souris.
•
L'icône I (Italic) met en italique le texte présélectionné avec la souris.
•
L'icône U (Underline) souligne le texte présélectionné avec la souris.
•
L'icône α permet de taper du texte directement en lettres grecques ou de modifier un texte
existant en caractères grecs après l'avoir sélectionné au préalable avec la souris.
•
L'icône ë permet d'insérer des caractères spéciaux en ouvrant la fenêtre Insert Symbol.
Sélectionner un terme d'une liste pour le coller plutôt que de le taper
Refman offre des listes de termes qu'on peut coller dans les champs d'une notice éditée plutôt
que de taper les termes et de risquer de faire des erreurs de frappe ou d'orthographe ou encore
d’employer des formulations inexactes (voir le module 5 « Listes de termes » pour plus de
détails sur le fonctionnement de ces listes).
D'abord la Phrase List est une liste personnalisée d'expressions ou de phrases répétitives qu'on
décide de sauvegarder pour les réutiliser plus tard, dans n'importe quel champ d'une notice
éditée.
Ensuite pour les champs Authors, Keywords et Journal Name, on a accès aux trois listes de
termes provenant du Term Manager :
•
Pour le champ Authors, la liste des noms d'auteurs (Authors)
•
Pour le champ Keywords, la liste des mots-clés (Keywords)
•
Pour le champ Journal Name, la liste des noms de périodiques (Periodicals)
45
bibliographiques
Phrase List
Pour insérer dans un champ d'une notice une expression ou une phrase préalablement
sauvegardée dans la Phrase List, on doit procéder comme suit :
•
Positionner le curseur dans le champ de la notice éditée où on désire coller l'expression ou
la phrase type
•
Ouvrir le menu contextuel de l'édition de la notice en cliquant sur le bouton droit de la
souris (dans la partie supérieure de la fenêtre d'affichage de la base de données)
! Cliquer sur Select Phrase
♦
Ouverture de la fenêtre Phrase List
# Dans la section Phrase List, sélectionner l'expression ou la phrase à coller
# Cliquer sur Select : l'expression ou la phrase est automatiquement collée dans le
champ de la notice éditée
Term Manager
Il y a deux façons de sélectionner un terme du Term Manager pour le coller dans un champ
d'une notice éditée :
1. Sélectionner et coller un terme de la liste déroulante d'un champ
Ces listes déroulantes des champs Authors, Keywords et Journal Name contiennent les mêmes
termes que le Term Manager, mais l'affichage est différent et la façon de les coller dans les
champs d'une notice éditée diffère aussi. C'est le double-clic de la souris qui permet de réaliser
cette tâche :
•
Positionner le curseur dans le champ et taper la touche de fonction F3 ou la première lettre
du mot désiré afin d'afficher la liste de termes à partir de cette lettre
! Dans la liste déroulante des termes qui s'ouvre, double-cliquer sur le terme désiré pour
le coller dans le champ de la notice
2. Sélectionner et coller un terme du Term Manager lui-même
C'est la fonction glisser-coller qui permet de réaliser cette tâche :
•
Ouvrir le Term Manager (l'icône 123ABC ou la touche de fonction F5 ou encore le menu
Term Manager → Activate) et réduire l'affichage de la fenêtre pour qu'elle ne soit pas
plein écran, afin de pouvoir continuer à visualiser la notice éditée en arrière-plan
! Sélectionner le terme désiré avec la souris puis, en maintenant la souris enfoncée,
glisser le terme jusqu'au champ de la notice éditée pour le coller
La fonction glisser-coller peut aussi s'exécuter sur plusieurs termes du Term Manager en
même temps. Dans ce cas, on sélectionne les termes en maintenant la touche Ctrl enfoncée,
avant d'exécuter le glisser-coller. De plus, on peut glisser-coller des termes du Term Manager
46
bibliographiques
dans la liste des notices ainsi que dans d'autres destinations (voir la section « Glisser-coller
des termes du Term Manager » du module 5 « Listes de termes » pour plus de détails sur cette
fonction).
Assigner automatiquement un Ref ID à une seule notice
Refman offre une option d'assignation automatique de Ref ID à toutes les notices créées dans
la base de données. Pour activer cette option :
•
Tools → Options → onglet Reference Edit → Section Automatic Settings → cocher la
case Assign Reference ID
Si cette option a été sélectionnée, il sera par contre impossible de modifier ou de corriger un
Ref ID existant ou d'en attribuer un manuellement à une nouvelle notice créée ou importée.
Par conséquent il peut être utile, voir nécessaire à l'occasion, de désélectionner cette option en
décochant la case Assign Reference ID. Dans ce cas, on peut vouloir assigner des Ref ID
automatiques au cas par cas, à une notice à la fois, pour s'assurer que le Ref ID assigné est à la
suite du plus grand Ref ID de la base.
Pour assigner un Ref ID automatique à une notice lorsque l'option Assign Reference ID dans
les Automatic Settings a été désélectionnée :
•
Positionner le curseur dans le champ Ref ID; il existe alors deux méthodes possibles :
! Menu References → Assign Ref ID
! Ou cliquer avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel de
l'édition de la notice → Assign Ref ID
Appliquer le correcteur orthographique
Refman offre deux façons de vérifier l'orthographe du texte d'une notice éditée, lorsque le
curseur est positionné dans la partie supérieure de la fenêtre d'affichage (dans l'édition d'une
notice) :
•
Cliquer sur l'icône ABC (Spell Check) dans la barre d'outils
•
Ou menu Tools → Spell Check
Insérer les coordonnées d'un fichier électronique
La fonction Insert file de Refman est celle qui permet d'exécuter cette fonction, plutôt que de
taper soi-même le nom et le chemin complet d'un fichier électronique et de risquer de faire des
erreurs de frappe ou de localisation.
Pour insérer les coordonnées d'un fichier électronique :
•
Positionner le curseur dans un des cinq champs suivants de la notice éditée : Web/URLs,
Link to PDF, Link to full text, Related links, Images
•
Cliquer avec le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu contextuel de
l'édition de la notice (partie supérieure de la fenêtre d'affichage)
47
bibliographiques
! Cliquer sur Insert File → ouverture de la fenêtre Insert File :
♦
Dans la section Regarder Dans, cliquer sur la flèche pour naviguer dans le
répertoire de dossiers et sélectionner le fichier électronique désiré
♦
Cliquer sur Ouvrir
Trier les noms d'auteurs ou les mots-clés dans une seule notice
Pour exécuter cette fonction dans une seule notice :
•
Positionner le curseur dans le champ désiré, soit le champ Authors ou le champ Keywords
•
l'édition de la notice (partie supérieure de la fenêtre d'affichage)
! Cliquer sur Sort Author List ou Sort Keyword List
Pour exécuter cette fonction sur plusieurs notices en même temps, voir la section « Opérations
de masse sur plusieurs notices en même temps » ci-dessous.
Indexer automatiquement une notice
Refman offre la possibilité d'attribuer automatiquement des mots-clés à une notice bibliographique. Il scrute les champs Titre, Note et Résumé de la notice afin d'y découvrir des termes
identiques à ceux de la liste des mots-clés du Term Manager (voir le module 5 « Listes de
termes ») de la base où se trouve cette notice. Lorsque c'est le cas, il ajoute ces termes identiques dans le champ Keywords de la notice.
Pour exécuter cette tâche sur une notice en particulier :
•
Positionner le curseur n'importe où dans la partie supérieure de la fenêtre d'affichage
(l'édition d'une notice)
•
l'édition de la notice
! Cliquer sur Scan for Keywords
Pour exécuter cette fonction sur plusieurs notices en même temps, voir la section « Opérations
de masse sur plusieurs notices en même temps » ci-dessous.
Détecter les doublons d'une notice
Les doublons sont des notices identiques qui auraient été introduites par erreur dans la même
base de données, avec des Ref ID différents. Pour repérer les doublons d'une notice afin de les
éliminer par la suite :
•
Positionner le curseur n'importe où dans la partie supérieure de la fenêtre d'affichage
(l'édition d'une notice)
•
l'édition de la notice
! Cliquer sur Check for Duplicates → les notices résultant de la détection de doublons
sont affichées dans un onglet Duplicates créé automatiquement.
48
bibliographiques
Pour connaître ou modifier les options de détection de doublons, voir « Options de détection
des doublons » à la fin de ce module.
Pour exécuter cette fonction sur plusieurs notices en même temps et dans plusieurs bases de
données, voir la section « Opérations de masse sur plusieurs notices en même temps » cidessous.
Opérations de masse sur plusieurs notices en même temps
Refman offre la fonction Batch Operation qui permet d'exécuter trois opérations de masse sur
plusieurs notices en même temps, dans une ou plusieurs bases de données :
•
•
•
Détection de doublons (Duplicate Search)
Tri de mots-clés (Keyword List Sort)
Indexation automatique des notices (Scan for Keywords)
Détection des doublons de plusieurs notices
Cette opération de masse permet de détecter les doublons de plusieurs notices en même temps
provenant soit d'une seule base de données, soit de toutes les bases de données ouvertes en
même temps (All Databases), selon l'option choisie (voir la section « Options de détection des
doublons » ci-dessous). Pour exécuter cette tâche :
•
Tools → Batch Operation → Duplicate Search
! Ouverture de la fenêtre Batch Duplicate Search
♦
Dans la section Reference List to Compare, sélectionner la base de données
contenant les notices à comparer pour la détection des doublons. Pour sélectionner
toutes les bases de données ouvertes en même temps, sélectionner l'option All
Databases.
♦
Dans la section Reference Range, sélectionner les Ref ID des notices à comparer.
Si on a sélectionné l'option All Databases dans l'étape précédente, cette option n'est
pas disponible car toutes les notices sont automatiquement sélectionnées.
♦
Pour modifier les options pour la recherche de doublons, cliquer sur Options (voir
la section « Options de détection des doublons » ci-dessous).
♦
Cliquer sur Search pour démarrer la détection de doublons : les notices repérées
seront affichées dans un onglet Duplicates automatiquement créé.
Comme ces notices peuvent provenir de différentes bases de données, la barre de titre (dans le
haut de l'écran) affiche les renseignement relatifs à la localisation de chaque notice repérée
lorsqu'on la sélectionne dans la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre d'affichage).
Par exemple, la barre titre affichant les données suivantes « Reference Manager – [Reference
List – modele4 Database: Book, Whole Reference ID 105 » contient les renseignements
suivants sur la notice sélectionnée :
•
•
La notice provient de la base de données modele4.
Le type de notice est un livre entier (Book, Whole).
49
bibliographiques
•
Le Ref ID de la notice est 105 (Reference ID 105).
