MISE A JOUR GFC N° 2 - Collège Mathurin Martin BAUD

GFC
Version N°
GfcAdmin 2011 V 11.2
CG 2011 V 9.2
Date Version
25/02/2011
25/02/2011
MISE A JOUR GFC N° 2 :
COMPTABILITE GENERALE - GFCADMIN
INSTALLATION MONOPOSTE ET RESEAU
SOMMAIRE
1.
1.1.
1.2.
1.3.
PREALABLES A L’INSTALLATION ....................................................................................................... 2
AVERTISSEMENTS ........................................................................................................................... 2
SAUVEGARDE .................................................................................................................................. 2
AUTRES RECOMMANDATIONS…………………………………………………………………………...2
2.
LANCEMENT DE L'INSTALLATION DE LA MAJ ..................................................................................... 2
3.
TRAITEMENT DE LA MISE A JOUR ................................... ………………..ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
3.1. CORRECTIONS AUTOMATIQUES .............................................................ERREUR ! SIGNET NON DEFINI.
3.2. CORRECTIONS DECLANCHEES PAR L'UTILISATEUR ............................................................................ 4
4.
MODALITES D’INTERVENTION DU SERIA……………………………………………………………...6
DASI Montpellier – SERIA SI
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MISE A JOUR GFC N° 2 :
COMPTABILITE GENERALE - GFCADMIN
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INSTALLATION MONOPOSTE ET RESEAU
1. PREALABLES A L’INSTALLATION
1.1. AVERTISSEMENTS
Cette mise à jour concerne les modules :
- Comptabilité Générale 2011
- ‘Administration Exercice en cours’ pour les établissements utilisant le module
Comptabilité Générale et/ou le module Régies.
Les établissements rattachés ou jumelés disposant uniquement du module de comptabilité
budgétaire installé en monoposte ou sur un serveur ne sont pas concernés par cette mise à
jour.
1.2. SAUVEGARDE
ASSUREZ VOUS DE DISPOSER D’UNE SAUVEGARDE RECENTE DE VOTRE BASE GFC 2011
AVANT D’IMPLANTER LA MISE A JOUR.
1.3. AUTRES RECOMMANDATIONS
Installation de la mise à jour sur le serveur de gestion (Situation courante) :
-
Vous devez être connecté en session « ADMINISTRATEUR HORUS » utilisateur admetab
pour procéder à cette mise à jour.
Vérifier qu’aucun utilisateur ne soit connecté à GFC année en cours ou précédente pendant la
durée de l’opération.
2. LANCEMENT DE L’INSTALLATION
DE LA MISE A JOUR
:
2.1 – INSTALLATION POSTE CLIENT AUTONOME OU POSTE SERVEUR
Lancez l’exécutable
académique.
gfc2011_maj2_cg_admin.exe
préalablement téléchargé sur l’Intranet
• A l’issue du décompactage, l’écran de bienvenue s’affiche puis
Cliquer sur
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L’écran du type d’installation s’affiche.
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INSTALLATION MONOPOSTE ET RESEAU
Pour une installation sur le serveur de gestion :
Cliquer sur
•
, puis cliquer sur
Pour une installation en monoposte :
Cliquer sur
, puis sur
• Quelques soit la configuration :
-
La liste des modules disponibles pour l’installation s’affiche :
- Etablissement support de regroupement comptable :
Les modules Comptabilité Générale et Administration GFC sont pré cochés.
- Etablissement rattaché ou jumelé ayant installé le module Régies :
Le module Administration GFC est pré coché.
Cliquer sur
puis sur
pour commencer l’installation
• Lorsque l’installation est terminée, le message de confirmation apparaît :
Cliquer sur
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pour terminer l’installation.
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2.2 - POSTES CLIENTS EN RESEAU
Il n’y a pas d’installation d’une mise à jour des postes clients à effectuer !
3.
TRAITEMENT DE LA MISE A JOUR
3.1. - CORRECTIONS AUTOMATIQUES :
Encaissements - Saisie
-
-
En modification d’un encaissement ayant des lignes d’encaissement affectant une créance,
ainsi que des lignes pour un compte : Suppression du message bloquant « Les informations
que vous manipulez … ».
En visualisation ou en modification de saisie d'une ligne d’encaissement : le N° de créance
affiché de cette ligne d'encaissement correspond bien au N° de créance initialement saisi.
