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« Fiche réunion en salon »
Les étapes et les conseils pour animer sa réunion
LA PRÉPARATION DE LA RÉUNION :
• Prévoir la date, le lieu, les horaires précis,
• Préparer le lieu : convivial et confortable avec table et chaises (prévoir à
manger et à boire)
• Prévoir un paper board ou un tableau velleda : indispensable…
PLAN GÉNÉRALE DE LA RÉUNION :
• Accueil des collaborateurs,
• Explication ou exposé de ce qui va se passer en réunion :
- Thème de la réunion
- Objectif : « à l’issue de la réunion les participants seront capable de… »
- Plan : déroulé des différentes étapes
• Indiquez les séquences de la séance sur une feuille lisible par tous,
• Proposez une organisation :
- Comment va-t-on travailler ? (Ensemble ? 2 par 2 ? en 2 sous-groupes ?)
- Convenez d'un timing
- Demandez s'il y a des questions sur le programme.
Stimulez
le groupe en rappelant le 1er objectif,
•
• Réalisation des travaux convenus,
• Conclusion.
QUELQUES CONSEILS POUR RÉUSSIR SA RÉUNION :
• Mettez les gens à l’aise avant d'entrer dans le vif du sujet, échangez quelques
phrases avec les participants,
• Précisez l’objet de la rencontre : Chacun doit clairement comprendre le
pourquoi et l'objet de cette réunion et savoir quand cela se termine !
• Répartissez les rôles avec quelqu’un pour prendre des notes,
• L'animateur précise son propre rôle : il est là pour faciliter le travail du groupe,
C'est un arbitre qui doit faire respecter les règles du jeu ; il doit éviter de
prendre parti sur le fond du sujet et consacrer ses efforts à organiser les
échanges de façon méthodique sans perdre de vue le but de la réunion,
• Evitez le ton trop solennel surtout si c’est votre première réunion,
• Veillez à ce que tous les participants prennent la parole,
Si le groupe s'emballe… ne soyez pas répressif, il vaut mieux une réunion
animée qu'une réunion terne (le risque de défoulement existe, sachez-le !)
• Terminez en remerciant le groupe pour sa participation et résumez les grands
points forts de ce qui a été fait pendant la séance
• Valorisez les résultats et les apports de chacun,
• Convenez de la date de la séance et rappelez qui fait quoi d'ici la prochaine
réunion.
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