Trier les mots-clés de plusieurs notices
Pour trier les mots-clés dans le champ Keywords de plusieurs notices en même temps, dans
une seule base de données :
•
Tools → Batch Operation → Keyword List Sort
! Ouverture de la fenêtre Batch Keyword List Sort
♦
Dans la section Database, choisir la base de données dans laquelle on veut trier les
mots-clés
♦
Dans la section Reference Range, le plus petit et le plus grand Ref ID sont affichés
par défaut pour sélectionner toutes les notices de la base : on peut modifier ces
chiffres au besoin pour ne sélectionner qu'un ensemble de notices de la base
♦
Cliquer sur Sort
Indexer automatiquement plusieurs notices
Pour scruter plusieurs notices en même temps à la recherche de termes équivalents aux motsclés du Term Manager (voir le module 5 « Listes de termes »), afin de les ajouter
automatiquement dans le champ Keywords de chacune de ces notices :
•
Tools → Batch Operation → Keyword Scan
! Ouverture de la fenêtre Batch Keyword Scan
♦
Dans la section Database, choisir la base de données dans laquelle on veut
exécuter cette tâche
♦
Dans la section Reference Range, le plus petit et le plus grand Ref ID sont affichés
par défaut pour sélectionner toutes les notices de la base : on peut modifier ces
chiffres au besoin pour ne sélectionner qu'un ensemble de notices de la base
♦
Dans la section Fields to Scan, sélectionner les champs à scruter (cocher leur case
à gauche) pour la recherche de termes se retrouvant dans la liste Keywords du
Term Manager
♦
Cliquer sur Scan : les mots-clés du Term Manager qui sont repérés dans les
champs sélectionnés à l'étape précédente sont automatiquement ajoutés dans le
champ Keywords de ces notices
Échange de listes de notices entre collègues : exportation et importation de
notices
Les fonctionnalités d'exportation et d'importation permettent l'échange de listes de notices
bibliographiques entre collègues. Il est impossible d'importer des notices bibliographiques
dans Refman si elles ne proviennent pas d'un fichier texte ayant un format spécialement balisé
car le logiciel doit pouvoir reconnaître le contenu de chaque champ de la base sans ambiguïté.
Par conséquent, l'échange de notices bibliographiques entre collègues nécessite deux étapes :
50
bibliographiques
1. Le collègue expéditeur exporte sa liste de notices de Refman vers un fichier texte avec
format balisé (voir « Exportation des notices d’une base de données Refman vers un
fichier texte balisé » ci-dessous).
2. Le collègue destinataire importe ce fichier texte dans Refman, en sélectionnant le filtre
d'importation correspondant au format balisé d'exportation utilisé (voir « Importer des
notices d'un fichier texte balisé vers une base de données Refman" ci-dessous).
Dans Refman, il existe quatre formats balisés disponibles pour l'exportation des notices :
•
RIS : chaque champ est identifié par un délimiteur de deux lettres. Ce format balisé est
conçu pour tous les types de documents, il est le plus pratique à utiliser.
•
MEDLARS : semblable au RIS, mais les délimiteurs sont différents. Cependant ce format
balisé n'a été conçu que pour un seul type de document, à savoir les articles de
périodiques.
•
Comma delimited : chaque champ est délimité par une virgule ; à la lecture du texte, il est
difficile pour un humain de distinguer le contenu de chaque champ sans ambiguïté.
•
Tab delimited : chaque champ est délimité par une tabulation ; à la lecture du texte, il est
difficile pour un humain de distinguer le contenu de chaque champ sans ambiguïté.
Exporter des notices d'une base de données Refman vers un fichier texte balisé
•
Sélectionner les notices à exporter, en les surlignant ou en les marquant
•
References → Export
•
Ouverture de la fenêtre Export references
! Dans la section Output format : choisir un des quatre formats disponibles : RIS,
MEDLARS, Comma delimited ou Tab delimited
! Dans la section References options : choisir quelles notices seront exportées (celles
surlignées, marquées, non marquées ou toutes les notices de la liste)
! À droite de la case File name, cliquer sur « … »
♦
Ouverture de la fenêtre Specifiy export file name
# Dans la première case Enregistrer sous en haut, parcourir le répertoire de
dossiers et choisir celui dans lequel on veut exporter notre fichier texte
# Dans la case Nom du fichier, nommer le fichier texte d’exportation avec
l’extension .txt
# Dans la deuxième case Enregistrer sous en bas, choisir Text files (.txt)
# Cliquer sur OK
•
Retour à la fenêtre Export references
! Cliquer sur Export pour démarrer l’exportation
Importer des notices d'un fichier texte balisé vers une base de données Refman
•
Ouvrir dans RefMan la base de données locale dans laquelle on veut importer les notices
ou créer une nouvelle base de données
•
References → Import Text File (ou cliquer sur l'icône Import Text File)
51
bibliographiques
! Ouverture de la fenêtre Import Text File
♦
Dans la case Database, choisir la base de données locale dans laquelle on veut
importer les notices, à l'aide de la liste déroulante (flèche)
♦
À droite de la case Filter, cliquer sur « … » pour ouvrir la fenêtre Select Filter
# Sélectionner dans la liste le filtre d'importation approprié correspondant à celui
utilisé pour l'exportation, tel que RIS.cap pour le format RIS
# Cliquer sur Ouvrir
♦
À droite de la case Text File, cliquer sur « … » pour ouvrir la fenêtre Select Text
File
# Sélectionner le fichier texte contenant les notices dans le répertoire de dossiers
où il avait été sauvegardé (disquette, disque dur, disque réseau, etc.)
# Cliquer sur Ouvrir
♦
Dans la section Reference Range, l'option All est sélectionnée par défaut pour
importer toutes les notices contenues dans le fichier texte balisé. Dans le cas
contraire, on peut cliquer sur From et indiquer l'intervalle des numéros de notices
qu'on désire importer
♦
Dans la section Default Reprint Status, l'option Not in File est sélectionnée par
défaut dans la case Status, mais on peut modifier le statut de réimpression selon les
besoins, à l'aide de la liste déroulante. Si on choisit le statut On Request, la date du
jour courant est automatiquement insérée dans la case Date
♦
Dans les cases Additionnal Keywords on peut attribuer des mots-clés à l'ensemble
des notices qu'on va importer. Ces mots-clés s’ajouteront aux mots-clés déjà
attribués à chaque notice qui sera importée
♦
Si on désire modifier les options d'importation de fichier, on peut cliquer sur
Options afin d'ouvrir la fenêtre Options (la même que celle du menu Tools : voir
« Options d'importation de notices d'un fichier texte balisé » ci-dessous)
♦
Cliquer sur Import pour exécuter l'importation des notices
Visualiser les notices importées
Les notices importées sont versées simultanément à deux endroits dans RefMan :
•
Dans l'onglet de la base de données qu'on a sélectionnée pour l'importation, soit une base
déjà existante ou une base nouvellement créée
•
Dans un onglet intitulé Imported qui est automatiquement créé au moment de l'importation
L'onglet Imported permet de visualiser uniquement les notices importées, sans interférence
avec d'autres notices d'une base existante. Il n'y a jamais plus d’un onglet Imported d’ouvert à
la fois. Si plusieurs importations sont exécutées l'une après l'autre, les notices provenant de la
dernière importation seront versées dans le même onglet Imported selon l’un des deux modes
suivants : elles peuvent remplacer les notices de l'importation précédente ou alors s'y ajouter,
en fonction des options sélectionnées pour la base de données.
Pour connaître ces options et savoir comment les modifier le cas échéant, consulter ci-dessous
la section « Options d'importation de notices d'un fichier texte balisé ». Si l'option Prompt if
Imported Tab exists a été sélectionnée et qu'une importation précédente a eu lieu, la fenêtre
52
bibliographiques
Import s'ouvrira au moment où on exécute l'importation afin de nous permettre de choisir
l’une ou l’autre des deux options d'importation :
•
Append si on veut que les notices importées s'ajoutent à celles importées précédemment
dans l'onglet Imported
•
Clear si on veut que les notices importées remplacent celles importées précédemment
dans l'onglet Imported
Il faut noter que ces options d'importation ne concernent pas le versement de ces notices dans
la base de données existante ou nouvellement créée, mais uniquement dans l'onglet Imported.
Personnalisation des options d'édition, d'importation et d'exportation
Options d'assignation automatique ou non de Ref ID
Refman offre une option d'assignation automatique de Ref ID à toutes les notices créées dans
la base de données. Pour activer cette option :
•
Tools → Options → onglet Reference Edit
! Section Automatic Settings
♦
Cocher la case Assign Reference ID
Pour plus de détails sur cette option, consulter la section « Assignation automatique de Ref ID
à une seule notice » ci-dessus.
Refman offre aussi deux modes possibles d'assignation de Ref ID : numérique ou par
auteur/date. Pour choisir ou modifier cette option, procéder comme suit :
•
! Section Reference ID Assignement Mode
♦
Sélectionner l'option Numeric pour l'assignation d'un nombre comme Ref ID
♦
Sélectionner l'option [04] Author, primary + [05] Date, primary pour l'assignation
du nom d'auteur suivi de la date comme Ref ID
Options de détection automatique ou non des doublons
La détection de doublons peut se faire en comparant différents champ des notices, selon un
plus ou moins grand degré de concordance (en pourcentage par exemple). De plus, elle peut se
faire en comparant la ou les notices avec celles de la même base de données ou de toutes les
bases de données ouvertes en même temps, selon l'option choisie. Par ailleurs, la détection de
doublons peut se faire à la demande ou automatiquement, pour chaque nouvelle notice créée,
importée ou téléchargée.
Refman offre deux interfaces pour choisir ou modifier les options de détection des doublons :
53
bibliographiques
1. Options de détection des doublons
•
Tools → Options → onglet Duplicate Search
! Dans la section gauche Fields to Compare, sélectionner les champs des notices à
comparer entre eux pour la détection de doublons, en cochant leur case à gauche
! Pour chaque champ sélectionné dans la section gauche, choisir les options dans la
section droite Options, pour déterminer le degré de concordance accepté pour la
détection de doublons
! Dans la section en bas Check for Duplicate References, sélectionner une des deux
options suivantes :
♦
In Selected Database si on veut que la recherche de doublons se fasse dans la
même base de données que celle d'où provient la ou les notices à comparer
♦
In All Databases si on veut que la recherche de doublons se fasse dans toutes les
bases de données ouvertes en même temps
2. Options de détection automatique des doublons
•
Tools → Options → onglet Général
! Dans la section Automatic Settings, cocher l'option Check for Duplicate References si
on veut que Refman exécute automatiquement des recherches de doublons
♦
Sélectionner une des deux options suivantes :
# In Selected Database si on veut que la recherche de doublons se fasse dans la
même base de données que celle d'où provient la ou les notices à comparer
# In All Databases si on veut que la recherche de doublons se fasse dans toutes
les bases de données ouvertes en même temps
Options d'indexation automatique des notices
Dans une base de données documentaire qui contient des notices bibliographiques de
documents, il est utile de les indexer, c'est-à-dire de leur attribuer des mots-clés qui décrivent
les sujets abordés dans chaque document. On peut indexer les documents soi-même, en
ajoutant manuellement des mots-clés dans le champ Keywords de chaque notice, ou alors
laisser Refman faire l'indexation automatique des documents. On peut aussi utiliser les deux
types d'indexation à la fois, si on a choisi l'option d'indexation automatique. Par ailleurs,
lorsqu'on importe des notices ou qu'on les télécharge d'Internet, elles ont déjà des mots-clés
attribués dans leur champ Keywords mais on peut aussi en rajouter, manuellement ou
automatiquement.