Il n’est plus possible de sélectionner plusieurs fois la même créance en développement
d'encaissement quand on ventile sans sortir de la fenêtre (bouton Appliquer), les
manipulations se faisant sans utiliser la souris.
Encaissements – Relances amiables :
Pour les lettres de relance utilisant un modèle de relance saisi par l’utilisateur, l’édition se fait
correctement, sans chevauchement d’une lettre à l’autre.
3.2. - CORRECTIONS DECLENCHEES PAR L’UTILISATEUR :
Module ADMINISTRATION exercice en cours : Onglet Utilitaires
-
Si la ligne « mise à jour de la base de Régie » est active, effectuer cette opération
-
Le traitement lancé par cette ligne du menu Utilitaires va corriger une anomalie signalée lors
de l’édition des bordereaux d’encaissements de régisseurs.
L’anomalie se manifestait par des ruptures intempestives des bordereaux, sans totalisation
globale des bordereaux.
-
Agence comptable - Ligne « liste des créances affectées à tort » active :
La ligne de menu ‘liste des créances affectées à tort’ est accessible uniquement s’il la
mise à jour a détecté des affectations erronées de créances.
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Il faut lancer cette édition afin de préparer la correction de la situation des créances.
Une anomalie est constatée si, à l’issue d’une saisie - modification d’encaissement, une ligne
d’encaissement modifiée s’est retrouvée affectée sur une autre créance que celle du payeur.
Conséquence : Un encaissement a pu être imputé par erreur à un débiteur autre que le
payeur.
Une liste permet de recenser les créances affectées d’une incohérence entre débiteur et payeur
générée au moment de l’encaissement.
Colonne créance initiale : Les références de la créance sur laquelle aurait du porter
l’encaissement
Colonne créance affectée à tort : Le numéro de la créance créditée par erreur (A retrouver dans
liste des créances, choix : recherche avancée sur le numéro de créance et option ‘créances
soldées’ cochée).
Précisions :
La mise à jour de Comptabilité générale V 9.2 supprime le risque d’erreur d’affectation mais
ne rétablit pas une situation cohérente sur les enregistrements erronés.
Si les encaissements relevés en anomalie ne sont plus modifiables (FQE éditée), les
corrections imposeront une intervention technique sur la base de données à partir d’une
sauvegarde transmise au SERIA.
Cette anomalie ne devrait concerner, fort heureusement, que peu de créances.
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Le plus souvent elle portera sur des créances liées à des encaissements pour ordre sur les
comptes 581 ou 585 ou encore des encaissements à imputations multiples (Par exemple sur frais
scolaires et créance voyage, avances ou autres éléments financiers de GFE).
L’anomalie est indétectable à partir des documents GFC. Il faudrait soit recouper les créances
initiales référencées dans la liste avec la situation financière des élèves dans SCONET GFE ou se
reporter à la pièce justificative de l’encaissement (bordereau de chèques, quittancier ou liste des
aides attribuées ou des avances).
Il est bien entendu conseillé de ne pas effectuer de relance sur les débiteurs référencés dans
cette liste tant que leur situation dans GFC n’aura pas été régularisée.
4.
MODALITES DE L’INTERVENTION DU SERIA :
Les regroupements comptables confrontés à l’anomalie devront procéder de la manière suivante :
1 - Déposer une demande d’assistance auprès de la plate forme d’assistance informatique
académique :
•
•
par courriel ([email protected])
formulaire en ligne (http://assistance.ac-rennes.fr).
•
En joignant à cette demande la liste des créances affectées à tort soit :
Sous forme d’un fichier de préférence au format PDF (Généré par l’utilitaire PDF Creator)
Par télécopie au 0223 217 368 en précisant le nom et le numéro RNE de l’établissement
support du regroupement.
-
2 - Préciser si, parmi les créances en anomalie, certaines sont déclarées en prélèvement
automatique de GFC.
3 - La maintenance curative par le SERIA ne peut se faire par télémaintenance.
Elle impose de transmettre une sauvegarde de la base qui sera restaurée par télémaintenance
après correction.
Entre ces deux opérations, les agences comptables ne devront plus travailler sur GFC 2011
autrement qu’en consultation.
4 - Après l’enregistrement de la demande d’assistance, Le SERIA contactera l’agent comptable
afin de convenir du moment opportun de l’envoi de la sauvegarde de manière à limiter l’impact de
cette opération sur le fonctionnement du regroupement comptable.
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