Caisse d`Epargne Ile de France : retour d`expérience sur le

 Caisse d’Epargne Ile de France : retour d’expérience
sur le déploiement du Bureau Virtuel RH
Maryse Dubien, Directrice juridique, administration du personnel et développement RH
• Dans quel contexte s’inscrit votre projet ?
Caisse
d’Epargne Ile de
France en
quelques mots :
• Banque mutualiste,
3,8 millions de
clients particuliers
et entreprises
« Depuis 2 ans, la Caisse d’Epargne IDF a mis en place « l’entreprise numérique » pour relever
des défis organisationnels et assurer la dématérialisation du papier et des échanges. Ainsi, la
CEIDF s’adapte à un environnement bancaire en pleine mutation et anticipe le potentiel des
technologies numériques. Lorsque la question de la numérisation des dossiers du personnel
s’est posée pour la Direction des Ressources Humaines, il a été naturel de s’inscrire dans la
démarche de l’entreprise et de faire entrer la DRH dans l’ère du numérique.
• 11 sociétés locales
d’épargne
Au départ, le projet est né d’une contrainte, car nous arrivions au terme du mode de stockage de
nos documents RH. Rapidement, cette contrainte s’est transformée en une vraie ambition :
rendre la gestion administrative RH plus dynamique et se doter d’outils qui intègrent les
nouvelles technologies. »
• 460 agences, 5 000
Collaborateurs
• Pourquoi avoir opté pour le Bureau Virtuel RH ?
• Participe au
financement du
Tramway, du futur
Palais de Justice...
« La solution s’est imposée naturellement. Nous avions déjà de bons contacts avec notre
prestataire (ADP, ndlr) et cela nous paraissait plus simple de mener ce projet avec l’entreprise
qui traite la paie et les états connexes.
• Nombreux
engagements dans
le monde culturel
comme la Comédie
Française…
L’équipe RH est composée de près de 80 personnes, soit autant de collaborateurs qui peuvent et
doivent avoir accès au dossier du personnel à des titres différents, soit pour classer des
documents, soit en simple utilisateur pour traiter une réclamation. Le flux de papier dans la
gestion du personnel est très important, du recrutement à la gestion des sorties, en passant par
la gestion des divers entretiens RH et des courriers intervenant tout au long de la vie personnelle
et professionnelle. Chacune des missions de la fonction RH génère de nombreux documents
écrits qu’il faut imprimer, photocopier, trier, classer, archiver, puis rechercher.
Pour nos équipes, passer au numérique avec le Bureau Virtuel RH, c’est faciliter l’accessibilité et
le partage des documents de travail, autrement dit, rendre plus dynamique la gestion
documentaire. C’est aussi améliorer la gestion des dossiers, réduire les temps d’accès et de
recherche de documents, simplifier les conditions d’archivages et sécuriser les dossiers. »
• Quelles ont été les phases majeures du déploiement de votre projet ?
« ...nous arrivions
au terme du mode
de stockage de
nos documents.
Rapidement cette
contrainte s’est
transformée en une
vraie ambition :
rendre la gestion RH
plus dynamique et
se doter d’outils qui
intègrent les
nouvelles
technologies. »
« Tout a commencé avec une présentation dynamique de la solution auprès du groupe projet
interne à la DRH. Nous ne sommes pas partis de la feuille blanche, ADP nous a aidés dans la
préparation des plans de classement. Le projet a ensuite été présenté par notre prestataire aux
80 personnes de l’équipe RH. Nous avons suivi une formation pour nous approprier l’outil. Et
nous avons également organisé des ateliers « conduite du changement » pour regarder
comment traiter certaines difficultés, comme par exemple, accepter de jeter des documents. Hier,
quand on demandait à quelqu’un de l’équipe de classer des documents, personne ne voulait le
faire. Aujourd’hui, nous mettons deux fois moins de temps à scanner les documents qu’à les
photocopier puis à les classer dans des dossiers. Chaque personne de la DRH a été dotée d’un
scanner individuel et d’un double écran, un écran pour afficher le document, et un autre pour
réaliser une tâche associée au document affiché. C’est une solution qui facilite le travail de
l’équipe RH. Le gain économique se mesure dans la productivité plus que dans les coûts
d’archivage ».