L'indexation automatique fonctionne de la manière suivante : Refman scrute une notice à la
recherche de termes identiques à ceux de la liste de mots-clés (onglet Keywords) du Term
Manager (voir le module 5 « Listes de termes »). Le balayage de la notice examine le contenu
des champs Titles, Notes et Abstract (titre, note et résumé). S'il trouve dans un de ces trois
champs des termes identiques au Term Manager, il les ajoute comme mot-clé dans le champ
Keywords de la notice.
Ce type d'indexation peut sembler utile, mais en réalité il n'apporte pas nécessairement
beaucoup de valeur ajoutée à la base de données. En effet, un terme retrouvé dans le titre,
dans les notes ou dans le résumé n’est pas toujours pertinent pour décrire le sujet d'un
54
bibliographiques
document. De plus, la répétition des mêmes termes dans les champs différents d'une même
notice n'augmente pas la pertinence des résultats de repérage des notices.
Pour activer ou désactiver l'option d'indexation automatique des documents de la base de
données pour chaque nouvelle notice créée, on doit procéder comme suit :
•
! Dans la section Automatic Settings, cocher l'option Scan Titles, Notes and Abstract for
Keywords
! Cliquer sur Appliquer → OK
Option de tri automatique des mots-clés
Refman offre l'option de tri automatique des mots-clés dans toutes les notices nouvellement
crées. Pour sélectionner cette option :
•
! Dans la section Automatic Settings, cocher l'option Sort Keyword List
! Cliquer sur Appliquer → OK
Options d'importation de notices d'un fichier texte balisé
•
Tools → Options
! Cliquer sur l'onglet Import
♦
Si on ne désire pas confirmer l'importation de chaque notice individuellement, ne
pas cocher la case Confirm Import of Each Reference
♦
Dans la section Previous session, indiquer l'option d'importation par rapport aux
importations précédentes :
# Prompt if Imported Tab exists si on veut être averti de l'existence de notices
préalablement importées dans l'onglet Imported afin de choisir le type
d'importation parmi les deux choix suivants
# Clear Existing Imported Tab si on veut remplacer les notices d'une importation
précédente dans l'onglet Imported déjà existant par les notices de l'importation
en cours
# Append to Existing Imported Tab si on veut ajouter les notices de l'importation
en cours aux notices d'une importation précédente dans l'onglet Imported déjà
existant
♦
Dans la section Duplicate References, indiquer la façon d'importer des notices qui
seraient détectées comme doublons de notices déjà existantes :
# Import si on désire tout de même importer les doublons
# Do not Import pour ne pas les importer
# Put in Duplicates Database pour les importer ailleurs que dans l'onglet
Imported, dans un onglet Duplicates créé lors de l'importation de ces doublons
55
bibliographiques
Pour connaître les règles de saisie manuelle de tous les champs
Pour savoir comment doivent être saisies les données relatives à chaque champ d'une notice, il
existe deux sources d'information :
1. Consulter le chapitre 6 du Guide de l'utilisateur (version 10 de Refman); ces informations
sont consignées dans le tableau des pages 87 et 88.
2. Ou consulter l'aide en ligne comme suit :
•
Cliquer sur le menu Help → Help Topics → onglet Rechercher
! Dans la case Entrer le ou les mots que vous voulez, taper le mot Entering
♦
Dans la liste des rubriques proposées en dessous, sélectionner celle qui s'intitule To
enter references manually puis cliquer sur Afficher
#
Dans la liste des champs affichés en hypertexte, cliquer sur celui pour lequel
on désire connaître les règles de saisie manuelle qui s'appliquent
Pour connaître les types de notices (documents), les champs et leur définition
Pour connaître les différents types de notices (types de documents) prévus par Refman, les
champs contenus dans chaque type de notice ainsi que le genre de données que devrait
contenir chacun de ces champs, consulter l'annexe D du Guide de l'utilisateur (version 10 de
Refman). Ces informations sont consignées dans un tableau, pages 382 à 393.
56
Reference Manager
Mai 2002
Formation à l’utilisation du logiciel Reference Manager - Module 5 : Listes de termes
Listes de termes : trois interfaces
Refman offre trois interfaces permettant de gérer et d'utiliser des listes de termes :
•
Le Casing Term Dictionary qui contient des termes dont la casse doit être respectée lors
d'importation de notices bibliographiques
•
Le Phrase List qui contient des expressions ou phrases types répétitives
•
Le Term Manager qui contient trois listes de termes : les mots-clés, les noms d'auteurs et
les noms de périodiques
Dictionnaire d'importation : Casing Term Dictionary
Le Casing Term Dictionary permet de définir une liste de termes dont la casse (lettres en
minuscules ou en majuscules) doit être respectée lors de l'importation de notices (par exemple
ADN plutôt que adn ou Adn). De cette façon, chaque fois qu'une notice contenant un des
termes de cette liste sera importée, le terme sera automatiquement transformé de façon à
afficher la casse qui aura été prévue dans cette liste.
Pour ouvrir la fenêtre du Casing Term Dictionary :
Tools → Import Dictionaries → Casing Term Dictionary
Lorsqu'on ouvre la fenêtre de cette façon, on peut exécuter les deux tâches suivantes :
•
Ajouter (Add) un terme, après l'avoir tapé dans la section Casing Term (ou copié-collé à
partir d'un champ de la notice éditée)
•
Effacer (Delete) un terme après l'avoir sélectionné dans la liste (section Casing Term List)
Ajouter un terme au Casing Term Dictionary
Pour ajouter automatiquement un terme sans même passer par la fenêtre Casing Term
Dictionary :
•
Dans la partie supérieure de la fenêtre d'affichage de la base de données :
! Sélectionner le terme dans le champ de la notice éditée en le surlignant
! Ouvrir le menu contextuel de l'édition de la notice en cliquant sur le bouton droit de la
souris
♦
Cliquer sur Add Casing Term
58
Liste d'expressions ou de phrases répétitives : Phrase List
Cette interface permet de copier-coller des expressions ou phrases types répétitives plutôt que
de les taper à chaque fois lors de la création ou de la modification d'une notice.
Pour ouvrir la fenêtre de la Phrase List :
Tools → Phrase List…
Lorsqu'on ouvre la fenêtre de cette façon, on peut exécuter les deux tâches suivantes :
•
Ajouter (Add) une expression ou une phrase à la liste, après l'avoir tapée dans la section
New Phrase (ou copiée-collée à partir d'un champ de la notice éditée)
•
Effacer (Delete) une expression ou une phrase après l'avoir sélectionnée dans la liste
(section Phrase List)
Ajouter une expression ou phrase type répétitive dans la Phrase List
Pour ajouter automatiquement une expression ou une phrase sans même passer par la fenêtre
Phrase List :
•
Sélectionner l'expression ou la phrase dans le champ de la notice éditée en la surlignant
•
! Cliquer sur Add Phrase
Copier-coller une expression ou phrase type de la Phrase List dans une notice éditée
•
Positionner le curseur de la souris dans le champ de la notice éditée où on désire coller
l'expression ou la phrase type
•
! Cliquer sur Select Phrase
♦
Ouverture de la fenêtre Phrase List
# Dans la section Phrase List, sélectionner l'expression ou la phrase à coller
# Cliquer sur Select : l'expression ou la phrase est automatiquement collée dans le
champ de la notice éditée
Mots-clés, noms d'auteurs et de périodiques : Term Manager
Le Term Manager permet la gestion de listes de termes pour les noms d'auteurs, les noms de
périodiques et les mots-clés. D'une part, ces listes de vocabulaire contrôlé facilitent la saisie
de ces informations dans les champs d'une notice créée ou modifiée en évitant les erreurs de
frappe et d'orthographe et en accélérant le processus (sélection du terme par un simple clic de
souris). D'autre part, elles permettent d'assurer une cohérence à la base de données
puisqu'elles évitent les formulations différentes d'un même terme, ce qui diminuerait
grandement le rendement du repérage des notices. Par ailleurs, elles facilitent la composition
59
de meilleures requêtes pour la recherche de notices dans la fenêtre Search puisqu'elles
permettent à l'utilisateur de connaître les termes exacts contenus dans un champ de toutes les
notices de sa base de données.
Mais le Term Manager va plus loin car il permet aussi l'ajout de synonymes pour chaque
terme. Les synonymes permettent de combiner des termes entre eux pour que l'exécution
d'une requête puisse repérer les notices contenant non seulement le terme recherché, mais
aussi tous ses synonymes. Par conséquent, la formulation de la requête s'en trouve grandement
simplifiée.
Fonctionnement du Term Manager
Chaque fois qu'un nouveau terme est ajouté dans les champs Authors, Journal Name ou
Keywords d'une notice bibliographique lors de sa création (saisie manuelle ou téléchargement
d'Internet) ou de sa modification, ce terme est automatiquement ajouté à la liste
correspondante du Term Manager. On peut aussi ajouter, supprimer ou modifier des termes
directement dans la fenêtre Term Manager.
Si on travaille avec plusieurs bases de données ouvertes en même temps, on doit être
conscient du fait que chacune des bases possède des listes de termes différents. Lorsqu'on
ouvre la fenêtre Term Manager, les termes affichés correspondent donc à ceux de la base de
donnée dont l'onglet a été activé au préalable dans la fenêtre d'affichage des bases de données.
Fenêtre Term Manager
Pour ouvrir le Term Manager, il existe trois méthodes possibles :
•
Cliquer sur l'icône Activate Term Manager (identifié par 123ABC) dans la barre d'outils
•
Ou taper la touche de fonction F5
•
Ou le menu Term Manager → Activate
La fenêtre Term Manager contient les sections suivantes, de haut en bas :
•
les même barres de menus et d'outils que la fenêtre d'affichage des bases de données
•
une nouvelle barre d'outils spécifique au Term Manager (expliquée ci-dessous)
•
la fenêtre d'affichage se divise ensuite en deux parties inférieures, celle de gauche et celle
de droite (expliquées ci-dessous) :
! la partie gauche contient les trois listes de termes : auteurs, mots-clés et périodiques
! la partie droite (Synonyms) contient l'enregistrement détaillé pour chaque terme
sélectionné dans la partie gauche, à savoir le terme lui-même ainsi que ses synonymes,
s'il en a.
Il faut noter que dans le Term Manager, les termes eux-mêmes sont appelés synonymes. Par
conséquent, lorsqu'on crée un nouveau terme, on crée finalement un nouveau synonyme dans
la partie droite qui, une fois sauvegardé, s'inscrit dans la liste de termes de la partie gauche.
60
Barre d’outils de la fenêtre Term Manager
Les icônes, de gauche à droite :
•
Une case qui contient le terme sélectionné dans la liste (partie gauche) : c'est sur ce terme
qu'on peut exécuter une recherche rapide grâce à l'icône suivante (voir le module
•
Quick Retrieval pour exécuter une recherche rapide des notices bibliographiques
contenant le terme sélectionné dans la liste et apparaissant dans la case à gauche de cette
icône (voir le module 3 « Repérage de notices bibliographiques »)
•
Global Edit pour remplacer ou supprimer un terme :
! Ouverture de la fenêtre Global Edit
♦
Pour supprimer le terme sélectionné dans la liste et inscrit dans la case Source,
cliquer sur Delete
♦
Pour remplacer le terme sélectionné dans la liste et inscrit dans la case Source :
# Taper le nouveau terme dans la case Destination
# Cliquer sur Replace : la fenêtre Confirmation s'ouvre; cliquer sur OK
•
Combine Terms permet de combiner plusieurs termes entre eux (pour les noms d'auteurs
ou les mots-clés uniquement) de façon à en faire des synonymes (voir « Combiner des
synonymes de noms d'auteurs ou de mots-clés » ci-dessous)
•
Add Term permet d'ajouter un nouveau terme à la liste de la partie gauche
•
Cancel Synonym Editing permet d'annuler, avant la sauvegarde, la création en cours d'un
nouveau terme dans la liste ou d'un nouveau synonyme à un terme existant
•
Save Synonyms permet la sauvegarde de la création d'un nouveau terme ou de l'ajout d'un
synonyme
•
Une case contenant le nom de la base de données qui possèdent les trois listes de termes
affichées dans la partie gauche de la fenêtre Term Manager. Pour connaître les listes de
termes des autres bases ouvertes, on sélectionne une autre base en déployant la liste
déroulante de la case (en cliquant sur la flèche). Pour connaître la liste des termes de
toutes les bases ouvertes en même temps, sélectionner All Databases dans la liste
déroulante.
Partie inférieure gauche de la fenêtre Term Manager
Elle contient trois onglets correspondant aux trois listes de termes :
•
•
•
Authors : liste des noms d'auteurs
Periodical : liste des noms de périodiques
Keywords : liste des mots-clés
Dans cette partie, on peut :
•
Naviguer dans une des trois listes de termes en cliquant sur l'onglet correspondant pour
l'activer
61
•
Sélectionner un terme en cliquant dessus avec la souris afin de visualiser son
enregistrement détaillé qui apparaît alors dans la partie droite de la fenêtre Term Manager
Partie inférieure droite de la fenêtre Term Manager
Cette partie intitulée Synonyms permet de consulter l'enregistrement détaillé de chacun des
termes des trois listes de la partie gauche. Chaque enregistrement contient donc le terme luimême (aussi appelé synonyme), accompagné de ses synonymes le cas échéant. Mais les
enregistrements de noms de périodiques sont différents de ceux des noms d'auteurs et de
mots-clés. Par conséquent, la gestion des synonymes de périodiques est aussi différente.
Enregistrer des noms d'auteurs et des mots-clés
Dans un enregistrement de nom d'auteur ou de mot-clé, le premier synonyme qui est situé
immédiatement à droite de l'intitulé Synonyms correspond au terme sélectionné dans la liste de
la partie gauche. Si le terme possède des synonymes, ceux-ci sont affichés sur les lignes en
dessous de l'intitulé Synonyms. Leur nombre n'est pas limité.
Enregistrer des noms de périodiques
Chaque périodique possède un enregistrement unique qui contient un nombre maximum de
synonymes limité à 4. En outre, ils occupent chacun une position déterminée dans
l'enregistrement :
•
Sur la première ligne (Full) : le nom complet du périodique
•
Sur la deuxième ligne (Std. Abrev.) : l'abréviation standard (ces abréviations sont
reconnaissables par les points « . » qu'elles contiennent)
•
Sur la troisième ligne (User One) : une abréviation ou un acronyme personnel
•
Sur la quatrième ligne (User Two) : une abréviation ou un acronyme personnel,
supplémentaire
Gestion des synonymes dans le Term Manager
Puisque les enregistrements de noms de périodiques sont différents de ceux des noms
d'auteurs et de mots-clés, la gestion des synonymes de périodiques est aussi différente.
Ajouter des synonymes de noms d'auteurs et de mots-clés
Ajouter un ou plusieurs synonymes à un terme existant
•
Avec la souris, sélectionner le terme existant dans la liste de la partie gauche. Ce terme
apparaît dans la partie droite, à droite de l'intitulé Synonyms. Si ce terme possède déjà des
synonymes, ils apparaissent en dessous du terme.
•
Pour ajouter un synonyme, cliquer dans la partie droite avec la souris sur la première ligne
vierge disponible et taper le synonyme à ajouter
•
Cliquer sur l'icône Save Synonyms
62
! Si le synonyme n'existe pas encore dans la liste de termes de la partie gauche, il est
automatiquement créé et inséré dans la liste comme nouveau terme
! Si le synonyme existe déjà et qu'il possède déjà lui-même un ou plusieurs synonymes,
la fenêtre Add Existing Term s'ouvre pour demander de confirmer à la fois l'ajout du
synonyme et de tous ses propres synonymes
Ajouter un ou plusieurs synonymes à un nouveau terme
Autrement dit, créer un nouveau terme avec ses synonymes :
•
Cliquer l'icône Add Term : une ligne vierge est créée à la fin de la liste dans la partie
gauche; dans la partie droite, il n'y a aucun terme ou synonyme d'inscrit
•
Dans la partie droite (Synonyms), taper le nouveau terme sur la première ligne vierge
disponible
! Sur les lignes vierges subséquentes, taper les synonymes du nouveau terme
•
Cliquer sur l'icône Save Synonyms permettra de sauvegarder à la fois le nouveau terme et
ses synonymes comme nouveaux termes à insérer dans la liste de la partie gauche
Ajouter des synonymes de noms de périodiques
Ajouter un ou plusieurs synonymes à un terme existant
•
Avec la souris, sélectionner le terme existant dans la liste de la partie gauche. Ce terme
apparaît dans la partie droite, en dessous de l'intitulé Synonyms, dans une des quatre lignes
de synonymes de périodiques, selon qu'il s'agisse d'un nom complet, d'une abréviation
standard ou d'une abréviation (ou acronyme) personnalisée. Si ce terme possède déjà des
synonymes, ils apparaissent dans les autres lignes du même enregistrement unique du
périodique.
•
Pour ajouter un synonyme, cliquer dans la partie droite avec la souris sur la ligne
correspondante au synonyme qu'on veut rajouter et taper le nom du synonyme
•
Cliquer sur l'icône Save Synonyms
! Si le synonyme n'existe pas encore dans la liste de termes de la partie gauche, il est
automatiquement créé et inséré dans la liste comme nouveau terme
! Si le synonyme existe déjà et qu'il possède en plus déjà lui-même un ou plusieurs
synonymes, un message d'erreur Global Edit s'ouvre pour nous le signaler, car il ne
peut y avoir qu'un seul enregistrement pour chaque périodique et ses synonymes. Il
s'agira alors de combiner ces synonymes de périodiques entre eux sur un même
enregistrement (voir « Combiner des synonymes de périodiques » ci-dessous)
Ajouter un ou plusieurs synonymes à un nouveau terme
Autrement dit, créer un nouveau terme avec ses synonymes :
•
Cliquer l'icône Add Term : une ligne vierge est créée à la fin de la liste dans la partie
gauche, et dans la partie droite il n'y a aucun terme ou synonyme d'inscrit dans aucune des
4 lignes d'un enregistrement unique de périodique
63
•
Dans la partie droite (Synonyms), taper le ou les nouveaux synonymes du nouveau
périodique sur les lignes qui correspondent aux synonymes qu'on désire créer, à savoir un
nom complet, une abréviation standard ou une abréviation (ou acronyme) personnalisée
•
Cliquer sur l'icône Save Synonyms permettra de sauvegarder tous les synonymes comme
nouveaux termes à insérer dans la liste de la partie gauche
Combiner des synonymes de noms d'auteurs et de mots-clés
La fonction Combine Terms permet d'accélérer le processus d'attribution de synonymes pour
les noms d'auteurs ou les mots-clés lorsqu'on en a plusieurs à combiner. Elle est aussi très
simple et rapide à utiliser :
•
Sélectionner les termes à combiner en les surlignant avec la souris et en maintenant la
touche Ctrl enfoncée, dans la liste de la partie gauche
! Cliquer sur l'icône Combine Term
Combiner des synonymes de périodiques
Pour les noms de périodiques, il est impossible de combiner des termes sous la forme de
synonymes au moyen de la fonction Combine Terms expliquée ci-dessus, comme on peut le
faire pour les noms d'auteurs ou de mots-clés. On doit avoir recours à une autre méthode dont
les deux étapes sont expliquées ci-dessous.
Prenons par exemple un périodique qui possède un nom complet et une abréviation, mais dans
deux enregistrements différents plutôt que dans un seul. Ils ne sont donc pas associés comme
synonymes dans le même enregistrement. Dans l'un des enregistrement figure l'abréviation du
périodique, erronément placée sur la première ligne (Full). Dans l'autre enregistrement, le
nom complet est correctement placé sur la première ligne (Full). On doit donc combiner ces
deux termes de façon qu'ils deviennent des synonymes dans un même enregistrement, en
déplaçant l'abréviation sur la deuxième ligne (Std. Abrev.) de l'enregistrement qui correspond
au nom complet, placé sur la première ligne (Full).
Toutefois, ce processus ne peut pas se faire par un simple couper-coller de l'abréviation vers
l'enregistrement du nom complet ; il faut tenir compte du fait que cette abréviation est
attribuée à des notices bibliographiques et qu’elle ne peut donc pas être supprimée comme
telle du Term Manager. Il faut donc procéder aux deux étapes suivantes pour exécuter
correctement la combinaison de synonymes de périodiques :
Première étape du processus : déplacer le synonyme de périodique mal placé
Dans notre exemple, il s'agit de l'abréviation :
•
Dans la partie gauche du Term Manager, activer la liste des périodiques en cliquant sur
l'onglet Periodicals
! Sélectionner dans la liste le terme à déplacer (l'abréviation) en cliquant dessus avec la
souris
•
Dans la partie droite du Term Manager, sélectionner dans l'enregistrement le synonyme à
déplacer en le surlignant avec la souris (l'abréviation mal placée sur la première ligne
(Full))
64
! Couper ce synonyme à l'aide de la fonction Cut (icône de la barre d'outils ou Cut dans
le menu Edit)
! Positionner le curseur vers le nouvel emplacement (deuxième ligne (Std. Abrev.))
! Coller ce synonyme dans le nouvel emplacement à l'aide de la fonction Paste (icône de
la barre d'outils ou Paste dans le menu Edit)
•
Dans la barre d'outils du Term Manager, cliquer sur l'icône Save Synonyms
Deuxième étape du processus : combiner les synonymes de périodiques entre eux
Dans notre exemple, il s'agit d'associer l'abréviation au nom complet dans le même
enregistrement de périodique :
•
Dans la liste de la partie gauche du Term Manager, sélectionner le terme (le nom complet)
auquel on veut associer un synonyme, en cliquant dessus avec la souris
•
Dans la partie droite du Term Manager, sur la deuxième ligne (Std. Abrev.) de
l'enregistrement du nom complet, taper une abréviation temporaire comme synonyme
(cette abréviation temporaire peut être très simple, par ex : « temp », et elle doit être
différente de l'abréviation désirée qu'on a déplacée à la première étape du processus)
! Cliquer sur l'icône Save Synonyms dans la barre d'outils du Term Manager
•
De retour dans la partie gauche du Term Manager, sélectionner dans la liste le terme qui
correspond à l'abréviation désirée (celle qu'on a déplacée lors de la première étape du
processus)
! Cliquer sur l'icône Global Edit dans la barre des tâches du Term Manager
♦
Ouverture de la fenêtre Global Edit
# Dans la section Source, le terme sélectionné est affiché (l'abréviation désirée)
# Dans la section Destination, taper l'abréviation temporaire (de cette façon,
l'abréviation temporaire remplacera l'abréviation désirée)
# Cliquer sur Replace → ouverture d'une fenêtre de confirmation du changement
→ cliquer sur OK
•
De retour dans la partie gauche de la fenêtre d'affichage du Term Manager, sélectionner
dans la liste le terme qui correspond à l'abréviation temporaire
! Cliquer sur l'icône Global Edit dans la barre des tâches du Term Manager
♦
Ouverture de la fenêtre Global Edit
# Dans la section Source, le terme sélectionné est affiché (l'abréviation
temporaire)
# Dans la section Destination, taper l'abréviation désirée (de cette façon,
l'abréviation désirée remplacera l'abréviation temporaire)
! Cliquer sur Replace → ouverture d'une fenêtre de confirmation du changement →
cliquer sur OK
Effacer un synonyme sans le supprimer de la liste de termes
Il s'agit en fait d'effacer ce synonyme de la liste des synonymes d'un terme dans son
enregistrement (partie droite), sans supprimer ce synonyme de la liste des termes du Term
65
Manager (partie gauche). Il suffit de sélectionner avec la souris ce synonyme dans
l'enregistrement d'un terme (partie droite) et de taper la touche de clavier Supprimer (Suppr ou
Del).
À noter : lorsqu'on efface un des quatre synonymes de périodique dans un enregistrement, ce
synonyme est conservé dans la liste des termes (partie gauche) et un nouvel enregistrement
indépendant est créé pour lui.
Supprimer un terme de la liste
Lorsqu'on supprime un terme du Term Manager, on supprime aussi tous ses synonymes de la
base de données et de toutes les notices dans lesquelles ils pourraient se retrouver. Pour
exécuter cette tâche :
•
Dans la liste de termes de la partie gauche du Term Manager, sélectionner le terme à
supprimer
! Cliquer sur l'icône Global Edit → ouverture de la fenêtre Global Edit
♦
Le terme à supprimer est affiché dans la case Source : cliquer sur Delete
# Si le terme possède des synonymes, la fenêtre Confirmation s'ouvre pour
afficher la liste des synonymes et demander de confirmer la suppression
À noter : il sera impossible de supprimer un nom de périodique si n'importe lequel de ses
quatre synonymes est utilisé dans la base de données. Pour supprimer un nom de périodique,
il faut purger ce terme (fonction Purge du Term Manager expliquée ci-dessous).
Détecter les termes inutilisés et les purger
Purger des termes du Term Manager signifie les éliminer puisqu'ils sont inutilisés dans les
notices de la base de données. Refman exécute donc un repérage de ces termes inutilisés et
propose de les purger. Cependant, lorsqu'on purge un terme inutilisé du Term Manager, on
purge aussi tous ses synonymes de la base de données et de toutes les notices dans lesquelles
ils pourraient se retrouver. Pour exécuter cette tâche :
•
Ouvrir le Term Manager
! Menu Term Manager → Purge
♦
Si un terme inutilisé à purger est repéré par Refman, mais qu'il possède un ou des
synonymes qui eux sont utilisés, la fenêtre Confirm Purge Term s'ouvre :
# Pour purger ce terme et ses synonymes, cliquer sur Yes
# Pour purger tous les termes que Refman a repérés en même temps, sans les
confirmer un à un, cliquer sur Yes to All
# Pour conserver ce terme dans le Term Manager sans le purger, cliquer sur No
Glisser-coller des termes du Term Manager
La fonction glisser-coller exécutée avec la souris s'utilise de la même manière avec le Term
Manager que dans l'édition d'une notice bibliographique ou dans la liste des notices. On peut
66
sélectionner un ou plusieurs termes du Term Manager et les glisser-coller vers plusieurs
destinations possibles.
Pour sélectionner plusieurs termes en même temps avec la souris, on maintient la touche Ctrl
enfoncée, puis on glisse les termes vers une des destinations suivantes :
•
Le champ d'une notice éditée
•
Une ou plusieurs notices présélectionnées dans la liste des notices
•
Un document de traitement de texte ouvert
•
La fenêtre Search pour composer une requête
Vers le champ d'une notice éditée
•
Éditer une notice
•
Ouvrir le Term Manager et réduire l'affichage de la fenêtre pour qu'elle ne soit pas plein
écran, afin de pouvoir continuer à visualiser la notice éditée en arrière-plan
! Sélectionner le ou les termes désirés avec la souris puis, en maintenant la souris
enfoncée, les glisser jusqu'au champ de la notice éditée pour les coller
Vers une ou plusieurs notices dans la liste des notices
•
Dans la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre d'affichage des bases de données),
sélectionner les notices en les surlignant ou en les marquant
•
écran, afin de pouvoir continuer à visualiser la liste des notices en arrière-plan
enfoncée, glisser les termes jusqu'aux notices préalablement sélectionnées
! Ouverture de la fenêtre Copy Field
♦
Dans la section Copy Field Data il n'y a aucune information à saisir : les termes
présélectionnés du Term Manager apparaissent dans la case Field data to copy,
alors que le champ vers lequel seront collés ces termes dans les notices apparaît
dans la case To Field
♦
Dans la case Reference list, sélectionner la base de données qui contient la ou les
notices dans lesquelles on veut coller les termes du Term Manager
♦
Dans la section References options, indiquer quelles notices recevront le texte
copié :
# All References in list pour toutes les références
♦
Cliquer sur Copy
67
Les auteurs, mots-clés ou périodiques ajoutés à ces notices seront automatiquement
positionnés dans le champ correspondant de la notice.
Vers un document de traitement de texte ouvert
•
Ouvrir le Term Manager
enfoncée, les glisser vers l'application de traitement de texte ouvert dans la barre des
tâches de votre système d'exploitation (Windows par exemple)
! Maintenir la souris enfoncée et, à l'ouverture du document de traitement de texte,
Vers la fenêtre Search pour composer une requête
Il s'agit de coller les termes dans les lignes de commande, dans la section de composition de la
requête :
•
Ouvrir la fenêtre Search et réduire l'affichage de la fenêtre pour qu'elle ne soit pas plein
écran, afin de laisser de l’espace pour l'ouverture de la fenêtre du Term Manager
! Dans la colonne Field, choisir dans la liste déroulante le champ correspondant aux
termes qu'on désire coller (Authors, Periodical ou Keywords)
! Positionner le curseur dans la colonne Parameter de la même ligne de commande
•
écran : les deux fenêtres Search et Term Manager sont donc ouvertes en même temps
enfoncée, les glisser pour les coller dans la ligne de commande désirée
♦
Si plusieurs termes ont été sélectionnés dans le Term Manager, la fenêtre Logical
Connector s'ouvre :
# Sélectionner l'opérateur booléen désiré pour lier les termes entres eux : AND,
OR ou NOT
# Cliquer sur OK
Personnalisation des options des listes de termes
Déployer automatiquement des listes déroulantes de termes d'un champ
Pour activer le déploiement automatique des listes déroulantes du Term Manager suite à la
frappe de la première lettre du mot recherché dans un champ :
•
Tools → Options → onglet General
68
! Cocher la case à gauche de Automatic Popup Browser
Lorsque cette case n'est pas cochée, on a accès à la liste déroulante d'un champ en tapant la
touche de fonction F3; dans ce cas, plutôt que de s'ouvrir sur les termes commençant par la
lettre tapée, la liste s'ouvre sur les termes du début selon l'ordre alphabétique.
Importer une liste de périodiques dans le Term Manager
Lorsque la fenêtre Term Manager est active dans une base de données ouverte, on a la
possibilité d'y importer une liste de noms de périodiques avec des synonymes prédéfinis, tels
que des abréviations standard. Cette liste peut provenir de deux sources :
•
On peut copier la liste d'une autre base de données locale (Database)
•
On peut copier la liste parmi les trois listes commerciales fournies avec le logiciel et
contiennent des abréviations standard :
! Medical : une liste de plus de 3 000 noms de périodiques médicaux avec
abréviations d'Index Medicus
! Chemical : une liste de plus de 1 000 noms de périodiques en chimie avec
abréviations CASSI (Chemical Abstracts Service Source Index)
! Humanity : plus de 2 000 noms de périodiques en sciences humaines avec
abréviations de la MLA (Modern Language Association)
qui
les
les
les
Pour importer une de ces listes de périodiques dans le Term Manager d'une base de données :
•
Menu Term Manager → Activate pour ouvrir le Term Manager (ou taper la touche de
fonction F5 ou cliquer sur l'icône 123ABC dans la barre d'outils)
•
Une fois le Term Manager ouvert :
! Menu Term Manager → Copy Periodicals… (cette fonction n'est active que lorsque le
Term Manager est ouvert)
♦
Ouverture de la fenêtre Copy Periodicals
# Dans la section Copy From, sélectionner une des quatre listes disponibles :
Database, Medical, Chemical ou Humanity
# Si on a sélectionné la liste Database, dans la section Select Database cliquer
sur « … » pour naviguer dans le répertoire de dossiers et sélectionner la base de
données qui contient la liste à copier
# Cliquer sur OK pour confirmer l'importation de la liste de noms de périodiques
avec ses synonymes
69
Reference Manager
Module 6 : Formats de sortie et
Fonction Cite While You Write
Mai 2002
Formation à l’utilisation du logiciel Reference Manager - Module 6 : Formats de sortie et Cite While You Write
Module 6 : Formats de sortie et Cite While You Write
Formats de sortie
Les formats de sortie sont aussi appelés formats de périodique dans Refman. Ce sont des
fichiers qui définissent comment les notices seront présentées, aussi bien dans la bibliographie
à la fin d'un document que dans les citations à l'intérieur du texte. Ils spécifient quels champs
seront inclus, leur ordre de présentation, la ponctuation entre chacun et à l'intérieur de chacun,
ainsi que les différentes typographies du texte.
En fait, dans la définition d'un seul format de sortie correspondant à un périodique, il y a en
réalité plusieurs définitions différentes puisqu'on doit prévoir que la présentation des notices
variera selon leur type, en fonction des types de documents (livre entier, chapitre de livre,
article de périodique, document électronique, etc.). Par conséquent, dans un format de sortie,
chacune des définitions d'un type de notice peut prévoir des champs différents et les propriétés
de chaque champ peuvent aussi varier d'un type de notice à l'autre. De plus, pour chacune des
définitions d'un type de notice, il y a deux formats à prévoir : un pour la bibliographie et un
autre pour la citation à l'intérieur du texte.
Ouvrir un format de sortie
Refman contient plusieurs centaines de formats de sortie prédéfinis, dans le dossier Styles
sous le dossier Program du répertoire de dossiers du logiciel. Pour ouvrir un format de sortie
afin de le consulter ou de le modifier :
•
Bibliography → Open Output Style → ouverture de la fenêtre Open Output Style
! Dans la section Regarder dans, naviguer dans le répertoire de dossiers du logiciel
Refman et sélectionner le dossier Styles
! Dans la section Type des fichiers, sélectionner Output Styles (*.os)
! Au-dessus de la section Type des fichiers, naviguer dans la liste des fichiers et
sélectionner un format de sortie avec la souris
! Cliquer sur Ouvrir
♦
Ouverture de la fenêtre d'affichage d'un format de sortie contenant les
caractéristiques du format sélectionné
Fenêtre d'affichage d'un format de sortie
La fenêtre d'affichage d'un format de sortie contient les sections suivantes :
•
Une barre de menus semblable à celle de la fenêtre d'affichage des bases de données, sauf
que le contenu de chaque menu est spécifique à l'affichage d'un format de sortie
•
La même barre d'outils que la fenêtre d'affichage des bases de données, sauf que cette fois
les icônes New, Open et Save s'appliquent spécifiquement aux formats de sortie plutôt
qu'aux bases de données et à l'édition des notices bibliographiques
71
•
Une barre d'outils spécifiques à la fenêtre d'affichage d'un format de sortie (expliquée cidessous)
•
!
!
Le reste de la fenêtre se divise en deux onglets :
L'onglet In-Text Citations (expliqué ci-dessous)
L'onglet Bibliography (expliqué ci-dessous)
Barre d'outils de la fenêtre d'affichage d'un format de sortie
Elle contient les icônes suivantes, de gauche à droite :
•
Insert Field : insère un champ dans la définition du format de sortie à l’aide d'une liste
déroulante. En plus des champs de la base de données, cette liste contient un nouveau
champ intitulé Citation Number qui insère la numérotation automatique des citations à
l'intérieur du texte
•
Edit Field Properties : édite les propriétés du champ sélectionné; on peut aussi doublecliquer sur le champ pour éditer ses propriétés
•
Field Separator : insère une barre verticale entre les champs dans la définition du format
de sortie. Le texte suivant un champ et précédant la barre verticale séparatrice est appelé
« ponctuation suivante ». Le texte précédant un champ et suivant la barre verticale
séparatrice est appelé « ponctuation précédente »
•
Left Group Operator et Right Group Operator : insèrent respectivement un opérateur à
gauche « « » et à droite « » » pour encadrer un groupe de champs auxquels on veut
appliquer une ponctuation précédente ou suivante
•
Tab : insère une tabulation
•
Line Break : insère un changement de ligne (Soft carriage return)
•
New Paragraph : insère un changement de paragraphe (Carriage return)
•
Page Break : insère un saut de page
•
Copy Field Properties : copie les propriétés d'un champ pour un type de notice afin de les
coller à d'autres types de notices
•
Copy Definition : copie la définition complète d'un type de notice (tous les champs et leurs
propriétés) afin de la coller à d'autres types de notices
Check Syntax : vérifie la définition du format de sortie pour s'assurer que la syntaxe est
correcte
•
Onglet In-Text Citations de la fenêtre d'affichage d'un format de sortie
Cet onglet permet de définir, pour chaque type de notice dans un format de sortie d'un
périodique, la façon de citer une notice à l'intérieur d'un texte. Ces citations renvoient aux
notices complètes dans la bibliographie à la fin du document et peuvent avoir trois formes
selon le format de citation choisi :
•
Format numérique : contient le champ Citation Number (expliqué ci-dessus dans l'icône
Insert Field) qui renvoie à une bibliographie numérotée
72
•
•
Format auteur/date : contient les champs [04] Authors, primary et [05] Date, primary qui
renvoient à une bibliographie non numérotée
Format lettres et sciences humaines : les notices complètes sont insérées dans le texte,
habituellement en pied de page, et dans ce cas une bibliographie à la fin du document n'est
pas nécessaire
L'onglet In-Text Citations contient les éléments suivants :
•
La section gauche Reference Type contient la liste des types de notices. Lorsqu’on
sélectionne un type de notice avec la souris, la définition de son format est affichée dans la
section droite Definition for… Le premier type de notice intitulé Generic contient les
caractéristiques s'appliquant à tous les types de notices, sauf ceux qui sont accompagnés
d'un astérisque pour lesquels il existe une définition spécifique
•
La section droite Definition for affiche la définition du format de la citation à l'intérieur du
texte, pour le type de notice sélectionné dans la section gauche Reference Type. Cette
section est divisée en deux parties :
! First Citation : affiche la définition de la première occurrence d'une citation à
l'intérieur du texte
! Subsequent Citation : affiche la définition des occurrences ultérieures de la même
citation à l'intérieur du texte, souvent une abréviation de la première citation s'il s'agit,
par exemple, du format lettres et sciences humaines
•
Le bouton In-Text Citation Settings permet d'ouvrir la fenêtre du même nom, afin de
préciser :
! les délimiteurs à utiliser pour circonscrire les citations à l'intérieur du texte
! lorsque les citations sont multiples, la ponctuation entre chacune et l'ordre de tri
•
La case à cocher Include a Bibliography at end of text permet d'inclure ou d'exclure la
bibliographie complète à la fin du document
Onglet Bibliography de la fenêtre d'affichage d'un format de sortie
Cet onglet permet de définir, pour chaque type de notice dans un format de sortie d'un
périodique, la façon de présenter les notices complètes dans la bibliographie à la fin du
document.
L'onglet Bibliography contient les éléments suivants :
•
La section gauche Reference Type contient la liste des types de notices, exactement
comme dans l'onglet In-Text Citations
•
La section droite Definition for affiche la définition du format de notice complète dans la
bibliographie pour le type de notice sélectionné dans la section gauche Reference Type
•
Le bouton Bibliography Settings permet d'ouvrir la fenêtre du même nom afin de préciser :
! Le titre de la bibliographie
! L'ordre de tri des notices (numéro ou auteur/date)
! Si la bibliographie est numérotée ou non, et de quelle façon
! L'indentation on non des notices, et l'espace entre elles
73
Créer un format de sortie
Il existe trois façons de créer un format de sortie dans Refman :
•
•
•
À partir d'un format de sortie vierge
À partir d'un format de sortie vierge, avec l’aide du Wizard
À partir d'un format de sortie existant
Les deux premières méthodes de création à partir d'un format de sortie vierge peuvent
représenter une tâche fastidieuse et demandent des connaissances très avancées. Il vaut mieux
choisir la troisième méthode de création à partir d'un format de sortie existant, qu’on modifie
simplement selon les besoins du nouveau format.
À partir d'un format de sortie vierge
•
Bibliography → New Output Style
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager 10.0 contenant le message « Use Wizard
to create new Output Style? »
♦
Cliquer sur Non → ouverture de la fenêtre d'affichage d'un format de sortie vierge
Il s'agit alors de parcourir tous les types de notices dans les deux onglets, In-Text Citations et
Bibliography, pour choisir les champs à inclure et définir leurs propriétés, en commençant par
le type de notice Generic.
À partir d'un format de sortie vierge, avec l’aide du Wizard
•
Bibliography → New Output Style
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager 10.0 contenant le message « Use Wizard
to create new Output Style? »
♦
Cliquer sur Oui → ouverture du Wizard
Il s'agit alors de répondre aux questions du Wizard et de choisir les options de formatage
désirées à chaque étape de la création du nouveau format de sortie. Le Wizard nous guide pas
à pas, fournissant des explications sur chacune des étapes.
À partir d'un format de sortie existant
•
Ouvrir un format de sortie existant (expliqué ci-dessus) qui ressemble au nouveau format
qu'on veut créer
! Ouverture de la fenêtre d'affichage du format de sortie existant sélectionné
♦
File → Save As
# Dans la case Nom du fichier, taper le nom du nouveau format de sortie à créer
# Cliquer sur Enregistrer
! Ouverture de la fenêtre d'affichage du nouveau format de sortie créé, contenant toutes
les définitions et propriétés du format de sortie d'origine
♦
Effectuer les modifications nécessaires
74
Cette méthode est la plus simple car il suffit alors de parcourir les différentes définitions et
propriétés des champs des différents types de notices et de simplement modifier celles qui
doivent l'être.
Copier les propriétés d'un champ dans un type de notice pour les coller dans d'autres
types de notices
Plutôt que de redéfinir les propriétés d'un même champ dans plusieurs types de notices, il peut
être utile et plus efficace de les copier-coller. Pour exécuter cette tâche :
•
Dans la section droite Definition for… de la fenêtre d'affichage du format de sortie,
sélectionner le champ à copier en le surlignant avec la souris, en cliquant une fois dessus
•
Menu Edit → Copy Field ou cliquer sur l'icône Copy Field Properties
! Ouverture de la fenêtre Copy Field Properties
♦
Cocher la case Copy In-Text Citation field properties pour copier les propriétés du
champ pour le format de la citation à l'intérieur du texte
♦
Cocher la case Copy Bibliography field properties pour copier les propriétés du
champ pour le format de la notice complète dans la bibliographie à la fin du
document
♦
Dans la section Copy to reference types, sélectionner les types de notices dans
lesquels on veut coller les propriétés du champ en cochant leur case à gauche
Cliquer sur Include All ou Exclude All pour inclure ou exclure tous les types de
notices
♦
Cliquer sur OK
Copier la définition d'un type de notice pour la coller à d'autres types de notices
Plutôt que de redéfinir le format de chaque type de notices individuellement, il peut être utile
et plus efficace de copier-coller une définition d'un type de notice vers d'autres types de
notices. On peut copier la définition complète avec tous ses champs et leurs propriétés ou
choisir d'exclure certains champs et leurs propriétés. Pour exécuter cette tâche :
•
Dans la section gauche Reference Type de la fenêtre d'affichage du format de sortie,
sélectionner le type de notice dont on veut copier la définition en le surlignant avec la
souris
•
Menu Edit → Copy Definition ou cliquer sur l'icône Copy Definition
! Ouverture de la fenêtre Copy Definition
♦
Cocher la case Copy In-Text Citation definitions pour copier la définition du type
de notice pour le format de la citation à l'intérieur du texte
♦
Cocher la case Copy Bibliography definitions pour copier la définition du type de
notice pour le format de la notice complète dans la bibliographie à la fin du
document
♦
Dans la section Copy to reference types, sélectionner les types de notices dans
lesquels on veut coller la définition du type de notice en cochant leur case à
gauche. Cliquer sur Include All ou Exclude All pour inclure ou exclure tous les
types de notices.
75
♦
♦
♦
Pour copier et coller la définition complète du type de notice avec tous ses champs
et leurs propriétés, cliquer immédiatement sur OK. Sinon, passer à l'étape suivante.
Pour spécifier les propriétés des champs qu'on veut copier si on ne veut pas copier
la définition au complet, cliquer sur le bouton Advanced → ouverture de la fenêtre
Copy Custom Definition
# Cocher la case Copy all fields (not including field properties) si on désire
copier tous les champs de la définition, mais sans copier les propriétés de tous
les champs
# Dans la section Field properties to Copy, cocher les cases à gauche des champs
dont on désire copier les propriétés
Cliquer sur OK
Sauvegarder un nouveau format de sortie créé à partir d'un format de sortie vierge
•
Dans la fenêtre d'affichage du nouveau format de sortie créé, cliquer sur File → Save
! Ouverture de la fenêtre Enregistrer Sous
♦
Dans la case Nom du fichier, taper le nom du nouveau format de sortie
♦
Cliquer sur Save → Ouverture de la fenêtre Output Style Properties
! Dans la fenêtre Output Style Properties
♦
Dans la case Title, taper un titre pour le nouveau format de sortie. Ce titre
n'apparaît que dans la barre de titre de la fenêtre d'affichage du format de sortie et
ne correspond pas au nom du fichier du format de sortie dans le répertoire de
dossiers du logiciel
♦
Dans la case Comments, taper un commentaire si on le désire
♦
Cliquer sur Save
Sauvegarder un nouveau format de sortie créé à partir d'un format de sortie existant
La procédure est la même que ci-dessus, sauf que dans ce cas, comme il existait déjà un
format de sortie possédant des propriétés définies, la fenêtre Output Style Properties ne
s'ouvrira pas après avoir cliqué sur Save. Par conséquent, il faut aller l’ouvrir pour modifier le
titre et le commentaire du nouveau format de sortie créé de façon à ce qu'ils soient différents
de ceux du format de sortie d'origine.
Pour ouvrir la fenêtre Output Style Properties dans la fenêtre d'affichage du nouveau format
de sortie créé :
•
File → Output Style Properties
! Modifier le titre dans la case Title
! Modifier ou ajouter un commentaire, si on le désire, dans la case Comments
Pour en savoir plus sur la création de formats de sortie
Pour connaître plus en détail les particularités de la création de formats de sortie, consulter le
chapitre 9 du Guide de l'utilisateur du logiciel (version 10 de Refman), aux pages 181 à 238.
76
Fonction Cite While You Write
Différents modes de fonctionnement selon le traitement de texte
Cette fonction (CWYW) de Refman permet de travailler avec un logiciel de traitement de
texte afin d'insérer des citations à l'intérieur d'un texte et de générer une bibliographie à la fin
du document, de façon automatique et au fur et à mesure que le texte est rédigé. Cependant,
dans la version 10 du logiciel Refman, la fonction CWYW ne fonctionne pas de la même
manière selon le logiciel de traitement de texte utilisé.
Lorsque Refman est installé sur un poste utilisant WordPerfect (versions 7 ou 2000) ou Word
version 95, CWYW fonctionne avec une barre d'outils flottante qui s'affiche automatiquement
à l'ouverture du traitement de texte. Pour connaître le fonctionnement spécifique de CWYW
avec ces logiciels, consulter le chapitre 11 du Guide de l'utilisateur du logiciel (version 10 de
Refman), aux pages 283 à 319.
Cette formation sur Refman explique comment fonctionne CWYW avec le traitement de texte
Word versions 97, 2000 ou XP. Cependant, ces explications comprennent aussi les principes
de base de la fonction CWYW qui s'appliquent indépendamment du logiciel de traitement de
texte utilisé. La plupart des commandes sont les mêmes; souvent, seule la méthode pour les
exécuter diffère.
Fonction Cite While You Write avec Word 97, 2000 ou XP
Lorsqu'on utilise le traitement de texte Word versions 97, 2000 ou XP, CWYW fonctionne
avec des menus spécifiques qui sont ajoutés automatiquement dans le logiciel de traitement de
texte au moment de l'installation de Refman. Les différentes commandes de CWYW se
retrouvent donc dans un sous-menu intitulé Reference Manager 10, accessible à partir du
menu Outils (Tools) du logiciel Word.
Commandes de CWYW
Pour accéder à ces commandes :
•
Ouvrir le logiciel Word (97, 2000 ou XP)
! Menu Outils → sous-menu Reference Manager 10
Évidemment, même si les commandes de CWYW sont accessibles à même un sous-menu de
Word, il faut ouvrir parallèlement le logiciel Refman et les bases de données contenant les
notices qu'on veut insérer dans notre document pour être en mesure d'exécuter correctement
les commandes de CWYW.
Les commandes de CWYW, de haut en bas dans le sous-menu Reference Manager 10 :
•
Insert Citation : permet d'insérer une ou plusieurs citations, par l'intermédiaire d'une
interface spéciale de recherche de notices intitulée Reference Manager Find Citations
(expliquée ci-dessous)
77
•
Insert Marked references : permet d'insérer les notices marquées de la base de données
ouverte dans Refman (onglet actif).
•
Instant Formatting : permet d'activer ou de désactiver l'option de formatage instantané des
citations insérées et de générer instantanément la bibliographie à la fin du document à
chaque insertion. Par défaut, cette option est activée mais on peut la désactiver au besoin.
Si elle est désactivée, les citations seront insérées avec un format temporaire non formaté
et la bibliographie ne sera pas générée instantanément à la fin du document.
•
Generate Bibliography : permet de formater (ou de reformater) les notices
bibliographiques selon un format de sortie sélectionné. Le processus de formatage
remplace les citations temporaires non formatées en citations formatées et génère (ou
régénère) la bibliographie à la fin du document.
•
Edit Citations : permet d'éditer une ou plusieurs citations formatées et sélectionnées dans
notre texte afin de les supprimer du texte ou simplement de les modifier. Il peut arriver,
par exemple, en fonction du texte précédant une citation, qu'on veuille exclure le nom
d'auteur ou la date de la citation ou, au contraire, ajouter du texte en préfixe ou suffixe ou
des numéros de pages.
•
Insert Note : permet d'ajouter des notes numérotées dans notre document comme si elles
étaient des citations à l'intérieur du texte; ces notes sont automatiquement ajoutées à la
bibliographie numérotée à la fin du document
•
Edit Database Reference(s) : permet d'éditer une ou plusieurs notices bibliographiques
dans Refman à partir de leurs citations sélectionnées dans le texte
•
Revert to Original Text : permet de convertir les citations formatées en citations
temporaires non formatées et de supprimer la bibliographie à la fin du document
•
Remove Field Codes : permet de sauvegarder une copie de notre document sans les codes
de formatage de CWYW. Ces codes invisibles sont insérés à même le document Word
dans toutes les citations formatées et ils contiennent les données des champs des notices
bibliographiques provenant de Refman. Ces informations constituent une bibliothèque
mobile (Travelling Library). On peut en effet ouvrir le document dans Word sans que le
logiciel Refman soit ouvert et reformater les citations et régénérer la bibliographie grâce
aux informations contenues dans ces codes invisibles. Il peut être nécessaire d'enlever ces
codes au moment d'échanger notre document avec des collègues qui ne possèdent pas la
même version de traitement de texte ou au moment d'expédier notre document à l'éditeur
du périodique dans lequel on veut publier notre document. Lorsqu'on enlève ces codes, les
citations formatées et la bibliographie sont sauvegardées comme du texte, sans la
bibliothèque mobile (codes invisibles).
•
Cite While You Write Preferences : permet de configurer nos options personnelles de la
fonction CWYW
•
Help : affiche l'aide spécifique à l'insertion de citations et à la génération de bibliographies
dans Word
Formats des citations insérées dans le texte
Les citations peuvent être insérées à l'intérieur d'un texte sous deux formats différents :
•
•
Citations formatées
Citations temporaires non formatées
78
Citations formatées
Refman utilise les informations provenant du format de sortie sélectionné pour déterminer le
format à appliquer, non seulement aux notices complètes dans la bibliographie à la fin du
document, mais aussi aux citations à l'intérieur du texte.
Trois formats de citations sont possibles (voir la section « Formats de sortie » ci-dessus) :
•
Format numérique : contient le champ Citation Number de la notice, qui renvoie à une
bibliographie numérotée à la fin du document
•
Format auteur/date : contient les champs [04] Authors, primary et [05] Date, primary de
la notice, qui renvoient à une bibliographie non numérotée à la fin du document
•
Format lettres et sciences humaines : les notices complètes sont insérées dans le texte,
habituellement en pied de page, et dans ce cas une bibliographie à la fin du document n'est
pas nécessaire
Citations temporaires non formatées
Une citation temporaire non formatée ne reflète pas le résultat final, mais contient
l'information nécessaire pour repérer la notice dans les base de données de Refman afin que
l’on puisse éventuellement la convertir en citation formatée.
Une citation temporaire doit toujours être circonscrite par des délimiteurs pour que Refman
puisse la reconnaître lors du formatage des citations et de la génération de la bibliographie à la
fin du document. Habituellement on utilise comme délimiteurs les accolades { et }.
En règle générale, mais pas dans tous les cas, une citation temporaire peut contenir une ou
plusieurs des informations suivantes :
•
Le nom de famille d'un des auteurs du document, pas nécessairement le premier
•
L'année de publication
•
Le numéro de Ref ID de la notice bibliographique du document dans la base de données.
Ce numéro doit être suivi d'un espace, d'une barre oblique « / » et des lettres « id »
Par exemple, la citation temporaire suivante {Alvarez, 1994 8 /id} veut dire qu'un des auteurs
du document est Alvarez, l'année de publication est 1994 et le numéro de Ref ID de la notice
du document dans Refman est 8.
Cependant, on peut aussi avoir une citation temporaire comportant seulement un nom
d'auteur, un mot du titre, un mot-clé ou un Ref ID, etc. L'important est de choisir des
informations qui permettent le plus facilement possible le repérage de la notice dans les bases
de données de Refman au moment du formatage.
Insertion de notices bibliographiques
Lorsqu'on insère des notices bibliographiques dans un document texte, on insère à la fois des
citations à l'intérieur du texte et des notices complètes dans une bibliographie à la fin du
79
document. Mais la génération instantanée de la bibliographie ainsi que le format des citations
insérées vont dépendre des options choisies dans CWYW. Si l'option de formatage instantané
a été activée (Instant Formatting), les citations seront insérées déjà formatées selon le format
de sortie sélectionné, et la bibliographie sera aussi générée instantanément. Sinon, les citations
seront insérées dans le format temporaire non formaté et aucune bibliographie ne sera générée
à la fin du document. Il faudra alors exécuter par la suite la commande Generate Bibliography
de CWYW pour formater les citations insérées et générer la bibliographie.
Il existe deux façons d'insérer des notices bibliographiques dans un document texte :
•
•
L'insertion automatique à partir de Refman
L'insertion automatique à partir de CWYW de Word
Insertion automatique de notices à partir de Refman
Les notices à insérer sont préalablement sélectionnées dans Refman. Il existe deux méthodes
possibles pour insérer une ou plusieurs notices bibliographiques dans un document texte à
partir de la base de données ouverte dans le logiciel Refman :
1. Dans la fenêtre d'affichage des bases de données, dans la liste des notices (partie inférieure
de la fenêtre), marquer la ou les notices à insérer
! Cliquer sur l'icône Insert Marked Reference(s) dans la barre d'outils de la fenêtre
d'affichage des bases de données
2. Dans la fenêtre d'affichage des bases de données, dans la liste des notices (partie inférieure
de la fenêtre), sélectionner la ou les notices à insérer en les surlignant avec la souris
! Maintenir la souris enfoncée en glissant le curseur (devenu un petit carré) vers
l'application de traitement de texte ouverte dans la barre des tâches de votre système
d'exploitation (Windows par exemple)
! Maintenir la souris enfoncée et à l'ouverture du document de traitement de texte,
Insertion automatique de notices à partir de CWYW de Word
Les notices à insérer sont préalablement sélectionnées dans Refman :
•
Ouvrir le logiciel Refman et vos bases de données
! Dans la fenêtre d'affichage des bases de données, activer l'onglet de la base de données
qui contient les notices qu'on veut insérer
♦
Dans la liste des notices (partie inférieure de la fenêtre), marquer la ou les notices à
insérer dans le document texte
•
Ouvrir le logiciel Word et votre document
! Positionner le curseur à l'endroit désiré pour l'insertion de la ou des notices dans le
document
♦
Outils → Reference Manager 10 → Insert Marked Reference(s)
80
Insertion de citations
Lorsqu'on insère des citations dans un document texte, on insère à la fois des citations à
l'intérieur du texte, ainsi que des notices complètes dans une bibliographie à la fin du
document. Mais la génération instantanée de la bibliographie ainsi que le format des citations
insérées varient selon que l'option de formatage instantané (Instant Formatting) de CWYW a
été activée ou non, conformément à l’explication ci-dessus dans la section « Insertion de
notices bibliographiques ».
Il existe deux façons d'insérer des citations dans un document texte :
•
•
Insertion manuelle de citations dans Word
Insertion automatique de citations à partir de CWYW de Word
Insertion manuelle de citations dans Word
Cette méthode permet d'insérer des citations temporaires non formatées en les tapant soimême à l'intérieur du texte, sans même que le logiciel Refman soit ouvert. Il s'agit de les
circonscrire entre accolades { et } pour que, ultérieurement, Refman puisse reconnaître les
notices correspondantes dans les bases de données, de façon à pouvoir ensuite formater ces
citations grâce à la commande Generate Bibliography. Voir ci-dessus la section « Citations
temporaires non formatées » pour connaître les informations que devrait contenir une citation
temporaire.
Cette méthode d'insertion manuelle peut se faire en tout temps, mais elle est surtout pratique
lorsqu'on travaille sur un texte et que les toutes les bases de données Refman ne sont pas
ouvertes en même temps sur notre poste de travail. On est en mesure d'insérer manuellement
les citations malgré tout, quitte à les formater plus tard lors d'une prochaine cession de travail.
Insertion automatique de citations à partir de CWYW de Word
Les citations à insérer proviennent de notices bibliographiques qui n'ont pas été préalablement
sélectionnées dans Refman. Cependant, les bases de données qui contiennent les notices à
insérer doivent être ouvertes dans Refman pour que l'insertion automatique de citations à
partir de CWYW de Word puisse fonctionner.
•
Ouvrir le logiciel Refman et vos bases de données
•
Ouvrir votre document Word et positionner le curseur à l'endroit désiré pour l'insertion de
citations
!
Outils → Reference Manager 10 → Insert Citation
♦
Ouverture de la fenêtre Reference Manager Find Citations : c'est une interface de
recherche qui permet le repérage de notices bibliographiques dans les bases de
données Refman à partir de Word, puis leur insertion automatique dans le
document :
# Dans la case Search for, taper n'importe quel texte pouvant identifier la notice
que vous cherchez, tel que l'année, le nom d'un auteur, un mot du titre, un motclé ou une combinaison de plusieurs données contenues dans la notice
# Cliquer sur le bouton Perform Search : si une seule notice est repérée, elle est
automatiquement insérée dans le document Word. Si plusieurs notices sont
81
repérées, elles sont affichées dans une liste dans la partie supérieure de la
fenêtre. La partie inférieure de la fenêtre affiche l'édition de la notice
sélectionnée dans la partie supérieure. Il suffit de sélectionner la ou les bonnes
notices à insérer avec la souris (maintenir la touche Ctrl enfoncée pour en
sélectionner plusieurs), puis de cliquer sur le bouton Insert.
Formatage instantané des citations et génération d'une bibliographie
Cette option permet le formatage des citations instantanément au moment même de leur
insertion dans le texte, ainsi que la génération instantanée d'une bibliographie à la fin du
document à chaque insertion de citations.
On peut activer ou désactiver cette option pour le document en cours ou pour tous les
nouveaux document Word ouverts :
Activer le formatage instantané pour le document Word en cours
•
Outils → Reference Manager 10 → Instant Formatting
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager Instant Formatting
♦
Pour activer l'option, cocher la case Enable Instant Formatting for this document,
ainsi que les deux sous-options suivantes :
# Scan for temporary citations pour scruter le document à la recherche de
citations temporaires non formatées afin de les formater
# Check for citation changes pour corriger les citations qui auraient été modifiées
Activer le formatage instantané pour tous les nouveaux documents Word ouverts
•
Outils → Reference Manager 10 → Cite While You Write Preferences
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager Cite While You Write Preferences
♦
Pour activer l'option, cocher la case Enable Instant Formatting for this document,
ainsi que les deux sous-options suivantes :
# Scan for temporary citations pour scruter le document à la recherche de
citations temporaires non formatées afin de les formater
# Check for citation changes pour corriger les citations qui auraient été modifiées
Formatages ponctuels des citations et génération d'une bibliographie
Si l'option de formatage instantané Instant Formatting n'est pas active, on peut formater ou
reformater les citations et générer une bibliographie à la fin d'un document ponctuellement,
autant de fois que nécessaire dans un même document.
Pour exécuter cette tâche au besoin :
•
Outils → Reference Manager 10 → Generate Bibliography
Lorsqu'on exécute cette commande, les citations temporaires non formatées peuvent
provoquer l'ouverture de la fenêtre Reference Manager Find Citations (expliquée ci-dessus
dans la section « Insertion automatique de citations à partir du CWYW de Word ») pour nous
82
amener à sélectionner la bonne notice bibliographique à insérer parmi une liste de choix
possibles.
Dans un premier temps, l'exécution de cette commande ouvre la fenêtre Reference Manager
Format Bibliography qui permet de configurer le formatage et de choisir un format de sortie :
Configuration du formatage et choix du format de sortie
•
Outils → Reference Manager 10 → Generate Bibliography
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager Format Bibliography
♦
Dans l'onglet Bibliography :
# Dans la case Output Style, cliquer sur « … » pour parcourir la liste des fichiers
de formats de sortie et sélectionner celui désiré
# Dans les cases Font et Size, sélectionner la police de caractères et la taille
désirées pour la bibliographie
# Dans la case Bibliography Title, taper un titre pour la bibliographie générée à la
fin du document. Pour appliquer au titre de la bibliographie un style particulier,
cliquer sur le bouton Text Format pour sélectionner la police de caractères et sa
taille, ainsi que des attributs gras, italique ou souligné
# Dans la case Bibliography Order, sélectionner un ordre de tri pour les notices
dans la bibliographie à la fin du document
# Dans la case In-Text citation order, sélectionner un ordre de tri pour les
citations à l'intérieur du texte lorsqu'elles sont multiples
# Si la bibliographie est numérotée, cocher la case à gauche de Number
bibliography et taper le chiffre que devra avoir la première notice, à droite de
starting with
# Dans la case First line indent, indiquer l'indentation de la première ligne d'une
notice, en pouces (in), centimètres (cm), lignes (li) ou points (pt)
# Dans la case Hanging indent, indiquer l'indentation des lignes subséquentes de
la même notice, en pouces (in), centimètres (cm), lignes (li) ou points (pt)
# Dans la case Line spacing, sélectionner l'interligne à appliquer à l'intérieur
d'une notice
# Dans la case Space after, sélectionner l'espace à insérer entre chaque notice
♦
Dans l'onglet Fields : sélectionner les champs optionnels à ajouter dans les notices
de la bibliographie générée à la fin du document. Ces champs vont apparaître
seulement si le format de sortie sélectionné prévoit ces champs dans la définition
du format des citations à l'intérieur du texte (onglet In-Text Citation du format de
sortie)
♦
Cliquer sur l'onglet Databases pour consulter la liste des bases de données d'où
proviennent les notices de notre bibliographie
83
Éditer une citation formatée pour la personnaliser
Il peut y avoir des cas où on désire que certaines citations diffèrent des citations standard. On
peut vouloir exclure l'année ou l'auteur d'une citation si l'un ou l'autre est déjà mentionné dans
le texte qui précède la citation par exemple. Ou alors on peut vouloir ajouter des numéros de
pages ou un commentaire quelconque, avant ou après la citation.
Pour exécuter cette tâche, on édite la citation formatée et on exécute les modifications
nécessaires :
•
Dans le document Word, sélectionner la citation formatée à éditer avec la souris
•
Outils → Reference Manager 10 → Edit Citation(s)
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager Edit Citation
♦
Dans la case Citations, la citation sélectionnée est affichée avec le format
temporaire non formaté. S'il s'agit d'une citation multiple, c'est la liste des citations
qui est affichée. Pour chaque citation sélectionnée avec la souris, effectuer les
modifications nécessaires parmi les suivantes :
# Cocher la case Exclude Author pour exclure le nom de l'auteur de la citation
# Cocher la case Exclude Year pour exclure l'année de la citation
# Dans la case Prefix, taper un texte qui précèdera la citation
# Dans la case Suffix, taper un texte qui suivra la citation
# Dans la case Pages, taper un ou plusieurs numéros de page. Les numéros de
page vont apparaître seulement si le format de sortie sélectionné prévoit le
champ Page dans la définition du format des citations à l'intérieur du texte
(onglet In-Text Citation du format de sortie)
# Si la citation est multiple, cliquer sur la flèche montante ou descendante pour
modifier l'ordre des citations
♦
Cliquer sur Insert puis OK lorsque les modifications sont terminées
Éditer une citation formatée pour la supprimer
Pour supprimer une citation temporaire non formatée, il suffit de la sélectionner dans le texte
avec la souris puis de taper la touche Suppr (Del) du clavier. Cependant on ne doit pas effacer
des citations formatées de la même manière car on risque de corrompre le document Word.
Pour effacer une citation formatée, il est recommandé de l'éditer :
•
Outils → Reference Manager 10 → Edit Citation(s)
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager Edit Citation
♦
Dans la case Citations, la citation sélectionnée est affichée avec le format
temporaire non formaté. S'il s'agit d'une citation multiple, c'est la liste des citations
qui est affichée.
# Sélectionner dans la liste la citation à supprimer
# Cliquer sur le bouton Remove puis sur OK
84
Personnaliser le format des citations temporaires non formatées
Pour modifier le format des citations temporaires non formatées lorsqu'elles sont insérées de
façon automatique dans le texte (lorsque l'option Instant Formatting est désactivée) :
•
Outils → Reference Manager 10 → Reference Manager Cite While You Write Preferences
! Ouverture de la fenêtre Reference Manager Cite While You Write Preference
♦
Dans la case Format, sélectionner le format désiré
# Les trois champs Author Date RefID (option choisie par défaut)
# Ou le champ RefID seul
♦
Dans la case Delimiters, taper les caractères désirés pour circonscrire les citations
temporaires non formatées, à gauche et à droite (par défaut, ce sont les accolades
{ et } qui sont choisies comme délimiteurs.)
♦
Dans la case Note Citations begin with, taper le texte désiré pour signaler qu'une
citation correspond en réalité à une NOTE et non pas à une notice bibliographique
Pour en savoir plus sur la fonction CWYW
Pour connaître plus en détails les particularités de la fonction CWYW, consulter le chapitre 10
du Guide de l'utilisateur du logiciel (version 10 de Refman), aux pages 239 à 281.
85

Reference Manager - Institut universitaire de gériatrie de Montréal

Transcription

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